Rekord MX. Jak skierować pocztę firmową na właściwy serwer?

Strona firmowa działa, a wiadomości od klientów nie dochodzą. Albo dochodzą, lecz do starej skrzynki, której nikt już nie czyta. W większości takich spraw przyczyną jest jeden wpis w ustawieniach domeny: rekord MX, czyli informacja dla całego internetu, który serwer odbiera pocztę wysyłaną na adresy w tej domenie.

Ten tekst jest instrukcją dla właścicieli firm i osób, które opiekują się domeną bez wykształcenia informatycznego. Opisuję w nim, po czym rozpoznać kłopot z rekordem MX, gdzie ten rekord naprawdę się zmienia, jakie wartości wpisać dla najczęściej używanych usług pocztowych i jak sprawdzić, czy zmiana zadziałała.

Po lekturze czytelnik będzie umiał samodzielnie odczytać obecne rekordy MX swojej domeny, ustawić je dla nowego dostawcy poczty i przeprowadzić zmianę tak, żeby po drodze nie zginęła żadna wiadomość.

Po czym rozpoznać, że kłopot z pocztą wynika z rekordu MX?

Rekord MX dotyczy wyłącznie poczty przychodzącej. Jeśli firma nie może wysyłać wiadomości albo trafiają one u odbiorców do spamu, przyczyna leży gdzie indziej: w hasłach, w ustawieniach programu pocztowego albo w zabezpieczeniach nadawcy. Te ostatnie opisałem osobno w tekście o tym, jak ustawić SPF, DKIM i DMARC.

Na błąd w rekordzie MX wskazują natomiast takie objawy:

• nadawcy dostają zwrotkę z informacją, że adres nie istnieje albo że domena nie przyjmuje poczty, choć skrzynka jest założona i działa,
• wiadomości przestały przychodzić zaraz po zmianie serwera strony, po przeniesieniu domeny albo po zmianie serwerów nazw,
• poczta wpada do skrzynki u poprzedniego dostawcy, a nowa skrzynka pozostaje pusta,
• część wiadomości dochodzi, a część nie, bez widocznej reguły,
• wiadomości z formularza na stronie trafiają w inne miejsce niż wiadomości wysyłane z zewnątrz.

Najmocniejszą wskazówką jest zbieżność w czasie. Jeżeli poczta działała poprawnie i przestała tuż po jakiejkolwiek zmianie w domenie lub na serwerze, w pierwszej kolejności należy obejrzeć rekordy MX.

Trzeba też pamiętać o tym, że nadawca nie zawsze dostaje zwrotkę od razu. Serwer wysyłający, który nie może dostarczyć wiadomości, zwykle ponawia próby przez dłuższy czas i dopiero potem informuje o niepowodzeniu. Brak skarg od klientów nie oznacza więc, że wszystko jest w porządku.

Jak działa rekord MX i co oznaczają jego pola?

Każda domena ma swoją strefę DNS, czyli zbiór wpisów mówiących, gdzie szukać poszczególnych usług. Rekord A wskazuje serwer strony internetowej, a rekord MX wskazuje serwer poczty. To dwa niezależne wpisy, dlatego strona może stać u jednej firmy, a poczta u zupełnie innej.

Gdy ktoś wysyła wiadomość na adres w domenie firmy, jego serwer pocztowy pyta o rekordy MX tej domeny. W odpowiedzi dostaje nazwę serwera, do którego ma przekazać wiadomość. Jeśli nazwa jest błędna albo prowadzi do serwera, na którym nie ma skrzynek, wiadomość nie dotrze, choćby skrzynka u właściwego dostawcy była poprawnie założona.

Rekord MX składa się z kilku pól. W panelach różnych firm noszą one trochę inne nazwy, ale znaczą to samo.

Nazwa, czyli której domeny dotyczy rekord

Pole bywa opisane jako „Nazwa”, „Host” albo „Alias”. Dla poczty w głównej domenie wpisuje się w nim znak @ albo zostawia się je puste, zależnie od panelu. Wpisanie tam czegokolwiek innego, na przykład słowa „mail”, tworzy rekord dla subdomeny i nie ma wpływu na adresy w domenie głównej.

Wartość, czyli nazwa serwera poczty

Pole nazywa się „Wartość”, „Cel”, „Serwer poczty” albo „Wskazuje na”. Wpisuje się w nim nazwę serwera podaną przez dostawcę poczty, na przykład smtp.google.com. Musi to być nazwa, a nie adres IP złożony z cyfr. Nazwa ta nie powinna też być aliasem, czyli rekordem CNAME, tylko nazwą mającą własny rekord A.

Priorytet, czyli kolejność serwerów

Priorytet to liczba. Im jest niższa, tym ważniejszy serwer: rekord z priorytetem 1 jest używany przed rekordem z priorytetem 10. Serwery o wyższej liczbie pełnią rolę zapasową i dostają pocztę wtedy, gdy główny nie odpowiada. Jeśli dwa rekordy mają ten sam priorytet, poczta rozkłada się między oba serwery.

TTL, czyli jak długo wpis jest zapamiętywany

TTL określa czas, przez który inne serwery przechowują odczytaną odpowiedź, zanim zapytają ponownie. Zwykle podaje się go w sekundach, więc 3600 oznacza jedną godzinę. Od tej wartości zależy, jak szybko internet zauważy zmianę rekordu.

Gdy domena nie ma żadnego rekordu MX, serwery nadawców próbują zwykle dostarczyć pocztę pod adres z rekordu A, czyli na serwer strony. Stąd bierze się częste złudzenie, że poczta działa bez konfiguracji. Działa do chwili, w której strona zostanie przeniesiona na inny serwer.

Gdzie naprawdę zmienia się rekordy DNS domeny?

To pytanie rozstrzyga o powodzeniu całej operacji. Rekordy zmienia się u tej firmy, na której serwery nazw wskazuje domena, a nie zawsze jest to firma, w której domena została kupiona. Jeśli domena jest zarejestrowana w jednym miejscu, a jej serwery nazw należą do firmy hostingowej albo do usługi takiej jak Cloudflare, to zmiana wprowadzona w panelu rejestratora niczego nie zmieni.

Z praktyki wiem, że to bardzo częsty błąd: rekord wpisany bezbłędnie, tylko w panelu, którego nikt nie odpytuje. Dlatego przed jakąkolwiek zmianą należy ustalić, gdzie leży czynna strefa DNS.

1. Należy zalogować się do panelu firmy, w której domena jest zarejestrowana i opłacana.
2. W ustawieniach domeny trzeba odszukać część opisaną jako „Serwery DNS”, „Serwery nazw” albo „Delegacja”. Widać tam od dwóch do kilku nazw serwerów.
3. Nazwy tych serwerów wskazują firmę, która obsługuje strefę. Jeśli zawierają nazwę rejestratora, rekordy zmienia się w tym samym panelu. Jeśli zawierają nazwę firmy hostingowej albo innej usługi, rekordy zmienia się w panelu tamtej firmy.
4. W panelu właściwej firmy należy otworzyć część opisaną jako „Rekordy DNS”, „Strefa DNS” albo „Zarządzanie DNS” i odnaleźć na liście wpisy typu MX.

Zdarza się, że właściciel firmy nie ma dostępu do żadnego z tych paneli, bo domenę zakładał wykonawca strony. Wtedy najpierw trzeba uporządkować własność, co opisałem w tekście o tym, jak przepisać na firmę domenę zarejestrowaną na wykonawcę.

Osobną pułapką jest zmiana serwerów nazw. Nowa strefa DNS zaczyna jako pusta albo wypełniona wpisami domyślnymi nowej firmy. Jeżeli rekordy MX nie zostaną do niej przepisane ze starej strefy, poczta przestanie dochodzić w chwili przełączenia, choć nikt rekordu MX nie dotykał.

Jak odczytać obecne rekordy MX domeny?

Przed zmianą trzeba wiedzieć, co jest ustawione teraz. Panel pokazuje to, co zostało wpisane, ale liczy się to, co widzi internet. Oba obrazy potrafią się różnić, zwłaszcza gdy rekordy zostały wpisane w niewłaściwym panelu.

Najprościej użyć narzędzia Dig z zestawu Google Admin Toolbox, które działa w przeglądarce i nie wymaga logowania. Pomoc Google wskazuje je jako sposób sprawdzenia, czy rekordy MX opublikowane w internecie zgadzają się z zalecanymi.

1. Otwarcie narzędzia Dig w zestawie Google Admin Toolbox.
2. W polu „Nazwa” wpisuje się nazwę domeny bez przedrostka „www”, na przykład mojafirma.pl.
3. Spośród typów rekordów należy wybrać „MX”.
4. W wyniku pojawiają się wiersze z liczbą i nazwą serwera. Liczba to priorytet, a nazwa to serwer, na który obecnie trafia poczta.

To samo da się odczytać na własnym komputerze. W systemie Windows należy otworzyć „Wiersz polecenia” i wpisać polecenie nslookup -type=mx mojafirma.pl. W systemach macOS i Linux w programie „Terminal” wpisuje się dig mx mojafirma.pl +short. Odpowiedź ma tę samą postać: priorytet i nazwa serwera.

Odczytany wynik radzę skopiować do pliku tekstowego razem z pozostałymi rekordami strefy. Taka notatka pozwala w kilka minut wrócić do poprzedniego stanu, gdyby po zmianie coś poszło źle.

Jak czytać wynik?

Pusty wynik oznacza, że domena nie ma rekordu MX. Nazwa serwera należąca do poprzedniego dostawcy oznacza, że poczta wciąż płynie do niego. Kilka rekordów prowadzących do różnych firm oznacza, że wiadomości rozdzielają się między dwie usługi, co tłumaczy sytuację, w której część poczty ginie.

Kto woli nie zajmować się tym samodzielnie, może zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na info@lukaszwudyka.pl, a ja przejmę sprawę: ustalę, gdzie leży strefa DNS domeny, odczytam obecne rekordy MX i ustawię je tak, żeby poczta firmowa trafiała na właściwy serwer.

Jak ustawić rekord MX dla poczty w Google Workspace?

Według aktualnej pomocy Google usługa Google Workspace korzysta z jednego rekordu MX o wartości smtp.google.com i priorytecie 1. Konfiguracja ma dwie części: dodanie rekordu w strefie DNS domeny oraz włączenie Gmaila w konsoli administracyjnej Google.

Zanim rekord zostanie zmieniony, w Google Workspace powinny istnieć konta wszystkich osób, które mają adresy w domenie. Wiadomość wysłana na adres, którego nie ma u nowego dostawcy, zostanie odrzucona.

1. Należy zalogować się do panelu firmy, która obsługuje strefę DNS domeny, i otworzyć listę rekordów DNS.
2. Na liście trzeba odnaleźć wszystkie rekordy typu MX. Pomoc Google zaleca usunięcie pozostałych rekordów MX, bo stare lub błędne wpisy mogą zakłócać działanie poczty.
3. Dodaje się nowy rekord i jako typ wybiera się „MX”.
4. Pole nazwy zostawia się puste albo wpisuje się w nim znak @, zależnie od wymagań panelu.
5. W polu TTL zostawia się wartość domyślną podaną przez panel.
6. W polu priorytetu wpisuje się 1.
7. W polu wartości wpisuje się smtp.google.com. Niektóre panele wymagają kropki na końcu nazwy, czyli zapisu smtp.google.com.
8. Rekord należy zapisać, a następnie w konsoli administracyjnej Google przejść do „Menu”, potem „Konto”, „Domeny” i „Zarządzaj domenami”.
9. Przy właściwej domenie trzeba kliknąć „Aktywuj Gmaila” i wykonać czynności wyświetlane na ekranie.

Google podaje, że rozpoznanie nowych rekordów MX może potrwać do 72 godzin. W praktyce zmiana bywa widoczna znacznie szybciej, ale terminu podanego w dokumentacji nie należy lekceważyć przy planowaniu.

Co ze starszymi rekordami zaczynającymi się od „aspmx”?

Domeny, które korzystają z poczty Google od dawna, mają zwykle kilka rekordów MX o nazwach zaczynających się od „aspmx”. Pomoc Google informuje, że te wartości są nadal obsługiwane. Jeśli poczta działa, niczego nie trzeba zmieniać.

Błędem jest natomiast mieszanie obu zestawów bez zastanowienia albo zostawienie obok nich rekordu poprzedniego dostawcy. W strefie powinny znajdować się wyłącznie rekordy MX prowadzące do Google.

Co zrobić, gdy Google nie widzi rekordu?

Pomoc Google wymienia kilka rzeczy do sprawdzenia. Własność domeny musi być wcześniej potwierdzona w konsoli administracyjnej. Wartości muszą być wpisane w formacie wymaganym przez dany panel: jedne panele chcą kropki na końcu, inne zapisują priorytet i nazwę serwera w jednym wierszu, czyli 1 smtp.google.com. Jeśli wszystko się zgadza, pozostaje odczekać podany czas i ponownie odczytać rekordy narzędziem Dig.

Jak ustawić rekord MX dla poczty w Microsoft 365?

W Microsoft 365 wartość rekordu MX jest inna dla każdej domeny, dlatego nie da się jej przepisać z cudzej instrukcji. Właściwą wartość pokazuje centrum administracyjne usługi po dodaniu domeny do konta.

Dokumentacja Microsoft stawia jeden warunek wstępny: przed zmianą rekordu MX należy dodać użytkowników i założyć im skrzynki. Od chwili zmiany wszystkie nowe wiadomości trafiają do Microsoft 365. Wiadomości odebrane wcześniej zostają u poprzedniego dostawcy, dopóki nie zostaną przeniesione osobno.

1. Należy zalogować się do Centrum administracyjnego usługi Microsoft 365.
2. Na lewym pasku wybiera się pozycję „Pokaż wszystko”, a następnie „Ustawienia”.
3. W obszarze „Ustawienia” wybiera się pozycję „Domeny”, a na liście właściwą domenę.
4. Na stronie domeny wybiera się „Rekordy DNS”, a następnie „Zarządzaj usługą DNS”. Uruchamia się kreator łączenia domeny.
5. Na stronie dodawania rekordów DNS powinny być wybrane pozycje „Exchange” i „Exchange Online Protection”.
6. Jeżeli firma obsługująca strefę współpracuje z mechanizmem Domain Connect, rekordy zostaną dodane automatycznie po zatwierdzeniu w jej oknie. W przeciwnym razie należy wybrać kartę „Ręcznie” i przepisać podane wartości rekordu MX do panelu ze strefą DNS.
7. Po dodaniu rekordów trzeba wrócić do centrum administracyjnego i zakończyć pracę kreatora przyciskiem „Gotowe”.

Dokumentacja Microsoft wyraźnie opisuje sytuację, w której w strefie istnieje już rekord MX poprzedniego dostawcy. Dopuszcza dwa rozwiązania: usunięcie starych rekordów albo nadanie im niższego priorytetu, czyli wyższej liczby, niż ma rekord Microsoft 365.

Uważam, że w małej firmie bezpieczniejsze jest pierwsze rozwiązanie. Rekord zapasowy prowadzący do dawnej skrzynki sprawia, że przy każdej chwilowej niedostępności głównego serwera część poczty ląduje w miejscu, do którego nikt nie zagląda.

Trzeba też wiedzieć, że przy automatycznym dodawaniu rekordów panel może zaproponować samodzielne usunięcie dotychczasowego rekordu MX. Kto chce zachować nad tym kontrolę, powinien wybrać dodawanie ręczne.

Jak skierować pocztę na serwer firmy hostingowej?

Wiele firm trzyma pocztę tam, gdzie stronę, czyli na koncie hostingowym. Zasada jest ta sama: w rekordzie MX wpisuje się nazwę serwera poczty podaną przez firmę hostingową. Nazwę tę należy odszukać w panelu hostingu, w części poświęconej poczcie lub konfiguracji programów pocztowych, albo w wiadomości powitalnej przesłanej po założeniu konta.

Firmy hostingowe stosują dwa rodzaje nazw. Pierwszy to nazwa w domenie dostawcy, wspólna dla wielu klientów. Drugi to nazwa w domenie klienta, na przykład mail.mojafirma.pl. W drugim przypadku sam rekord MX nie wystarczy: w strefie musi istnieć także rekord A dla nazwy „mail”, wskazujący adres IP serwera poczty.

Tu kryje się najczęstsza przyczyna awarii po przeniesieniu strony. Jeżeli rekord MX wskazuje samą domenę albo nazwę, która jest aliasem domeny, to poczta wędruje wszędzie tam, gdzie strona. Po zmianie rekordu A na nowy serwer strony wiadomości zaczynają trafiać na serwer, na którym nie ma żadnych skrzynek. Różnice między tymi wpisami opisałem w tekście o tym, jak działają rekord A i rekord CNAME.

Rozwiązaniem jest osobny rekord A dla nazwy serwera poczty, prowadzący na adres IP serwera, na którym faktycznie znajdują się skrzynki. Wtedy stronę da się przenosić dowolnie, a poczta zostaje na swoim miejscu.

Uwaga przy usługach pośredniczących w ruchu

Usługi przyspieszające i chroniące stronę, takie jak Cloudflare, potrafią przepuszczać przez siebie ruch do wybranych nazw w domenie. Taki tryb jest przeznaczony dla stron internetowych, a nie dla poczty. Rekord A, na który wskazuje rekord MX, powinien być ustawiony w trybie samego DNS, bez pośredniczenia. W przeciwnym razie serwery nadawców nie połączą się z serwerem poczty.

Jak zmienić dostawcę poczty tak, żeby nie zginęła żadna wiadomość?

Zmiana rekordu MX nie jest widoczna wszędzie w tej samej chwili. Przez pewien czas część serwerów nadawców korzysta jeszcze z zapamiętanej, starej odpowiedzi i wysyła pocztę do poprzedniego dostawcy. Pomoc Google opisuje to wprost: dopóki nowe rekordy nie zaczną obowiązywać, wiadomości trafiają do dotychczasowego dostawcy.

Z tego wynika prosty wniosek: stara skrzynka musi działać jeszcze przez kilka dni po zmianie, a nowa musi być gotowa przed zmianą. Kolejność czynności powinna wyglądać następująco.

1. U nowego dostawcy zakłada się wszystkie skrzynki i aliasy używane w firmie, łącznie z adresami ogólnymi, takimi jak biuro czy faktury.
2. Jeśli usługa na to pozwala, ustawia się adres zbiorczy, który przyjmuje wiadomości wysłane na nieistniejące adresy w domenie. Pomoc Google zaleca to jako zabezpieczenie przed odrzuceniem poczty w czasie przejścia.
3. Dzień lub dwa przed zmianą obniża się wartość TTL dotychczasowego rekordu MX, o ile panel na to pozwala. Dzięki temu serwery nadawców szybciej zauważą nowy wpis.
4. Samą zmianę przeprowadza się w porze najmniejszego ruchu w poczcie, na przykład wieczorem albo w dzień wolny od pracy.
5. Usuwa się stare rekordy MX, dodaje nowe i od razu odczytuje wynik narzędziem Dig.
6. Przez kilka kolejnych dni należy zaglądać do starej skrzynki i przekazywać z niej spóźnione wiadomości. Konto u poprzedniego dostawcy zamyka się dopiero wtedy, gdy przestaje do niego przychodzić nowa poczta.
7. Po potwierdzeniu, że wszystko działa, wartość TTL można przywrócić do poziomu domyślnego.

Ważnych kontrahentów radzę uprzedzić o planowanej zmianie i poprosić, żeby w razie braku odpowiedzi zadzwonili. To drobiazg, który chroni przed utratą zamówienia w najmniej odpowiednim momencie.

Zmiana rekordu MX nie przenosi dawnych wiadomości. Archiwum trzeba skopiować osobno, narzędziem do migracji oferowanym przez nowego dostawcę albo przez program pocztowy. Zamknięcie starego konta przed skopiowaniem archiwum oznacza zwykle nieodwracalną utratę korespondencji, dlatego tej kolejności nie wolno odwracać.

Zmiana serwera odbierającego pocztę prawie zawsze pociąga za sobą zmianę serwera wysyłającego. Trzeba więc w tym samym czasie poprawić rekord SPF i pozostałe zabezpieczenia nadawcy, inaczej wiadomości wychodzące z nowej usługi zaczną trafiać do spamu.

Jakie błędy w rekordzie MX zdarzają się najczęściej?

Większość awarii poczty po zmianach w domenie sprowadza się do kilku powtarzalnych pomyłek. Każdą z nich da się wykryć, porównując wynik z narzędzia Dig z wartościami podanymi przez dostawcę poczty.

• Adres IP zamiast nazwy. W polu wartości rekordu MX wpisano ciąg cyfr. Rekord MX musi wskazywać nazwę serwera, a adres IP wpisuje się w rekordzie A tej nazwy.
• Podwojona domena. Część paneli sama dopisuje nazwę domeny do wartości bez kropki na końcu. Z nazwy serwera robi się wtedy nazwa zakończona dodatkowo domeną klienta, która nie istnieje. Pomaga kropka na końcu wartości, o ile panel jej wymaga.
• Rekord dla subdomeny. W polu nazwy wpisano „mail” albo „www” zamiast znaku @. Rekord istnieje, ale nie dotyczy adresów w domenie głównej.
• Pozostawione stare rekordy. Obok nowego rekordu został wpis poprzedniego dostawcy. Poczta rozdziela się między dwie usługi albo przy każdej przerwie trafia do starej.
• Odwrócone priorytety. Serwer zapasowy dostał niższą liczbę niż główny, więc to on przyjmuje większość poczty.
• Literówka w nazwie serwera. Jedna zamieniona litera wystarczy, żeby nazwa nie prowadziła donikąd. Wartość należy kopiować, a nie przepisywać z pamięci.
• Zmiana w niewłaściwym panelu. Rekord został poprawiony u rejestratora, a strefę obsługuje inna firma.

Dlaczego wiadomości z formularza na stronie trafiają do starej skrzynki?

To osobny przypadek, który potrafi zmylić nawet doświadczone osoby. Rekord MX jest poprawny, poczta z zewnątrz dochodzi do nowej usługi, a zapytania z formularza na stronie nadal wpadają do skrzynki na koncie hostingowym albo znikają.

Przyczyną jest ustawienie na serwerze strony. Serwer hostingowy uważa, że sam obsługuje pocztę domeny, więc wiadomości wysyłane ze strony doręcza lokalnie i w ogóle nie pyta o rekord MX. W panelu hostingu trzeba odszukać ustawienie sposobu obsługi poczty dla domeny i przełączyć je z obsługi lokalnej na zdalną. W panelu cPanel funkcja ta nosi nazwę „Email Routing”. Jeśli panel nie ma takiej opcji, zmianę wprowadza pomoc techniczna firmy hostingowej.

Po przełączeniu należy wysłać próbne zapytanie z formularza. Więcej o takich testach napisałem w tekście o tym, jak ustawić formularz kontaktowy, który nie gubi zapytań.

Po czym poznać, że zmiana zadziałała, i co zrobić, gdy poczta nadal nie dochodzi?

Sprawdzenie ma dwie części: odczyt rekordów i próbę doręczenia. Sam odczyt nie wystarczy, bo poprawny rekord może prowadzić do usługi, w której nie założono skrzynki albo nie dokończono konfiguracji domeny.

Najpierw należy ponownie odczytać rekordy MX narzędziem Dig. Wynik powinien zawierać wyłącznie serwery nowego dostawcy, z priorytetami zgodnymi z jego dokumentacją. Następnie trzeba wysłać wiadomości próbne z dwóch lub trzech skrzynek u różnych dostawców, na przykład z prywatnego konta i z telefonu, na każdy ważny adres w firmie. Wiadomości wysyłane z tej samej domeny nie są dobrym testem, bo często w ogóle nie opuszczają serwera dostawcy.

W nagłówkach odebranej wiadomości widać nazwy serwerów, przez które przeszła. Jeśli pojawia się tam serwer nowego dostawcy, rekord działa.

Gdy narzędzie nadal pokazuje stare rekordy

Jeżeli od zmiany minęło niewiele czasu, przyczyną bywa wyłącznie zapamiętana odpowiedź i trzeba poczekać. Jeżeli stary wynik utrzymuje się dłużej niż dobę przy niskim TTL, zmiana została najpewniej wprowadzona w niewłaściwym panelu albo nie została zapisana. Należy wrócić do ustalenia, na które serwery nazw wskazuje domena.

Gdy rekordy są poprawne, a wiadomości wracają do nadawcy

Wtedy trzeba przeczytać treść zwrotki. Informacja, że adresat nie istnieje, oznacza brak skrzynki albo aliasu u nowego dostawcy. Informacja, że domena nie jest obsługiwana, oznacza zwykle niedokończoną konfigurację domeny w usłudze pocztowej: niepotwierdzoną własność albo niewykonany ostatni krok kreatora.

Gdy nic nie pomaga

Pozostaje kontakt z pomocą techniczną. Sprawę rekordów zgłasza się firmie obsługującej strefę DNS, a sprawę skrzynek dostawcy poczty. Zgłoszenie powinno być konkretne. Sprawdza się taka treść: „Domena mojafirma.pl. Poczta przychodząca nie dociera do skrzynek w usłudze [nazwa usługi]. Rekordy MX widoczne w internecie: [wynik odczytu]. Rekordy zalecane przez dostawcę: [wartości]. Proszę o sprawdzenie strefy DNS i wskazanie przyczyny różnicy.”

Do zgłoszenia warto dołączyć pełną treść jednej zwrotki otrzymanej przez nadawcę. Zawiera ona kod błędu i nazwę serwera, który odrzucił wiadomość, co znacznie skraca szukanie przyczyny.

Najczęstsze pytania

Czy zmiana rekordu MX wpływa na działanie strony internetowej?

Nie. Rekord MX dotyczy wyłącznie poczty przychodzącej, a o tym, gdzie znajduje się strona, decyduje rekord A lub CNAME. Strona może przestać działać tylko wtedy, gdy przy okazji zostaną zmienione inne wpisy albo serwery nazw domeny.

Ile trwa zmiana rekordu MX?

Sam zapis w panelu zajmuje kilka minut. Czas, po którym zmianę widzą wszystkie serwery, zależy od wartości TTL poprzedniego rekordu. Google podaje w swojej pomocy, że rozpoznanie nowych rekordów może potrwać do 72 godzin, i taki zapas należy przyjąć przy planowaniu.

Ile rekordów MX powinna mieć domena?

Tyle, ile podaje dostawca poczty. Dla Google Workspace wystarcza obecnie jeden rekord, starsze konfiguracje mają ich kilka, a firmy hostingowe podają jeden lub dwa. Dodawanie rekordów zapasowych na własną rękę nie zwiększa bezpieczeństwa, jeśli serwer zapasowy nie jest przygotowany do przyjmowania poczty tej domeny.

Czy rekord MX może wskazywać adres IP?

Nie. Wartością rekordu MX musi być nazwa serwera. Jeśli dostawca podał wyłącznie adres IP, należy utworzyć rekord A dla wybranej nazwy, na przykład „mail”, wskazujący ten adres, a w rekordzie MX wpisać tę nazwę.

Czy po przeniesieniu domeny do innego rejestratora rekordy MX zostają?

To zależy od tego, gdzie leży strefa DNS. Jeśli serwery nazw po przeniesieniu pozostają te same, rekordy się nie zmieniają. Jeśli razem z domeną zmieniają się serwery nazw, wszystkie rekordy trzeba przepisać do nowej strefy przed przełączeniem.

Czy da się mieć część skrzynek u jednego dostawcy, a część u drugiego?

Rekord MX dotyczy całej domeny, a nie pojedynczych adresów, więc sam nie rozdzieli poczty według skrzynek. Taki podział wymaga dodatkowej konfiguracji przekazywania u dostawcy, który przyjmuje pocztę jako pierwszy. W małej firmie prostsze i pewniejsze jest trzymanie wszystkich skrzynek w jednej usłudze albo wydzielenie osobnej subdomeny z własnym rekordem MX.

Co się stanie z pocztą, gdy serwer z rekordu MX przestanie odpowiadać?

Wiadomości nie giną od razu. Serwery nadawców ponawiają próby doręczenia przez pewien czas, a zwrotkę wysyłają dopiero wtedy, gdy kolejne próby się nie powiodą. Krótka przerwa w działaniu serwera zwykle kończy się opóźnieniem, a nie utratą poczty. Długotrwały błąd w rekordzie oznacza już zwroty do nadawców.

Czy domena bez poczty potrzebuje rekordu MX?

Nie musi go mieć, ale brak rekordu sprawia, że serwery nadawców próbują doręczać pocztę na serwer strony. Jeśli domena ma w ogóle nie przyjmować wiadomości, firma obsługująca strefę może ustawić wpis informujący o tym wprost. Jest to rekord MX z priorytetem 0 i samą kropką w polu wartości, o ile panel pozwala na taki zapis.

Brak czasu albo ochoty, żeby zająć się tym samodzielnie?

Poczta firmowa to narzędzie, które ma po prostu działać, i nie każdy chce poznawać strefy DNS tylko po to, żeby odebrać wiadomość od klienta. Chętnie zajmę się tym od początku do końca. Ustalę, gdzie leży strefa DNS domeny, odczytam i zapiszę obecne wpisy, przygotuję skrzynki u nowego dostawcy, zmienię rekordy MX w spokojnej porze, sprawdzę doręczanie na każdy adres i dopilnuję, żeby po drodze nie zginęła żadna wiadomość. Poprawię też zabezpieczenia nadawcy i obsługę formularza na stronie, jeśli zmiana tego wymaga.

Wystarczy zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na adres info@lukaszwudyka.pl i podać nazwę domeny oraz krótki opis tego, co dzieje się z pocztą. Odpowiem, co jest przyczyną i co trzeba zrobić, żeby wiadomości znów trafiały tam, gdzie powinny.