Firma organizuje dzień otwarty, otwiera nowy zakład, funduje sprzęt szkole albo świętuje okrągły jubileusz, a lokalny portal informacyjny nie poświęca temu ani jednego zdania. Właściciel wysłał wiadomość do redakcji, czasem nawet dwie, i nie dostał żadnej odpowiedzi. Zwykle nie wynika to ze złej woli dziennikarzy, tylko z tego, że zgłoszenie nie dało im powodu, by się nim zająć.
Ta instrukcja jest przeznaczona dla właścicieli małych i średnich firm, którzy chcą sami, bez pośredników, zainteresować lokalną redakcję wydarzeniem z życia przedsiębiorstwa. Nie wymaga to budżetu ani znajomości w mediach. Wymaga zrozumienia, jak pracuje mała redakcja i czego potrzebuje, żeby z wiadomości od firmy zrobić tekst.
Po lekturze czytelnik będzie umiał ocenić, czy jego wydarzenie w ogóle nadaje się dla portalu, znaleźć w nim to, co ciekawe dla mieszkańców, przygotować zgłoszenie ze zdjęciami, wysłać je we właściwym momencie i do właściwej osoby, a potem sprawdzić, czy publikacja się ukazała. Opisuję też, co zrobić, gdy redakcja milczy albo w tekście pojawił się błąd.
Po czym poznać, że wydarzenie zainteresuje lokalną redakcję?
Lokalny portal żyje z tego, że mieszkańcy codziennie na niego zaglądają. Dziennikarz przy każdym zgłoszeniu zadaje sobie więc jedno pytanie: czy ktoś spoza tej firmy będzie chciał to przeczytać. Wydarzenie ważne dla właściciela nie musi być ważne dla czytelnika z sąsiedniej ulicy. Zadaniem firmy jest pokazać, gdzie te dwa światy się stykają.
Z praktyki wynika, że redakcje lokalne chętnie sięgają po tematy, w których występuje co najmniej jedna z poniższych cech.
- Mieszkańcy mogą wziąć w czymś udział: dzień otwarty, warsztaty, zwiedzanie zakładu, festyn, bieg, zbiórka.
- Coś się zmienia w okolicy: nowe miejsca pracy, nowy punkt usługowy w miejscowości, w której go brakowało, przejęcie znanego lokalu, remont zaniedbanego budynku.
- Ktoś z okolicy na tym korzysta: szkoła, klub sportowy, straż pożarna, dom pomocy, schronisko.
- W tle jest człowiek z historią: trzecie pokolenie rzemieślników, pracownik odchodzący na emeryturę po kilkudziesięciu latach, uczeń, który wygrał konkurs zawodowy.
- Jest co sfotografować: maszyna, której nikt w regionie nie ma, nietypowy produkt, tłum ludzi, ciekawe wnętrze.
Im więcej tych cech łączy się w jednym wydarzeniu, tym większa szansa na tekst. Otwarcie nowej hali samo w sobie jest informacją dla branży. Otwarcie nowej hali połączone z naborem dwudziestu pracowników i dniem otwartym dla rodzin jest informacją dla całego powiatu.
Są też wydarzenia, które redakcja niemal zawsze potraktuje jako reklamę: promocja cenowa, nowy produkt w ofercie, nowa strona internetowa, zdobycie certyfikatu, o którym mieszkańcy nigdy nie słyszeli. Nie oznacza to, że nie da się o nich opowiedzieć. Trzeba jednak znaleźć w nich wątek lokalny albo pogodzić się z tym, że właściwą drogą będzie płatne ogłoszenie.
Jak znaleźć lokalny wątek w zwykłym wydarzeniu firmowym?
Pomaga prosty zabieg: opisanie wydarzenia jednym zdaniem, w którym nie pada nazwa firmy. „W Brzesku powstaje dwadzieścia nowych miejsc pracy” brzmi jak wiadomość. „Firma X rozwija działalność” brzmi jak ulotka. Jeśli po usunięciu nazwy firmy ze zdania nie zostaje nic ciekawego, temat nie jest jeszcze gotowy do wysłania.
Drugi sposób to odpowiedź na pytanie, kto poza firmą mógłby o tym wydarzeniu opowiedzieć. Dyrektor szkoły, która dostała pracownię, sołtys, prezes klubu, mieszkaniec, który przyszedł na warsztaty. Jeśli taka osoba istnieje i zgadza się na rozmowę, dziennikarz dostaje drugi głos do tekstu, a to bardzo ułatwia mu pracę.
Dlaczego redakcja pomija zgłoszenia od firm?
Brak publikacji ma zazwyczaj jedną z kilku powtarzalnych przyczyn. Każdą da się sprawdzić samodzielnie, zanim zostanie wysłana kolejna wiadomość.
Zgłoszenie wygląda jak reklama
To przyczyna najczęstsza. Rozpoznaje się ją po języku: „lider rynku”, „najwyższa jakość”, „wyjątkowa oferta”, „serdecznie zapraszamy do skorzystania”. Redakcja nie może takiego tekstu opublikować jako własnego materiału, a przepisywanie go od nowa wymaga czasu, którego w kilkuosobowym zespole brakuje. Naprawa polega na usunięciu wszystkich ocen i zostawieniu faktów: co, gdzie, kiedy, dla kogo, ile osób, kto to potwierdza.
Wiadomość trafiła pod zły adres
Formularz kontaktowy działu reklamy, ogólna skrzynka wydawcy albo profil portalu w mediach społecznościowych to miejsca, z których zgłoszenie często nie dociera do dziennikarzy. Sprawdza się to w zakładce z danymi redakcji na stronie portalu. Powinien tam być adres przeznaczony dla informacji od czytelników, a często także nazwiska osób piszących o gospodarce, samorządzie lub wydarzeniach. O tym, jak ustalić właściwą osobę, piszę szerzej w tekście o szukaniu kontaktu do właściwego dziennikarza.
Zgłoszenie przyszło za późno albo za wcześnie
Informacja wysłana tydzień po wydarzeniu jest dla portalu nieaktualna. Zaproszenie wysłane wieczorem przed wydarzeniem nie daje redakcji szansy na zaplanowanie wyjazdu. Z kolei zapowiedź wysłana dwa miesiące wcześniej zostanie zapomniana. Odpowiednie terminy opisuję w dalszej części.
Redakcja nie ma z czego zrobić tekstu
Dwa zdania i plakat w załączniku to za mało. Dziennikarz musiałby zadzwonić, dopytać o szczegóły, poprosić o zdjęcia. Jeśli ma tego dnia kilka innych tematów, wybierze te, które są kompletne. Kompletne zgłoszenie to takie, z którego da się napisać krótki tekst bez żadnego dodatkowego telefonu.
Temat nie dotyczy obszaru portalu
Portal powiatowy rzadko pisze o wydarzeniach z sąsiedniego powiatu, nawet jeśli firma ma tam siedzibę od lat. Portal miejski pominie temat z odległej gminy. Sprawdza się to, przeglądając kilkanaście ostatnich publikacji i notując, z jakich miejscowości pochodzą.
Jak poznać portal przed wysłaniem zgłoszenia?
Pół godziny poświęcone na lekturę portalu oszczędza wiele nieudanych prób. Chodzi o to, żeby zgłoszenie pasowało do tego, co redakcja faktycznie publikuje, a nie do wyobrażenia firmy o mediach. Poniższe czynności wykonuje się raz dla każdego portalu, a wyniki zapisuje w prostym arkuszu lub notatce.
- Otwarcie strony głównej portalu i przejrzenie publikacji z ostatnich dwóch tygodni. Należy zanotować, jakie działy istnieją i czy jest wśród nich dział gospodarczy, miejski lub poświęcony wydarzeniom.
- Wyszukanie w portalu tekstów o innych firmach z okolicy. Najprościej wpisać w wyszukiwarkę portalu słowa „otwarcie”, „jubileusz”, „dzień otwarty”, „praca”. Wyniki pokażą, jakie tematy firmowe redakcja uznała za warte opisania i jak długie są takie teksty.
- Sprawdzenie, czy portal oznacza część tekstów jako materiały płatne. Typowe oznaczenia to „artykuł sponsorowany”, „materiał partnera”, „materiał promocyjny”. Jeśli wszystkie teksty o firmach mają takie oznaczenie, redakcja prawdopodobnie kieruje tematy biznesowe do działu reklamy.
- Odszukanie zakładki z danymi redakcji. Zwykle nosi nazwę „Redakcja”, „Kontakt” albo „O nas” i znajduje się w stopce strony. Należy zapisać adres do zgłaszania tematów, numer telefonu do redakcji oraz nazwiska autorów.
- Sprawdzenie, czy portal ma osobny formularz dla czytelników, często podpisany „Zgłoś temat”, „Napisz do nas” albo „Dodaj wydarzenie”. Wiele portali prowadzi też kalendarz imprez, do którego zapowiedź można dodać samodzielnie.
- Zanotowanie nazwiska dziennikarza, który podpisał teksty najbardziej zbliżone do planowanego tematu. To do tej osoby warto zaadresować wiadomość.
Po takim przeglądzie zwykle wiadomo już, czy wydarzenie ma szansę na tekst redakcyjny, czy tylko na wpis w kalendarzu imprez. Obie formy są przydatne. Kalendarz czytają osoby, które szukają pomysłu na weekend, a to dokładnie ci ludzie, którzy mogą przyjść na dzień otwarty.
Kiedy zgłosić wydarzenie, żeby redakcja zdążyła zareagować?
Mała redakcja planuje pracę z kilkudniowym wyprzedzeniem, ale codziennie zmienia plany pod wpływem bieżących zdarzeń. Zgłoszenie firmy musi się w ten rytm wpisać. Najlepiej sprawdza się układ trzech wiadomości, z których każda ma inny cel.
- Zapowiedź, wysyłana mniej więcej tydzień przed wydarzeniem. Zawiera datę, godzinę, miejsce, program i informację, czy wstęp jest otwarty dla mieszkańców. Jej celem jest publikacja zapowiedzi i wpisanie wydarzenia do planu redakcji.
- Zaproszenie dla dziennikarza, wysyłane dwa lub trzy dni przed wydarzeniem, najlepiej rano. Zawiera godzinę, o której na miejscu będzie najwięcej do zobaczenia i sfotografowania, nazwisko i numer telefonu osoby, która przyjmie dziennikarza, oraz informację o miejscu do zaparkowania.
- Relacja, wysyłana w dniu wydarzenia albo najpóźniej następnego dnia przed południem. Zawiera krótki opis tego, co się odbyło, liczby, wypowiedzi i zdjęcia. Jej celem jest publikacja także wtedy, gdy nikt z redakcji nie dotarł na miejsce.
Trzecia wiadomość jest najważniejsza i najczęściej pomijana. Dziennikarz, który nie mógł przyjechać, chętnie opublikuje relację, jeśli dostanie ją szybko i w komplecie. Po dwóch dniach temat jest już dla niego zamknięty.
Radzę unikać wysyłania zgłoszeń w piątek po południu oraz w dni, w których w mieście dzieje się coś dużego: sesja budżetowa, wybory, duży wypadek, miejskie święto. Jeśli datę wydarzenia można jeszcze wybrać, lepiej nie ustawiać go w tym samym dniu co największa impreza w okolicy. Wyjątkiem jest sytuacja, w której firma staje się jej częścią, na przykład jako fundator nagrody.
Kto woli nie zajmować się tym samodzielnie, może zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na info@lukaszwudyka.pl, a przejmę sprawę: znajdę w wydarzeniu wątek ciekawy dla mieszkańców, przygotuję zgłoszenie ze zdjęciami i doprowadzę je do właściwych osób w lokalnych redakcjach.
Jak napisać zgłoszenie, które da się opublikować niemal bez zmian?
Zgłoszenie do lokalnego portalu jest krótsze i prostsze niż klasyczna informacja prasowa wysyłana do mediów ogólnopolskich. Powinno zmieścić się na jednej stronie i dać się przeczytać w dwie minuty. Kto chce poznać pełną budowę takiego dokumentu, znajdzie ją w tekście o tym, jak napisać informację prasową. Tutaj skupiam się na tym, co liczy się w redakcji lokalnej.
Temat wiadomości
Temat decyduje o tym, czy wiadomość zostanie otwarta. Powinien zawierać nazwę miejscowości i fakt, bez przymiotników. Dobrze działają tematy w rodzaju „Brzesko: 20 nowych miejsc pracy w zakładzie stolarskim, nabór od poniedziałku” albo „Sobota, Wieliczka: dzień otwarty w piekarni, pieczenie chleba z dziećmi”. Źle działają tematy „Informacja prasowa”, „Zaproszenie” i „Ważne wydarzenie w naszej firmie”.
Treść wiadomości
Całość należy wkleić bezpośrednio do treści e-maila. Plik tekstowy w załączniku może być dodatkiem, ale dziennikarz powinien zobaczyć wszystko od razu po otwarciu wiadomości, także na telefonie. Sprawdzony układ wygląda następująco.
- Pierwsze zdanie odpowiada na pytania: co, gdzie, kiedy i dla kogo.
- Drugi akapit wyjaśnia, dlaczego ma to znaczenie dla mieszkańców, i podaje konkretne liczby, jeśli są pewne.
- Trzeci akapit to jedna wypowiedź właściciela i, jeśli to możliwe, jedna wypowiedź osoby spoza firmy.
- Czwarty akapit zawiera informacje praktyczne: godziny, adres, zapisy, parking, osobę do kontaktu.
- Na końcu dwa zdania o firmie: czym się zajmuje, od kiedy działa w tej miejscowości, ilu ludzi zatrudnia.
Wypowiedź właściciela powinna brzmieć jak zdanie powiedziane przy stole, a nie jak fragment folderu. Zdanie „Szukamy ludzi z okolicy, bo chcemy, żeby do pracy dało się dojechać rowerem” nadaje się do cytowania. Zdanie „Jesteśmy dumni z dynamicznego rozwoju naszej organizacji” zostanie pominięte.
Gotowy wzór do przepisania
Poniższy wzór wystarczy uzupełnić własnymi danymi. Nawiasy kwadratowe oznaczają miejsca do wypełnienia.
Temat: [Miejscowość]: [co się wydarzy lub wydarzyło, jednym zdaniem] Dzień dobry, w [dzień tygodnia i data] o godz. [godzina] w [miejsce, adres] odbędzie się [nazwa wydarzenia]. Wstęp jest otwarty dla wszystkich mieszkańców, nie wymaga zapisów ani opłat. [Dwa lub trzy zdania: co dokładnie się wydarzy i dlaczego dotyczy to mieszkańców. Liczby: ile osób, ile miejsc, jaka wartość darowizny]. "[Jedno lub dwa zdania wypowiedzi]" - mówi [imię i nazwisko], [funkcja]. Informacje praktyczne: [godziny, program, dojazd, parking]. W załączniku przesyłam [liczba] zdjęcia. Autor: [imię i nazwisko]. Zdjęcia można publikować bez opłat, z podaniem autora. Zapraszam na miejsce. Dziennikarza przyjmie [imię i nazwisko], tel. [numer]. Chętnie odpowiem na pytania. [Imię i nazwisko, funkcja, nazwa firmy, telefon] O firmie: [dwa zdania].
Przed wysyłką tekst powinna przeczytać osoba spoza firmy. Jeśli po jednym czytaniu potrafi powiedzieć, co, gdzie i kiedy się odbywa, zgłoszenie jest gotowe. Jeśli dopytuje o podstawowe rzeczy, trzeba je dopisać.
Jak przygotować zdjęcia i wysłać wiadomość z załącznikami?
Lokalny portal prawie nigdy nie publikuje tekstu bez zdjęcia. Redakcja, która nie ma własnego fotografa na miejscu, potrzebuje zdjęć od firmy, a ich brak bywa jedynym powodem rezygnacji z tematu. Najlepiej wysłać od trzech do pięciu zdjęć poziomych, na których widać ludzi w działaniu, a nie pusty budynek ani logo na ścianie.
Zdjęcia zrobione dobrym telefonem w zupełności wystarczą, pod warunkiem że są ostre, jasne i nieprzycięte do kwadratu. Nie należy nakładać na nie logo, ramek ani napisów, ponieważ redakcja takich plików nie użyje. Szczegółowe wymagania opisuję w tekście o zdjęciach dla mediów.
Trzeba też zadbać o stronę prawną. Firma może przekazać redakcji tylko te zdjęcia, do których ma prawa, czyli wykonane przez pracownika w ramach obowiązków albo przez fotografa, który zgodził się na takie wykorzystanie. Rozpowszechnianie wizerunku osoby co do zasady wymaga jej zgody. Prawo przewiduje wyjątki, między innymi dla osób stanowiących jedynie szczegół większej całości, takiej jak zgromadzenie lub publiczna impreza, ale przy zdjęciach, na których konkretna osoba jest głównym tematem, bezpieczniej uzyskać zgodę wcześniej. Dotyczy to zwłaszcza dzieci, w których przypadku zgodę wyrażają rodzice lub opiekunowie.
Wysyłka krok po kroku
- Nadanie plikom zrozumiałych nazw, na przykład „dzien-otwarty-piekarnia-wieliczka-1.jpg”. Plik o nazwie złożonej z przypadkowych cyfr łatwo zgubić w redakcyjnej skrzynce.
- Sprawdzenie łącznego rozmiaru zdjęć. W Gmailu na koncie osobistym załączniki mogą mieć razem do 25 MB. Większe pliki Gmail zastępuje linkiem do Dysku Google, co bywa dla odbiorcy mniej wygodne, dlatego lepiej zmieścić się w limicie.
- Utworzenie nowej wiadomości i wpisanie adresu redakcji w polu odbiorcy. Jeśli zgłoszenie trafia do kilku portali, każdy powinien dostać osobną wiadomość, a nie jedną wspólną z widoczną listą adresów.
- Wpisanie tematu według opisanego wcześniej wzoru i wklejenie treści zgłoszenia do okna wiadomości.
- Dodanie zdjęć jako załączników za pomocą ikony spinacza u dołu okna wiadomości. Zdjęć nie należy wklejać do dokumentu tekstowego ani do pliku PDF, bo redakcja nie wydobędzie ich stamtąd w dobrej jakości.
- Dopisanie pod treścią podpisów do zdjęć: kto jest na zdjęciu, od lewej do prawej, co robi i kto jest autorem fotografii.
- Wysłanie wiadomości rano w dniu roboczym, a około godziny później krótki telefon do redakcji z pytaniem, czy wiadomość dotarła i czy czegoś brakuje.
Telefon po wysyłce nie jest natręctwem, o ile trwa pół minuty i ma konkretny cel. Wystarczy jedno zdanie: „Dzień dobry, wysłałem rano informację o sobotnim dniu otwartym w piekarni, chciałem upewnić się, że dotarła”. Dziennikarz od razu powie, czy temat go interesuje, a często dopyta o szczegół, który przesądzi o publikacji.
Jak przyjąć dziennikarza na miejscu wydarzenia?
Jeśli redakcja zapowie przyjazd, połowa pracy jest wykonana. Druga połowa polega na tym, żeby dziennikarz wyjechał z kompletem materiału w możliwie krótkim czasie. Reporter lokalnego portalu ma zwykle na jedno wydarzenie kilkadziesiąt minut, bo czekają na niego kolejne.
Na miejscu powinna czekać jedna wyznaczona osoba, która zna program, przywita gościa i przez cały czas będzie do jego dyspozycji. Powinna mieć przy sobie wydrukowaną kartkę z najważniejszymi faktami, poprawną pisownią nazwisk i funkcji oraz numerem telefonu do późniejszych pytań. Błędy w nazwiskach to najczęstszy powód próśb o poprawki po publikacji, a taka kartka prawie całkowicie je eliminuje.
Właściciel powinien być gotowy na krótką rozmowę, również przed kamerą lub mikrofonem. Wystarczą trzy rzeczy przygotowane wcześniej: co się dzisiaj dzieje, dlaczego firma to robi i co z tego mają mieszkańcy. Odpowiedzi powinny być krótkie i mówione własnymi słowami, bez czytania z kartki.
Dziennikarzowi trzeba pozostawić swobodę. Może chcieć porozmawiać z pracownikiem, uczestnikiem albo gościem i nie należy mu w tym przeszkadzać ani dobierać rozmówców. Nie wypada też prosić o pokazanie całego tekstu przed publikacją. Osoba udzielająca wypowiedzi może natomiast poprosić o autoryzację, czyli o możliwość zatwierdzenia własnych słów przytoczonych dosłownie. Trzeba to zrobić od razu, w trakcie rozmowy, i odpowiedzieć szybko, bo prawo prasowe wyznacza na autoryzację krótkie terminy, liczone w godzinach.
Tekst redakcyjny czy materiał płatny? Jak odróżnić jedno od drugiego?
Część portali odpowiada na zgłoszenia firm ofertą działu reklamy. Nie jest to nic nagannego: lokalne media utrzymują się z ogłoszeń i mają prawo uznać, że dany temat jest promocją. Właściciel firmy powinien jednak rozumieć różnicę między dwiema drogami, bo każda daje coś innego.
Tekst redakcyjny powstaje bez opłat, ale o jego treści, tytule, długości i terminie publikacji decyduje wyłącznie redakcja. Firma nie może niczego zatwierdzać poza własnymi wypowiedziami i musi liczyć się z tym, że tekst będzie krótszy albo inaczej rozłoży akcenty. W zamian zyskuje wiarygodność, której nie da się kupić.
Materiał płatny powstaje na zamówienie. Firma ma wpływ na treść i termin, ale publikacja musi być wyraźnie oznaczona jako ogłoszenie lub reklama, tak aby czytelnik nie pomylił jej z materiałem redakcyjnym. Wynika to z prawa prasowego. Te same przepisy zakazują dziennikarzom ukrytej działalności reklamowej wiążącej się z uzyskaniem korzyści.
Z tego powodu nie należy proponować redakcji zapłaty za tekst „bez oznaczenia” ani uzależniać wykupienia reklamy od przychylnego artykułu. Taka propozycja jest niezgodna z zasadami, a w małym środowisku szybko staje się znana. Uczciwe rozwiązanie to rozdzielenie obu spraw: zgłoszenie tematu do redakcji i osobna, niezależna rozmowa z działem reklamy, jeśli firma chce mieć pewność publikacji.
Po czym poznać, że zgłoszenie zadziałało?
Redakcje rzadko informują nadawcę, że tekst się ukazał. Publikacji trzeba poszukać samodzielnie, a najwygodniej zlecić to narzędziu, które nie wymaga opłat i samo wysyła powiadomienie. Alerty Google przysyłają e-mail, gdy w wyszukiwarce pojawiają się nowe wyniki z podaną frazą.
- Otwarcie strony Alertów Google pod adresem google.com/alerts i zalogowanie się na konto Google.
- W polu u góry strony wpisuje się nazwę firmy w cudzysłowie, co ogranicza wyniki do dokładnego brzmienia.
- Należy kliknąć „Pokaż opcje” i ustawić częstotliwość powiadomień, język, region oraz konto, na które mają trafiać wiadomości.
- Należy kliknąć „Utwórz alert”.
- Powtórzenie tych czynności dla nazwy wydarzenia oraz dla imienia i nazwiska właściciela.
Alert warto ustawić przed wysłaniem zgłoszenia, nie po nim. Więcej ustawień i sposobów zawężania wyników opisuję w osobnym tekście o alertach Google dla firmy. Powiadomienia nie obejmują wszystkich publikacji i potrafią przyjść z opóźnieniem, dlatego przez kilka dni po wydarzeniu należy także ręcznie zaglądać na portal i korzystać z jego wewnętrznej wyszukiwarki.
Lokalne portale często publikują również w mediach społecznościowych, a tam alerty nie sięgają. Trzeba więc sprawdzić profil portalu, zwłaszcza że pod wpisem pojawiają się komentarze mieszkańców. Na pytania praktyczne, na przykład o godziny albo zapisy, firma powinna odpowiedzieć rzeczowo i szybko.
Gdy tekst się ukaże, dobrze jest zrobić cztery rzeczy: zapisać adres publikacji i zrzut ekranu, udostępnić tekst na profilach firmy z oznaczeniem portalu, wysłać autorowi krótkie podziękowanie oraz dopisać do notatki o portalu, co zadziałało. Podziękowanie jednym zdaniem, bez próśb i uwag, zostaje w pamięci dziennikarza do następnego zgłoszenia.
Co zrobić, gdy portal milczy albo opublikował tekst z błędem?
Brak odpowiedzi i brak publikacji
Milczenie redakcji nie oznacza odmowy. Często oznacza, że wiadomość zaginęła wśród innych w skrzynce. Jedno przypomnienie jest w pełni na miejscu: krótki telefon lub e-mail dwa albo trzy dni po wysyłce, z nową informacją, a nie tylko z pytaniem „czy coś z tego będzie”. Nową informacją może być liczba zapisanych uczestników, potwierdzony gość albo dodatkowe zdjęcie.
Po jednym przypomnieniu należy zakończyć starania o ten temat. Kolejne wiadomości w tej samej sprawie nie zwiększają szans, a zmniejszają je przy następnym temacie. Lepiej wykorzystać inne dostępne drogi: dodać wydarzenie do kalendarza imprez na portalu, opublikować relację na własnej stronie i profilach, przekazać informację do urzędu gminy, który często prowadzi własny serwis i biuletyn.
Tekst się ukazał, ale zawiera błąd
Drobne pomyłki, takie jak literówka w nazwisku, zła godzina albo pomylona nazwa ulicy, najszybciej poprawia zwykły telefon lub uprzejmy e-mail do autora. Należy wskazać dokładne zdanie, podać poprawną wersję i podziękować za publikację. Redakcje internetowe poprawiają takie rzeczy zazwyczaj tego samego dnia.
Jeśli tekst zawiera nieścisłą lub nieprawdziwą informację o firmie, a redakcja odmawia poprawki, prawo prasowe daje zainteresowanemu możliwość żądania sprostowania. Sprostowanie kieruje się do redaktora naczelnego na piśmie, w ustawowym terminie liczonym od dnia publikacji, musi być rzeczowe, odnosić się do faktów i być podpisane. Przepisy określają też jego dopuszczalną objętość. Przed wysłaniem takiego pisma radzę zapoznać się z aktualnym brzmieniem ustawy albo skonsultować się z prawnikiem, bo sprostowanie z błędami formalnymi redaktor może odrzucić.
Sprostowanie nie służy do polemiki z ocenami ani do wyrażania niezadowolenia z tonu tekstu. Jeśli dziennikarz napisał prawdę, ale inaczej, niż firma by chciała, jedyną rozsądną reakcją jest przyjęcie tego do wiadomości. Publiczny spór z lokalnym portalem prawie zawsze kończy się gorzej dla firmy niż sam tekst.
Najczęstsze pytania
Czy portal lokalny opublikuje informację o firmie bez opłat?
Tak, jeśli redakcja uzna, że temat jest ciekawy dla mieszkańców, a nie jest wyłącznie promocją oferty. Decyzja należy do redakcji i nie da się jej wymusić. Tematy czysto handlowe zwykle trafiają do działu reklamy i ukazują się jako oznaczone materiały płatne.
Do kogo wysłać zgłoszenie: do redakcji czy do konkretnego dziennikarza?
Najlepiej do obu miejsc jednocześnie: na imienny adres dziennikarza, który pisze o podobnych tematach, oraz do wiadomości na ogólny adres redakcji. Jeśli dziennikarz jest na urlopie, zgłoszenie i tak dotrze do zespołu. W małych redakcjach, w których pracują dwie lub trzy osoby, wystarczy adres ogólny i telefon.
Ile zdjęć dołączyć do zgłoszenia?
Od trzech do pięciu, w układzie poziomym, bez logo i napisów. Redakcja wybierze jedno lub dwa, ale potrzebuje wyboru. Większą liczbę fotografii lepiej udostępnić linkiem do folderu, który otwiera się bez logowania.
Czy można wysłać to samo zgłoszenie do kilku portali naraz?
Można, i przy wydarzeniach otwartych dla mieszkańców jest to rozsądne. Każdy portal powinien dostać osobną wiadomość, bez widocznej listy pozostałych adresatów. Jeśli jednej redakcji obiecano temat na wyłączność, należy tej obietnicy dotrzymać i pozostałym wysłać informację dopiero po publikacji.
Czy wypada zadzwonić do redakcji po wysłaniu wiadomości?
Wypada, pod warunkiem że rozmowa jest krótka i ma cel: potwierdzenie, że wiadomość dotarła, oraz pytanie, czy czegoś brakuje. Najlepsza pora to przedpołudnie w dniu roboczym. Nie należy dzwonić kilka razy ani pytać, kiedy tekst się ukaże.
Czy można poprosić o tekst do wglądu przed publikacją?
O cały tekst nie, ponieważ o jego kształcie decyduje redakcja. Osoba, która udzieliła wypowiedzi, może poprosić o autoryzację własnych słów cytowanych dosłownie, o ile zgłosi to od razu i odpowie w krótkim terminie przewidzianym w prawie prasowym. Autoryzacja nie służy do dopisywania nowych treści ani do zmiany pytań.
Co zrobić, gdy wydarzenie już się odbyło, a nikt z redakcji nie przyjechał?
Należy jeszcze tego samego dnia albo następnego dnia rano wysłać krótką relację z liczbami, wypowiedziami i zdjęciami. Wiele tekstów w portalach lokalnych powstaje właśnie z takich materiałów. Po kilku dniach temat traci aktualność i szansa na publikację wyraźnie maleje.
Brak czasu albo ochoty, żeby zająć się tym samodzielnie?
Przygotowanie dobrego zgłoszenia zajmuje kilka godzin, a w tygodniu przed wydarzeniem właściciel firmy zajmuje się zwykle wszystkim innym. To zrozumiałe, że kontakt z redakcjami schodzi wtedy na dalszy plan. Mogę wziąć tę część na siebie: porozmawiam o wydarzeniu, znajdę w nim to, co zaciekawi mieszkańców, napiszę zapowiedź i relację, dobiorę zdjęcia z podpisami, ustalę właściwe osoby w lokalnych portalach, wyślę zgłoszenia w dobrym momencie, a potem sprawdzę, co i gdzie się ukazało.
Wystarczy zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na adres info@lukaszwudyka.pl i w kilku zdaniach opisać, co i kiedy firma planuje. Odpowiem, czy temat ma szansę zainteresować redakcje i co da się zrobić, żeby tę szansę zwiększyć.
