Wiadomość do mediów najczęściej przepada nie dlatego, że jest słaba, tylko dlatego, że trafia do niewłaściwej osoby. Ogólna skrzynka redakcji przyjmuje każdego dnia dziesiątki listów, a dziennikarz od sportu nie przekaże koledze z działu gospodarczego informacji o nowej hali produkcyjnej. Znalezienie jednej właściwej osoby w redakcji daje więcej niż wysyłka do stu przypadkowych adresów.
Ten tekst jest przeznaczony dla właścicieli firm, osób prowadzących promocję obok innych obowiązków oraz dla każdego, kto ma do przekazania mediom konkretną sprawę: nowość w firmie, zaproszenie, komentarz ekspercki albo uwagi do opublikowanego już materiału. Nie wymaga płatnych baz danych ani znajomości w branży. Wystarczą przeglądarka, telefon i godzina spokojnej pracy.
Po lekturze czytelnik będzie umiał rozpoznać, kto w redakcji odpowiada za dany temat, odnaleźć tę osobę po jej własnych tekstach, odczytać stopkę redakcyjną, potwierdzić aktualność kontaktu i poradzić sobie w sytuacji, gdy adresu nigdzie nie podano. Osobno opisuję różnice między redakcją lokalną a branżową, bo w każdej z nich szuka się inaczej.
Po czym poznać, że wiadomości trafiają do niewłaściwej osoby?
Brak odpowiedzi z redakcji nie zawsze oznacza, że temat jest nieciekawy. Często oznacza, że nikt, kto mógłby się nim zająć, w ogóle go nie zobaczył. Zanim zacznie się poprawiać treść informacji, należy ustalić, czy zawodzi adresat.
Na zły dobór adresata wskazuje kilka powtarzalnych objawów:
- wiadomości wysyłane są na adresy ogólne, zaczynające się od słów „redakcja”, „kontakt” albo „biuro”, i pozostają bez żadnej reakcji,
- przychodzą automatyczne odpowiedzi o nieobecności albo zwroty z informacją, że skrzynka nie istnieje,
- odpowiada dział reklamy i proponuje publikację płatną, choć firma wysłała informację, a nie zapytanie o cennik,
- dziennikarz odpisuje, że tym tematem się nie zajmuje, i nie wskazuje nikogo innego,
- redakcja publikuje teksty na ten sam temat, ale z wypowiedziami innych firm z okolicy lub branży.
Ostatni objaw jest najważniejszy. Dowodzi, że temat redakcję interesuje, tylko firma nie dotarła do osoby, która o nim pisze. To dobra wiadomość, ponieważ taki problem da się rozwiązać w jedno popołudnie.
Kto w redakcji czym się zajmuje i do kogo pisać w jakiej sprawie?
Redakcja nie jest jedną skrzynką, tylko zespołem z podziałem pracy. Zrozumienie tego podziału oszczędza najwięcej czasu, bo pozwala od razu odrzucić większość nazwisk ze stopki.
Redaktor naczelny to według Prawa prasowego osoba uprawniona do decydowania o całokształcie działalności redakcji. W dużym tytule nie zajmuje się bieżącymi tematami i informacji o otwarciu sklepu nie przeczyta. W małym tygodniku powiatowym bywa jednocześnie autorem połowy tekstów, więc tam kontakt z nim ma sens. Do redaktora naczelnego zawsze kieruje się sprawy formalne, przede wszystkim wniosek o sprostowanie.
Sekretarz redakcji pilnuje organizacji pracy i terminów. To dobra osoba do pytania, kto prowadzi dany temat, ale rzadko właściwy odbiorca samej informacji. Kierownik działu, nazywany też redaktorem prowadzącym, decyduje o tym, co ukaże się w jego części gazety lub serwisu: w dziale miejskim, gospodarczym, kulturalnym, sportowym. Reporter albo dziennikarz działu pisze teksty i to on najczęściej jest właściwym adresatem.
W portalach internetowych pracuje ponadto wydawca albo redaktor dyżurny, czyli osoba, która w danym dniu decyduje o tym, co trafia na stronę główną. Wiele redakcji podaje osobny numer lub adres dyżurny, często pod nazwą „Kontakt 24”, „Dyżur reportera” albo podobną. Ten kanał służy do spraw pilnych i lokalnych: wypadków, utrudnień, interwencji czytelników.
Osobną grupą są współpracownicy, którzy nie należą do stałego zespołu, ale regularnie publikują. W prasie branżowej stanowią sporą część autorów. Wreszcie dział reklamy, zwany też biurem ogłoszeń: nie jest częścią redakcji i nie decyduje o treści artykułów. Pisze się do niego wyłącznie wtedy, gdy firma chce zamówić publikację płatną.
Z tego podziału wynika prosta zasada. Informację o firmie wysyła się do osoby, która pisze o danym temacie, a nie do osoby z najwyższym stanowiskiem. Sprawy formalne kieruje się do redaktora naczelnego, pilne sygnały lokalne na dyżur, a pytania o reklamę do biura ogłoszeń.
Co ustalić przed rozpoczęciem poszukiwań?
Szukanie „dziennikarza w ogóle” kończy się listą przypadkowych nazwisk. Przed otwarciem przeglądarki należy zapisać trzy rzeczy, najlepiej w jednym zdaniu każdą.
Pierwsza to temat sprawy ujęty tak, jak nazwałaby go redakcja. Firma myśli o sobie kategorią „nasza nowa usługa”, a gazeta kategorią działu: gospodarka, zdrowie, edukacja, inwestycje w mieście, rolnictwo. Piekarnia, która zaczyna dostarczać pieczywo do szkół, należy raczej do tematów oświatowych i samorządowych niż do rubryki kulinarnej.
Druga to zasięg. Sprawa ważna dla jednej gminy zainteresuje portal miejski, tygodnik powiatowy i lokalne radio. Sprawa ważna dla wszystkich firm z danej branży, bez względu na miejsce, zainteresuje czasopismo i serwis branżowy. Część tematów pasuje do obu grup, ale wtedy każda redakcja potrzebuje innego ujęcia.
Trzecia to rodzaj sprawy: nowość, zaproszenie na wydarzenie, propozycja komentarza eksperta albo reakcja na publikację. Od rodzaju sprawy zależy adresat. Zaproszenie na otwarcie trafia do reportera działu miejskiego, propozycja komentarza do autora, który już o danym zagadnieniu pisał, a uwagi do artykułu do jego autora lub do redaktora naczelnego.
Jeśli firma prowadzi już spis redakcji, te trzy ustalenia wystarczy dopisać do odpowiednich wierszy. Jeśli nie prowadzi, radzę zacząć od prostego arkusza. Jego układ opisałem w tekście o tym, jak zbudować listę mediów dla małej firmy.
Jak znaleźć dziennikarza po jego własnych tekstach?
Najpewniejszym źródłem wiedzy o tym, kto zajmuje się danym tematem, są opublikowane artykuły. Stanowisko w stopce mówi niewiele, a podpis pod trzema ostatnimi tekstami o inwestycjach w mieście mówi wszystko. Do takiego szukania wystarcza zwykła wyszukiwarka Google i jej operatory opisane w pomocy Google.
Operator site: ogranicza wyniki do jednej witryny, a cudzysłów wymusza dokładne dopasowanie słowa lub wyrażenia. Pomoc Google zwraca uwagę na jeden szczegół: między operatorem a adresem nie wstawia się spacji. Zapis site:nazwaportalu.pl zadziała, zapis ze spacją po dwukropku już nie.
- W polu wyszukiwarki Google wpisuje się operator, adres redakcji i temat, na przykład:
site:nazwaportalu.pl "plac zabaw"albosite:nazwaczasopisma.pl fotowoltaika dla firm. - Pod polem wyszukiwania należy kliknąć filtr „Wiadomości”, jeśli jest dostępny dla danego zapytania. Wyniki ograniczą się wtedy do materiałów prasowych. Filtry są dynamiczne, więc przy niektórych zapytaniach trzeba najpierw rozwinąć opcję „Wszystko”.
- Otwiera się od pięciu do dziesięciu najnowszych artykułów na dany temat i przy każdym odnotowuje nazwisko autora. Podpis znajduje się zwykle pod tytułem albo na końcu tekstu.
- Nazwiska, które powtarzają się co najmniej dwa razy, trafiają na krótką listę. Jednorazowy autor mógł pisać w zastępstwie i nie jest pewnym adresatem.
- Kliknięcie nazwiska autora przy artykule prowadzi w wielu serwisach do strony autora. Znajduje się tam lista jego tekstów, a często także adres e-mail lub profil w mediach społecznościowych.
- Na koniec warto powtórzyć wyszukiwanie z nazwiskiem w cudzysłowie:
site:nazwaportalu.pl "Imię Nazwisko". Wynik pokaże, czy dana osoba nadal publikuje i jakimi tematami zajmuje się ostatnio.
Ta sama metoda działa bez operatora, gdy nie wiadomo jeszcze, które redakcje piszą o danej sprawie. Wystarczy wpisać temat razem z nazwą miejscowości lub branży i przejść do filtra „Wiadomości”. Lista wyników pokaże tytuły, które zajmują się zagadnieniem, a wtedy każdy z nich sprawdza się osobno operatorem site:.
Jeśli pod tekstami widnieje wyłącznie podpis „Redakcja”, skrót lub inicjały, nie należy zgadywać. Inicjały często da się rozszyfrować, zestawiając je z nazwiskami w stopce. Gdy to się nie udaje, pozostaje telefon do redakcji z pytaniem, kto prowadzi dany temat. Opisuję go w dalszej części.
Kto woli nie zajmować się tym samodzielnie, może zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na info@lukaszwudyka.pl. Przejmę sprawę: ustalę, które redakcje lokalne i branżowe piszą o danym temacie, wskażę w każdej z nich właściwą osobę i potwierdzę, że kontakt do niej jest aktualny.
Gdzie redakcja podaje dane kontaktowe i jak czytać stopkę redakcyjną?
Gdy nazwisko jest już znane, potrzebny jest sposób kontaktu. Pierwszym miejscem jest stopka redakcyjna. Prawo prasowe wymaga, aby na każdym egzemplarzu druku prasowego, w widocznym i zwyczajowo przyjętym miejscu, podać między innymi nazwę i adres wydawcy, adres redakcji oraz imię i nazwisko redaktora naczelnego. Redakcje zwykle podają znacznie więcej, niż wymaga przepis: skład zespołu, podział na działy, numery telefonów i adresy e-mail.
W gazecie papierowej stopka znajduje się najczęściej na drugiej albo na ostatniej stronie, małym drukiem. W serwisach internetowych te same informacje umieszcza się w zakładkach, do których prowadzą odnośniki na samym dole strony.
- Stronę główną serwisu należy przewinąć do samego dołu. Odnośniki do danych redakcji znajdują się w dolnym pasku, zwykle pod nazwami „Redakcja”, „Kontakt”, „O nas”, „Zespół” albo „Stopka redakcyjna”.
- Po otwarciu zakładki trzeba odszukać dział pasujący do tematu ustalonego wcześniej, a w nim nazwisko z krótkiej listy.
- Jeśli przy nazwisku podano adres e-mail lub numer telefonu, zapisuje się je razem z adresem strony, z której pochodzą. Ta informacja przyda się przy obowiązkach wynikających z przepisów o ochronie danych.
- Jeśli podano tylko adresy działów, na przykład osobny adres działu miejskiego i sportowego, wybiera się adres działu, a w pierwszym zdaniu wiadomości wskazuje nazwisko dziennikarza, dla którego jest przeznaczona.
- Osobno odnotowuje się numer sekretariatu redakcji. To do niego dzwoni się, gdy pozostałe dane okażą się nieaktualne.
- Adresy oznaczone jako „Reklama”, „Biuro ogłoszeń” albo „Współpraca komercyjna” należy pominąć, o ile celem nie jest zamówienie płatnej publikacji.
Drugim miejscem jest strona autora, do której prowadzi nazwisko przy artykule. Trzecim są profile zawodowe dziennikarzy w mediach społecznościowych, zwłaszcza w serwisie LinkedIn. Wielu dziennikarzy podaje w opisie profilu, czym się zajmuje i jak woli otrzymywać informacje. Wyszukiwarka tego serwisu pozwala szukać osób po nazwie firmy, w której pracują, czyli w tym wypadku po nazwie wydawcy lub tytułu.
Źródłem pomocniczym jest rejestr dzienników i czasopism. Wydawanie dziennika lub czasopisma wymaga rejestracji w sądzie okręgowym właściwym dla siedziby wydawcy. Rejestr nie zawiera adresów e-mail dziennikarzy, ale pozwala ustalić wydawcę i redaktora naczelnego tytułu, który sam tych danych nie ujawnia. Przydaje się to głównie w sprawach formalnych.
Jak szukać właściwej osoby w redakcji lokalnej?
Redakcje lokalne są małe. W portalu miejskim albo tygodniku powiatowym pracuje często kilka osób, a jedna z nich pisze o samorządzie, gospodarce i kulturze jednocześnie. Podział na działy bywa umowny, dlatego stopka pomaga mniej, a lektura ostatnich wydań więcej.
W mediach lokalnych podział pracy częściej przebiega według terenu niż według tematu. Jeden reporter obsługuje miasto, drugi okoliczne gminy. Wyszukiwanie warto więc prowadzić z nazwą miejscowości: site:nazwatygodnika.pl "nazwa gminy". Autor, którego nazwisko powtarza się przy tekstach z danej gminy, jest właściwym adresatem niezależnie od tego, czego dotyczy sprawa.
Lokalnie dobrze działa telefon. Sekretariat małej redakcji odbiera sam dziennikarz albo osoba, która zna cały zespół, i w minutę wskaże, kto zajmie się sprawą. Dzwonić należy w godzinach przedpołudniowych. W tygodnikach trzeba unikać dnia zamknięcia numeru, czyli dnia poprzedzającego wysłanie gazety do druku, bo wtedy nikt nie ma czasu na rozmowę. Dzień zamknięcia można ustalić, pytając o to wprost przy pierwszej rozmowie.
Do mediów lokalnych zalicza się też rozgłośnie regionalne, lokalne oddziały dużych dzienników i serwisów oraz ośrodki regionalne telewizji. W oddziałach lokalnych dużych tytułów obowiązuje zasada, którą łatwo przeoczyć: adresatem jest dziennikarz oddziału, a nie centrala. Wiadomość o firmie z małego miasta wysłana do redakcji ogólnopolskiej nie zostanie przekazana do regionu.
Jak szukać właściwej osoby w redakcji branżowej?
Redakcja branżowa działa odwrotnie niż lokalna. Teren nie ma znaczenia, liczy się wąska specjalizacja. W miesięczniku dla branży budowlanej jedna osoba prowadzi dział instalacji, inna dział maszyn, jeszcze inna dział prawa i finansów. Wiadomość o nowej technologii ocieplania trafi do druku tylko wtedy, gdy otrzyma ją redaktor prowadzący odpowiedni dział.
W czasopismach branżowych dużą część tekstów piszą autorzy zewnętrzni: praktycy, doradcy, pracownicy uczelni. Podpis pod artykułem nie musi więc oznaczać członka redakcji. Przy nazwisku autora zewnętrznego zwykle znajduje się krótka notka z nazwą firmy lub uczelni. Takiej osobie nie wysyła się informacji prasowej. Właściwym adresatem jest redaktor działu, w którym tekst się ukazał, wymieniony w stopce.
Wiele tytułów branżowych publikuje plan tematów na kolejne numery, nazywany kalendarzem wydawniczym albo planem redakcyjnym. Znajduje się on zwykle w zakładce dla reklamodawców, ale jest cenny także dla osób, które niczego nie kupują. Pokazuje, w którym numerze redakcja zajmie się danym zagadnieniem. Propozycję komentarza najlepiej wysłać z wyprzedzeniem, ponieważ miesięczniki zamykają numery na kilka tygodni przed wydaniem.
W serwisach branżowych warto sprawdzić także rubryki. Rubryka z nowościami produktowymi ma często osobny adres i osobnego redaktora, podobnie jak kalendarz wydarzeń branżowych. Krótka wiadomość o nowym produkcie wysłana na adres rubryki ma większe szanse na publikację niż ta sama wiadomość wysłana do redaktora naczelnego.
Jak potwierdzić kontakt i co zrobić, gdy adresu nigdzie nie ma?
Dziennikarze często zmieniają redakcje i działy. Adres znaleziony przy tekście sprzed dłuższego czasu może być już nieczynny, a osoba, która pisała o gospodarce, może dziś prowadzić dział kultury. Przed wysyłką należy potwierdzić dwie rzeczy: że dana osoba nadal pracuje w redakcji i że nadal zajmuje się tym tematem.
- Wyszukanie nazwiska operatorem
site:i sprawdzenie, czy najnowsze teksty tej osoby są świeże i dotyczą właściwego tematu. - Porównanie nazwiska z aktualną stopką redakcyjną. Brak nazwiska w stopce przy jednoczesnym braku nowych tekstów oznacza zwykle, że dana osoba odeszła.
- Sprawdzenie profilu zawodowego dziennikarza, jeśli jest publiczny. Aktualne miejsce pracy znajduje się na samej górze profilu.
- W razie wątpliwości telefon do sekretariatu redakcji z jednym krótkim pytaniem.
Rozmowa z sekretariatem nie wymaga przygotowań. Wystarcza zdanie: „Dzień dobry, dzwonię z firmy [nazwa] z [miejscowość]. Mam informację dotyczącą [temat w kilku słowach]. Kto w redakcji zajmuje się takimi sprawami i na jaki adres mogę ją przesłać?”. Nie należy w tej rozmowie streszczać całej informacji ani pytać, czy redakcja ją opublikuje. Celem jest wyłącznie nazwisko i adres.
Zdarza się, że redakcja nie podaje adresów imiennych. Wtedy zostają trzy drogi zgodne z zasadami. Pierwsza to telefon opisany wyżej. Druga to formularz kontaktowy lub adres działu, z wyraźnym wskazaniem adresata w pierwszym zdaniu, na przykład: „Do wiadomości red. [Imię Nazwisko], w związku z artykułem [tytuł]”. Trzecia to wiadomość przez profil zawodowy dziennikarza, o ile sam dopuszcza taki kontakt.
Wiadomość przez serwis społecznościowy powinna być krótka i dotyczyć wyłącznie pytania o właściwy adres. Sprawdza się wzór: „Dzień dobry, czytam Pani/Pana teksty o [temat]. Prowadzę firmę [nazwa] i mam informację, która może się przydać przy tym temacie. Na jaki adres mogę ją przesłać?”. Prywatnych profili, na których dziennikarz publikuje zdjęcia rodzinne, nie używa się do spraw zawodowych.
Dwóch dróg odradzam. Pierwsza to zgadywanie adresu według schematu i wysyłanie tej samej wiadomości na kilka wariantów jednocześnie. Część trafi do obcych osób, a zwroty z nieistniejących skrzynek pogarszają ocenę nadawcy w filtrach antyspamowych, przez co kolejne wiadomości firmy częściej lądują w spamie. Druga to kupowanie gotowych baz adresów z nieznanego źródła. Takie bazy są zwykle nieaktualne, a firma nie potrafi wykazać, skąd ma dane i na jakiej podstawie ich używa.
Niedopuszczalne jest też automatyczne zbieranie adresów ze stron redakcji przy użyciu programów. Regulaminy serwisów zwykle tego zabraniają, a przepisy o ochronie danych wymagają, aby każdy adres miał znane źródło i jasny cel. Ręczne zapisanie kilkunastu kontaktów z jawnych stopek jest bezpieczne i w zupełności wystarcza.
Jak zapisać kontakt i nie naruszyć przepisów o ochronie danych?
Imienny adres służbowy dziennikarza, jego nazwisko i numer telefonu są danymi osobowymi. Zapisanie ich w arkuszu firmy oznacza przetwarzanie danych, nawet jeśli pochodzą z publicznej stopki. Nie jest to przeszkoda, ale wymaga porządku.
Podstawą przetwarzania jest w takiej sytuacji zwykle prawnie uzasadniony interes firmy, czyli kontakt z mediami w sprawach, którymi dana osoba zawodowo się zajmuje. Ta podstawa działa tylko wtedy, gdy wiadomości rzeczywiście dotyczą pracy dziennikarza. Dlatego dobór adresata według tematów nie jest wyłącznie kwestią skuteczności, lecz także zgodności z przepisami.
Przy każdym kontakcie należy zapisać: imię i nazwisko, redakcję, dział lub tematy, adres e-mail, numer telefonu, adres strony, z której dane pochodzą, oraz dzień ich pozyskania. Źródło jest potrzebne, ponieważ osoba, której dane zebrano z innych źródeł niż od niej samej, ma prawo dowiedzieć się, skąd firma je ma. Informację o przetwarzaniu przekazuje się najpóźniej przy pierwszym kontakcie, w praktyce jako krótką klauzulę w stopce wiadomości.
Klauzula może mieć taką treść: „Administratorem danych jest [nazwa firmy, adres]. Dane kontaktowe pochodzą z publicznie dostępnej strony redakcji i są przetwarzane w celu przekazywania informacji prasowych, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia oraz wniesienia sprzeciwu. W razie sprzeciwu kolejne wiadomości nie będą wysyłane.”. Wzór należy dopasować do sytuacji firmy, a przy większej skali działań skonsultować z prawnikiem.
Trzeba też odróżnić informację prasową od oferty handlowej. Przesyłanie treści marketingowych pocztą elektroniczną wymaga uprzedniej zgody odbiorcy. Wiadomość do dziennikarza ma więc zawierać informację przydatną w jego pracy, a nie zachętę do zakupu. Prośbę o zaprzestanie wysyłki wykonuje się natychmiast i odnotowuje w arkuszu, aby nikt z firmy nie napisał do tej osoby ponownie.
Sam kontakt to dopiero połowa pracy. O tym, co umieścić w wiadomości, piszę w tekście o tym, jak napisać i wysłać informację prasową, a o pierwszej rzeczy, którą dziennikarz widzi w skrzynce, w tekście o temacie wiadomości do dziennikarza.
Po czym poznać, że kontakt jest trafiony, i co zrobić, gdy odpowiedzi nadal nie ma?
Trafiony kontakt nie zawsze kończy się publikacją, ale prawie zawsze daje jakiś sygnał. Dziennikarz odpowiada, choćby jednym zdaniem. Zadaje pytanie uzupełniające albo prosi o zdjęcie. Informuje, że temat wróci przy innej okazji. Z czasem sam zwraca się do firmy po komentarz. Każdy z tych sygnałów oznacza, że adresat został dobrany poprawnie, nawet jeśli tekst się nie ukazał.
Brak jakiejkolwiek reakcji po pierwszej wiadomości nie jest jeszcze dowodem pomyłki. Redakcje nie odpisują na większość korespondencji. Po kilku dniach roboczych wolno wysłać jedno krótkie przypomnienie w tym samym wątku, z pytaniem, czy informacja dotarła i czy potrzebne są dodatkowe materiały. Drugiego przypomnienia nie wysyła się.
Jeśli odpowiedzi nadal nie ma, należy sprawdzić kolejno trzy rzeczy. Po pierwsze, czy wiadomość została doręczona: czy nie wrócił zwrot i czy adres nie zawierał literówki. Po drugie, czy dziennikarz w ostatnich tygodniach publikował, bo mógł zmienić dział albo przebywać na urlopie. Po trzecie, czy temat pasował do tego, o czym ta osoba pisze. Najczęściej zawodzi trzeci punkt.
Gdy okaże się, że adresat był źle dobrany, wraca się do wyszukiwania po tekstach i wybiera drugie nazwisko z krótkiej listy. Do tej samej redakcji wolno napisać ponownie, do innej osoby, pod warunkiem że wiadomość nie jest kopią poprzedniej. Wysłanie identycznej treści do pięciu osób z jednej redakcji jednocześnie kończy się tym, że żadna z nich nie czuje się adresatem.
Inaczej wygląda sytuacja, w której firma szuka dziennikarza z powodu nieprzychylnego lub nieścisłego artykułu. Tu liczy się czas i właściwy tryb. Uwagi merytoryczne kieruje się do autora, ale wniosek o sprostowanie składa się do redaktora naczelnego, na piśmie, w terminie nie dłuższym niż 21 dni od dnia opublikowania materiału. Prawo prasowe wymaga, by sprostowanie nadać w placówce pocztowej albo złożyć w siedzibie redakcji, więc sama wiadomość e-mail do reportera tego wymogu nie spełnia. Szersze postępowanie w takich sytuacjach opisałem w tekście o tym, co zrobić w pierwszej dobie kryzysu wizerunkowego.
Jakich błędów unikać przy szukaniu kontaktu do dziennikarza?
Większość niepowodzeń wynika z kilku powtarzalnych pomyłek. Każdą z nich łatwo wyeliminować, jeśli zna się ją z góry.
- Wysyłka do redaktora naczelnego dużego tytułu w sprawie, którą zajmuje się reporter. Wiadomość nie zostanie przekazana dalej.
- Wybór adresata według stanowiska, bez przeczytania choćby dwóch jego tekstów. Dziennikarze od razu rozpoznają wiadomość wysłaną na ślepo.
- Mylenie redakcji z biurem ogłoszeń. Odpowiedzią będzie cennik, a temat zostanie zapamiętany jako komercyjny.
- Wysyłka zbiorcza z widocznymi adresami wszystkich odbiorców. Ujawnia to cudze dane i pokazuje dziennikarzowi, że nie jest jedynym adresatem.
- Korzystanie z kontaktu zapisanego dawno temu bez sprawdzenia, czy dana osoba nadal pracuje w redakcji.
- Telefon na prywatny numer dziennikarza zdobyty od znajomych. Kontakt zaczyna się wtedy od naruszenia prywatności.
- Kontakt wyłącznie wtedy, gdy firma czegoś potrzebuje. Redakcje chętniej odpowiadają osobom, które wcześniej pomogły, choćby szybkim komentarzem do cudzego tematu.
Uważam, że najdroższy jest błąd drugi. Dziesięć minut lektury tekstów danego autora pozwala napisać jedno zdanie nawiązujące do jego pracy, a takie zdanie odróżnia wiadomość od setek pozostałych. Nie chodzi o komplement, tylko o pokazanie, że informacja została wysłana do tej osoby celowo.
Najczęstsze pytania
Czy wolno pisać do dziennikarza na adres znaleziony w stopce redakcyjnej?
Tak, jeśli wiadomość dotyczy jego pracy zawodowej i tematów, którymi się zajmuje. Adres opublikowany przez redakcję służy właśnie do kontaktu w sprawach redakcyjnych. Należy zapisać źródło adresu, dołączyć krótką informację o przetwarzaniu danych i uszanować prośbę o zaprzestanie wysyłki. Adres ze stopki nie daje natomiast prawa do przesyłania ofert handlowych.
Lepiej napisać do redaktora naczelnego czy do reportera?
W większości spraw do reportera albo redaktora działu, który pisze o danym temacie. Redaktor naczelny dużej redakcji nie zajmuje się bieżącymi informacjami od firm. Wyjątkiem są bardzo małe redakcje, w których naczelny sam pisze teksty, oraz sprawy formalne, takie jak sprostowanie, które z mocy przepisów kieruje się właśnie do niego.
Co zrobić, gdy artykuły w serwisie są podpisane tylko inicjałami lub słowem „Redakcja”?
Inicjały warto porównać z nazwiskami w stopce redakcyjnej, co często od razu wskazuje autora. Jeśli to nie pomaga, najprostszą drogą jest telefon do sekretariatu z pytaniem, kto zajmuje się danym tematem. Wiadomość można też wysłać na adres działu, wskazując w pierwszym zdaniu tytuł artykułu, do którego się odnosi.
Czy można zadzwonić do dziennikarza bez wcześniejszej wiadomości?
Na numer redakcyjny tak, zwłaszcza w mediach lokalnych, gdzie telefon jest zwyczajną drogą kontaktu. Rozmowa powinna trwać krótko i zaczynać się od pytania, czy to dobry moment. Na prywatny numer, którego dziennikarz sam nie podał, dzwonić nie należy. W sprawach niepilnych lepiej najpierw wysłać wiadomość, a telefon zostawić na przypomnienie.
Jak znaleźć dziennikarza w lokalnym radiu albo telewizji?
Na stronie stacji znajduje się zwykle zakładka z zespołem oraz zapisy audycji z nazwiskami autorów. Przydatny jest numer do redakcji informacyjnej, który podaje się w zakładce „Kontakt”. Przy zaproszeniach na wydarzenia trzeba pamiętać, że radio i telewizja potrzebują dźwięku i obrazu, więc pytają o możliwość nagrania rozmowy na miejscu.
Ile czasu zajmuje znalezienie właściwego kontaktu w jednej redakcji?
Przy redakcji, która podpisuje teksty i prowadzi czytelną stopkę, zwykle kilkanaście minut: wyszukanie tekstów, wybór nazwiska, odczytanie adresu i potwierdzenie aktualności. Dłużej trwa to w redakcjach bez podpisów i bez adresów imiennych, gdzie potrzebny jest telefon. Dla całej listy kilkunastu redakcji lokalnych i branżowych należy zarezerwować jedno popołudnie.
Brak czasu albo ochoty, żeby zająć się tym samodzielnie?
Szukanie właściwych osób w redakcjach nie jest trudne, ale wymaga cierpliwości, której przy prowadzeniu firmy często brakuje. Chętnie zrobię to od początku do końca: ustalę, które media lokalne i branżowe mają czytelników ważnych dla danej firmy, przeczytam ich publikacje, wskażę w każdej redakcji osobę zajmującą się danym tematem, potwierdzę aktualność kontaktu i przygotuję uporządkowaną listę z opisem, do kogo pisać w jakiej sprawie. Na życzenie przygotuję także samą wiadomość i zajmę się jej wysyłką.
Wystarczy zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na adres info@lukaszwudyka.pl i w kilku zdaniach opisać, czym firma się zajmuje i o czym chciałaby poinformować media. Odpowiem, od czego najlepiej zacząć i ile pracy to wymaga.
