Konferencja prasowa w małej firmie. Kiedy warto ją zorganizować i jak ją zaplanować?

Konferencja prasowa kojarzy się z dużymi spółkami, ministerstwami i klubami sportowymi. Tymczasem mała firma także miewa wiadomości, które najlepiej przekazać kilku redakcjom jednocześnie, w jednym miejscu i o jednej godzinie. Kłopot polega na tym, że źle dobrany powód albo słabe przygotowanie kończą się pustą salą, a pusta sala zostaje w pamięci dziennikarzy na długo.

Ten wpis jest instrukcją dla właścicieli małych firm, którzy zastanawiają się, czy konferencja prasowa jest im w ogóle potrzebna, a jeśli tak, to jak ją przeprowadzić bez działu PR i bez agencji. Opisuję sytuacje, w których takie spotkanie ma sens, sposób sprawdzenia tematu, wybór terminu i miejsca, plan przygotowań, treść zaproszenia, scenariusz oraz transmisję w internecie.

Po lekturze właściciel firmy będzie potrafił samodzielnie podjąć decyzję, ułożyć harmonogram na trzy tygodnie, przygotować materiały dla redakcji i ocenić po wszystkim, czy wydarzenie spełniło swoje zadanie. Będzie też wiedział, co zrobić, gdy frekwencja zawiedzie.

Kiedy konferencja prasowa ma sens w małej firmie?

Konferencja prasowa jest narzędziem do jednego zadania: przekazania ważnej wiadomości wielu dziennikarzom naraz, z możliwością zadania pytań i obejrzenia czegoś na własne oczy. Jeśli brakuje któregokolwiek z tych trzech elementów, czyli wagi wiadomości, potrzeby rozmowy albo czegoś do pokazania, lepiej sprawdzi się prostsza forma.

W małej firmie powody do zwołania konferencji pojawiają się rzadko, ale się pojawiają. Najczęściej są to wydarzenia, które zmieniają coś dla mieszkańców, klientów albo całej branży w regionie, a nie tylko dla samej firmy.

Powody, które zwykle uzasadniają spotkanie z mediami

Pierwsza grupa to inwestycje i miejsca pracy: otwarcie zakładu, nowej hali, punktu usługowego w miejscowości, w której dotąd takiej usługi nie było, albo zapowiedź zatrudnienia większej liczby osób. Lokalne redakcje traktują takie informacje poważnie, bo dotyczą one ich czytelników bezpośrednio.

Druga grupa to sprawy, które da się pokazać. Nowa linia produkcyjna, prototyp urządzenia, odnowiony zabytkowy budynek, w którym firma otwiera siedzibę, pokaz działania technologii. Telewizja i portale potrzebują obrazu, a obraz trudno przesłać w wiadomości e-mail tak, by oddał skalę przedsięwzięcia.

Trzecia grupa to wspólne przedsięwzięcia: umowa z samorządem, uczelnią, szpitalem lub znaną organizacją społeczną, start programu stypendialnego, ogłoszenie wyników własnego badania. Obecność kilku stron przy jednym stole sama w sobie jest dla redakcji argumentem, by przyjechać.

Czwarta grupa to sytuacje trudne: wypadek, awaria, poważny zarzut wobec firmy, który zainteresował już kilka redakcji. Wtedy konferencja pozwala odpowiedzieć wszystkim jednocześnie i tymi samymi słowami. To jednak forma wymagająca największej ostrożności i w takiej sprawie radzę zacząć od uporządkowania faktów, o czym piszę we wpisie o pierwszej dobie kryzysu wizerunkowego.

Po czym poznać, że lepsza będzie inna forma kontaktu z mediami?

Większość firmowych wiadomości nie wymaga zbierania dziennikarzy w jednym pokoju. Redakcje lokalne i branżowe pracują w małych składach, a wyjazd na konferencję zabiera reporterowi dwie lub trzy godziny. Zgodzi się na to tylko wtedy, gdy na miejscu dostanie coś, czego nie otrzyma pocztą.

Poniższe sygnały wskazują, że konferencję należy zastąpić czymś innym:

• całą wiadomość da się zmieścić w jednej stronie tekstu i dwóch zdjęciach – wystarczy informacja prasowa,
• temat interesuje jedną redakcję albo jednego dziennikarza – lepsza będzie indywidualna rozmowa lub wywiad,
• na miejscu nie ma nic do pokazania poza stołem i ścianką z logo,
• w firmie nie ma osoby, która swobodnie odpowie na pytania, także niewygodne,
• wiadomość jest w istocie reklamą: promocją, nową ofertą, obniżką cen.

W pierwszym przypadku właściwym narzędziem jest dobrze napisany komunikat. Sposób jego przygotowania opisałem we wpisie o tym, jak napisać informację prasową, którą dziennikarz otworzy. W drugim przypadku zaproszenie jednego reportera do firmy daje zwykle lepszy materiał niż konferencja, bo dziennikarz otrzymuje temat na wyłączność.

Istnieje też forma pośrednia, często najrozsądniejsza dla małej firmy: spotkanie prasowe połączone z pokazem. Trwa krócej, nie wymaga sali konferencyjnej, a kilku zaproszonych dziennikarzy ogląda halę, lokal albo urządzenie i rozmawia z właścicielem na stojąco. Zasady przygotowań są takie same jak przy konferencji, zmienia się tylko skala.

Jak sprawdzić, czy temat udźwignie konferencję?

Zanim zapadnie decyzja, temat należy poddać prostej próbie. Zajmuje ona kwadrans, a pozwala uniknąć najbardziej kosztownej pomyłki, czyli zaproszenia redakcji na wydarzenie, z którego nie da się zrobić materiału.

1. Należy zapisać wiadomość w jednym zdaniu, tak jak mógłby brzmieć tytuł w lokalnym portalu. Jeśli zdanie zaczyna się od nazwy firmy, a nie od tego, co zmienia się dla ludzi, temat wymaga przemyślenia.
2. Trzeba odpowiedzieć na pytanie, kogo ta wiadomość dotyczy poza firmą: mieszkańców, pacjentów, rodziców, przedsiębiorców z regionu. Im szersza grupa, tym większa szansa na przyjazd mediów.
3. Należy wypisać, co dziennikarz zobaczy, sfotografuje lub nagra na miejscu. Lista powinna mieć co najmniej dwie pozycje inne niż mówiący człowiek.
4. Trzeba ustalić, kto oprócz właściciela zabierze głos: partner, przedstawiciel samorządu, niezależny specjalista, klient. Drugi głos uwiarygadnia przekaz.
5. Należy spisać pięć pytań, które zada dociekliwy reporter, i ocenić, czy firma zna na nie odpowiedź. Brak odpowiedzi na dwa z pięciu oznacza, że termin trzeba przesunąć.
6. Na koniec należy porównać temat z tym, co w ostatnich tygodniach publikowały redakcje, do których trafi zaproszenie. Jeśli podobne wiadomości ukazywały się jako krótkie notki, konferencja będzie formą na wyrost.

Wynik próby czyta się wprost. Temat, który przechodzi wszystkie sześć punktów, zasługuje na konferencję. Temat, który potyka się na trzecim lub czwartym, nadaje się na informację prasową ze zdjęciami. Temat, który nie przechodzi pierwszego punktu, trzeba najpierw doprecyzować, niezależnie od wybranej formy.

Pomocne bywa spojrzenie na listę typowych okazji. Zebrałem je we wpisie o tym, które wydarzenia w firmie są tematem dla mediów, razem z oceną, jakiej formy każde z nich wymaga.

Jak wybrać termin, godzinę i miejsce?

Termin decyduje o frekwencji w takim samym stopniu jak temat. Redakcje planują pracę rano, a materiały zamykają po południu, dlatego konferencja powinna zmieścić się pomiędzy tymi dwoma momentami.

Dzień i godzina

Z mojej praktyki wynika, że najbezpieczniejsze są dni od wtorku do czwartku. W poniedziałek redakcje nadrabiają wydarzenia z weekendu, a w piątek po południu przygotowują wydania sobotnie i składy są mniejsze. Godzina rozpoczęcia pomiędzy dziesiątą a dwunastą daje reporterom czas na dojazd po porannym kolegium i na przygotowanie materiału przed zamknięciem wydania.

Przed ustaleniem daty trzeba sprawdzić kalendarz miejscowości i regionu. Sesja rady miasta, wizyta ważnego polityka, duże wydarzenie sportowe albo konferencja innej instytucji o tej samej godzinie zabiorą dziennikarzy, bo małe redakcje nie mają kogo wysłać w dwa miejsca. Wystarczy przejrzeć zapowiedzi na stronie urzędu i zapytać jedną zaprzyjaźnioną redakcję, czy termin nie koliduje z niczym istotnym.

Miejsce

Najlepszym miejscem jest to, którego dotyczy wiadomość: hala, lokal, plac budowy, pracownia. Sala w hotelu daje wygodę, ale odbiera obraz. Jeśli warunki na miejscu są trudne, na przykład panuje hałas, część z wypowiedziami można przeprowadzić w cichym pomieszczeniu obok, a pokaz zaplanować osobno.

Miejsce musi spełniać kilka warunków praktycznych. Potrzebny jest dojazd i parking dla kilku samochodów, w tym dla wozu ekipy telewizyjnej. Potrzebne jest gniazdo zasilania, stabilny internet, stół na mikrofony oraz tło, które nie świeci w obiektyw. Okno za plecami mówiących psuje każde nagranie, dlatego stół ustawia się bokiem lub przodem do światła.

W pomieszczeniu nie powinno być echa ani pracujących urządzeń. Próbę dźwięku wykonuje się zwykłym telefonem: nagranie minuty mowy z odległości trzech metrów pokaże, czy wypowiedzi będą zrozumiałe w radiu.

Kto woli nie zajmować się tym samodzielnie, może zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na adres info@lukaszwudyka.pl. Ocenię, czy temat nadaje się na konferencję, a jeśli tak, przygotuję plan, zaproszenia i materiały dla redakcji oraz poprowadzę kontakt z dziennikarzami.

Jak rozłożyć przygotowania na trzy tygodnie?

Trzy tygodnie to rozsądny czas dla małej firmy, która organizuje konferencję po raz pierwszy. Krótszy termin jest możliwy przy sprawach pilnych, lecz wtedy trzeba zrezygnować z części udogodnień. Kolejność czynności pozostaje ta sama.

1. Trzy tygodnie przed wydarzeniem ustala się jedno zdanie z wiadomością, datę, godzinę i miejsce oraz potwierdza obecność wszystkich osób, które mają zabrać głos.
2. W tym samym tygodniu powstaje lista redakcji i dziennikarzy z adresami e-mail i telefonami. Na liście powinny znaleźć się media lokalne, branżowe oraz regionalne oddziały radia i telewizji.
3. Dwa tygodnie przed wydarzeniem przygotowuje się informację prasową, zdjęcia, krótkie biogramy mówców i odpowiedzi na trudne pytania.
4. Siedem dni przed wydarzeniem wysyła się zaproszenia. Wcześniejsza wysyłka sprawia, że wiadomość ginie w skrzynce, a późniejsza nie pozwala redakcji zaplanować dyżurów.
5. Dwa dni przed wydarzeniem wysyła się krótkie przypomnienie i dzwoni do najważniejszych redakcji z pytaniem, czy ktoś przyjedzie i czy potrzebuje czegoś szczególnego, na przykład osobnego nagrania.
6. Dzień wcześniej odbywa się próba: przejście scenariusza z zegarkiem, sprawdzenie dźwięku, światła, internetu i transmisji.
7. W dniu konferencji, godzinę przed rozpoczęciem, rozkłada się materiały, ustawia stół i wyznacza osobę, która wita dziennikarzy i zapisuje, kto przyjechał.
8. W ciągu dwóch godzin po zakończeniu informacja prasowa ze zdjęciami trafia do wszystkich zaproszonych, także do nieobecnych.

Listę redakcji najwygodniej prowadzić w arkuszu, w którym obok nazwiska znajduje się temat, jakim zajmuje się dziennikarz, i data ostatniego kontaktu. Taki arkusz przyda się przy każdej kolejnej wysyłce, a jego budowę krok po kroku opisałem we wpisie o tym, jak zbudować listę mediów dla małej firmy.

Harmonogram powinien mieć jednego właściciela. Nie musi to być szef firmy, ale musi to być osoba, która ma wgląd we wszystkie ustalenia i odbiera telefon od redakcji w dniu wydarzenia. Jej numer trafia na zaproszenie i do informacji prasowej.

Jak zaprosić dziennikarzy i co dla nich przygotować?

Zaproszenie na konferencję jest krótką wiadomością e-mail, a nie ozdobnym plikiem do pobrania. Dziennikarz ma w kilkanaście sekund zrozumieć, co się wydarzy, dlaczego to ważne dla jego odbiorców, kiedy i gdzie ma się stawić oraz co będzie mógł nagrać.

Treść zaproszenia

Temat wiadomości powinien zawierać słowo „Zaproszenie”, dzień, godzinę i sedno sprawy, na przykład: Zaproszenie dla mediów: czwartek, godz. 11.00 – otwarcie pierwszej w powiecie pracowni protetycznej z drukiem 3D. Taki temat pozwala wydawcy od razu wpisać wydarzenie do planu dnia.

Treść mieści się w kilku krótkich akapitach. Poniższy wzór wystarczy uzupełnić własnymi danymi:

Szanowni Państwo, zapraszamy na konferencję prasową, podczas której [nazwa firmy] ogłosi [jedno zdanie z wiadomością]. Termin: [dzień tygodnia, data], godz. [godzina]. Miejsce: [adres, wejście, parking]. Głos zabiorą: [imię, nazwisko, funkcja] oraz [imię, nazwisko, funkcja]. Na miejscu będzie można sfotografować i nagrać: [co konkretnie]. Część oficjalna potrwa 20 minut, po niej przewidziano czas na pytania i indywidualne nagrania. Kontakt dla mediów: [imię, nazwisko, telefon, e-mail]. Prosimy o potwierdzenie obecności do [dzień].

W zaproszeniu nie zdradza się wszystkich szczegółów, lecz nie wolno też ukrywać tematu. Sformułowanie w rodzaju „ogłosimy ważną informację” nie zachęca redakcji, tylko budzi nieufność. Dziennikarz musi wiedzieć, na co jedzie, aby przekonać do wyjazdu swojego wydawcę.

Zaproszenia wysyła się pojedynczo albo z ukrytymi adresami odbiorców. Wpisanie wszystkich adresów w pole widoczne dla pozostałych jest błędem, który ujawnia cudzą listę kontaktów i źle świadczy o nadawcy.

Materiały prasowe

Na każdego dziennikarza powinien czekać ten sam zestaw, w wersji papierowej na stole i w wersji elektronicznej pod jednym adresem. Zestaw nie musi być obszerny, musi być kompletny:

• informacja prasowa na jedną lub dwie strony z najważniejszymi faktami i liczbami, które firma potrafi udokumentować,
• imiona, nazwiska i funkcje mówców w dokładnym brzmieniu, aby nikt nie musiał dopytywać o pisownię,
• dwa lub trzy cytaty gotowe do użycia,
• zdjęcia w dobrej rozdzielczości z opisem i informacją o autorze,
• krótka notka o firmie oraz dane osoby do kontaktu.

Pliki elektroniczne najlepiej umieścić w jednym folderze w chmurze lub w zakładce dla prasy na stronie firmy i podać jeden krótki adres. Zdjęcia powinny mieć nazwy opisujące zawartość, a nie ciągi cyfr z aparatu. Załączniki o dużej objętości wysyłane pocztą często nie docierają do redakcji.

Wszystkie liczby w materiałach muszą być prawdziwe i możliwe do potwierdzenia. Dziennikarz, który znajdzie jedną nieścisłość, zacznie sprawdzać resztę, a o nieścisłości napisze.

Jak ułożyć scenariusz i kto powinien zabrać głos?

Dobra konferencja w małej firmie trwa od trzydziestu do czterdziestu minut razem z pytaniami. Część z wystąpieniami nie powinna przekraczać dwudziestu minut. Wszystko, co dłuższe, skraca czas na pytania i indywidualne nagrania, a to właśnie one trafiają potem na antenę.

Układ spotkania

Spotkanie otwiera osoba prowadząca, która wita gości, przedstawia mówców i podaje plan. Następnie właściciel firmy ogłasza wiadomość w pierwszych dwóch zdaniach wystąpienia, bez wstępu o historii przedsiębiorstwa. Najważniejsza informacja pada na początku, ponieważ część reporterów nagrywa tylko pierwsze minuty.

Po właścicielu głos zabiera druga osoba: partner, przedstawiciel samorządu albo specjalista. Jej zadaniem jest powiedzieć, dlaczego sprawa jest ważna z perspektywy innej niż firmowa. Przy stole nie powinno siedzieć więcej niż trzy osoby. Każda kolejna wydłuża spotkanie i rozmywa przekaz.

Po wystąpieniach prowadzący otwiera turę pytań, a na końcu zaprasza na pokaz i indywidualne rozmowy. Radio i telewizja niemal zawsze proszą o osobną, krótką wypowiedź do mikrofonu, dlatego mówcy muszą zostać na miejscu co najmniej kwadrans po części oficjalnej.

Przygotowanie mówców

Każdy mówca powinien znać trzy zdania, które chce przekazać, i umieć wypowiedzieć je bez kartki. Czytanie z kartki brzmi sztucznie i nie nadaje się do emisji. Na próbie dzień wcześniej wystąpienia mierzy się zegarkiem i skraca do skutku.

Prezentacja z rzutnika jest dodatkiem, nie osią spotkania. Jeśli się pojawia, powinna zawierać zdjęcia, plan lub wykres, a nie tekst odczytywany na głos. Kamera i tak filmuje mówcę, a nie ekran.

Trudne pytania

Listę niewygodnych pytań przygotowuje się wcześniej i ćwiczy odpowiedzi na głos. Zazwyczaj dotyczą one pieniędzy, liczby miejsc pracy, wpływu na sąsiadów, wcześniejszych kłopotów firmy oraz terminów. Odpowiedź powinna być krótka, zgodna z prawdą i taka sama u każdego z mówców.

Gdy pada pytanie, na które firma nie zna odpowiedzi, uczciwym wyjściem jest zdanie: „Nie mam w tej chwili tych danych, przekażę je dziś do godziny piętnastej”. Obietnicę trzeba potem spełnić. Odpowiedź „bez komentarza” brzmi w materiale jak przyznanie się do winy, dlatego lepiej wyjaśnić, dlaczego dana informacja nie może zostać podana, na przykład ze względu na tajemnicę umowy.

Trzeba też znać zasady dotyczące cytatów. Prawo prasowe przewiduje autoryzację dosłownie cytowanej wypowiedzi, ale co do zasady nie obejmuje ona słów wygłoszonych publicznie, a konferencja prasowa jest właśnie takim wystąpieniem. W praktyce oznacza to, że wszystko, co padnie przy stole i podczas tury pytań, może zostać opublikowane bez przesyłania do akceptacji.

Jak pokazać konferencję w internecie i ją nagrać?

Transmisja na żywo pozwala wziąć udział w konferencji redakcjom, które nie mogą wysłać reportera, a nagranie zostaje do późniejszego wykorzystania. Nie zastępuje ona jednak spotkania na miejscu. Jej zadaniem jest poszerzenie zasięgu, a nie zwolnienie dziennikarzy z przyjazdu.

Najprostszym rozwiązaniem dla małej firmy jest transmisja na firmowym kanale w serwisie YouTube z komputera z kamerą internetową. Według pomocy YouTube kanał, z którego ma być prowadzona transmisja, musi być zweryfikowany i nie może mieć ograniczeń transmisji na żywo nałożonych w ciągu ostatnich 90 dni. Funkcję należy włączyć i wypróbować z kilkudniowym wyprzedzeniem, a nie w dniu wydarzenia.

Pomoc YouTube podaje, że transmisja z kamery internetowej działa w przeglądarce Chrome od wersji 60 oraz w przeglądarce Firefox od wersji 53 i nie wymaga dodatkowego oprogramowania kodującego. Czynności wykonuje się w następującej kolejności:

1. Należy zalogować się w YouTube na konto, do którego należy firmowy kanał.
2. W prawym górnym rogu trzeba kliknąć „Utwórz”, a następnie „Transmituj na żywo”.
3. Z lewej strony wybiera się „Kamera internetowa”.
4. Należy podać tytuł i opis transmisji oraz wybrać ustawienia prywatności. W tym samym miejscu transmisję można zaplanować na późniejszy termin.
5. Po kliknięciu „Dalej” kamera wykonuje zdjęcie, które staje się miniaturą transmisji.
6. Trzeba upewnić się, że wybrana jest właściwa kamera i właściwy mikrofon.
7. O ustalonej godzinie należy kliknąć „Transmituj na żywo”, a po zakończeniu konferencji „Zakończ transmisję” na dole strony.

Ustawienie prywatności ma tu duże znaczenie. Transmisja publiczna jest widoczna dla wszystkich, a niepubliczna tylko dla osób, które otrzymały adres. Jeśli firma chce, by konferencję obejrzały wyłącznie redakcje, wybiera wariant niepubliczny i podaje adres w przypomnieniu wysyłanym dwa dni przed wydarzeniem.

Zaplanowaną transmisję uruchamia się w pokoju reżyserskim po wybraniu z lewej strony pozycji „Zarządzaj” i kliknięciu właściwej transmisji. Pomoc YouTube informuje, że transmisje trwające krócej niż 12 godzin są automatycznie archiwizowane, więc nagranie będzie dostępne na kanale po zakończeniu spotkania.

O jakości transmisji decyduje dźwięk. Mikrofon wbudowany w komputer zbiera pogłos sali, dlatego potrzebny jest mikrofon zewnętrzny ustawiony na stole przed mówcami. Komputer powinien być podłączony do internetu przewodem, a nie przez sieć bezprzewodową, z której w tym samym czasie korzystają goście.

Uczestników należy uprzedzić, że wydarzenie jest nagrywane i transmitowane. Wystarczy zdanie w zaproszeniu i kartka przy wejściu. Dziennikarze są do tego przyzwyczajeni, ale pracownicy lub goście, którzy znajdą się w kadrze, powinni o tym wiedzieć wcześniej. W razie wątpliwości co do wykorzystania czyjegoś wizerunku bezpieczniej jest poprosić o zgodę albo ustawić kamerę tak, by obejmowała tylko stół z mówcami.

Co zrobić po konferencji i po czym poznać, że się udała?

Praca nie kończy się wraz z ostatnim pytaniem. To, co firma zrobi w ciągu kilku godzin po spotkaniu, w dużej mierze decyduje o liczbie i jakości publikacji.

Pierwsze godziny

Informacja prasowa ze zdjęciami z wydarzenia powinna trafić do wszystkich zaproszonych redakcji w ciągu dwóch godzin. Redakcje, które nie przyjechały, często opublikują materiał na jej podstawie, jeśli otrzymają komplet: tekst, cytaty i zdjęcia. Do wiadomości dołącza się adres nagrania.

Tego samego dnia należy przesłać dziennikarzom wszystkie dane, które zostały im obiecane w trakcie tury pytań. Niedotrzymanie takiej obietnicy bywa odnotowywane w materiale zdaniem, że firma nie udzieliła odpowiedzi.

Ocena efektów

Skuteczność konferencji ocenia się po kilku dniach, nie po liczbie krzeseł zajętych na sali. Miarą jest to, ile redakcji opublikowało materiał, czy znalazło się w nim zdanie z najważniejszą wiadomością, czy nazwa firmy i nazwiska zostały podane poprawnie oraz czy przekaz nie został zniekształcony.

Publikacje najłatwiej zebrać, wpisując w wyszukiwarce nazwę firmy i przeglądając zakładkę z wiadomościami, a także sprawdzając strony i profile zaproszonych redakcji. Wyniki należy zapisać w tym samym arkuszu, w którym znajduje się lista mediów. Przy kolejnej okazji od razu będzie wiadomo, kto reaguje na zaproszenia.

W przypadku błędu rzeczowego w publikacji wystarcza zwykle uprzejma wiadomość do autora ze wskazaniem właściwej informacji i jej źródła. Większość redakcji poprawia pomyłki w wydaniach internetowych tego samego dnia. Prawo prasowe przewiduje również sprostowanie nieścisłej lub nieprawdziwej wiadomości, lecz jest to droga formalna, którą warto zostawić na sytuacje, gdy prośba nie przyniosła skutku.

Gdy nikt nie przyjechał

Zdarza się, że mimo potwierdzeń na sali pojawia się jedna osoba albo nikt. Najczęstszą przyczyną jest nagłe wydarzenie w mieście, które zabrało reporterów. W takiej sytuacji konferencję należy przeprowadzić zgodnie z planem dla obecnych i dla kamery, a nagranie oraz komplet materiałów wysłać natychmiast do wszystkich redakcji.

Następnego dnia można zadzwonić do dwóch lub trzech najważniejszych redakcji i zaproponować indywidualną rozmowę albo wizytę w firmie w dogodnym dla nich terminie. Nie należy okazywać żalu ani pytać o powody nieobecności. Dziennikarz, który usłyszy rzeczową propozycję, chętniej wróci do tematu.

Jeśli zaproszenia nie wywołały żadnej reakcji już na etapie potwierdzeń, przyczyna leży zwykle w temacie lub w terminie. Wtedy rozsądniej jest odwołać konferencję z dwudniowym wyprzedzeniem i zastąpić ją informacją prasową, niż utrzymywać wydarzenie, na które nikt nie zamierza przyjechać.

Jakich błędów unikać przy pierwszej konferencji?

Większość potknięć powtarza się w małych firmach niezależnie od branży. Wynikają one z traktowania konferencji jak uroczystości firmowej, podczas gdy dla dziennikarza jest to zwykły punkt w planie dnia pracy.

• Zbyt długie wystąpienia i historia firmy opowiadana od początku, zanim padnie wiadomość.
• Zwoływanie konferencji z powodu oferty handlowej, co redakcje odbierają jako próbę uzyskania reklamy bez opłat.
• Brak osoby, która odbiera telefon dla mediów w dniu wydarzenia.
• Rozdawanie kosztownych upominków, które stawiają dziennikarzy w niezręcznej sytuacji. Wystarczy woda, kawa i komplet materiałów.
• Faworyzowanie jednej redakcji przez przekazanie jej wszystkich informacji dzień wcześniej bez uprzedzenia pozostałych.
• Pomijanie próby technicznej, przez co mikrofon, rzutnik lub transmisja zawodzą na oczach gości.

Osobną kategorią błędów jest mijanie się z prawdą. Zawyżona liczba miejsc pracy, zapowiedź terminu, którego firma nie dotrzyma, albo przemilczenie istotnej okoliczności wracają po kilku miesiącach w kolejnych publikacjach. Na konferencji należy mówić tylko to, co firma jest w stanie potwierdzić dokumentem.

Najczęstsze pytania

Ilu dziennikarzy powinno przyjść, aby konferencję uznać za udaną?

Nie ma jednej liczby. W mniejszej miejscowości obecność trzech lub czterech redakcji oznacza zwykle, że przyjechały prawie wszystkie, które działają w okolicy. Ważniejsze od frekwencji jest to, czy po spotkaniu ukazały się publikacje z właściwą wiadomością.

Czy trzeba wynajmować salę konferencyjną?

Nie trzeba. Najlepsze jest miejsce, którego dotyczy wiadomość, o ile jest w nim cicho, jasno i bezpiecznie. Salę wynajmuje się dopiero wtedy, gdy siedziba firmy nie pozwala przyjąć gości albo nie ma w niej nic do pokazania.

Czy konferencję można przeprowadzić wyłącznie w internecie?

Można, zwłaszcza gdy redakcje są rozproszone po kraju, a temat ma charakter branżowy. Trzeba jednak zapewnić sposób zadawania pytań, na przykład przez czat lub pocztą elektroniczną do osoby prowadzącej. Media lokalne i telewizja wolą spotkanie na miejscu, bo potrzebują własnych zdjęć.

Czy zaproszonym dziennikarzom należy zapłacić albo zamówić u nich reklamę?

Nie. Obecność na konferencji i publikacja materiału redakcyjnego nie są usługą, za którą się płaci. Płatne treści to osobna forma współpracy, która powinna być wyraźnie oznaczona jako materiał sponsorowany, i nie należy łączyć jej z zaproszeniem.

Co zrobić, gdy dziennikarz prosi o materiały przed konferencją?

Można je przekazać z zastrzeżeniem terminu publikacji, czyli z embargiem, pod warunkiem że ta sama możliwość zostanie dana wszystkim zainteresowanym redakcjom. Godzinę, od której wolno publikować, podaje się wyraźnie na początku wiadomości. Embargo opiera się na zaufaniu, dlatego stosuje się je wobec redakcji, które firma zna.

Czy wypowiedzi z konferencji podlegają autoryzacji?

Co do zasady nie, ponieważ prawo prasowe wyłącza z autoryzacji wypowiedzi wygłoszone publicznie. Inaczej wygląda sytuacja przy indywidualnej rozmowie po części oficjalnej, o której autoryzację można poprosić przed jej rozpoczęciem. W razie sporu o konkretną publikację rozsądnie jest skonsultować sprawę z prawnikiem.

Jak często mała firma może zwoływać konferencje?

Tak rzadko, jak rzadko pojawia się wiadomość o odpowiedniej wadze. Firma, która zaprasza media kilka razy w roku z błahych powodów, traci wiarygodność i przy naprawdę ważnej okazji nie doczeka się gości. Pomiędzy konferencjami kontakt z redakcjami podtrzymują informacje prasowe i komentarze eksperckie.

Brak czasu albo ochoty, żeby zająć się tym samodzielnie?

Przygotowanie konferencji prasowej wymaga kilkunastu godzin pracy rozłożonych na trzy tygodnie i nie każdy właściciel firmy chce je odrywać od bieżących obowiązków. Mogę przejąć całość: od oceny, czy temat zasługuje na konferencję, przez wybór terminu, listę redakcji, zaproszenia i materiały prasowe, po przygotowanie mówców, obsługę spotkania, transmisję i zebranie publikacji.

Wystarczy krótka rozmowa o tym, co firma chce ogłosić, a przedstawię plan i powiem otwarcie, jeśli lepsza będzie prostsza forma. Zapraszam do kontaktu pod numerem 533 525 168 albo pod adresem info@lukaszwudyka.pl.