Rozmowa z dziennikarzem przez telefon. 7 zasad, które chronią przed nieporozumieniem

Telefon z redakcji prawie zawsze dzwoni w złym momencie: w samochodzie, między spotkaniami, przy kliencie. Dziennikarz ma kilka pytań i mało czasu, a właściciel firmy chce być uprzejmy, więc odpowiada od razu. Dzień później czyta własne słowa w artykule i nie poznaje ich: zdanie rzucone na marginesie stało się tytułem, liczba podana z pamięci okazała się błędna, a żart zabrzmiał jak oficjalne stanowisko firmy.

Ta instrukcja jest przeznaczona dla osób, które prowadzą firmę, kierują zespołem albo występują jako specjaliści i od czasu do czasu odbierają telefon od mediów. Nie wymaga doświadczenia w kontaktach z prasą. Opisuje siedem zasad ułożonych w kolejności, w jakiej przydają się w trakcie rozmowy: od pierwszych sekund po odebraniu połączenia do sprawdzenia opublikowanego tekstu.

Po lekturze czytelnik będzie umiał ustalić, z kim i w jakim trybie rozmawia, przygotować się w kilkanaście minut, mówić tak, żeby cytat dało się zapisać bez przeinaczeń, skorzystać z prawa do autoryzacji i zareagować, gdy w publikacji mimo wszystko pojawi się błąd. Zasady opierają się na przepisach Prawa prasowego i na zwyczajach pracy redakcji, dlatego nie wymagają żadnych narzędzi poza telefonem, kartką i pocztą elektroniczną.

Skąd biorą się nieporozumienia w rozmowie telefonicznej z dziennikarzem?

Rozmowa przez telefon różni się od spotkania i od odpowiedzi pisemnych w trzech punktach. Nie widać rozmówcy, więc nie wiadomo, czy notuje, nagrywa, czy tylko słucha. Nie zostaje po niej żaden ślad, do którego obie strony mogłyby wrócić. Toczy się szybko, a pośpiech sprzyja skrótom myślowym, które na papierze znaczą coś innego niż w głowie mówiącego.

Nieporozumienie rzadko wynika ze złej woli. Dziennikarz zwykle pisze w pośpiechu kilka tekstów naraz i zapisuje to, co usłyszał, a nie to, co rozmówca miał na myśli. Uważam, że większości kłopotów da się zapobiec po stronie osoby odpowiadającej, bo to ona decyduje, kiedy rozmawia, co mówi i jakie ustalenia potwierdza na piśmie.

Po czym poznać, że rozmowa poszła w złą stronę?

Sygnały ostrzegawcze pojawiają się jeszcze przed publikacją. Po odłożeniu słuchawki rozmówca nie potrafi powtórzyć, jak nazywał się dziennikarz i dla jakiego tytułu pisze. Nie wie, czy jego słowa zostaną przytoczone dosłownie, czy posłużą wyłącznie jako tło. Nie pamięta, jakie liczby podał. Nie ustalono, kiedy tekst się ukaże ani czy cytaty zostaną przesłane do wglądu.

Po publikacji objawy są już oczywiste: cytat brzmi ostrzej niż wypowiedź, pojawia się w nim nazwa klienta lub kontrahenta, której nie należało ujawniać, błędnie podano stanowisko albo nazwę firmy, a zdanie wyrwane z dłuższego wywodu zmieniło sens. Każdy z tych skutków ma konkretną przyczynę, którą opisują kolejne sekcje.

Najczęstsze przyczyny i sposób ich sprawdzenia

Źródeł nieporozumień jest kilka i dobrze je rozróżniać, ponieważ każde usuwa się inaczej. Po każdej rozmowie z mediami opłaca się przejść przez poniższą listę i zaznaczyć, która z sytuacji wystąpiła.

• Odpowiedź natychmiastowa, bez przygotowania i bez wiedzy, czego dotyczy materiał.
• Brak ustaleń co do trybu rozmowy: czy jest nagrywana, czy wypowiedzi będą cytowane, czy rozmówca wystąpi pod nazwiskiem.
• Długie, wielokrotnie złożone zdania, z których dziennikarz musi sam wybrać fragment do cytatu.
• Liczby, nazwy i daty podane z pamięci, bez sprawdzenia.
• Domysły i opinie o innych osobach lub firmach wypowiedziane tonem pewnej informacji.
• Brak żądania autoryzacji albo żądanie zgłoszone zbyt późno.
• Brak pisemnego potwierdzenia tego, co ustalono przez telefon.

Kto dzwoni i w jakiej sprawie? Ustalenia, bez których nie należy odpowiadać

Pierwsza zasada brzmi: najpierw pytania rozmówcy, potem pytania dziennikarza. Zanim padnie jakakolwiek odpowiedź merytoryczna, trzeba wiedzieć, z kim prowadzi się rozmowę i do czego posłużą wypowiedzi. Rzetelny dziennikarz nie ma z tym kłopotu, ponieważ przedstawienie się i podanie tematu należy do zwykłej kultury zawodu.

Poniższe czynności zajmują około minuty i wykonuje się je zawsze w tej samej kolejności.

1. Należy poprosić o imię i nazwisko oraz nazwę redakcji i od razu je zanotować. Wystarczy zdanie: „Dla porządku poproszę o imię, nazwisko i tytuł, dla którego powstaje materiał”.
2. Następnie trzeba zapytać o temat i rodzaj materiału: krótka informacja, dłuższy artykuł, wywiad, materiał radiowy lub telewizyjny. Od tego zależy, ile miejsca dostanie wypowiedź.
3. Kolejne pytanie dotyczy roli rozmówcy: czy ma wystąpić jako przedstawiciel firmy, której dotyczy tekst, czy jako specjalista komentujący zjawisko.
4. Warto dowiedzieć się, kto jeszcze wypowiada się w materiale i czy tekst odnosi się do konkretnego zdarzenia, skargi lub dokumentu. Jeżeli tak, należy poprosić o jego przesłanie.
5. Na końcu ustala się termin: do której godziny redakcja potrzebuje odpowiedzi i kiedy planowana jest publikacja.
6. Trzeba poprosić o numer telefonu i adres e-mail dziennikarza, najlepiej w domenie redakcji.

Jeżeli dzwoniący nie chce się przedstawić albo podaje tytuł, którego nie da się znaleźć, rozmowę należy uprzejmie zakończyć prośbą o pytania na piśmie. Wątpliwości rozwiewa prosty sposób: oddzwonienie na numer redakcji podany na jej stronie internetowej i poproszenie o połączenie z daną osobą. To metoda bezpieczna i w pełni przyjęta, a przy okazji chroni przed osobami, które tylko podają się za przedstawicieli mediów.

Czy trzeba odpowiadać od razu? Prawo do oddzwonienia i kwadrans na przygotowanie

Druga zasada: nie odpowiada się bez przygotowania. Nikt nie ma obowiązku odpowiadać w tej samej chwili, w której zadzwonił telefon. Prośba o kilkanaście minut nie jest unikiem, pod warunkiem że towarzyszy jej konkretna godzina i że rozmówca rzeczywiście oddzwoni.

Sprawdza się zdanie: „Chętnie odpowiem, ale potrzebuję chwili, żeby sprawdzić dane. Oddzwonię o 14.30. Czy mogę wcześniej dostać pytania mailem?”. Dziennikarz dostaje jasny termin, a rozmówca zyskuje czas na uporządkowanie myśli. Jeżeli redakcja zamyka tekst za pół godziny, można umówić się na dziesięć minut, ale nawet tak krótka przerwa zmienia jakość odpowiedzi.

Jak wykorzystać czas przed oddzwonieniem?

1. Należy spisać na kartce najwyżej trzy zdania, które mają znaleźć się w materiale. Każde powinno dać się wypowiedzieć na jednym oddechu.
2. Do każdego zdania trzeba dopisać jeden fakt, liczbę lub przykład, który je potwierdza, i sprawdzić go w dokumentach, a nie w pamięci.
3. Następnie wypisuje się trzy najtrudniejsze pytania, jakie mogą paść, i przy każdym krótką odpowiedź.
4. Osobno zaznacza się tematy, których rozmówca nie może poruszać: tajemnice handlowe, dane klientów, sprawy w toku, informacje objęte umową o poufności.
5. Na koniec warto znaleźć spokojne miejsce, przygotować kartkę i długopis oraz wyłączyć powiadomienia. Rozmowa prowadzona zza kierownicy albo w hałasie prawie zawsze kończy się gorzej.

Trzy zdania to nie przypadkowa liczba. Krótki materiał mieści zwykle jeden cytat, a dłuższy dwa lub trzy. Kto przygotuje dziesięć myśli, ten oddaje dziennikarzowi wybór najważniejszej. Sposób budowania takich zdań opisałem szerzej w tekście o tym, jak przygotować trzy najważniejsze komunikaty przed wywiadem.

Gdy sprawa jest poważna, na przykład dotyczy skargi klienta, wypadku albo zarzutów wobec firmy, bezpieczniej poprosić o pytania na piśmie i odpowiedzieć pisemnie. Odpowiedź mailowa trwa dłużej, ale zostaje po niej dokładny zapis, a ryzyko przeinaczenia jest wyraźnie mniejsze.

Czy rozmowa jest nagrywana i jak zostanie użyta? Ustalenie trybu przed pierwszą odpowiedzią

Trzecia zasada dotyczy statusu rozmowy. Przed pierwszą odpowiedzią trzeba ustalić trzy rzeczy: czy rozmowa jest nagrywana, czy nagranie ma zostać wyemitowane, oraz czy wypowiedzi będą cytowane pod nazwiskiem. Pytanie zadaje się wprost: „Czy rozmowa jest nagrywana i czy nagranie będzie emitowane, czy posłuży tylko do notatek?”.

Ma to oparcie w ustawie. Artykuł 14 Prawa prasowego stanowi, że publikowanie lub rozpowszechnianie w inny sposób informacji utrwalonych za pomocą zapisów fonicznych i wizualnych wymaga zgody osób udzielających informacji. Dziennikarze często nagrywają rozmowy wyłącznie po to, żeby wiernie spisać cytaty, i jest to dla rozmówcy korzystne. Emisja głosu w radiu, podkaście lub materiale wideo to jednak inna sytuacja i rozmówca ma prawo o niej wiedzieć oraz się na nią zgodzić.

Ten sam artykuł daje jeszcze dwa uprawnienia, o których mało kto pamięta. Osoba udzielająca informacji może z ważnych powodów społecznych lub osobistych zastrzec termin i zakres jej opublikowania. Dziennikarz nie może też opublikować informacji, jeżeli osoba jej udzielająca zastrzegła to ze względu na tajemnicę zawodową. Zastrzeżenie trzeba wypowiedzieć wyraźnie i najlepiej powtórzyć w wiadomości po rozmowie.

Czy istnieje rozmowa „nie do publikacji”?

W języku redakcji funkcjonują określenia rozmowy nieoficjalnej, rozmowy „w tle” albo wypowiedzi bez podawania nazwiska. To zwyczaje, a nie pojęcia z ustawy, i różne redakcje rozumieją je różnie. Działają wyłącznie wtedy, gdy zostały uzgodnione przed wypowiedzią, a dziennikarz wyraźnie się na nie zgodził. Zdanie „to oczywiście nie do publikacji” wypowiedziane po fakcie niczego nie gwarantuje.

Prawo prasowe przewiduje natomiast ochronę tożsamości informatora. Dziennikarz ma obowiązek zachować w tajemnicy dane umożliwiające identyfikację osoby udzielającej informacji, jeżeli zastrzegła ona nieujawnianie tych danych. Kto chce pozostać anonimowy, powinien powiedzieć to na początku, a nie na końcu rozmowy.

Radzę przyjąć najprostszą regułę: przez telefon mówi się tylko to, co można bez szkody przeczytać następnego dnia pod własnym nazwiskiem. Kto trzyma się tej reguły, nie musi liczyć na cudzą pamięć o ustaleniach.

Czy rozmówca może sam nagrać rozmowę?

Własne nagranie bywa pomocne przy autoryzacji i przy ewentualnym sporze o brzmienie cytatu. Najuczciwsze i najbezpieczniejsze rozwiązanie to uprzedzenie dziennikarza: „Dla własnych notatek również nagrywam tę rozmowę”. Takiego nagrania nie należy publikować ani przekazywać dalej bez zgody drugiej strony. Jeżeli nagrywanie budzi wątpliwości, wystarczą staranne notatki z godziną rozmowy i najważniejszymi zdaniami.

Kto woli nie zajmować się tym samodzielnie, może zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na info@lukaszwudyka.pl, a przejmę sprawę: ustalę z redakcją tryb rozmowy, przygotuję trzy zdania do cytatu wraz z odpowiedziami na trudne pytania i dopilnuję autoryzacji.

Jak mówić, żeby cytat nie zmienił sensu? Krótkie zdania i wolne tempo

Czwarta zasada: mówi się tak, żeby dało się to zapisać. Dziennikarz notuje lub przepisuje nagranie, a potem wybiera jedno lub dwa zdania. Im dłuższa i bardziej zawiła wypowiedź, tym większe ryzyko, że wybrany fragment bez sąsiednich zdań będzie znaczył coś innego.

Najważniejszą myśl należy podać na początku odpowiedzi, a dopiero potem ją uzasadnić. Rozmowa telefoniczna zachęca do odwrotnej kolejności: najpierw tło, zastrzeżenia i dygresje, a wniosek na końcu, gdy dziennikarz ma już zapisane trzy inne zdania. Odpowiedź zbudowana według wzoru „teza, powód, przykład” broni się nawet po skróceniu do pierwszego zdania.

W praktyce pomagają następujące nawyki.

• Jedno zdanie zawiera jedną myśl i daje się wypowiedzieć bez nabierania powietrza.
• Tempo jest wolniejsze niż w zwykłej rozmowie, a po ważnym zdaniu następuje krótka przerwa.
• Liczby podaje się powoli i powtarza, a przy danych bardziej złożonych zapowiada przesłanie ich mailem.
• Nazwiska, nazwy firm i produktów literuje się albo obiecuje ich pisownię w wiadomości po rozmowie.
• Żargon branżowy zastępuje się słowami, które zrozumie czytelnik spoza zawodu.
• Ironii, żartów i przenośni lepiej unikać, bo w druku nie słychać tonu głosu.

Co zrobić, gdy pytanie zawiera tezę?

Zdarzają się pytania zamknięte w rodzaju: „Czyli przyznaje pan, że firma zawiodła klientów?”. Odpowiedź „tak” albo „no cóż, w pewnym sensie” może zostać przytoczona razem z tezą z pytania. Nie należy powtarzać negatywnych sformułowań dziennikarza, nawet po to, żeby im zaprzeczyć, ponieważ w cytacie zostanie właśnie to słowo. Lepiej odpowiedzieć pełnym, własnym zdaniem: „Opóźnienie dotyczyło jednej dostawy i zostało naprawione w ciągu dwóch dni”.

Cisza w słuchawce nie wymaga wypełnienia

Po odpowiedzi często zapada cisza, bo dziennikarz notuje. Rozmówca odbiera ją jako oczekiwanie na ciąg dalszy i zaczyna dopowiadać rzeczy, których nie planował. To właśnie w takich dopowiedzeniach padają zdania, które później trafiają do tytułu. Po zakończeniu odpowiedzi należy po prostu poczekać na następne pytanie.

Co odpowiedzieć, gdy nie zna się odpowiedzi? Granica między faktem a domysłem

Piąta zasada: mówi się wyłącznie o tym, co się wie i za co bierze się odpowiedzialność. Przez telefon łatwo ulec wrażeniu, że brak odpowiedzi jest porażką. Jest odwrotnie. Zdanie „nie znam dokładnej liczby, sprawdzę i wyślę ją mailem do godziny 15.00” buduje wiarygodność, a liczba podana w przybliżeniu potrafi ją zniszczyć.

Dobrze mieć przygotowane trzy formuły na trzy różne sytuacje. Gdy brakuje danych: „Nie chcę podawać tego z pamięci, prześlę dokładne dane mailem”. Gdy pytanie wykracza poza kompetencje rozmówcy: „To nie jest mój obszar, mogę wskazać osobę, która zna temat”. Gdy odpowiedź jest objęta poufnością: „Nie mogę o tym mówić ze względu na umowę z klientem, mogę natomiast opisać, jak takie sytuacje wyglądają w branży”.

Samo „bez komentarza” brzmi w tekście jak przyznanie się do winy, dlatego odmowę zawsze warto uzasadnić jednym zdaniem. Dziennikarz może napisać, że firma odmówiła odpowiedzi, ale jeśli poda powód, czytelnik oceni tę odmowę zupełnie inaczej.

Pytania o konkurencję, klientów i hipotetyczne scenariusze

Trzy rodzaje pytań wymagają szczególnej ostrożności. Pierwszy to prośba o ocenę innej firmy lub osoby. Krytyczne zdanie o konkurencie jest atrakcyjnym cytatem, a w skrajnym przypadku może skończyć się zarzutem naruszenia dóbr osobistych. Bezpieczniej opisywać własną praktykę i zjawisko, a nie cudze postępowanie.

Drugi rodzaj to pytania o klientów i kontrahentów. Nazwy, kwoty i szczegóły współpracy podaje się tylko za zgodą drugiej strony. Trzeci to pytania zaczynające się od „a co, gdyby”. Odpowiedź na hipotezę bywa później przedstawiana jako zapowiedź lub plan firmy, więc uprzejma odmowa spekulowania jest tu w pełni uzasadniona.

Jak skorzystać z prawa do autoryzacji i nie spóźnić się z odpowiedzią?

Szósta zasada: żądanie autoryzacji zgłasza się od razu, w trakcie tej samej rozmowy. Prawo prasowe stanowi, że dziennikarz nie może odmówić osobie udzielającej informacji autoryzacji dosłownie cytowanej wypowiedzi, o ile nie była ona wcześniej publikowana lub wygłoszona publicznie. Dziennikarz powinien poinformować o tym prawie przed udzieleniem informacji, ale w pośpiechu bywa z tym różnie, dlatego o autoryzację należy upomnieć się samodzielnie.

Ustawa wymaga, by żądanie zostało zgłoszone niezwłocznie. W praktyce oznacza to jedno zdanie wypowiedziane przed zakończeniem rozmowy i powtórzone w mailu. Kolejność czynności wygląda następująco.

1. Przed pierwszą odpowiedzią albo najpóźniej na końcu rozmowy należy powiedzieć: „Proszę o przesłanie cytatów do autoryzacji przed publikacją”.
2. Trzeba uzgodnić sposób przekazania tekstu: adres e-mail, na który trafią cytaty, oraz numer telefonu na wypadek pilnych pytań.
3. Należy zapytać, kiedy w przybliżeniu cytaty zostaną wysłane, i zadbać, żeby w tym czasie ktoś odbierał pocztę.
4. Po otrzymaniu cytatów zapisuje się godzinę ich dostarczenia, ponieważ od tego momentu biegnie termin.
5. Odpowiedź odsyła się tym samym kanałem, z pełnym brzmieniem każdego poprawionego cytatu, i zachowuje kopię.

Terminy są krótkie. Zgodnie z artykułem 14a autoryzacji dokonuje się niezwłocznie, nie później niż w ciągu 6 godzin w przypadku dzienników i 24 godzin w przypadku czasopism, chyba że strony umówią się inaczej. Bieg terminu rozpoczyna się od przekazania tekstu cytowanej wypowiedzi w uzgodniony sposób. Jeżeli redakcja pracuje wieczorem, a rozmówca wie, że nie zajrzy do poczty przed rankiem, inny termin trzeba uzgodnić od razu i potwierdzić w wiadomości.

Brak odpowiedzi ma poważny skutek. W razie niedokonania lub odmowy dokonania autoryzacji w ustawowym terminie uznaje się, że wypowiedź została autoryzowana bez zastrzeżeń. Milczenie nie blokuje więc publikacji, tylko odbiera możliwość poprawienia cytatu.

Co wolno poprawić w cytacie?

Autoryzacja dotyczy własnych, dosłownie przytoczonych słów. Nie obejmuje tytułu, śródtytułów, komentarza dziennikarza ani wypowiedzi innych osób. Ustawa wskazuje też, czego za autoryzację się nie uznaje: zaproponowania nowych pytań, przekazania nowych informacji lub odpowiedzi oraz zmiany kolejności wypowiedzi w autoryzowanym tekście.

Poprawki powinny więc przywracać zgodność cytatu z tym, co rzeczywiście zostało powiedziane: prostować błędną liczbę, nazwę, stanowisko albo zdanie, które po skróceniu zmieniło sens. Wygładzanie własnych słów do postaci folderu reklamowego psuje relację z redakcją i zwykle kończy się rezygnacją z cytatu. Pełny opis tej procedury zawiera tekst o tym, jakie prawa i terminy przewiduje autoryzacja wypowiedzi.

Jak zakończyć rozmowę i potwierdzić ustalenia na piśmie?

Siódma zasada: po rozmowie zostaje ślad. Ostatnia minuta przy telefonie i pięć minut po odłożeniu słuchawki decydują o tym, czy w razie sporu będzie się do czego odwołać. Rozmowę kończy się krótkim podsumowaniem na głos: co zostanie zacytowane, co rozmówca dośle, kiedy przyjdą cytaty do autoryzacji i kiedy planowana jest publikacja.

Zaraz potem wysyła się wiadomość potwierdzającą. Nie musi być długa. Ma zawierać ustalenia, obiecane dane i poprawną pisownię nazw. Wzór do przepisania i uzupełnienia wygląda następująco.

Temat: Potwierdzenie ustaleń po rozmowie telefonicznej - [temat materiału]

Dzień dobry,
dziękuję za rozmowę. Dla porządku potwierdzam ustalenia:
1. Moje imię, nazwisko i stanowisko: [dokładna pisownia].
2. Nazwa firmy: [dokładna pisownia].
3. Dane, o które Pani/Pan pytał(a): [liczby, nazwy, źródło].
4. Proszę o przesłanie cytatów do autoryzacji na ten adres.
   Odpowiem w ciągu [uzgodniony czas] od ich otrzymania.
5. Zastrzeżenia: [np. bez podawania nazwy klienta].
W razie dodatkowych pytań jestem dostępny(-a) pod numerem [telefon].

Z poważaniem
[imię i nazwisko]

Po czym poznać, że rozmowa się udała, i co zrobić, gdy w tekście pojawił się błąd?

Dobrze przeprowadzoną rozmowę rozpoznaje się jeszcze przed publikacją. Rozmówca zna nazwisko dziennikarza i tytuł, wie, w jakiej roli wystąpi, ma w skrzynce wysłane potwierdzenie i otrzymał cytaty do wglądu. Po publikacji wystarczy porównać tekst z notatkami: cytaty zgadzają się z autoryzowaną wersją, nazwy i stanowiska są poprawne, a sens wypowiedzi został zachowany.

Publikację trzeba przeczytać w całości, razem z tytułem, leadem i podpisami pod zdjęciami, najlepiej w dniu ukazania się. Do wychwytywania wzmianek o firmie przydają się automatyczne powiadomienia. Ich konfigurację opisałem w tekście o tym, jak ustawić Alerty Google dla własnej nazwy.

Drobna pomyłka: prośba o poprawkę

Literówka w nazwisku, błędna nazwa firmy czy pomylone stanowisko to sprawy, które redakcje internetowe poprawiają zwykle bez dyskusji. Należy napisać do autora krótką, rzeczową wiadomość: wskazać zdanie z błędem, podać poprawne brzmienie i powołać się na mail z potwierdzeniem ustaleń. Ton ma znaczenie. Uprzejma prośba wysłana w dniu publikacji działa szybciej niż pretensje po tygodniu.

Cytat niezgodny z autoryzacją albo opublikowany bez niej

Jeżeli opublikowany cytat różni się od wersji autoryzowanej albo ukazał się mimo zgłoszonego żądania autoryzacji, w pierwszej kolejności trzeba napisać do autora, a przy braku reakcji do redaktora naczelnego. Do wiadomości dołącza się korespondencję z żądaniem autoryzacji i odesłane cytaty. Prawo prasowe przewiduje karę grzywny za opublikowanie dosłownie cytowanej wypowiedzi bez umożliwienia autoryzacji, ale ocena konkretnego przypadku należy do sądu, dlatego przed dalszymi krokami warto skonsultować się z prawnikiem.

Nieprawdziwa lub nieścisła informacja: sprostowanie

Gdy materiał zawiera nieprawdziwą lub nieścisłą wiadomość, zainteresowany może żądać sprostowania. Zgodnie z artykułem 31a Prawa prasowego wniosek kieruje się do redaktora naczelnego, a sprostowanie musi być rzeczowe i odnosić się do faktów. Nadaje się je w placówce pocztowej albo składa w siedzibie redakcji, na piśmie, w terminie nie dłuższym niż 21 dni od dnia opublikowania materiału.

Pismo powinno zawierać podpis wnioskodawcy, jego imię i nazwisko lub nazwę oraz adres korespondencyjny. Tekst sprostowania nie może przekraczać dwukrotnej objętości fragmentu, którego dotyczy. Sprostowanie służy poprawianiu faktów, a nie polemice z ocenami autora, dlatego źle sformułowane pismo bywa odrzucane. Nie mogę obiecać, że każda redakcja je opublikuje, a w razie odmowy pozostaje droga sądowa, na której pomoc prawnika jest bardzo wskazana.

Jakich błędów unikać podczas rozmowy telefonicznej z mediami?

Część błędów powtarza się niezależnie od branży i wielkości firmy. Większość z nich wynika z uprzejmości albo z chęci szybkiego zamknięcia sprawy, a nie z braku wiedzy.

• Odbieranie telefonu od redakcji w samochodzie, na ulicy lub przy osobach postronnych i odpowiadanie mimo braku warunków.
• Rozmowa bez notatek, po której nie wiadomo, co dokładnie zostało powiedziane.
• Zastrzeganie poufności po wypowiedzi zamiast przed nią.
• Wypełnianie ciszy dodatkowymi zdaniami i luźnymi uwagami na koniec rozmowy, gdy wydaje się, że wywiad już się skończył.
• Żądanie wglądu w cały artykuł przed publikacją. Ustawa daje prawo do autoryzacji własnych cytatów, a nie do zatwierdzania tekstu, i takie żądanie zwykle psuje relację z redakcją.
• Wycofywanie całej wypowiedzi w ramach autoryzacji albo dopisywanie do niej nowych treści.
• Ignorowanie wiadomości z cytatami, co po upływie terminu oznacza autoryzację bez zastrzeżeń.
• Naciski na dziennikarza, groźby pozwu w pierwszej wiadomości lub powoływanie się na budżet reklamowy. Takie zachowanie samo może stać się tematem publikacji.

Osobną kategorią jest uzależnianie rozmowy od korzystnego wydźwięku tekstu. Artykuł 14 Prawa prasowego stanowi, że udzielenia informacji nie można uzależniać od sposobu jej skomentowania lub uzgodnienia tekstu wypowiedzi dziennikarskiej, z wyjątkiem samej autoryzacji. Rozmówca decyduje o własnych słowach, a nie o ocenach autora.

Najczęstsze pytania

Czy można odmówić rozmowy z dziennikarzem?

Nikt nie musi udzielać wywiadu ani odpowiadać natychmiast przez telefon. Trzeba jednak wiedzieć, że artykuł 4 Prawa prasowego zobowiązuje przedsiębiorców do udzielania prasie informacji o swojej działalności, o ile na podstawie odrębnych przepisów informacja nie jest objęta tajemnicą lub nie narusza prawa do prywatności. Najrozsądniej poprosić o pytania na piśmie i odpowiedzieć pisemnie, a przy zamiarze odmowy skonsultować się z prawnikiem.

Czy lepiej rozmawiać przez telefon, czy odpowiadać pisemnie?

Przy prostym komentarzu eksperckim rozmowa telefoniczna jest szybsza i zwykle daje żywszy cytat. Przy sprawach spornych, liczbach, zarzutach i tematach prawnych bezpieczniejsza jest odpowiedź pisemna, ponieważ zostaje po niej dokładny zapis. Dobrym rozwiązaniem pośrednim jest krótka rozmowa uzupełniona mailem z danymi i pisownią nazw.

Czy autoryzacja przysługuje także w radiu i telewizji?

Prawo do autoryzacji dotyczy dosłownie cytowanej wypowiedzi, a ustawowe terminy 6 i 24 godzin odnoszą się do dzienników i czasopism. Wypowiedź wygłoszona publicznie, na przykład na żywo na antenie, autoryzacji nie podlega. Przy materiałach nagrywanych dla radia, telewizji lub podkastu znaczenie ma przede wszystkim zgoda na rozpowszechnienie nagrania, dlatego zakres jego wykorzystania trzeba ustalić przed rozmową.

Co zrobić, jeśli dziennikarz nie chce przesłać cytatów do autoryzacji?

Należy spokojnie przypomnieć, że żądanie zostało zgłoszone, i powtórzyć je w wiadomości e-mail, żeby pozostał ślad. Jeżeli dziennikarz zapowiada, że wypowiedź zostanie omówiona własnymi słowami, a nie zacytowana, autoryzacja formalnie go nie obowiązuje. Wtedy tym bardziej przydaje się mail z potwierdzeniem najważniejszych faktów i liczb.

Czy pracownik może rozmawiać z mediami w imieniu firmy?

To zależy od zasad przyjętych w firmie. Najbezpieczniej wyznaczyć jedną lub dwie osoby upoważnione do kontaktu z mediami i poinformować pozostałych, że telefon z redakcji należy przekazać dalej, zapisując nazwisko dziennikarza, tytuł, temat i termin. Taka prosta reguła chroni pracowników przed sytuacją, w której przypadkowa uwaga zostaje przedstawiona jako stanowisko firmy.

Co zrobić, gdy dziennikarz dzwoni w sprawie kryzysowej?

Stosuje się te same zasady, tylko jeszcze staranniej: ustalenie rozmówcy, prośba o pytania na piśmie, krótka przerwa na sprawdzenie faktów i jedna osoba, która wypowiada się w imieniu firmy. Nie należy spekulować o przyczynach ani wskazywać winnych przed wyjaśnieniem sprawy. Wystarczy powiedzieć, co wiadomo, co firma robi i kiedy przekaże kolejne informacje.

Brak czasu albo ochoty, żeby zająć się tym samodzielnie?

Rozmowa z dziennikarzem bywa stresująca, zwłaszcza gdy telefon dzwoni po raz pierwszy albo sprawa jest dla firmy niewygodna. Chętnie przejmę ten ciężar. Sprawdzę, kto dzwoni i o co pyta, ustalę z redakcją tryb rozmowy i termin, przygotuję zdania do cytatu oraz odpowiedzi na trudne pytania, przeprowadzę próbną rozmowę, dopilnuję autoryzacji w terminie, a po publikacji przeczytam tekst i w razie potrzeby poproszę redakcję o poprawkę.

Wystarczy zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na adres info@lukaszwudyka.pl i w kilku zdaniach opisać sytuację: jaka redakcja, jaki temat, na kiedy potrzebna jest odpowiedź. Odpowiadam szybko, bo w kontaktach z mediami liczą się godziny.