Zaproszenie dla mediów na wydarzenie firmowe. Co powinno zawierać?

Firma otwiera nowy oddział, uruchamia linię produkcyjną albo świętuje okrągłą rocznicę. Do redakcji trafia wiadomość z zaproszeniem, a w dniu wydarzenia na miejscu nie ma ani jednego dziennikarza. Najczęściej nie zawiodło samo wydarzenie, tylko zaproszenie: było za długie, przyszło za późno, nie mówiło, co redakcja z tej wizyty wyniesie, albo trafiło do osoby, która tym tematem się nie zajmuje.

Ten tekst jest dla właścicieli firm i osób odpowiedzialnych za kontakt z mediami, które organizują wydarzenie firmowe i chcą, żeby pojawili się na nim dziennikarze. Opisuję, z czego składa się dobre zaproszenie dla mediów, w jakiej kolejności podać informacje, kiedy i jak je wysłać oraz jak zebrać potwierdzenia.

Po lekturze będzie wiadomo, jak ocenić, czy wydarzenie w ogóle nadaje się dla redakcji, jak napisać zaproszenie mieszczące się na jednym ekranie, jak wysłać je do wielu osób bez ujawniania adresów i co zrobić, gdy mimo wysyłki nikt nie odpowiada. W tekście znajduje się też gotowy wzór do przepisania.

Czym zaproszenie dla mediów różni się od informacji prasowej?

Informacja prasowa opisuje coś, co już się stało albo właśnie się dzieje, i jest napisana tak, żeby redakcja mogła z niej przygotować materiał bez wychodzenia zza biurka. Zaproszenie dla mediów działa odwrotnie: zapowiada wydarzenie i ma przekonać dziennikarza, żeby poświęcił czas na przyjazd. Zasady pisania pierwszego z tych dokumentów opisałem w tekście o tym, jak napisać i wysłać informację prasową.

Z tej różnicy wynika cała budowa zaproszenia. Dziennikarz nie potrzebuje w nim historii firmy ani pełnego opisu produktu. Potrzebuje odpowiedzi na kilka prostych pytań: co się wydarzy, kiedy, gdzie, kto będzie na miejscu, co będzie można sfilmować, sfotografować lub nagrać i z kim da się porozmawiać. Wszystko inne trafia do materiałów prasowych, które redakcja dostaje na miejscu albo po wydarzeniu.

Zaproszenie dla mediów nie jest też zaproszeniem dla gości. Klienci, partnerzy i władze lokalne dostają elegancką kartę z programem uroczystości i informacją o poczęstunku. Redakcja dostaje krótką, rzeczową wiadomość, w której na pierwszym miejscu stoi temat, a nie uroczystość. Wysyłanie dziennikarzom tego samego pliku co gościom jest jednym z najczęstszych powodów, dla których zaproszenie zostaje pominięte.

Po czym poznać, że zaproszenie nie spełnia swojego zadania?

Problem widać zwykle dopiero w dniu wydarzenia, kiedy jest za późno na poprawki. Dlatego lepiej sprawdzić gotowy tekst wcześniej, przykładając do niego kilka pytań kontrolnych. Jeśli na któreś z nich odpowiedź brzmi „nie”, zaproszenie wymaga przeróbki przed wysyłką.

• Czy z tematu wiadomości i pierwszych dwóch zdań wynika, co się wydarzy, gdzie i kiedy?
• Czy całość mieści się na jednym ekranie telefonu albo niewiele poza nim?
• Czy podano, co konkretnie będzie można pokazać czytelnikom, widzom lub słuchaczom?
• Czy wskazano z imienia, nazwiska i funkcji osoby, z którymi będzie można porozmawiać?
• Czy jest numer telefonu do osoby, która odbierze także w dniu wydarzenia?
• Czy wiadomość da się przeczytać bez otwierania załącznika?

Drugim źródłem wiedzy są wcześniejsze wysyłki. Brak jakiejkolwiek odpowiedzi od wszystkich redakcji oznacza zwykle kłopot z tematem albo z listą adresów. Pytania zwrotne o godzinę, adres lub parking oznaczają, że w zaproszeniu zabrakło podstawowych danych. Odpowiedzi w rodzaju „proszę przesłać informację po wydarzeniu” są sygnałem, że temat jest ciekawy, ale przyjazd na miejsce nie daje redakcji niczego ponad to, co dostanie w wiadomości.

Czy to wydarzenie jest tematem dla redakcji i jak to ocenić przed wysyłką?

Najlepiej napisane zaproszenie nie pomoże, jeśli wydarzenie interesuje wyłącznie firmę. Redakcja ocenia je z punktu widzenia odbiorców: czy mieszkańcy, klienci albo branża dowiedzą się czegoś, co ich dotyczy. Otwarcie zakładu, który zatrudni ludzi z okolicy, jest tematem dla mediów lokalnych. Spotkanie integracyjne zespołu tematem nie jest, nawet jeśli odbywa się z rozmachem.

Przed pisaniem zaproszenia radzę odpowiedzieć na trzy pytania. Pierwsze: co się zmieni dla ludzi spoza firmy po tym wydarzeniu? Drugie: co będzie widać na miejscu, czego nie da się opisać w wiadomości? Trzecie: kto będzie na miejscu i co ma do powiedzenia poza podziękowaniami? Szerzej o doborze okazji pisałem w tekście o tym, które wydarzenia w firmie są tematem dla mediów.

Jeżeli na żadne z tych pytań nie ma dobrej odpowiedzi, uczciwiej jest zrezygnować z zapraszania dziennikarzy i po wydarzeniu wysłać krótką informację ze zdjęciami. Zaproszenie na wydarzenie bez tematu szkodzi na przyszłość, ponieważ redakcja zapamiętuje nadawcę, który zajął jej czas bez powodu.

Jak dopasować temat do rodzaju redakcji?

To samo wydarzenie ma dla różnych mediów różne mocne strony. Portal lokalny i gazeta regionalna zapytają o miejsca pracy, inwestycję w mieście i utrudnienia dla mieszkańców. Portal branżowy zapyta o technologię, dane i plany firmy. Telewizja i radio zapytają przede wszystkim o to, co będzie widać i słychać oraz o której godzinie rozmówca stanie przed kamerą lub mikrofonem.

W praktyce wystarczają dwie lub trzy wersje pierwszego akapitu, a reszta zaproszenia pozostaje wspólna. Wersja dla mediów lokalnych zaczyna się od znaczenia dla miasta, wersja branżowa od rozwiązania technicznego, a wersja dla telewizji i radia od tego, co i o której godzinie da się nagrać.

Co powinno zawierać zaproszenie dla mediów? Elementy w kolejności

Dobre zaproszenie ma stałą budowę. Dziennikarz, który dostaje takich wiadomości wiele, szuka w nich tych samych danych w tych samych miejscach. Poniżej elementy w kolejności, w jakiej powinny pojawić się w treści wiadomości.

1. Temat wiadomości. Zaczyna się od słowa „Zaproszenie”, a dalej zawiera nazwę wydarzenia, dzień i miejscowość, na przykład: „Zaproszenie dla mediów: otwarcie zakładu w Zabierzowie, czwartek, godz. 11.00”.
2. Jedno zdanie o tym, co się wydarzy. Bez przymiotników, z nazwą firmy, rodzajem wydarzenia i tym, co ono oznacza dla odbiorców redakcji.
3. Termin. Dzień tygodnia, data i godzina rozpoczęcia, a obok godzina, o której zaczyna się część dla mediów, jeśli jest inna niż początek uroczystości.
4. Miejsce. Pełny adres, nazwa budynku lub sali, wejście, z którego należy skorzystać, oraz informacja o parkingu i miejscu dla wozu transmisyjnego.
5. Program w punktach z godzinami. Najwyżej kilka pozycji, z wyraźnie zaznaczonym momentem najciekawszym do nagrania lub sfotografowania.
6. Rozmówcy. Imię, nazwisko i funkcja każdej osoby dostępnej dla dziennikarzy oraz godzina, o której będzie można z nią porozmawiać.
7. Co będzie można pokazać. Na przykład hala z pracującą linią, pokaz urządzenia, przecięcie wstęgi, zwiedzanie zakładu.
8. Informacje praktyczne. Wymagana odzież ochronna, ograniczenia w fotografowaniu, dostęp do prądu i internetu, czas trwania części dla mediów.
9. Prośba o potwierdzenie. Termin, do którego należy potwierdzić obecność, oraz sposób: odpowiedź na wiadomość lub telefon.
10. Kontakt. Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za media, numer telefonu komórkowego i adres poczty.

Na końcu wystarczą dwa lub trzy zdania o firmie. Dłuższy opis zostaje w materiałach prasowych. Jeśli wydarzenie ma zostać ogłoszone dopiero w określonym momencie, informację o tym również należy umieścić w zaproszeniu, wyraźnie i na początku.

Czego w zaproszeniu nie umieszczać?

Z zaproszenia należy usunąć wszystko, co nie pomaga w decyzji o przyjeździe. Dotyczy to historii firmy, listy nagród, pełnych życiorysów gości i opisów oferty. Nie należy też wklejać treści jako obrazka, ponieważ takiej wiadomości nie da się przeszukać ani skopiować z niej adresu, a część programów pocztowych w ogóle nie wyświetli grafiki.

Osobną sprawą są upominki. Drobny materiał firmowy przekazany na miejscu nikogo nie dziwi, ale obietnica prezentu w treści zaproszenia jest nietaktem i może postawić dziennikarza w niezręcznej sytuacji wobec zasad jego redakcji. Zachętą do przyjazdu ma być temat, a nie korzyść dla zaproszonego.

Kto woli nie zajmować się tym samodzielnie, może zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na info@lukaszwudyka.pl, a wtedy przejmę sprawę: ocenię, czy wydarzenie jest tematem dla mediów, napiszę zaproszenie w wersjach dla poszczególnych redakcji i zaplanuję jego wysyłkę.

Jak napisać temat i treść zaproszenia? Gotowy wzór do przepisania

O tym, czy wiadomość zostanie otwarta, decyduje temat. Powinien od razu mówić, że to zaproszenie, czego dotyczy i kiedy się odbywa. Słowa „ważne”, „pilne” i wykrzykniki działają na niekorzyść nadawcy. Więcej przykładów podałem w tekście o tym, jak napisać temat wiadomości do dziennikarza.

Treść zaczyna się od zwrotu grzecznościowego i jednego zdania z najważniejszą informacją. Jeśli znane jest nazwisko dziennikarza, lepiej zwrócić się do niego imiennie niż formułą ogólną. Potem następują dane w krótkich wierszach, tak żeby dało się je odczytać jednym spojrzeniem. Poniższy wzór wystarczy uzupełnić własnymi danymi w miejscach oznaczonych nawiasami.

Temat: Zaproszenie dla mediów: [nazwa wydarzenia], [dzień tygodnia], godz. [godzina], [miejscowość]

Szanowni Państwo, zapraszam przedstawicieli redakcji na [rodzaj wydarzenia], które odbędzie się w [dzień tygodnia i data] w [miejscowość]. [Jedno zdanie o tym, co wydarzenie oznacza dla mieszkańców, klientów lub branży].

Termin: [dzień tygodnia, data], początek o godz. [godzina]. Część dla mediów: godz. [od – do].

Miejsce: [nazwa obiektu, ulica i numer, miejscowość], wejście [które]. Parking: [gdzie].

Program: [godzina] – [punkt programu]; [godzina] – [punkt programu]; [godzina] – rozmowy z dziennikarzami.

Na pytania odpowiedzą: [imię i nazwisko, funkcja], [imię i nazwisko, funkcja].

Na miejscu będzie można sfotografować i nagrać: [co dokładnie]. Uwagi praktyczne: [odzież ochronna, ograniczenia, dostęp do prądu].

Uprzejmie proszę o potwierdzenie obecności do [dzień] w odpowiedzi na tę wiadomość lub telefonicznie. Kontakt dla mediów: [imię i nazwisko], tel. [numer], [adres poczty].

Cały wzór po uzupełnieniu zajmuje kilkanaście wierszy. Jeśli tekst rozrasta się ponad to, trzeba skracać opis, a nie dane. Zdania o tym, jak ważne jest wydarzenie dla firmy, można usunąć bez straty, natomiast godziny, adresu i nazwisk rozmówców usunąć nie wolno.

Jak sprawdzić zaproszenie przed wysyłką?

Najprostszy sprawdzian polega na pokazaniu tekstu osobie spoza firmy i zadaniu jej po pół minucie trzech pytań: co się odbędzie, gdzie i o której. Jeśli odpowiada bez wahania, zaproszenie jest czytelne. Drugi sprawdzian to wysłanie wiadomości na własny adres i otwarcie jej na telefonie, ponieważ wielu dziennikarzy czyta pocztę właśnie w ten sposób.

Przed wysyłką należy też sprawdzić dane, które najczęściej zawierają pomyłki: zgodność dnia tygodnia z datą, numer budynku, pisownię nazwisk i funkcji oraz numer telefonu. Błąd w godzinie wymaga potem sprostowania do wszystkich odbiorców, a każde sprostowanie obniża wiarygodność nadawcy.

Kiedy wysłać zaproszenie i do kogo je skierować?

Nie ma jednego obowiązującego terminu, bo redakcje pracują w różnym rytmie. Sprawdza się jednak prosty układ: pierwsza wysyłka z wyprzedzeniem około tygodnia, przypomnienie na dzień lub dwa przed wydarzeniem i krótki telefon do najważniejszych redakcji. Zaproszenie wysłane wiele tygodni wcześniej ginie w poczcie, a wysłane wieczorem w przeddzień trafia na gotowy już plan pracy.

Przy wyborze dnia i godziny samego wydarzenia radzę uwzględnić pracę redakcji. Przedpołudnie w środku tygodnia daje dziennikarzom czas na przygotowanie materiału tego samego dnia. Późne popołudnie w piątek i godziny wieczorne znacznie zmniejszają szanse na obecność mediów, o ile wydarzenie samo w sobie nie jest dużym tematem.

1. Około dwóch tygodni przed wydarzeniem przygotowuje się listę redakcji i nazwisk, z podziałem na media lokalne, branżowe oraz radio i telewizję.
2. Około tygodnia przed wydarzeniem wysyła się zaproszenie, w wersji dopasowanej do rodzaju redakcji.
3. Dwa lub trzy dni po wysyłce należy zadzwonić do redakcji najważniejszych dla firmy i zapytać, czy zaproszenie dotarło do właściwej osoby.
4. Na dzień lub dwa przed wydarzeniem wysyła się krótkie przypomnienie z tymi samymi danymi i ewentualnymi zmianami w programie.
5. Rano w dniu wydarzenia osoba odpowiedzialna za media ma włączony telefon i listę potwierdzonych osób przy sobie.
6. Po wydarzeniu, jeszcze tego samego dnia, do wszystkich zaproszonych redakcji trafia informacja prasowa ze zdjęciami, także do tych, które nie przyjechały.

Jak wybrać adresatów?

Zaproszenie powinno trafić do konkretnej osoby, która zajmuje się danym tematem lub regionem, oraz na adres ogólny redakcji albo sekretariatu. W redakcjach telewizyjnych i radiowych o wysłaniu ekipy decyduje zwykle osoba planująca pracę reporterów, dlatego adres działu planowania jest tam równie ważny jak adres znajomego reportera.

Nie należy wysyłać zaproszenia do wszystkich adresów, jakie udało się znaleźć. Dziennikarz sportowy nie przyjedzie na otwarcie hurtowni, a wiadomość wysłana nie do tej osoby utrwala wrażenie, że nadawca nie zna redakcji. Krótsza lista dobrze dobranych osób daje lepszy wynik niż długa lista przypadkowych adresów.

Adresy imienne dziennikarzy są danymi osobowymi. Bezpiecznie jest korzystać z adresów podanych przez redakcje do kontaktu, używać ich wyłącznie w sprawach związanych z pracą dziennikarza i usuwać z listy każdego, kto o to poprosi. W razie wątpliwości co do zasad przetwarzania takich danych w firmie należy zapytać osobę, która zajmuje się w niej ochroną danych.

Jak wysłać zaproszenie do wielu redakcji bez ujawniania adresów?

Jedna wiadomość z kilkudziesięcioma adresami w polu „Do” pokazuje każdemu odbiorcy całą listę mediów i ich adresy. Jest to błąd wizerunkowy, a przy adresach imiennych także ujawnienie danych osobom, które nie powinny ich otrzymać. Rozwiązaniem jest pole ukrytych adresatów, które w Gmailu nosi nazwę „UDW”, albo wysyłka osobnych wiadomości.

Zgodnie z pomocą Gmaila odbiorcy nie widzą, kto został dodany w polu „UDW”, a osoby z tego pola widzą jedynie adresy z pól „Do” i „DW”. Odpowiedź wysłana przez jednego z odbiorców do wszystkich nie trafia do osób z pola „UDW”. W innych programach pocztowych pole to działa na tej samej zasadzie, choć może mieć nieco inną nazwę.

1. W Gmailu na komputerze należy kliknąć „Utwórz”.
2. W polu „Do” wpisuje się własny adres firmowy, tak aby wiadomość miała widocznego adresata.
3. Po kliknięciu „UDW” w polu, które się pojawi, wpisuje się adresy redakcji i dziennikarzy, oddzielone przecinkami.
4. W polu tematu wpisuje się temat zaproszenia, a treść wkleja się bezpośrednio do wiadomości, nie jako załącznik.
5. Przed wysyłką trzeba jeszcze raz sprawdzić, czy żaden adres redakcji nie znalazł się w polu „Do” lub „DW”.
6. Po kliknięciu „Wyślij” należy otworzyć kopię, która przyszła na własny adres, i sprawdzić, jak wiadomość wygląda u odbiorcy.

Uważam, że przy krótkiej liście lepszy wynik dają osobne wiadomości z imiennym zwrotem do każdego dziennikarza i jednym zdaniem dopasowanym do jego redakcji. Zajmuje to więcej czasu, ale taka wiadomość nie wygląda na masową wysyłkę. Pole „UDW” warto zostawić dla adresów ogólnych redakcji i dla przypomnień.

Czy do zaproszenia dołączać wpis do kalendarza?

Wpis do kalendarza jest wygodny, bo dziennikarz jednym kliknięciem zapisuje termin i adres. Według pomocy Kalendarza Google do wydarzenia można dodać dowolną osobę mającą adres poczty, także taką, która z tego kalendarza nie korzysta. Robi się to w edycji wydarzenia, w sekcji „Goście”, a po zakończeniu należy kliknąć „Zapisz”. Na jedno wydarzenie można w ten sposób zaprosić maksymalnie 200 osób.

Trzeba jednak pamiętać o jednej pułapce. Goście wydarzenia w kalendarzu mogą widzieć pozostałych zaproszonych, a więc kłopot z ujawnieniem listy adresów wraca inną drogą. Uprawnienia gości ustawia się w edycji wydarzenia, w sekcji „Goście mogą”. Jeśli nie ma pewności, że lista gości została ukryta, bezpieczniej jest nie dodawać dziennikarzy do wspólnego wydarzenia.

Bezpieczniejsza droga wygląda tak: zaproszenie trafia do redakcji zwykłą wiadomością, a wpis do kalendarza dostają osobno tylko te osoby, które potwierdziły obecność. W samej wiadomości termin, godzina i pełny adres muszą być zawsze podane tekstem, niezależnie od tego, czy dołączono wpis do kalendarza.

Jak zebrać potwierdzenia i przypomnieć o wydarzeniu?

Potwierdzenia są potrzebne z dwóch powodów. Organizator wie, ile miejsc, identyfikatorów i zestawów materiałów przygotować, a osoba odpowiedzialna za media wie, do kogo zadzwonić, gdy program się zmieni. Najprostszym sposobem jest prośba o odpowiedź na wiadomość. Formularz zgłoszeniowy ma sens dopiero przy większych wydarzeniach, na przykład gdy potrzebne są dane do przepustek.

Listę warto prowadzić w zwykłym arkuszu z kilkoma kolumnami: redakcja, imię i nazwisko, telefon, data wysyłki, odpowiedź, uwagi. W uwagach zapisuje się potrzeby ekipy, na przykład miejsce dla wozu, dostęp do prądu albo prośbę o rozmowę z konkretną osobą przed oficjalnym początkiem.

Brak odpowiedzi nie oznacza odmowy. Redakcje często decydują o obsadzie wydarzeń w ostatniej chwili, zależnie od tego, co jeszcze dzieje się danego dnia. Dlatego przypomnienie na dzień lub dwa przed wydarzeniem jest zwyczajną praktyką, a nie natręctwem, o ile jest krótkie i zawiera komplet danych. Zasady takiego kontaktu opisałem w tekście o tym, jak przypomnieć się redakcji bez natręctwa.

Jak powinno wyglądać przypomnienie?

Przypomnienie ma być krótsze niż zaproszenie. Wystarcza jedno zdanie wprowadzenia, termin, adres, godzina części dla mediów, nazwiska rozmówców i telefon kontaktowy. Jeśli od pierwszej wysyłki doszło coś nowego, na przykład potwierdzony gość albo dodatkowy pokaz, należy podać to w pierwszym zdaniu, ponieważ jest to nowy powód do przyjazdu.

Przy rozmowie telefonicznej obowiązuje ta sama zwięzłość. Należy się przedstawić, powiedzieć, czego dotyczy zaproszenie, zapytać, czy dotarło do właściwej osoby, i zaproponować ponowne przesłanie. Nie należy naciskać na deklarację ani dzwonić kilka razy do tej samej osoby. Jeden telefon i jedno przypomnienie pocztą to rozsądna granica.

Co przygotować dla dziennikarzy na miejscu?

Zaproszenie składa obietnicę, a wydarzenie musi jej dotrzymać. Jeśli w treści zapowiedziano rozmowę z prezesem o godzinie 11.30, prezes ma o tej porze czekać w wyznaczonym miejscu. Dziennikarz, który przyjechał i nie dostał tego, co mu obiecano, drugi raz z zaproszenia nie skorzysta.

• Osoba witająca media przy wejściu, z listą potwierdzonych redakcji i identyfikatorami.
• Wyznaczone miejsce do rozmów, ciche i z dobrym tłem, bez przypadkowych napisów i bałaganu za plecami rozmówcy.
• Zestaw materiałów: informacja prasowa, dane liczbowe, nazwiska i funkcje rozmówców zapisane poprawnie, zdjęcia do pobrania.
• Dostęp do prądu i internetu oraz miejsce, w którym można odłożyć sprzęt.
• Rozmówcy przygotowani do krótkich wypowiedzi, znający dwa lub trzy najważniejsze komunikaty.

Materiały najlepiej przekazać w formie adresu do folderu z plikami, podanego w wiadomości wysłanej tuż po wydarzeniu. Wydruk informacji prasowej przydaje się na miejscu, ale zdjęć i nagrań redakcja potrzebuje w plikach. Po wydarzeniu ta sama informacja powinna trafić także do redakcji nieobecnych, bo część z nich przygotuje materiał na jej podstawie.

Co z fotografowaniem i nagrywaniem uczestników?

Na wydarzeniu z udziałem mediów gości i pracowników należy uprzedzić, że będą obecni dziennikarze, fotoreporterzy i kamery. Taką informację umieszcza się w zaproszeniu dla gości oraz w widocznym miejscu przy wejściu. Rozpowszechnianie wizerunku co do zasady wymaga zgody osoby na nim przedstawionej, a przepisy przewidują od tej reguły wyjątki, między innymi dla osób będących jedynie szczegółem większej całości, takiej jak publiczna impreza.

Ocena konkretnej sytuacji zależy od okoliczności, dlatego przy wydarzeniach z udziałem dzieci, pacjentów lub osób w sytuacjach wrażliwych radzę wcześniej skonsultować zasady z prawnikiem. Jeśli w zakładzie są miejsca, których nie wolno fotografować, na przykład ze względu na tajemnicę przedsiębiorstwa lub bezpieczeństwo, trzeba napisać o tym już w zaproszeniu, a nie dopiero zatrzymywać fotoreportera przy drzwiach.

Co zrobić, gdy nikt nie potwierdził obecności, i jakich błędów unikać?

Cisza na dwa dni przed wydarzeniem nie przesądza jeszcze o niczym, ale wymaga działania. Najpierw trzeba ustalić przyczynę, ponieważ od niej zależy sposób naprawy. Możliwości jest kilka i każdą da się sprawdzić w kilka minut.

• Wiadomość nie dotarła. Sprawdza się to telefonem do redakcji. Jeśli nikt jej nie widział, mogła trafić do folderu ze spamem albo na nieaktualny adres. Wtedy wysyła się ją ponownie, pojedynczo, na adres podany w rozmowie.
• Wiadomość trafiła do niewłaściwej osoby. W rozmowie z redakcją należy zapytać, kto zajmuje się daną tematyką lub planowaniem, i wysłać zaproszenie tej osobie.
• Termin koliduje z innym wydarzeniem. Jeśli tego samego dnia w mieście dzieje się coś większego, można zaproponować redakcji inną godzinę rozmowy albo wizytę dzień wcześniej.
• Temat nie przekonał. Wtedy warto przepisać pierwsze zdanie tak, aby mówiło o skutkach dla odbiorców redakcji, i wysłać je jako przypomnienie z nową informacją.

Jeśli po tych krokach nadal nie ma potwierdzeń, wydarzenie odbywa się zgodnie z planem, a praca z mediami przenosi się na czas po nim. Należy zadbać o dobre zdjęcia, zebrać wypowiedzi rozmówców i jeszcze tego samego dnia wysłać informację prasową. Dla wielu redakcji jest to wygodniejsza forma niż przyjazd, a rzetelnie przygotowany materiał często zostaje opublikowany.

Po wydarzeniu radzę zapisać wnioski: które redakcje odpowiedziały, które przyjechały, o co pytano i czego zabrakło. Przy kolejnym zaproszeniu taka notatka jest cenniejsza niż jakikolwiek wzór, bo pokazuje, co działa w przypadku tej konkretnej firmy i tych konkretnych redakcji.

Jakich błędów unikać przy zapraszaniu mediów?

Większość nieudanych zaproszeń powtarza te same pomyłki. Pierwszą jest zaproszenie w załączniku, bez żadnych danych w treści wiadomości. Dziennikarz przeglądający pocztę na telefonie nie otworzy pliku, żeby dowiedzieć się, o co chodzi. Załącznik może uzupełniać wiadomość, ale nie może jej zastępować.

Drugą pomyłką jest obiecywanie więcej, niż wydarzenie daje. Zapowiedź „ważnego ogłoszenia” bez podania, czego ono dotyczy, wywołuje nieufność. Jeśli treści ogłoszenia nie można ujawnić wcześniej, należy przynajmniej napisać, jakiej dziedziny dotyczy i kto je przedstawi.

Trzecia pomyłka to uzależnianie zaproszenia od publikacji albo pytanie, kiedy i gdzie ukaże się materiał. Redakcja sama decyduje, czy i co opublikuje. Publikacja, za którą firma płaci, jest materiałem reklamowym i podlega innym zasadom, w tym obowiązkowi wyraźnego oznaczenia. Mieszanie tych dwóch porządków w jednej rozmowie kończy współpracę z redakcją na długo.

Czwarta pomyłka dotyczy organizacji: brak osoby, która zajmuje się wyłącznie dziennikarzami. Właściciel firmy w dniu wydarzenia wita gości i przemawia, więc nie odbierze telefonu od reportera, który nie może znaleźć wejścia. Tę rolę trzeba powierzyć jednej osobie i podać jej numer w zaproszeniu.

Najczęstsze pytania

Ile powinno mieć zaproszenie dla mediów?

Tyle, żeby dało się je przeczytać w całości bez długiego przewijania, czyli kilkanaście krótkich wierszy. Wszystkie dane potrzebne do decyzji o przyjeździe muszą znaleźć się w treści wiadomości, a szerszy opis firmy i wydarzenia trafia do materiałów prasowych.

Czy zaproszenie wysyłać jako plik PDF?

Plik może być dodatkiem, ale nie jedyną formą. Treść zaproszenia należy wkleić do wiadomości, ponieważ wtedy da się ją przeczytać od razu, przeszukać w skrzynce i skopiować z niej adres lub numer telefonu.

Czy wypada zadzwonić do redakcji po wysłaniu zaproszenia?

Tak, jeden krótki telefon po dwóch lub trzech dniach jest przyjętą praktyką. Celem rozmowy jest upewnienie się, że wiadomość dotarła do właściwej osoby, a nie uzyskanie obietnicy przyjazdu.

Czy dziennikarzy i gości można zaprosić tą samą wiadomością?

Nie powinno się tego robić. Goście potrzebują informacji o przebiegu uroczystości, a redakcja o temacie, rozmówcach i możliwości nagrania materiału. Są to dwa różne teksty, nawet jeśli dotyczą tego samego dnia i miejsca.

Co zrobić, gdy po wysyłce zmieni się godzina lub miejsce?

Należy od razu wysłać do wszystkich odbiorców krótką wiadomość ze słowem „Zmiana” na początku tematu i z nowymi danymi w pierwszym zdaniu. Do osób, które potwierdziły obecność, trzeba dodatkowo zadzwonić, bo sama wiadomość może zostać przeoczona.

Czy małą firmę stać na zapraszanie mediów, jeśli nie ma działu prasowego?

Dział prasowy nie jest do tego potrzebny. Wystarczą dobrze dobrany temat, kilkanaście starannie wybranych adresów, rzeczowe zaproszenie i jedna osoba, która w dniu wydarzenia zajmuje się wyłącznie dziennikarzami.

Czy można poprosić dziennikarza o pokazanie materiału przed publikacją?

Wypowiedzi udzielone w rozmowie podlegają autoryzacji na zasadach określonych w prawie prasowym, jeśli rozmówca o nią poprosi. Nie obejmuje to całego materiału: o jego kształcie, tytule i terminie publikacji decyduje redakcja.

Kiedy lepiej zrezygnować z zapraszania mediów?

Wtedy, gdy wydarzenie nie zmienia niczego dla osób spoza firmy i nie ma na nim nic do pokazania. W takiej sytuacji lepszy wynik daje krótka informacja ze zdjęciami wysłana po wydarzeniu do redakcji lokalnych i branżowych.

Brak czasu albo ochoty, żeby zająć się tym samodzielnie?

Przygotowanie wydarzenia pochłania wiele pracy i na staranne zaproszenie dla mediów często brakuje już sił. Chętnie przejmę tę część od początku do końca: ocenię, co w wydarzeniu jest tematem dla redakcji, przygotuję listę właściwych dziennikarzy, napiszę zaproszenie i przypomnienie, zadbam o wysyłkę i potwierdzenia, a po wydarzeniu przygotuję informację prasową.

Wystarczy zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na adres info@lukaszwudyka.pl i w kilku zdaniach opisać, co i kiedy jest planowane. Odpowiem, co da się zrobić w dostępnym czasie i od czego najlepiej zacząć.