Firma ma dobrą wiadomość: otwiera nowy zakład, wygrała ważny przetarg, zebrała ciekawe dane ze swojej branży. Informacja trafia do kilkunastu redakcji i nic się nie dzieje. Nikt nie odpisuje, nikt nie dzwoni, tekst się nie ukazuje. Bardzo często przyczyną nie jest sama informacja, tylko kilka słów wpisanych w pole „Temat”, na podstawie których dziennikarz w ciągu chwili uznał, że tej wiadomości nie trzeba otwierać.
Ta instrukcja jest przeznaczona dla właścicieli firm, osób prowadzących organizacje i pracowników, którym przypadło w udziale wysyłanie informacji do mediów, choć nie zajmują się tym zawodowo. Nie wymaga żadnych płatnych narzędzi. Wystarczy zwykła skrzynka pocztowa i kwadrans skupienia przed każdą wysyłką.
Po lekturze czytelnik będzie umiał rozpoznać, czy to temat wiadomości zawodzi, ułożyć temat dla informacji prasowej, propozycji materiału, komentarza i zaproszenia, sprawdzić go przed wysyłką na komputerze i w telefonie, zaplanować godzinę wysłania oraz ocenić, czy poprawka przyniosła skutek. Dowie się również, jakich zabiegów unikać, bo szkodzą nadawcy na długo.
Po czym poznać, że zawodzi temat, a nie sama informacja?
Brak odzewu z redakcji może mieć kilka przyczyn i zanim zacznie się poprawiać temat, należy ustalić, która z nich zachodzi. Inaczej łatwo poprawiać rzecz, która działała, i zostawić tę, która szkodzi.
Najczęściej spotykam pięć przyczyn:
- Wiadomość nie dotarła. Trafiła do spamu albo została odrzucona przez serwer redakcji. Wtedy treść tematu nie ma żadnego znaczenia, bo nikt jej nie widział.
- Wiadomość trafiła do niewłaściwej osoby. Dziennikarz sportowy nie zajmie się otwarciem hurtowni budowlanej, nawet przy najlepszym temacie.
- Temat nic nie mówi. Słowa w rodzaju „Informacja prasowa” albo „Ważna wiadomość” nie pozwalają ocenić, czego dotyczy treść.
- Temat brzmi jak reklama. Wykrzykniki, wielkie litery i zachwyty nad własną ofertą sprawiają, że wiadomość jest odkładana bez czytania.
- Informacja nie ma wartości dla czytelników danego tytułu. Wtedy temat może być poprawny, a odpowiedzi i tak nie będzie.
Pierwszą przyczynę sprawdza się technicznie. Należy wysłać tę samą wiadomość na dwie własne skrzynki u różnych dostawców poczty i zobaczyć, czy trafia do folderu głównego, czy do spamu. Jeśli ląduje w spamie, w pierwszej kolejności trzeba uporządkować zabezpieczenia domeny nadawcy, co opisałem we wpisie o tym, jak ustawić SPF, DKIM i DMARC.
Drugą przyczynę sprawdza się, czytając ostatnie teksty adresata. Jeżeli w ciągu ostatnich tygodni nie napisał niczego o podobnej tematyce, adres został dobrany źle. Trzecią i czwartą przyczynę rozpoznaje się prostym pytaniem: czy ktoś, kto nie zna firmy, po przeczytaniu samego tematu wie, co się wydarzyło, gdzie i kogo to dotyczy? Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, problem leży w temacie i dalsza część tej instrukcji pokazuje, jak go usunąć.
Piątą przyczynę najtrudniej przyjąć. Zdarza się, że wydarzenie ważne dla firmy nie jest ważne dla nikogo poza nią. Żaden temat nie zamieni takiej informacji w materiał dla redakcji i uważam, że lepiej z wysyłki zrezygnować, niż przyzwyczajać dziennikarzy do pomijania wiadomości od danego nadawcy.
Co dziennikarz widzi w skrzynce, zanim otworzy wiadomość?
Na liście wiadomości widoczne są trzy elementy: nazwa nadawcy, temat oraz początek treści. Wszystkie trzy pracują razem i wszystkie trzy trzeba przygotować świadomie. Błąd w jednym z nich potrafi przekreślić staranność włożoną w pozostałe.
Nazwa nadawcy
Nazwa nadawcy powinna składać się z imienia i nazwiska osoby oraz nazwy firmy, na przykład „Anna Kowalska, [nazwa firmy]”. Sama nazwa firmy wygląda jak wysyłka reklamowa, a samo imię nie mówi, skąd wiadomość pochodzi. Adres typu „noreply” albo „marketing” od razu zniechęca, ponieważ sugeruje, że po drugiej stronie nie ma człowieka, któremu można zadać pytanie.
Google w swoich wskazówkach dla nadawców poczty zaznacza, że wyświetlane nazwy nie powinny służyć do oszukania odbiorcy. Nazwa ma więc odpowiadać rzeczywistej osobie i rzeczywistej firmie. Podpisywanie się nazwą instytucji, urzędu albo znanej marki, z którą nadawca nie ma związku, jest niedopuszczalne.
Temat
Temat pełni rolę nagłówka prasowego. Dziennikarz czyta go tak, jak czytelnik czyta tytuły w gazecie: przebiega wzrokiem listę i zatrzymuje się tylko tam, gdzie od razu widać konkret. W telefonie widoczna jest zwykle tylko pierwsza część tematu, dlatego najważniejsze słowa muszą stać na początku.
Początek treści
Większość programów pocztowych pokazuje obok tematu pierwsze słowa wiadomości. Jeżeli wiadomość zaczyna się od „Dzień dobry, w załączeniu przesyłam informację prasową”, to miejsce jest zmarnowane. Jeżeli zaczyna się od zdania, które rozwija temat o nowy fakt, dziennikarz dostaje dwie porcje informacji jeszcze przed otwarciem.
Dobrą praktyką jest krótkie powitanie z nazwiskiem, a zaraz po nim zdanie z konkretem. Przykład do przepisania: Dzień dobry, Panie Redaktorze. W sobotę w [miejscowość] rusza pierwsza w powiecie stacja ładowania autobusów elektrycznych, a pierwsze kursy zaplanowano na poniedziałek rano.
Jak ustalić, co w wiadomości jest naprawdę informacją?
Nie da się napisać dobrego tematu do wiadomości, w której autor sam nie wie, co jest najważniejsze. Dlatego pracę nad tematem zaczyna się przed otwarciem programu pocztowego. Poniższa kolejność czynności zajmuje kilka minut i oszczędza wielu poprawek.
- Na kartce zapisuje się odpowiedzi na pięć pytań: kto, co zrobił lub zrobi, gdzie, kiedy i co z tego wynika dla ludzi spoza firmy.
- Z tych odpowiedzi układa się jedno zdanie, najwyżej dwudziestowyrazowe. Jeżeli zdanie nie daje się ułożyć, informacja nie jest jeszcze gotowa do wysłania.
- W zdaniu podkreśla się jeden element, który odróżnia tę informację od podobnych: liczbę, miejsce, pierwszeństwo, znane nazwisko albo skutek dla mieszkańców.
- Należy zadać sobie pytanie, dla czytelników jakich tytułów ten element jest ważny. Odpowiedź wyznacza listę redakcji.
- Dopiero z podkreślonego elementu i z odpowiedzi „kto” oraz „gdzie” buduje się temat wiadomości.
Liczby wpisywane w temat muszą być prawdziwe i możliwe do udokumentowania. Dziennikarz, który raz znajdzie w wiadomości zawyżoną wartość, przestaje ufać wszystkim kolejnym. Jeśli firma nie ma liczby, której jest pewna, lepiej oprzeć temat na miejscu albo na skutku wydarzenia.
Osobom, które dopiero przygotowują treść samego komunikatu, polecam wcześniejszą lekturę wpisu o tym, jak napisać i wysłać informację prasową. Temat wiadomości jest skrótem tej treści i nie naprawi komunikatu, w którym brakuje faktów.
Jak zbudować temat? Wzory gotowe do przepisania
Dobry temat składa się z trzech części ułożonych zawsze w tej samej kolejności: najpierw fakt, potem miejsce lub osoba, na końcu oznaczenie rodzaju wiadomości. Taki układ sprawia, że nawet po ucięciu końcówki w telefonie pozostaje to, co najważniejsze.
Co do długości nie istnieje jeden oficjalny limit, ponieważ liczba widocznych znaków zależy od programu pocztowego, szerokości okna i urządzenia. Sam przyjmuję roboczą miarę około sześćdziesięciu znaków i traktuję ją jako praktyczną wskazówkę, a nie normę. Ważniejsza od liczenia znaków jest zasada, że pierwsze cztery lub pięć słów mają wystarczyć do zrozumienia sprawy.
Informacja prasowa o wydarzeniu w firmie
Wzór: fakt z czasownikiem, miejsce, a na końcu oznaczenie. Przykłady:
- [Nazwa firmy] otwiera zakład w [miejscowość] i zatrudni 80 osób – informacja prasowa
- Pierwsza w [region] stacja ładowania autobusów rusza w sobotę – informacja prasowa
- Szpital w [miejscowość] dostał od [nazwa firmy] aparat USG – informacja prasowa
Liczba w pierwszym przykładzie jest tylko ilustracją wzoru. W prawdziwej wiadomości wpisuje się własną, potwierdzoną wartość albo pomija ten człon.
Propozycja materiału dla jednej redakcji
Gdy nadawca proponuje temat jednemu dziennikarzowi, należy to zaznaczyć na początku, a w dalszej części nawiązać do działu lub cyklu, w którym dziennikarz publikuje. Przykłady: Propozycja tematu: dlaczego rzemieślnicy z [miasto] nie mogą znaleźć uczniów albo Do działu Gospodarka: lokalne piekarnie łączą siły przy zakupie energii.
Jeżeli materiał jest proponowany wyłącznie jednej redakcji, radzę napisać to wprost: Tylko dla [tytuł]: dane o cenach najmu lokali w centrum [miasto]. Takie zastrzeżenie wolno stosować wyłącznie wtedy, gdy jest prawdziwe. Wysłanie tej samej „wyłącznej” propozycji do kilku tytułów wychodzi na jaw bardzo szybko i zamyka drogę do obu redakcji.
Komentarz eksperta do bieżącego wydarzenia
W tym przypadku na początku stoi wydarzenie, do którego odnosi się komentarz, a dopiero potem osoba komentująca wraz z funkcją. Przykłady: Nowe przepisy o kaucji za butelki – komentarz właściciela sieci sklepów osiedlowych albo Awaria wodociągu w [miasto]: hydraulik z 20-letnią praktyką wyjaśnia przyczyny.
Komentarz ma sens tylko wtedy, gdy dociera szybko. Wysłany następnego dnia po wydarzeniu zwykle nie jest już potrzebny, ponieważ redakcja zamknęła temat.
Zaproszenie na wydarzenie
Zaproszenie musi zawierać w temacie dzień, godzinę i miejsce, ponieważ redakcja od razu sprawdza, czy ma wtedy wolnego reportera. Przykład: Zaproszenie: środa, godz. 11, [miejscowość] – otwarcie pracowni dla uczniów technikum.
Wiadomość z zastrzeżonym terminem publikacji
Jeżeli informacji nie wolno opublikować przed określoną godziną, zastrzeżenie umieszcza się na samym początku tematu: Embargo do czwartku, godz. 9 – wyniki badania cen mieszkań w [miasto]. To samo zastrzeżenie powtarza się w pierwszym zdaniu treści. Trzeba przy tym wiedzieć, że embargo jest prośbą opartą na dobrym obyczaju, a nie zobowiązaniem redakcji, dlatego informacji naprawdę poufnych nie wysyła się przed terminem.
Kto woli nie zajmować się tym samodzielnie, może zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na info@lukaszwudyka.pl, a ja przejmę sprawę: ustalę, co w wiadomości jest informacją dla mediów, ułożę temat i pierwsze zdanie osobno dla każdej redakcji i przygotuję całą wysyłkę.
Jakich słów i zabiegów nie stosować w temacie?
Część błędów sprawia tylko, że wiadomość zostaje pominięta. Inne są poważniejsze, ponieważ naruszają zasady dostawców poczty i mogą spowodować, że kolejne wiadomości z tej samej domeny zaczną trafiać do spamu.
Udawanie odpowiedzi lub wiadomości przekazanej dalej
Dopisywanie na początku tematu „Re:” albo „Fwd:”, gdy wiadomość nie jest odpowiedzią ani przekazaniem, ma stworzyć wrażenie trwającej korespondencji. Google w swoich wskazówkach dla nadawców wymienia ten zabieg wprost jako przykład wprowadzania w błąd: temat powinien dokładnie odzwierciedlać treść wiadomości, a oznaczeń „Re:” i „Fwd:” używa się wyłącznie w rzeczywistych odpowiedziach i przekazaniach.
Dziennikarz, który otworzy taką wiadomość i zorientuje się w podstępie, nie tylko jej nie wykorzysta. Bardzo możliwe, że oznaczy ją jako spam, a każde takie oznaczenie pogarsza ocenę nadawcy w systemach pocztowych.
Emotikony, wielkie litery i wykrzykniki
Te same wskazówki Google zalecają, aby nie używać emotikonów ani niestandardowych znaków do naśladowania elementów graficznych lub wywierania wpływu na odbiorcę. W korespondencji z redakcją emotikony w temacie są zbędne w każdym przypadku. Podobnie działają słowa pisane w całości wielkimi literami i ciągi wykrzykników: kojarzą się z reklamą i z wiadomościami niechcianymi.
Puste formuły i język reklamy
Poniższych sformułowań należy unikać, ponieważ nie niosą żadnej informacji:
- „Informacja prasowa” bez żadnego dopisku, „Komunikat”, „Notka dla mediów”,
- „Ważne”, „Pilne”, „Prośba o publikację”, „Bardzo proszę o przeczytanie”,
- określenia oceniające: „rewolucyjny”, „innowacyjny”, „wyjątkowy”, „lider rynku”, „najlepszy”,
- pytania w stylu zagadki, po których nie wiadomo, o jaką firmę i jakie wydarzenie chodzi,
- temat pusty albo składający się z samej nazwy firmy.
Słowo „pilne” jest uzasadnione tylko w jednej sytuacji: gdy firma przekazuje stanowisko w sprawie, o której media już piszą, i od czasu reakcji zależy, czy jej głos znajdzie się w tekście. O tym, jak układać komunikaty w takiej sytuacji, piszę we wpisie o pierwszej dobie kryzysu wizerunkowego.
Obietnica, której treść nie spełnia
Temat zapowiadający „wyniki badania”, gdy w treści jest opis oferty, albo „nowe dane”, gdy są to dane sprzed dawna, daje otwarcie jeden raz. Potem nadawca jest zapamiętany i pomijany. Uważam, że to najdroższy z błędów, bo jego skutków nie cofa żadna późniejsza poprawna wiadomość.
Jak dopasować temat do konkretnej redakcji i dziennikarza?
Ta sama informacja powinna mieć różne tematy dla różnych odbiorców. Portal lokalny interesuje miejscowość i mieszkańcy, tytuł branżowy interesuje technologia lub rynek, a dział gospodarczy dużej gazety interesuje skala i pieniądze. Zmienia się więc pierwszy człon tematu, a fakt pozostaje ten sam.
Przykład dla jednego wydarzenia, czyli otwarcia nowej hali produkcyjnej. Dla portalu miejskiego: W [miejscowość] powstaje 80 miejsc pracy – nowa hala przy ul. [nazwa]. Dla pisma branżowego: [Nazwa firmy] uruchamia linię do recyklingu folii rolniczej – informacja prasowa. Dla działu gospodarczego: Producent opakowań z [region] podwaja moce produkcyjne – informacja prasowa.
Przygotowanie wersji dla każdej grupy odbiorców przebiega w następującej kolejności:
- Listę adresatów dzieli się na grupy według rodzaju tytułu: lokalne, branżowe, ogólnopolskie, tematyczne.
- Dla każdej grupy ustala się jedną rzecz, która obchodzi jej czytelników, i ten element przesuwa się na początek tematu.
- Przy każdym nazwisku należy przeczytać dwa lub trzy ostatnie teksty tej osoby i upewnić się, że pisze o podobnych sprawach.
- W przypadku najważniejszych kilku adresatów pisze się wiadomość indywidualnie, z nazwiskiem w powitaniu i jednym zdaniem nawiązującym do ich wcześniejszej publikacji.
- Wiadomości do pozostałych adresatów wysyła się osobno do każdej grupy, z tematem przygotowanym dla tej grupy.
Wysyłanie jednej wiadomości do wszystkich z jawną listą adresów w polu „Do” jest błędem z dwóch powodów. Ujawnia adresy osobom trzecim i pokazuje każdemu dziennikarzowi, że otrzymał to samo co kilkudziesięciu innych. Jeśli wiadomość ma trafić do kilku osób jednocześnie, adresy wpisuje się w polu „UDW”, a w polu „Do” własny adres.
Skąd brać adresy, żeby nie złamać przepisów?
Bezpieczną drogą jest korzystanie z adresów, które redakcja lub dziennikarz sami podają do kontaktu w sprawach zawodowych: w stopce redakcyjnej, w zakładce z kontaktami albo przy podpisie pod tekstem. Informacja o wydarzeniu przesłana pod taki adres mieści się w celu, dla którego go opublikowano.
Odradzam kupowanie gotowych baz adresów i dopisywanie dziennikarzy do firmowego newslettera bez ich wiedzy. Przepisy o ochronie danych osobowych i o komunikacji elektronicznej stawiają wymagania wobec wysyłek o charakterze handlowym, a granica między informacją dla mediów a ofertą bywa oceniana różnie. Wiadomość do redakcji ma więc zawierać informację, a nie ofertę. Prośbę o zaprzestanie wysyłek należy spełnić od razu. W razie wątpliwości co do konkretnej wysyłki rozsądnie jest zapytać prawnika.
Jak sprawdzić temat przed wysyłką?
Temat, który dobrze wygląda w oknie tworzenia wiadomości, może wyglądać źle na liście w telefonie. Sprawdzenie zajmuje pięć minut i wykonuje się je przed każdą ważniejszą wysyłką.
- Gotową wiadomość z docelowym tematem wysyła się najpierw na własny adres, najlepiej na skrzynkę u innego dostawcy niż ta, z której idzie wysyłka.
- Wiadomość należy obejrzeć na liście odebranych w telefonie, bez otwierania. Trzeba ocenić, czy widoczna część tematu wystarcza do zrozumienia sprawy.
- To samo sprawdza się na komputerze: czy nazwa nadawcy, temat i początek treści tworzą razem spójną informację i czy żaden z nich nie powtarza pozostałych.
- Temat czyta się na głos osobie spoza firmy i prosi o powiedzenie własnymi słowami, czego dotyczy wiadomość. Jeśli odpowiedź jest błędna, temat wymaga poprawy.
- Na końcu kontroluje się literówki, pisownię nazw własnych, nazwisko adresata oraz to, czy w temacie nie pozostało oznaczenie robocze w rodzaju „wersja 3” lub „do akceptacji”.
Jeżeli wiadomość wysłana na własny adres trafia do spamu, nie należy rozpoczynać wysyłki do redakcji. Najpierw trzeba usunąć przyczynę techniczną, a z tematu i treści wyeliminować elementy typowe dla reklam: nadmiar linków, duże obrazy bez tekstu i ciężkie załączniki.
Zabezpieczenie przed pomyłką w Gmailu
Literówkę w nazwisku redaktora albo w nazwie tytułu zauważa się zwykle sekundę po kliknięciu „Wyślij”. Gmail pozwala wycofać wiadomość przez krótką chwilę po wysłaniu, a czas ten można wydłużyć. Według pomocy Gmaila do wyboru jest 5, 10, 20 lub 30 sekund. Ustawienie zmienia się na komputerze: w prawym górnym rogu należy kliknąć ikonę ustawień, następnie „Zobacz wszystkie ustawienia”, przy pozycji „Cofnij wysyłanie” wybrać najdłuższy czas i na dole strony kliknąć „Zapisz zmiany”.
Po wysłaniu wiadomości w lewym dolnym rogu ekranu pojawia się komunikat „Wiadomość wysłana” z przyciskiem „Cofnij”. Kliknięcie go w wybranym czasie zatrzymuje wysyłkę i otwiera wiadomość ponownie do edycji. Po upływie tego czasu wiadomości nie da się już wycofać.
Kiedy wysłać wiadomość i jak zaplanować godzinę wysyłki?
Nie istnieje jedna godzina dobra dla wszystkich redakcji i nie podaję takiej, ponieważ byłaby zmyślona. Rytm pracy portalu, dziennika, tygodnika i rozgłośni radiowej jest różny. Pewne są natomiast dwie zasady. Wiadomość powinna dotrzeć wtedy, gdy redakcja dopiero planuje dzień, a nie wtedy, gdy zamyka wydanie. Zaproszenie na wydarzenie powinno dotrzeć z kilkudniowym wyprzedzeniem, z krótkim przypomnieniem dzień wcześniej.
Najprostszym sposobem poznania rytmu konkretnej redakcji jest obserwacja, o jakich porach ukazują się w niej teksty podobne do proponowanego, albo zwykłe pytanie zadane sekretariatowi redakcji. Wiadomości przygotowane wieczorem nie należy wysyłać nocą, tylko zaplanować na poranek.
W Gmailu na komputerze planowanie wysyłki przebiega tak, jak opisuje to pomoc Gmaila. Po napisaniu wiadomości w lewym dolnym rogu okna, obok przycisku „Wyślij”, należy kliknąć strzałkę w dół, wybrać „Zaplanuj wysłanie” i wskazać dzień oraz godzinę. Wiadomość czeka potem w folderze „Zaplanowane” w panelu po lewej stronie.
Przy planowaniu trzeba znać trzy ograniczenia podane w pomocy Gmaila. Jednocześnie można mieć najwyżej 100 zaplanowanych wiadomości. Wiadomość może zostać wysłana kilka minut po wyznaczonym czasie, dlatego nie planuje się jej na ostatnią chwilę przed końcem embarga lub początkiem konferencji. Godzina jest liczona według strefy czasowej, w której wiadomość zaplanowano.
Zaplanowaną wiadomość da się poprawić. W folderze „Zaplanowane” należy ją otworzyć i w prawym górnym rogu kliknąć „Anuluj wysyłanie”. Wiadomość staje się wtedy wersją roboczą: można zmienić temat lub treść i zaplanować wysyłkę ponownie. W nowym programie Outlook dla systemu Windows działa to podobnie: z listy rozwijanej obok przycisku „Wyślij” wybiera się „Zaplanuj wysyłanie”, przy czym według pomocy Microsoft funkcja ta nie jest dostępna dla kont IMAP i POP.
Po czym poznać, że nowy temat zadziałał?
Skuteczność tematu ocenia się po reakcjach, a nie po odczuciach nadawcy. Zwykła skrzynka pocztowa nie pokazuje, czy adresat otworzył wiadomość, i moim zdaniem nie należy tego obchodzić. Żądanie potwierdzenia przeczytania jest w korespondencji z redakcją źle odbierane, a ukryte obrazki śledzące bywają blokowane przez programy pocztowe i dają mylące wyniki.
Wiarygodne są cztery oznaki: odpowiedź z pytaniem o szczegóły, prośba o zdjęcia lub rozmowę, telefon z redakcji oraz sama publikacja. Publikacje warto wychwytywać automatycznie, ponieważ redakcje nie zawsze informują nadawcę o wykorzystaniu materiału. Wystarczy do tego powiadomienie ustawione na nazwę firmy, co opisuję we wpisie o tym, jak ustawić Alerty Google dla firmy.
Radzę prowadzić prosty zapis w arkuszu: dzień wysyłki, redakcja, dokładne brzmienie tematu i rodzaj reakcji. Po kilku wysyłkach widać, które układy tematu przynoszą odpowiedzi w danej grupie redakcji, a które nie. Taki zapis jest więcej wart niż ogólne zalecenia, bo dotyczy konkretnej firmy i konkretnych dziennikarzy.
Co zrobić, gdy mimo poprawionego tematu nikt nie odpowiada?
Brak odpowiedzi w dniu wysyłki niczego jeszcze nie oznacza. Dziennikarz mógł wiadomość przeczytać i odłożyć na później albo przekazać koledze z innego działu. Dopiero po dwóch lub trzech dniach roboczych jest sens wracać do sprawy.
Jedno przypomnienie, napisane uczciwie
Przypomnienie wysyła się jako odpowiedź na własną pierwszą wiadomość, tak aby adresat miał pod ręką całą treść. W takim przypadku oznaczenie „Re:” jest prawdziwe, bo program dodaje je do rzeczywistej odpowiedzi w tym samym wątku. Treść powinna mieć dwa lub trzy zdania i wnosić coś nowego: dodatkową liczbę, zdjęcie, możliwość rozmowy z konkretną osobą. Przykład: Dzień dobry, wracam do informacji o otwarciu stacji ładowania. Od wczoraj dysponujemy zdjęciami z montażu, a kierownik inwestycji jest dostępny dla mediów jutro do południa.
Poprzestaję zawsze na jednym przypomnieniu. Drugie i trzecie niczego nie zmieniają poza tym, że nadawca zaczyna być kojarzony z natarczywością. Milczenie po przypomnieniu należy uznać za odpowiedź odmowną w tej jednej sprawie, a nie za ocenę firmy.
Nowy kąt zamiast tej samej wiadomości
Jeżeli informacja jest nadal aktualna, można po pewnym czasie zaproponować ją inaczej: innemu działowi tej samej redakcji, z innym faktem na początku tematu. Otwarcie zakładu, które nie zainteresowało działu gospodarczego, może zainteresować dział lokalny jako wiadomość o miejscach pracy. Jest to nowa wiadomość z nowym tematem, a nie trzecie przypomnienie.
Telefon do redakcji
Przy sprawach terminowych, takich jak zaproszenie na wydarzenie następnego dnia, dopuszczalny jest krótki telefon do sekretariatu redakcji z pytaniem, do kogo najlepiej kierować tego rodzaju informacje. Taka rozmowa często daje właściwe nazwisko i adres, a to rozwiązuje problem skuteczniej niż kolejna wersja tematu.
Powrót do rozpoznania przyczyn
Gdy kilka kolejnych wysyłek z poprawnymi tematami pozostaje bez żadnej reakcji, należy wrócić do listy przyczyn z początku tej instrukcji. Najczęściej okazuje się wtedy, że wiadomości nie docierają do folderu głównego albo że lista adresatów jest nieaktualna i trafia do osób, które dawno zmieniły dział lub redakcję.
Najczęstsze pytania
Czy w temacie trzeba pisać „informacja prasowa”?
Nie trzeba, ale jest to pomocne, pod warunkiem że oznaczenie stoi na końcu tematu, a nie na początku. Na początku zajmuje najcenniejsze miejsce i nie mówi niczego o treści. Na końcu ułatwia redakcji uporządkowanie skrzynki i późniejsze odszukanie wiadomości.
Czy nazwa firmy powinna znaleźć się w temacie?
Zależy to od rozpoznawalności firmy. Jeżeli nazwa jest znana czytelnikom danego tytułu, powinna stać na początku, bo sama jest informacją. Jeżeli firma jest mało znana, lepiej zacząć od faktu albo miejscowości, a firmę opisać rodzajem działalności, na przykład „producent okien z [miejscowość]”. Nazwa i tak jest widoczna w polu nadawcy.
Czy pytanie w temacie działa lepiej niż stwierdzenie?
W propozycji materiału pytanie bywa dobre, jeśli jest konkretne i dziennikarz mógłby je sam postawić w tytule tekstu. W informacji prasowej lepsze jest stwierdzenie, ponieważ redakcja oczekuje faktu, a nie zagadki. Pytań, na które odpowiedzią jest oferta firmy, należy unikać w każdym przypadku.
Czy wolno wpisać imię dziennikarza w temacie?
Imię i nazwisko adresata lepiej umieścić w powitaniu niż w temacie. W temacie wygląda to jak zabieg znany z wysyłek reklamowych i zabiera miejsce potrzebne na fakt. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy wiadomość nawiązuje do wcześniejszej rozmowy, na przykład „Po naszej rozmowie na targach: dane o eksporcie mebli”.
Co zrobić po wysłaniu wiadomości z błędem w temacie?
Jeżeli błąd jest drobny, na przykład literówka w mniej ważnym słowie, najlepiej nie robić nic, bo druga wiadomość zwraca na niego większą uwagę. Jeżeli błąd zmienia sens, dotyczy liczby, terminu lub nazwiska, należy wysłać krótką korektę z tematem zaczynającym się od słowa „Korekta” i z poprawną informacją w pierwszym zdaniu. Przeprosiny wystarczą jednozdaniowe.
Czy tę samą wiadomość można wysłać drugi raz z innym tematem?
Wysłanie identycznej treści pod zmienionym tematem do tej samej osoby jest odbierane jako próba obejścia jej wcześniejszej decyzji i odradzam takie postępowanie. Dopuszczalne jest jedno przypomnienie w tym samym wątku albo nowa wiadomość, w której rzeczywiście zmieniono ujęcie, fakty na początku i adresata.
Czy treść informacji lepiej wkleić do wiadomości, czy dołączyć jako plik?
Pełną treść należy wkleić bezpośrednio do wiadomości, ponieważ dziennikarz ocenia ją bez otwierania załączników, a temat i pierwsze zdanie muszą mieć ciąg dalszy od razu pod spodem. Plik tekstowy można dołączyć dodatkowo dla wygody. Zdjęcia w pełnej jakości lepiej udostępnić odnośnikiem do folderu niż przesyłać jako ciężkie załączniki.
Czy do redakcji można pisać z prywatnego adresu?
Można, lecz adres w domenie firmy jest wiarygodniejszy, bo pozwala od razu sprawdzić, kogo reprezentuje nadawca. Jeżeli firma korzysta wyłącznie ze skrzynki u ogólnodostępnego dostawcy, tym ważniejsze stają się pełne imię i nazwisko w nazwie nadawcy oraz stopka z nazwą firmy, funkcją i numerem telefonu.
Brak czasu albo ochoty, żeby zająć się tym samodzielnie?
Układanie tematów dla kilku redakcji, sprawdzanie adresów i pilnowanie godzin wysyłki wymaga spokoju, o który trudno w zwykłym dniu pracy firmy. Rozumiem to dobrze, dlatego chętnie zajmę się całością. Przeczytam materiał, ustalę, co jest w nim informacją dla mediów, dobiorę redakcje i dziennikarzy, przygotuję temat oraz pierwsze zdanie osobno dla każdej grupy, sprawdzę wygląd wiadomości w skrzynce, przeprowadzę wysyłkę i przekażę, jakie były reakcje.
Wystarczy krótka rozmowa o tym, co firma chce ogłosić i komu. Można zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na adres info@lukaszwudyka.pl, a odpowiem, co da się w danej sprawie zrobić i w jakim czasie.
