Brak odpowiedzi z redakcji. Jak przypomnieć o informacji prasowej bez natręctwa?

Informacja prasowa została wysłana, minęło kilka dni, a ze strony redakcji nie przyszło ani jedno słowo. Nadawca nie wie, czy wiadomość w ogóle dotarła, czy została przeczytana i odłożona, czy też temat po prostu nie zainteresował dziennikarza. Pojawia się pokusa, żeby napisać jeszcze raz, zadzwonić albo wysłać to samo do wszystkich osób w redakcji naraz.

Ta instrukcja jest przeznaczona dla właścicieli firm i osób, które same prowadzą kontakty z mediami, bez działu komunikacji za plecami. Pokazuje, jak odróżnić zwykłe milczenie od problemu technicznego, kiedy przypomnienie ma sens, jak je sformułować i jak ustawić w poczcie własny terminarz, żeby o niczym nie zapomnieć.

Po lekturze czytelnik będzie umiał samodzielnie ustalić przyczynę braku odpowiedzi, przygotować jedno krótkie i uprzejme przypomnienie, wysłać je we właściwym momencie i we właściwy sposób, a także rozpoznać chwilę, w której należy temat zamknąć, nie psując sobie relacji z redakcją.

Kiedy brak odpowiedzi jest problemem, a kiedy zwykłą praktyką redakcji?

Na początek trzeba przyjąć jedną rzecz do wiadomości: brak odpowiedzi na informację prasową jest w mediach normą, a nie nieuprzejmością. Dziennikarz nie odpisuje na każdą wiadomość, bo dostaje ich bardzo dużo i nie ma obowiązku potwierdzać odbioru. Jeśli temat mu się przyda, odezwie się z pytaniami albo po prostu z niego skorzysta. Jeśli nie, najczęściej nie napisze nic.

Milczenie nie oznacza więc automatycznie odmowy i nie oznacza też, że coś poszło źle. Zdarza się, że tekst na podstawie informacji ukazuje się bez żadnego kontaktu z nadawcą.

Reakcji wymaga kilka konkretnych sytuacji. Po nich właśnie rozpoznaje się, że przypomnienie jest uzasadnione, a nie tylko podyktowane niecierpliwością:

• informacja ma termin, po którym traci wartość, na przykład dotyczy wydarzenia, otwarcia albo decyzji ogłaszanej określonego dnia,
• wiadomość zawierała pytanie, na które nadawca potrzebuje odpowiedzi, na przykład propozycję rozmowy z ekspertem albo zaproszenie z ograniczoną liczbą miejsc,
• dziennikarz wcześniej sam poprosił o materiał lub zapowiedział, że się odezwie, i od tego czasu zamilkł,
• po wysyłce pojawiła się nowa, istotna okoliczność: dodatkowe dane, zdjęcia, zmiana terminu albo sprostowanie błędu w pierwotnej treści,
• istnieje uzasadnione podejrzenie, że wiadomość nie dotarła, bo została wysłana na adres ogólny, nieaktualny albo z dużymi załącznikami.

Jeśli żadna z tych sytuacji nie zachodzi, a informacja była rutynowym komunikatem bez terminu, uczciwa odpowiedź brzmi: przypomnienie niewiele zmieni. Lepiej poświęcić ten czas na przygotowanie kolejnego, mocniejszego tematu.

Dlaczego redakcja nie odpowiada? Sześć możliwych przyczyn

Zanim powstanie jakiekolwiek przypomnienie, trzeba zrozumieć, z czym ma się do czynienia. Od przyczyny zależy sposób postępowania: inaczej reaguje się na wiadomość, która utknęła w filtrze, a inaczej na temat, który po prostu nie pasuje do redakcji.

Wiadomość nie dotarła albo trafiła do spamu

To przyczyna techniczna i najłatwiejsza do usunięcia. Wiadomości z dużymi załącznikami, z wieloma odbiorcami w jednym polu albo wysyłane z domeny bez poprawnie ustawionych zabezpieczeń poczty częściej lądują w folderze ze spamem. Nadawca zwykle nie dostaje o tym żadnego sygnału.

Wiadomość trafiła do niewłaściwej osoby

Adres ogólny redakcji bywa obsługiwany przez sekretariat, a nie przez dziennikarzy. Wiadomość wysłana do osoby, która zajmuje się inną dziedziną, zwykle nie jest przekazywana dalej. Jeśli lista odbiorców powstała dawno, część osób mogła zmienić dział lub miejsce pracy. O tym, jak ustalić właściwego adresata, piszę osobno we wpisie o szukaniu kontaktu do właściwego dziennikarza w redakcji lokalnej i branżowej.

Temat wiadomości nie zachęcił do otwarcia

Dziennikarz ocenia wiadomość po nadawcy i po temacie. Jeśli w temacie stoi „Informacja prasowa” albo nazwa firmy bez żadnej treści, wiadomość przegrywa z dziesiątkami innych. W takiej sytuacji przypomnienie w tym samym wątku powtórzy ten sam słaby temat, więc potrzebne jest inne rozwiązanie, opisane niżej.

Informacja nie ma wartości dla czytelników danej redakcji

To najczęstsza i najmniej przyjemna przyczyna. Awans w zarządzie, nowa wersja strony internetowej czy kolejna promocja są ważne dla firmy, lecz rzadko dla odbiorców gazety lub portalu. Żadne przypomnienie tego nie zmieni. Zmienić można wyłącznie sam materiał: dodać dane, lokalny kontekst, komentarz eksperta albo historię człowieka.

Zły moment

Informacja mogła trafić do redakcji w dniu dużego wydarzenia, tuż przed zamknięciem wydania albo w okresie urlopowym. Wtedy nawet dobry temat ginie. Tu przypomnienie po kilku dniach rzeczywiście pomaga, bo trafia na spokojniejszą chwilę.

Dziennikarz skorzystał z informacji i nie widział potrzeby odpisywać

Bywa, że tekst już się ukazał albo czeka w kolejce do publikacji. Przypomnienie wysłane w takiej chwili jest zbędne, a w gorszym wariancie pokazuje, że nadawca nie śledzi mediów, do których pisze.

Jak sprawdzić, która przyczyna zachodzi?

Sprawdzenie zajmuje kilkanaście minut i trzeba je wykonać przed napisaniem choćby jednego zdania przypomnienia. Kolejność ma znaczenie: najpierw sprawy techniczne, potem treść.

1. Otwarcie folderu „Wysłane” i odszukanie pierwotnej wiadomości. Należy potwierdzić, że rzeczywiście wyszła, pod jaki adres i z jakimi załącznikami. Zdarza się, że wiadomość została w wersjach roboczych.
2. Przejrzenie skrzynki odbiorczej i folderu ze spamem pod kątem zwrotek. Automatyczna wiadomość o niedostarczeniu albo o nieobecności odbiorcy wyjaśnia sprawę od razu. W autoodpowiedzi często podana jest osoba zastępująca.
3. Porównanie adresu odbiorcy z aktualnymi danymi na stronie redakcji, w zakładce z kontaktem lub w stopce redakcyjnej. Literówka w adresie albo nieaktualne nazwisko to częsty powód ciszy.
4. Wyszukanie w Google nazwy firmy i głównego hasła z informacji, a następnie przejrzenie serwisu danej redakcji. Chodzi o ustalenie, czy tekst już się nie ukazał. Na przyszłość pomaga w tym powiadomienie ustawione według wpisu o Alertach Google dla firmy.
5. Wysłanie tej samej wiadomości na własny adres w innej usłudze pocztowej. Jeśli kopia trafia tam do spamu, problem leży w ustawieniach poczty nadawcy albo w załącznikach i trzeba go usunąć przed kolejną wysyłką.
6. Ponowne, krytyczne przeczytanie tematu i pierwszego akapitu. Pytanie kontrolne brzmi: czy osoba, która nie zna firmy, po dziesięciu sekundach wie, co się stało i dlaczego obchodzi to jej czytelników.

Wynik tego sprawdzenia wskazuje dalszą drogę. Zwrotka lub błędny adres oznaczają nową wysyłkę pod poprawny adres, a nie przypomnienie. Opublikowany tekst oznacza podziękowanie. Słaby temat lub słaba treść oznaczają poprawę materiału. Dopiero gdy wszystko jest w porządku, a odpowiedzi nie ma, przychodzi pora na właściwe przypomnienie.

Czy prosić o potwierdzenie odczytu?

Odradzam. Według pomocy Gmaila potwierdzenia odbioru działają tylko na kontach służbowych i szkolnych, a odbiorca musi takie potwierdzenie zatwierdzić. Google sam zaznacza, że potwierdzenie odczytu nie jest wiarygodnym dowodem dostarczenia ani przeczytania wiadomości. Do tego okienko z prośbą o potwierdzenie bywa przez dziennikarzy odbierane jako forma kontroli, czyli dokładnie to, czego należy unikać.

Ile odczekać i o jakiej porze wysłać przypomnienie?

Nie istnieje oficjalna norma, która określa, po ilu dniach wolno przypomnieć się redakcji. Poniższe zasady wynikają z praktyki pracy z mediami i z prostego rachunku: dziennikarz musi mieć czas, żeby wiadomość zobaczyć, a informacja nie może w tym czasie stracić aktualności.

Przy informacji bez pilnego terminu radzę odczekać od trzech do pięciu dni roboczych. Krótszy odstęp wygląda na ponaglanie, a po dłuższym temat zwykle nie jest już świeży. Przy informacji związanej z konkretną datą przypomnienie powinno dotrzeć na tyle wcześnie, żeby redakcja zdążyła zaplanować materiał, czyli na kilka dni przed wydarzeniem, a nie w jego przeddzień.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której dziennikarz sam poprosił o materiały na określony dzień. Wtedy pojedyncze, krótkie potwierdzenie następnego dnia roboczego jest w pełni uprawnione, bo dotyczy jego własnej prośby.

Pora dnia zależy od rytmu redakcji. W dziennikach i portalach poranek jest czasem planowania, a popołudnie czasem zamykania tekstów, dlatego przypomnienie wysłane rano ma większą szansę na spokojne przeczytanie. Tygodniki i miesięczniki mają swoje dni zamknięcia numeru i wtedy lepiej nie pisać wcale. Jeśli rytm danej redakcji nie jest znany, bezpiecznym wyborem jest przedpołudnie w środku tygodnia.

Nie należy wysyłać przypomnień w piątek po południu, w weekend ani w dni wolne od pracy. Wiadomość zostanie przysypana pocztą z kolejnych dni, a nadawca sprawi wrażenie osoby, która nie szanuje cudzego czasu.

Kto woli nie zajmować się tym samodzielnie, może zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na info@lukaszwudyka.pl. Przejmę wtedy sprawę: sprawdzę, dlaczego redakcje milczą, poprawię materiał, jeśli tego wymaga, i sam skontaktuję się z dziennikarzami we właściwym czasie i we właściwej formie.

Jak napisać przypomnienie, które nie brzmi jak ponaglenie?

Dobre przypomnienie ma jedną cechę, która odróżnia je od natręctwa: daje odbiorcy coś nowego albo ułatwia mu pracę. Zdanie „czy dotarła moja wiadomość?” nie daje nic. Wymaga odpowiedzi, a nie przybliża dziennikarza do tekstu. Nowa liczba, zdjęcie, dostępność rozmówcy czy skrót informacji w trzech zdaniach to już konkretna pomoc.

Przypomnienie powinno spełniać kilka prostych warunków. Ma być krótkie: trzy do pięciu zdań, które mieszczą się na ekranie telefonu bez przewijania. Ma streszczać sedno informacji jednym zdaniem, tak żeby odbiorca nie musiał szukać pierwszej wiadomości. Ma zawierać jedną nową rzecz albo jedną konkretną propozycję. Ma też zostawiać dziennikarzowi wyjście, czyli jasno mówić, że brak zainteresowania jest w porządku.

Czego w przypomnieniu być nie powinno? Wyrzutów, pytań o powód braku odpowiedzi, sformułowań typu „ponawiam prośbę”, wykrzykników, oznaczenia wysokiego priorytetu, prośby o potwierdzenie odbioru ani ponownie dołączonych ciężkich załączników. Nie powinno w nim być także powoływania się na to, że firma jest reklamodawcą danego tytułu. Redakcja i dział reklamy to osobne światy, a taka sugestia zamyka drzwi na długo.

Wzór przypomnienia z nową informacją

Ten wariant sprawdza się najlepiej, bo daje powód do ponownego kontaktu. Treść można przepisać i dostosować do własnej sprawy:

Dzień dobry, Pani Redaktor. W poniedziałek przesłałem informację o otwarciu pracowni rehabilitacji dla dzieci przy ulicy Długiej. Od tego czasu potwierdziliśmy termin dnia otwartego i mamy gotowe zdjęcia wnętrz, które chętnie udostępnię. Kierowniczka pracowni jest dostępna na rozmowę w czwartek i piątek. Jeśli temat nie pasuje do planów redakcji, proszę tę wiadomość pominąć, nie będę wracał do sprawy. Z poważaniem, Jan Kowalski, tel. [numer telefonu].

Wzór przypomnienia przed terminem

Gdy informacja dotyczy wydarzenia, przypomnienie ma przede wszystkim ułatwić planowanie. Najważniejsze dane powinny znaleźć się w treści wiadomości, a nie w załączniku:

Dzień dobry, Panie Redaktorze. Krótko przypominam o konferencji w sprawie nowej linii autobusowej: środa, godzina 11.00, sala urzędu gminy, wejście od strony parkingu. Będzie możliwość nagrania wypowiedzi i wykonania zdjęć taboru. Jeśli ktoś z redakcji planuje udział, proszę o jedno słowo, zarezerwuję miejsce. Jeśli nie, po spotkaniu mogę przesłać skrót i zdjęcia. Z poważaniem, Jan Kowalski, tel. [numer telefonu].

Wzór krótkiego przypomnienia bez nowych faktów

Jeśli nie ma nic nowego, przypomnienie musi być wyjątkowo zwięzłe i od razu oferować pomoc w innej formie:

Dzień dobry. W zeszłym tygodniu wysłałem informację o wynikach naszego badania czytelnictwa w powiecie, znajduje się poniżej. Gdyby była przydatna, mogę przygotować dane w podziale na gminy albo krótki komentarz dla redakcji. Proszę tylko o znak, w jakiej formie byłoby to najwygodniejsze. Z poważaniem, Jan Kowalski.

We wszystkich trzech wzorach powtarza się ten sam układ: powitanie, jedno zdanie o tym, czego dotyczyła pierwsza wiadomość, konkretna oferta, furtka do odmowy i podpis z telefonem. Nie ma w nich ani jednego zdania o tym, że nadawca czeka.

Co zrobić, gdy pierwsza wiadomość miała słaby temat?

Odpowiedź w tym samym wątku zachowuje stary temat z dopiskiem „Re:”. Jeśli to właśnie temat był przyczyną ciszy, lepiej napisać nową wiadomość z poprawionym, konkretnym tematem i w pierwszym zdaniu uczciwie zaznaczyć, że to uzupełnienie wcześniejszej informacji. Zasady układania tematu opisałem we wpisie o temacie wiadomości do dziennikarza. Nie wolno natomiast wpisywać „Re:” ręcznie w temacie nowej wiadomości, żeby udawać trwającą korespondencję. Dziennikarze znają ten zabieg i traktują go jako próbę wprowadzenia w błąd.

Jak wysłać przypomnienie w Gmailu i nie zgubić terminu?

Technika wysyłki ma tu większe znaczenie, niż się wydaje. Przypomnienie wysłane jako odpowiedź na własną wiadomość trafia do odbiorcy razem z pierwotną treścią, więc dziennikarz nie musi niczego szukać. Poniższe czynności dotyczą Gmaila na komputerze, a nazwy przycisków podaję zgodnie z oficjalną pomocą tej usługi. W innych programach pocztowych zasada jest ta sama, różnią się tylko nazwy.

1. Otwarcie Gmaila na komputerze i przejście do folderu „Wysłane”.
2. Otwarcie pierwotnej wiadomości z informacją prasową.
3. Kliknięcie pod wiadomością przycisku „Odpowiedz”. Przycisk „Odpowiedz wszystkim” wysyła wiadomość do wszystkich osób z wierszy „Do:” i „DW:”, więc przy korespondencji z redakcją nie należy go używać bez wyraźnego powodu.
4. Sprawdzenie pola odbiorcy. Przy odpowiedzi na własną wiadomość powinien się w nim znaleźć adres dziennikarza, a nie adres nadawcy. Jeśli jest inaczej, adres trzeba poprawić ręcznie.
5. Wpisanie treści przypomnienia nad cytowaną wiadomością i usunięcie zbędnych załączników. Zdjęcia i dokumenty lepiej podać jako odnośnik do folderu niż dołączać ponownie.
6. Kliknięcie „Wyślij” albo, jeśli wiadomość powstaje wieczorem, zaplanowanie jej na poranek: obok przycisku „Wyślij” trzeba kliknąć strzałkę w dół, a potem „Zaplanuj wysłanie”.

Przy planowaniu warto znać dwa oficjalne zastrzeżenia. Zaplanowana wiadomość może wyjść kilka minut po ustawionej godzinie, a godzina liczona jest według strefy czasowej, w której wysyłkę zaplanowano. Zaplanowaną wiadomość można wycofać w folderze „Zaplanowane”, klikając „Anuluj wysyłanie”. Wraca ona wtedy do wersji roboczych.

Jak ustawić sobie przypomnienie o własnej wysłanej wiadomości?

Najwięcej przypomnień przepada nie dlatego, że są źle napisane, lecz dlatego, że nadawca o nich zapomina albo wysyła je w złym momencie pod wpływem impulsu. Gmail ma wbudowaną funkcję, która sama podsuwa wysłane wiadomości pozostawione bez odpowiedzi. W polskiej wersji nosi ona nazwę „Ponaglenia”.

1. Otwarcie Gmaila na komputerze.
2. Kliknięcie w prawym górnym rogu ikony „Ustawienia”, a następnie „Zobacz wszystkie ustawienia”.
3. Przejście na kartę „Ogólne”.
4. Odszukanie opcji „Ponaglenia” i zaznaczenie pola „Sugerowanie, które e-maile wymagają dalszych czynności”. Dzięki temu u góry skrzynki odbiorczej będą się pojawiać wysłane wiadomości, które wymagają dalszych działań.
5. Kliknięcie u dołu strony przycisku „Zapisz zmiany”.

Pomoc Gmaila zaznacza, że takie przypomnienia działają tylko przy włączonym widoku wątku. Trzeba też pamiętać, że to Gmail decyduje, które wiadomości i kiedy podsunąć, więc funkcja jest wsparciem, a nie terminarzem. Podpowiedź widzi wyłącznie nadawca. Do dziennikarza nic się samoczynnie nie wysyła.

Kto woli sam wyznaczyć dzień, może skorzystać z odkładania wiadomości. W Gmailu wystarczy wskazać wiadomość na liście, kliknąć po prawej stronie „Odłóż” i wybrać dzień oraz godzinę. Odłożona wiadomość wraca wtedy na górę skrzynki odbiorczej w wybranym momencie. Jeśli opcja nie jest widoczna, według pomocy Gmaila należy jej szukać pod przyciskiem „Więcej”. Równie dobrze działa zwykły wpis w kalendarzu z nazwą redakcji i tematem.

Jak zapisać wzór przypomnienia jako szablon?

Przy kilku lub kilkunastu redakcjach przydaje się szablon, który stanowi szkielet wiadomości. Każde przypomnienie i tak musi zostać uzupełnione o imię, nazwę redakcji i konkret dla danego odbiorcy, ale stały układ oszczędza czas. Według pomocy Gmaila szablony włącza się i stosuje wyłącznie na komputerze: w ustawieniach, na karcie „Zaawansowane”, obok opcji „Szablony” trzeba kliknąć „Włącz”, a potem „Zapisz zmiany”.

Po włączeniu funkcji treść wpisuje się w oknie nowej wiadomości, a następnie u dołu okna wybiera „Więcej opcji”, „Szablony”, „Zapisz wersję roboczą jako szablon” i „Zapisz jako nowy szablon”. Gotowy szablon wstawia się tą samą drogą, w sekcji „Wstaw szablon”. Jedna przestroga z dokumentacji: usuniętego szablonu nie da się przywrócić.

Przypomnienia wysyła się pojedynczo, do jednej osoby naraz. Wiadomość zbiorcza z wieloma adresami w polu odbiorcy albo w kopii ukrytej jest przez redakcje rozpoznawana natychmiast i traktowana jak reklama.

Czy dzwonić do redakcji i jak poprowadzić taką rozmowę?

Telefon jest narzędziem mocniejszym niż wiadomość i dlatego wymaga większej ostrożności. Uważam, że jest uzasadniony w trzech sytuacjach: gdy informacja ma bliski termin, gdy dziennikarz sam podał numer i zachęcił do kontaktu oraz gdy wcześniejsza współpraca pozwala na taką bezpośredniość. Dzwonienie tylko po to, żeby zapytać, czy wiadomość dotarła, jest dla większości dziennikarzy uciążliwe.

1. Wybór pory. Należy unikać godzin zamykania wydania i porannych kolegiów. Jeśli rytm redakcji nie jest znany, najbezpieczniejsze jest późne przedpołudnie.
2. Przedstawienie się jednym zdaniem i pytanie, czy rozmówca ma minutę. Jeśli nie ma, trzeba zapytać o lepszą porę i zakończyć rozmowę.
3. Podanie sedna w dwóch zdaniach: co się wydarzyło i dlaczego dotyczy to czytelników tej redakcji. Bez odczytywania informacji prasowej.
4. Jedna konkretna propozycja: rozmowa z ekspertem, zdjęcia, dane dla regionu, możliwość wizyty na miejscu.
5. Przyjęcie odpowiedzi bez dyskusji. Jeśli pada odmowa, należy podziękować i nie pytać o powody. Jeśli pada prośba o ponowne przesłanie, wiadomość trzeba wysłać od razu po rozmowie.

Rozmowę można zacząć na przykład tak: Dzień dobry, Jan Kowalski z pracowni rehabilitacji przy Długiej. Dzwonię w sprawie sobotniego dnia otwartego, o którym pisałem w poniedziałek. Czy ma Pani minutę? To wystarczy. Jeśli nikt nie odbiera, nie należy dzwonić kilka razy z rzędu ani nagrywać długiej wiadomości głosowej.

Osobną sprawą są prywatne kanały: prywatny numer telefonu, komunikatory, wiadomości w serwisach społecznościowych. Jeśli dziennikarz sam nie wskazał takiego kanału jako miejsca kontaktu służbowego, korzystanie z niego jest przekroczeniem granicy i zwykle kończy relację, zanim się zaczęła.

Ile przypomnień wolno wysłać i kiedy zakończyć temat?

Moja zasada jest prosta: jedno przypomnienie. Drugie tylko wtedy, gdy pojawiła się rzeczywiście nowa i ważna okoliczność, na przykład zmiana terminu wydarzenia, nowe dane albo decyzja, która zmienia wymowę informacji. Trzeciego przypomnienia w tej samej sprawie nie wysyła się nigdy.

Po przypomnieniu należy dać redakcji kolejne kilka dni roboczych. Jeśli odpowiedzi nadal nie ma, temat trzeba uznać za zamknięty w tej redakcji. Nie wysyła się wiadomości „zamykającej” z informacją, że nadawca rezygnuje z dalszych prób. Takie wiadomości są odbierane jako wyrzut, nawet jeśli napisano je grzecznie.

Zamknięcie tematu w jednej redakcji nie oznacza porzucenia informacji. Ten sam materiał, po dopasowaniu, można zaproponować innemu tytułowi. Trzeba tylko uważać na jedną rzecz: jeśli pierwszej redakcji obiecano wyłączność, przed zwróceniem się do kolejnej należy tę obietnicę jasno odwołać jednym zdaniem i podać, od kiedy materiał trafi do innych mediów.

Istnieje też sytuacja, w której kontakt należy przerwać natychmiast i trwale. Jeśli dziennikarz poprosi o usunięcie z listy wysyłkowej albo napisze, że nie życzy sobie kolejnych informacji, jego adres trzeba od razu wykreślić i potwierdzić to jednym krótkim zdaniem. Adres imienny jest daną osobową, a sprzeciw wobec dalszego kontaktu trzeba uszanować bez dyskusji. W razie wątpliwości co do zasad prowadzenia własnej bazy kontaktów rozsądnie jest skonsultować je z prawnikiem.

Po czym poznać, że przypomnienie zadziałało, i co zrobić, gdy nadal panuje cisza?

Sukcesem nie jest wyłącznie publikacja. Dobrym wynikiem jest każda odpowiedź, która coś wyjaśnia: prośba o zdjęcia, pytanie uzupełniające, przekazanie sprawy koledze z innego działu, a nawet uprzejma odmowa z podaniem powodu. Odmowa z uzasadnieniem jest cenną wskazówką, czego dana redakcja szuka.

Na odpowiedź trzeba zareagować szybko, najlepiej w ciągu godziny lub dwóch w czasie pracy redakcji. Dziennikarz, który pyta, zwykle właśnie pisze tekst. Odpowiedź powinna zawierać dokładnie to, o co poproszono, bez dodatkowych materiałów promocyjnych. Jeśli tekst się ukaże, wystarczy krótkie podziękowanie. Prośby o poprawki należy ograniczyć do błędów rzeczowych, takich jak przekręcone nazwisko lub błędna liczba.

Jeśli po przypomnieniu nadal nic się nie dzieje, pozostaje praca nad samym materiałem i listą odbiorców:

• ponowna ocena, czy informacja zawiera wiadomość, czy tylko opis firmy, oraz przebudowa według wskazówek z wpisu o pisaniu informacji prasowej, którą dziennikarz otworzy,
• sprawdzenie, czy w redakcji nie ma osoby, która zajmuje się tą dziedziną bardziej bezpośrednio, i jednorazowe zwrócenie się do niej nową wiadomością,
• zaproponowanie tematu innemu tytułowi, na przykład branżowemu zamiast ogólnego albo lokalnemu zamiast ogólnopolskiego,
• opublikowanie informacji we własnych kanałach: na stronie firmy, w aktualnościach i w profilach społecznościowych, tak aby była dostępna dla osób szukających nazwy firmy,
• zapisanie w arkuszu z listą mediów daty wysyłki, daty przypomnienia i wyniku, żeby przy kolejnej informacji nie powtarzać tych samych kroków na ślepo.

Cisza powtarzająca się przy kilku kolejnych informacjach w tej samej redakcji jest sygnałem, że problem leży w doborze tematów albo adresata, a nie w liczbie przypomnień. Wtedy należy zmienić to, co się wysyła i komu, zamiast zwiększać częstotliwość kontaktu.

Jakich błędów unikać przy przypominaniu się redakcji?

Większość zerwanych relacji z mediami nie wynika z jednego przypomnienia, tylko z kilku powtarzalnych zachowań. Każde z nich z osobna wydaje się drobiazgiem, a razem tworzą obraz nadawcy, którego wiadomości przestaje się otwierać.

• Przypomnienie następnego dnia po wysyłce, zanim ktokolwiek zdążył przeczytać pierwszą wiadomość.
• Ponowne przesłanie identycznej treści bez słowa wyjaśnienia, często z dopiskiem „ponawiam”.
• Pisanie równocześnie do kilku osób w tej samej redakcji albo do przełożonego dziennikarza z pominięciem jego samego.
• Pytanie o powód braku publikacji lub o termin, w którym tekst się ukaże.
• Łączenie przypomnienia z ofertą współpracy płatnej albo sugerowanie, że publikacja „należy się” firmie.
• Kontakt przez prywatne konta i numery, których dziennikarz nie udostępnił w celach zawodowych.
• Publiczne komentowanie braku odpowiedzi w serwisach społecznościowych.

Najpoważniejszym błędem jest jednak traktowanie przypomnienia jako sposobu na przeforsowanie słabego tematu. Uprzejma forma nie zastąpi treści. Redakcja, która raz dostała od firmy rzetelną i przydatną informację, chętniej otworzy następną, nawet bez żadnych przypomnień.

Najczęstsze pytania

Po ilu dniach wolno przypomnieć się redakcji?

Nie ma przepisu ani oficjalnej normy, która by to regulowała. W praktyce rozsądny odstęp przy informacji bez pilnego terminu to od trzech do pięciu dni roboczych. Przy informacji o wydarzeniu przypomnienie powinno dotrzeć na kilka dni przed nim, tak aby redakcja zdążyła zaplanować obecność lub materiał.

Czy przypomnienie lepiej wysłać jako odpowiedź na pierwszą wiadomość, czy jako nową?

W większości przypadków lepsza jest odpowiedź w tym samym wątku, bo dziennikarz od razu widzi pierwotną treść. Nową wiadomość z poprawionym tematem należy wybrać wtedy, gdy pierwszy temat był ogólnikowy albo gdy zmieniło się coś istotnego. W obu przypadkach sedno informacji powinno być streszczone jednym zdaniem w treści.

Czy wypada zapytać dziennikarza, czy opublikuje tekst?

Nie wypada pytać wprost o publikację ani o jej termin, ponieważ o doborze materiałów decyduje redakcja i dziennikarz często sam nie zna odpowiedzi. Można natomiast zapytać, czy temat jest dla redakcji interesujący i czy potrzebne są dodatkowe materiały. To pytanie o potrzeby odbiorcy, a nie o zobowiązanie.

Czy potwierdzenie odczytu pomoże ustalić, czy wiadomość została przeczytana?

W niewielkim stopniu. Według pomocy Gmaila funkcja działa tylko na kontach służbowych i szkolnych, odbiorca musi potwierdzenie zatwierdzić, a samo potwierdzenie nie jest wiarygodnym dowodem przeczytania. W kontaktach z mediami prośba o potwierdzenie bywa odbierana jako nacisk, dlatego radzę z niej zrezygnować.

Co zrobić, gdy dziennikarz odpowie, że temat go nie interesuje?

Należy podziękować jednym zdaniem i nie przekonywać. Taka odpowiedź jest cenna, bo zamyka sprawę i często podpowiada, czego redakcja szuka. Warto zanotować ją w arkuszu z listą mediów i przy następnej informacji lepiej dobrać temat do zainteresowań tej osoby.

Czy tę samą informację wolno wysłać do innej osoby w tej samej redakcji?

Tak, ale jednorazowo, dopiero po upływie czasu na odpowiedź i tylko wtedy, gdy druga osoba rzeczywiście zajmuje się daną dziedziną. W wiadomości uczciwie jest zaznaczyć, że informacja trafiła wcześniej do innego dziennikarza. Wysyłanie tej samej treści do kilku osób jednocześnie stwarza w redakcji zamieszanie i zniechęca wszystkich adresatów.

Czy funkcja „Ponaglenia” w Gmailu wysyła coś do odbiorcy?

Nie. Zgodnie z opisem w pomocy Gmaila są to sugestie wyświetlane u góry skrzynki odbiorczej nadawcy, dotyczące wiadomości, na które należy odpowiedzieć lub które wymagają dalszych czynności. Decyzja, czy i co napisać do redakcji, zawsze pozostaje po stronie nadawcy.

Brak czasu albo ochoty, żeby zająć się tym samodzielnie?

Kontakt z redakcjami wymaga wyczucia i cierpliwości, a przy prowadzeniu firmy trudno znaleźć na to spokojną głowę. Chętnie przejmę tę część pracy. Przeczytam wysłaną informację, ustalę, dlaczego nie spotkała się z odzewem, w razie potrzeby poprawię jej temat i treść, dobiorę właściwych dziennikarzy, a potem sam przypomnę o sprawie, raz i w odpowiednim momencie. Zajmę się także odpowiedziami na pytania redakcji i przekażę, co z tego wynikło.

Wystarczy zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na adres info@lukaszwudyka.pl i w kilku zdaniach opisać, czego dotyczyła informacja i do kogo trafiła. Odpowiem, co da się w tej sprawie zrobić i od czego zacząłbym pracę.