Pytania od dziennikarza w trudnej sprawie. Jak odpowiedzieć w wyznaczonym terminie?

Wiadomość od dziennikarza z listą niewygodnych pytań i dopiskiem „proszę o odpowiedź do jutra do godziny 12” potrafi wytrącić z równowagi nawet doświadczonego właściciela firmy. Pytania dotyczą reklamacji, sporu z byłym pracownikiem, kontroli albo zarzutów klienta, a czasu jest mało. Pierwszy odruch bywa zły: milczenie, nerwowy telefon do redakcji albo odpowiedź pisana w emocjach.

Ta instrukcja jest przeznaczona dla osób prowadzących firmę, które nie mają działu prasowego i muszą poradzić sobie z taką wiadomością samodzielnie. Opisuję w niej kolejne czynności: od pierwszej godziny po otrzymaniu pytań, przez ustalenie faktów i napisanie odpowiedzi, aż po autoryzację cytatów i reakcję na gotowy artykuł.

Po lekturze będzie wiadomo, czy firma w ogóle musi odpowiadać, jak poprosić o przesunięcie terminu, co napisać, gdy na część pytań odpowiedzieć nie wolno, oraz jakie terminy wynikają z ustawy Prawo prasowe, a jakie są wyłącznie prośbą redakcji.

Po czym poznać trudne pytania i co naprawdę oznacza termin podany przez dziennikarza?

Trudną sprawę łatwo odróżnić od zwykłej prośby o komentarz. Pytania są szczegółowe, zawierają daty, kwoty lub nazwiska, powołują się na dokumenty albo relacje osób trzecich i często zaczynają się od słów „czy prawdą jest, że”. Zwykle widać z nich, że dziennikarz ma już zebrany materiał i teza tekstu jest w dużej mierze gotowa.

Taka wiadomość nie jest atakiem, lecz wykonaniem obowiązku. Prawo prasowe wymaga od dziennikarza szczególnej staranności i rzetelności przy zbieraniu i wykorzystaniu materiałów, w tym sprawdzenia zgodności z prawdą uzyskanych wiadomości. W praktyce oznacza to zwrócenie się do drugiej strony o stanowisko. Dla firmy jest to jedyna chwila, w której może wpłynąć na treść publikacji, zanim przeczytają ją klienci.

Termin wskazany w wiadomości trzeba rozumieć właściwie. Ustawa nie określa, w ciągu ilu godzin lub dni przedsiębiorca ma odpowiedzieć na pytania prasy. Godzina podana przez dziennikarza wynika z planu pracy redakcji: z terminu oddania tekstu, emisji programu albo zamknięcia numeru. Nie grozi za jej przekroczenie żadna kara, ale skutek jest bardzo konkretny, bo tekst ukaże się bez stanowiska firmy.

W takim przypadku w artykule pojawi się zdanie w rodzaju „firma nie odpowiedziała na nasze pytania do chwili publikacji”. Czytelnik odbiera je zwykle jako przyznanie się do winy albo lekceważenie sprawy. Dlatego termin redakcji należy traktować poważnie, nawet jeśli nie wynika z przepisu.

Czy firma ma obowiązek odpowiadać na pytania prasy?

Wielu przedsiębiorców uważa, że obowiązek informowania mediów dotyczy tylko urzędów. To błąd. Zgodnie z art. 4 ust. 1 Prawa prasowego przedsiębiorcy są obowiązani do udzielenia prasie informacji o swojej działalności, o ile na podstawie odrębnych przepisów informacja nie jest objęta tajemnicą lub nie narusza prawa do prywatności.

Z tego jednego zdania wynikają trzy praktyczne wnioski. Po pierwsze, obowiązek dotyczy informacji o działalności firmy, a nie prywatnego życia właściciela czy pracowników. Po drugie, istnieją dwie ustawowe podstawy odmowy: tajemnica wynikająca z odrębnych przepisów oraz ochrona prywatności. Po trzecie, odmowa bez podania powodu albo całkowite milczenie nie mieszczą się w tym przepisie.

Ustawa opisuje też, co dzieje się po odmowie. Jeżeli redaktor naczelny tego zażąda, odmowę doręcza się redakcji w formie pisemnej w terminie trzech dni. Pismo powinno zawierać oznaczenie osoby lub jednostki, od której pochodzi, datę, redakcję, której dotyczy, oznaczenie informacji będącej przedmiotem odmowy oraz powody odmowy. Odmowę lub niezachowanie tych wymogów redakcja może zaskarżyć do sądu administracyjnego w terminie 30 dni.

W praktyce małych firm spory sądowe o odmowę zdarzają się rzadko. Znacznie częstszą i bardziej dotkliwą konsekwencją jest sama publikacja, w której redakcja opisuje, że firma odmówiła rozmowy. Uważam, że w prawie każdej trudnej sprawie krótka, rzeczowa odpowiedź jest lepsza od milczenia. Ostateczna ocena, czy w konkretnej sytuacji istnieje obowiązek udzielenia informacji, należy jednak do prawnika, zwłaszcza gdy sprawa wiąże się z toczącym się postępowaniem.

Co zrobić w pierwszej godzinie po otrzymaniu pytań?

Pierwsza godzina decyduje o tym, czy reszta czasu zostanie wykorzystana dobrze. Nie chodzi jeszcze o pisanie odpowiedzi, tylko o uporządkowanie sytuacji i przejęcie kontroli nad terminem. Czynności należy wykonać w następującej kolejności.

1. Zapisanie dokładnej daty i godziny otrzymania wiadomości oraz terminu podanego przez dziennikarza. Jeśli pytania padły przez telefon, trzeba poprosić o przesłanie ich e-mailem, mówiąc na przykład: „Odpowiem na piśmie, proszę o pytania na adres firmy”.
2. Sprawdzenie, kto pyta. Należy ustalić imię i nazwisko dziennikarza, tytuł, dla którego pracuje, oraz adres e-mail w domenie redakcji. W razie wątpliwości wystarczy zadzwonić na numer podany na stronie redakcji i potwierdzić, że taka osoba przygotowuje materiał.
3. Potwierdzenie odbioru w ciągu kilkudziesięciu minut. Krótka wiadomość zwrotna wystarczy: informacja, że pytania dotarły, kto odpowie i do kiedy.
4. Wstrzymanie wszelkich innych wypowiedzi. Pracownicy powinni dowiedzieć się, że na pytania mediów odpowiada jedna wskazana osoba, a każdy telefon z redakcji należy do niej przekierować.
5. Skopiowanie pytań do osobnego dokumentu i ponumerowanie ich dokładnie tak, jak w wiadomości. Na tym dokumencie będzie się odbywać cała dalsza praca.
6. Ocena, czy termin jest realny. Jeżeli zebranie dokumentów wymaga więcej czasu, prośbę o przesunięcie wysyła się od razu, a nie godzinę przed końcem terminu.

Potwierdzenie odbioru może brzmieć następująco: Dzień dobry, potwierdzam otrzymanie pytań w sprawie [temat]. Odpowiedzi przygotowuje [imię i nazwisko, funkcja]. Przekażemy je pisemnie na ten adres w podanym terminie. W razie potrzeby proszę o kontakt pod numerem [telefon].

Taka wiadomość ma dwie zalety. Dziennikarz wie, że firma nie uchyla się od odpowiedzi, a w aktach sprawy zostaje ślad, że reakcja nastąpiła niezwłocznie. Jeśli równolegle w sieci pojawiają się już komentarze na ten sam temat, przydaje się też plan opisany we wpisie o tym, co zrobić w pierwszej dobie kryzysu wizerunkowego.

Jak poprosić o przesunięcie terminu, żeby redakcja się zgodziła?

Dziennikarze zgadzają się na dodatkowy czas częściej, niż się wydaje, pod warunkiem że prośba jest konkretna. Ogólne „potrzebujemy więcej czasu” brzmi jak gra na zwłokę. Prośba powinna zawierać powód, nową godzinę oraz zapowiedź, co firma dostarczy wcześniej.

Skuteczny układ jest prosty: część odpowiedzi w pierwotnym terminie, reszta w nowym. Dzięki temu redakcja ma materiał do pracy i nie musi wybierać między czekaniem a publikacją bez stanowiska firmy.

Wzór prośby: Szanowna Pani Redaktor, na pytania 1, 2 i 5 odpowiemy dziś do godziny 16. Odpowiedź na pytania 3 i 4 wymaga sprawdzenia dokumentów z archiwum oraz konsultacji z prawnikiem. Proszę o przesunięcie terminu dla tych dwóch pytań do jutra do godziny 12. Zależy nam na przekazaniu pełnych i sprawdzonych informacji.

Jeżeli redakcja odmówi, należy przyjąć to do wiadomości i odpowiedzieć w pierwotnym terminie w takim zakresie, w jakim jest to możliwe. Przy pytaniach, na które odpowiedź nie jest jeszcze gotowa, wpisuje się zdanie: „Sprawdzamy tę informację w dokumentach, odpowiedź przekażemy do [dzień, godzina]”. Obietnicy trzeba potem dotrzymać, ponieważ redakcje internetowe często uzupełniają opublikowane teksty o stanowisko nadesłane później.

Nie każdy chce prowadzić taką korespondencję samodzielnie, zwłaszcza pod presją czasu. W takiej sytuacji można zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na adres info@lukaszwudyka.pl, a ja przejmę sprawę: uporządkuję pytania, pomogę ustalić fakty, przygotuję odpowiedzi do akceptacji i dopilnuję terminu wyznaczonego przez redakcję.

Jak ustalić fakty, zanim powstanie pierwsze zdanie odpowiedzi?

Najgroźniejszy błąd w trudnej sprawie to odpowiedź, która po publikacji okazuje się nieprawdziwa. Dziennikarz zwykle ma dokumenty lub relacje, których firma nie widziała. Jedno nieścisłe zdanie podważa wtedy wiarygodność całego stanowiska. Dlatego przed pisaniem trzeba zebrać fakty.

1. Rozpisanie każdego pytania na twierdzenia, które się w nim kryją. Pytanie „dlaczego firma od trzech miesięcy nie zwraca pieniędzy klientom” zawiera trzy twierdzenia: że są klienci czekający na zwrot, że trwa to trzy miesiące i że firma nie reaguje.
2. Przypisanie do każdego twierdzenia osoby w firmie, która zna sprawę, oraz dokumentu, który ją potwierdza: umowy, korespondencji, protokołu, potwierdzenia przelewu.
3. Oznaczenie każdego twierdzenia jednym z trzech słów: „prawda”, „nieprawda”, „częściowo”. Przy ostatnim trzeba dopisać, co dokładnie się zgadza, a co nie.
4. Sprawdzenie, czy odpowiedź nie ujawni danych osobowych, informacji objętych tajemnicą lub szczegółów toczącego się postępowania. Te fragmenty należy pokazać prawnikowi.
5. Ustalenie, co firma już zrobiła w sprawie i co zrobi w najbliższych dniach. To najważniejsza część odpowiedzi, a najczęściej się o niej zapomina.
6. Spisanie na jednej stronie chronologii zdarzeń. Taka notatka przydaje się przy pisaniu, przy rozmowie z prawnikiem i przy ewentualnych kolejnych pytaniach.

Jeżeli pytanie opiera się na dokumencie, którego firma nie zna, wolno o niego zapytać. Wystarczy zdanie: „Proszę o wskazanie, z jakiego dokumentu pochodzi ta informacja, abyśmy mogli się do niej odnieść”. Dziennikarz nie musi ujawnić źródła i często tego nie zrobi, ale nierzadko doprecyzuje, o jaką sytuację chodzi.

Na tym etapie należy też zdecydować, kto podpisze odpowiedź. Najlepiej, aby była to jedna osoba z imienia i nazwiska, z podaną funkcją. Stanowisko podpisane ogólnie nazwą firmy brzmi w tekście słabiej niż wypowiedź konkretnego człowieka, który bierze za nią odpowiedzialność.

Jak napisać odpowiedzi, które redakcja może zacytować bez zmian?

Dobra odpowiedź na trudne pytanie jest krótka, konkretna i napisana tak, aby każde jej zdanie mogło trafić do tekstu osobno. Dziennikarz wybierze z niej jedno lub dwa zdania. Trzeba więc założyć, że każde z nich zostanie przeczytane bez sąsiednich.

Kolejność i długość

Odpowiada się w kolejności pytań, zachowując ich numerację. Pod każdym pytaniem umieszcza się od dwóch do pięciu zdań. Pierwsze zdanie zawiera sedno: tak, nie albo częściowo. Kolejne podają fakt, który to potwierdza, oraz działanie podjęte przez firmę.

Gdy zarzut jest prawdziwy

Jeżeli błąd rzeczywiście się zdarzył, najbezpieczniej jest to powiedzieć wprost i od razu przejść do naprawy. Przykład: „Opóźnienie w zwrotach dotyczyło części zamówień z tego okresu. Wszystkie zaległe zwroty zostały wypłacone, a klienci otrzymali informację e-mailem”. Zaprzeczanie faktom, które redakcja ma w dokumentach, kończy się drugim, gorszym tekstem.

Przyznanie błędu wymaga ostrożności, gdy sprawa może mieć skutki prawne, na przykład toczy się spór o odszkodowanie. W takiej sytuacji treść zdania o odpowiedzialności firmy powinien przeczytać prawnik. Można wyrazić ubolewanie i opisać działania naprawcze, nie przesądzając kwestii, które rozstrzygnie sąd lub ubezpieczyciel.

Gdy zarzut jest nieprawdziwy

Nieprawdziwe twierdzenie prostuje się spokojnie i z dowodem. Zamiast „to kłamstwo” lepiej napisać: „Ta informacja jest nieprawdziwa. Umowa została rozwiązana z zachowaniem okresu wypowiedzenia, co potwierdza dokument z podpisami obu stron”. Jeżeli dokument można udostępnić bez naruszenia czyjejś prywatności lub tajemnicy, należy zaproponować jego okazanie.

Nie należy powtarzać zarzutu własnymi słowami. Zdanie „nie jesteśmy oszustami” zostawia w pamięci czytelnika słowo, którego firma chce uniknąć. Skuteczniejsze jest opisanie tego, jak było naprawdę.

Język odpowiedzi

Odpowiedź pisze się zwykłym językiem, bez prawniczych formuł i bez ocen dziennikarza, byłego pracownika czy klienta. Każda uwaga o intencjach drugiej strony może zostać zacytowana i obrócić się przeciwko firmie. Ton powinien być rzeczowy: fakty, daty zdarzeń, działania.

Przed wysłaniem radzę przeczytać każde zdanie osobno i zadać sobie jedno pytanie: czy to zdanie wyrwane z całości nadal jest prawdziwe i zrozumiałe? Jeśli nie, trzeba je przebudować. Podobne zasady dotyczą rozmowy ustnej, którą opisałem we wpisie o tym, jak prowadzić rozmowę z dziennikarzem przez telefon.

Co napisać, gdy na pytanie nie wolno albo nie da się odpowiedzieć?

W trudnych sprawach prawie zawsze znajdzie się pytanie, na które firma nie może odpowiedzieć w pełni. Najgorszym wyjściem jest pominięcie go bez słowa. Lepiej wyjaśnić, dlaczego odpowiedzi nie ma, i podać tyle, ile wolno.

Formuła „bez komentarza” nie wyjaśnia niczego i w tekście wygląda jak unik. Zamiast niej stosuje się krótkie uzasadnienie dopasowane do przyczyny. Najczęściej zachodzi jedna z poniższych sytuacji.

• Informacja dotyczy konkretnej osoby, na przykład pracownika lub klienta. Odpowiedź: „Nie możemy przekazywać informacji o konkretnych osobach ze względu na ochronę ich prywatności i danych osobowych. Możemy natomiast opisać, jak w takich sytuacjach wygląda procedura w firmie”.
• Informacja jest objęta tajemnicą wynikającą z przepisów lub z umowy, którą chroni prawo. Odpowiedź wskazuje rodzaj tajemnicy i zakres, którego dotyczy, bez ujawniania treści.
• Toczy się postępowanie przed sądem lub urzędem. Odpowiedź: „Sprawa jest przedmiotem postępowania, dlatego nie odnosimy się do szczegółów. Współpracujemy z organem prowadzącym postępowanie i przekazaliśmy mu wszystkie dokumenty”.
• Firma nie zna jeszcze faktów. Odpowiedź: „Wyjaśniamy tę sytuację. Wynik przekażemy redakcji do [dzień]”.
• Pytanie dotyczy życia prywatnego właściciela i nie ma związku z działalnością firmy. Odpowiedź: „Pytanie nie dotyczy działalności firmy, dlatego pozostawiamy je bez odpowiedzi”.

Każda taka odpowiedź powinna zawierać powód, ponieważ powodów odmowy wymaga także ustawa, gdy redaktor naczelny zażąda odmowy na piśmie. Jeśli takie żądanie wpłynie, pismo doręcza się redakcji w terminie trzech dni. Powinno wskazywać, od kogo pochodzi, datę, redakcję, informację, której dotyczy odmowa, oraz powody.

Odmowa nie powinna obejmować więcej, niż to konieczne. Jeżeli na pytanie można odpowiedzieć w części, należy to zrobić. Zasłanianie się tajemnicą przedsiębiorstwa przy każdym pytaniu jest łatwe do podważenia i źle wygląda w publikacji.

Jak wysłać odpowiedź i zastrzec autoryzację cytatów?

Odpowiedź wysyła się e-mailem, w treści wiadomości, a nie wyłącznie w załączniku. Załącznik w formacie PDF można dodać jako kopię. W temacie warto zostawić temat wiadomości dziennikarza, aby cała korespondencja pozostała w jednym wątku. Wysyłka powinna nastąpić z zapasem, najlepiej co najmniej godzinę przed końcem terminu.

W tej samej wiadomości zgłasza się żądanie autoryzacji. Zgodnie z art. 14a Prawa prasowego dziennikarz nie może odmówić osobie udzielającej informacji autoryzacji dosłownie cytowanej wypowiedzi, o ile nie była ona wcześniej publikowana lub wygłoszona publicznie. Żądanie zgłasza się niezwłocznie, dlatego najlepiej zrobić to od razu.

Wzór zdania kończącego wiadomość: Proszę o przesłanie do autoryzacji dosłownych cytatów z powyższych odpowiedzi na ten adres e-mail. Autoryzacji dokonam niezwłocznie po ich otrzymaniu.

Terminy autoryzacji są krótkie i wynikają wprost z ustawy. Osoba udzielająca informacji dokonuje autoryzacji niezwłocznie, nie później niż w ciągu 6 godzin w przypadku dzienników i 24 godzin w przypadku czasopism, chyba że strony umówią się inaczej. Termin biegnie od chwili przekazania tekstu cytatu w uzgodniony sposób. Brak odpowiedzi w terminie oznacza, że wypowiedź uznaje się za autoryzowaną bez zastrzeżeń.

Wynika z tego praktyczny obowiązek: po wysłaniu odpowiedzi skrzynka i telefon muszą być pod stałą kontrolą. Jeśli osoba podpisana pod odpowiedzią będzie niedostępna, w wiadomości należy wskazać drugą osobę upoważnioną do autoryzacji wraz z numerem telefonu.

Autoryzacja ma też wyraźne granice. Dotyczy wyłącznie dosłownych cytatów, a nie całego artykułu, tytułu czy komentarza autora. Ustawa stanowi również, że autoryzacją nie jest zaproponowanie nowych pytań, przekazanie nowych informacji lub odpowiedzi ani zmiana kolejności wypowiedzi. Na tym etapie poprawia się więc błędy i nieścisłości w cytacie, a nie pisze odpowiedzi od nowa. Szerzej opisałem to we wpisie o tym, jakie prawa i terminy przewiduje autoryzacja wypowiedzi.

Nie wolno natomiast stawiać redakcji warunków dotyczących wymowy tekstu. Prawo prasowe przewiduje, że udzielenia informacji nie można uzależniać od sposobu jej skomentowania ani od uzgodnienia tekstu wypowiedzi dziennikarskiej, z zastrzeżeniem prawa do autoryzacji. Prośba „odpowiemy, jeśli artykuł będzie przychylny” jest więc bezskuteczna i tylko pogarsza relację z redakcją.

Po czym poznać, że odpowiedź zadziałała, i co zrobić, gdy tekst zawiera błąd?

Skuteczna odpowiedź nie sprawia, że artykuł znika. Jej celem jest to, aby czytelnik poznał także wersję firmy. Po publikacji należy przeczytać tekst uważnie i sprawdzić cztery rzeczy: czy stanowisko firmy się w nim znalazło, czy cytaty są zgodne z autoryzowaną wersją, czy fakty podane przez firmę nie zostały przeinaczone oraz czy tytuł nie twierdzi czegoś, czego nie ma w treści.

Jeżeli wszystko się zgadza, sprawę można uznać za dobrze przeprowadzoną, nawet gdy wymowa tekstu jest krytyczna. Publikację trzeba zachować w formie zrzutu ekranu lub pliku PDF razem z całą korespondencją. Przez kolejne dni radzę obserwować, czy temat podejmują inne redakcje, i odpowiadać im tak samo jak pierwszej.

Drobna nieścisłość

Przy literówce w nazwie, błędnej funkcji rozmówcy albo pomylonej liczbie najszybciej działa uprzejma wiadomość do autora ze wskazaniem zdania i poprawnej wersji. Redakcje internetowe zwykle poprawiają takie błędy sprawnie. Sposób sformułowania takiej prośby opisałem we wpisie o tym, jak poprosić redakcję o poprawkę, gdy pojawi się błąd w artykule o firmie.

Nieprawdziwa lub nieścisła wiadomość

Gdy tekst zawiera nieprawdziwą lub nieścisłą wiadomość, a redakcja nie chce jej poprawić, przysługuje sprostowanie. Jego zasady są sformalizowane, a pomyłka formalna pozwala redaktorowi naczelnemu odmówić publikacji. Według art. 31a Prawa prasowego sprostowanie musi spełnić kilka warunków.

• Jest rzeczowe i odnosi się do faktów, a nie do ocen czy opinii autora tekstu.
• Zostaje sporządzone na piśmie i nadane w placówce pocztowej albo złożone w siedzibie redakcji w terminie nie dłuższym niż 21 dni od dnia opublikowania materiału.
• Jest skierowane do redaktora naczelnego i zawiera podpis wnioskodawcy, jego imię i nazwisko lub nazwę oraz adres korespondencyjny.
• Jego tekst nie przekracza dwukrotnej objętości fragmentu materiału, którego dotyczy.
• Jest napisane po polsku lub w języku, w którym ukazał się materiał.

Redaktor naczelny publikuje sprostowanie w elektronicznej formie dziennika lub czasopisma w terminie 3 dni roboczych od dnia jego otrzymania. Jeżeli odmawia, ma obowiązek niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od otrzymania sprostowania, przekazać pisemne zawiadomienie o odmowie i jej przyczynach. Poprawione sprostowanie można wtedy nadać ponownie, a termin 21 dni liczy się od dnia doręczenia zawiadomienia o odmowie.

Dalsze kroki, czyli droga sądowa o opublikowanie sprostowania lub o ochronę dóbr osobistych, wymagają już pomocy prawnika. Wynik takich spraw zależy od okoliczności i dowodów, dlatego nie należy zakładać go z góry ani grozić redakcji pozwem w pierwszej wiadomości.

Jakich błędów unikać w korespondencji z dziennikarzem?

Większość szkód wizerunkowych w trudnych sprawach nie wynika z samego zarzutu, lecz ze sposobu reakcji. Te same błędy powtarzają się w firmach różnej wielkości, dlatego dobrze znać je zawczasu.

• Milczenie do końca terminu. Tekst ukaże się i tak, tylko bez wersji firmy.
• Pospieszna odpowiedź ustna. Słowa wypowiedziane przez telefon trudno potem odtworzyć, a odpowiedź pisemna zostaje w dokumentach.
• Groźba pozwu zamiast odpowiedzi. Taka wiadomość często sama staje się częścią publikacji.
• Kontakt z wydawcą lub działem reklamy z prośbą o wstrzymanie tekstu. To próba nacisku, która szkodzi bardziej niż sam artykuł, a ustawa zakazuje utrudniania prasie zbierania materiałów krytycznych i tłumienia krytyki.
• Podawanie informacji, których nikt nie sprawdził w dokumentach.
• Ujawnianie danych klienta lub pracownika po to, by pokazać swoją rację. Może to naruszyć przepisy o ochronie danych osobowych i dobra osobiste tej osoby.
• Zastrzeżenie „nie do publikacji” dopisane po fakcie. Takie ustalenia czyni się przed udzieleniem informacji, a nie po niej.
• Publiczne atakowanie dziennikarza w mediach społecznościowych przed ukazaniem się tekstu albo po nim.

Osobną kwestią jest spójność. Jeżeli o tę samą sprawę pytają klienci, kontrahenci albo pracownicy, powinni usłyszeć to samo, co redakcja. Rozbieżne wersje szybko wychodzą na jaw i stają się tematem kolejnej publikacji.

Najczęstsze pytania

Czy za brak odpowiedzi w terminie podanym przez dziennikarza grozi kara?

Termin wskazany w wiadomości nie wynika z ustawy, więc samo jego przekroczenie nie jest zagrożone karą. Skutkiem jest publikacja bez stanowiska firmy, zwykle z informacją, że firma nie odpowiedziała. Ustawowy termin trzech dni dotyczy innej sytuacji: doręczenia pisemnej odmowy udzielenia informacji, jeśli zażąda jej redaktor naczelny.

Czy można odpowiedzieć tylko na część pytań?

Tak, i często jest to najlepsze rozwiązanie. Przy pytaniach pozostawionych bez pełnej odpowiedzi należy podać powód, na przykład ochronę prywatności konkretnej osoby, tajemnicę wynikającą z przepisów albo toczące się postępowanie. Pominięcie pytania bez wyjaśnienia redakcja może opisać jako uchylenie się od odpowiedzi.

Czy firma może zażądać całego artykułu do wglądu przed publikacją?

Poprosić wolno, ale redakcja nie ma obowiązku się zgodzić. Prawo do autoryzacji obejmuje dosłownie cytowane wypowiedzi osoby udzielającej informacji, a nie tekst autora, tytuł ani wypowiedzi innych rozmówców. Uzależnianie odpowiedzi od wglądu w całość jest sprzeczne z zasadą, że udzielenia informacji nie można wiązać z uzgodnieniem tekstu dziennikarskiego.

Co zrobić, gdy dziennikarz dzwoni i chce odpowiedzi natychmiast?

Należy uprzejmie poprosić o przesłanie pytań e-mailem i zapowiedzieć odpowiedź pisemną w określonym czasie. Wystarczy zdanie: „Chcę odpowiedzieć dokładnie, dlatego proszę o pytania na piśmie”. Nie trzeba odpowiadać z pamięci na pytania o daty, kwoty i dokumenty, bo pomyłka w takiej rozmowie trafia potem do tekstu.

Czy pytania dziennikarza można opublikować na stronie firmy razem z odpowiedziami?

Własne stanowisko firma może opublikować w każdej chwili, na przykład jako oświadczenie na stronie. Radzę jednak zrobić to dopiero po ukazaniu się artykułu albo po upływie terminu, a nie przed nim. Wcześniejsza publikacja psuje relację z redakcją i zwraca uwagę na sprawę osób, które o niej nie wiedziały.

Co zrobić, gdy pytania przysłała osoba, która nie pracuje w żadnej redakcji?

Najpierw trzeba zapytać, dla jakiego tytułu powstaje materiał i gdzie się ukaże. Obowiązek z art. 4 Prawa prasowego dotyczy udzielania informacji prasie. Jeśli pytający nie wskaże redakcji ani miejsca publikacji, decyzja o odpowiedzi należy do firmy, a w razie wątpliwości co do statusu pytającego dobrze jest zasięgnąć opinii prawnika.

Czy odpowiedź powinien podpisać właściciel, czy prawnik?

Odpowiedzi dla prasy najlepiej podpisuje osoba, która kieruje firmą lub odpowiada za dany obszar. Prawnik powinien przeczytać treść przed wysłaniem, szczególnie fragmenty dotyczące sporów i danych osobowych. Pismo podpisane przez kancelarię redakcja odbiera zwykle jako zapowiedź sporu, a nie jako wyjaśnienie.

Brak czasu albo ochoty, żeby zająć się tym samodzielnie?

Trudne pytania od redakcji przychodzą zwykle w najgorszym momencie, a termin nie zostawia miejsca na naukę na błędach. Mogę przeprowadzić tę sprawę od początku do końca: potwierdzę odbiór pytań, ustalę z redakcją realny termin, zbiorę fakty z osobami w firmie, przygotuję odpowiedzi do akceptacji, dopilnuję autoryzacji cytatów, a po publikacji sprawdzę tekst i w razie potrzeby przygotuję prośbę o poprawkę lub projekt sprostowania.

Wystarczy zadzwonić pod numer 533 525 168 albo przesłać pytania dziennikarza na adres info@lukaszwudyka.pl. Im wcześniej trafi do mnie wiadomość z redakcji, tym więcej czasu zostaje na spokojną i przemyślaną odpowiedź.