Pola zgód przy składaniu zamówienia. Które są wymagane, a które zbędne?

Formularz zamówienia w wielu sklepach internetowych kończy się długą kolumną okienek do zaznaczenia: regulamin, polityka prywatności, przetwarzanie danych, newsletter, kontakt telefoniczny, a czasem jeszcze pliki cookie. Część z nich jest potrzebna, część niczego nie daje, a kilka potrafi sprzedawcy zaszkodzić. Każde zbędne okienko wydłuża zakupy i zwiększa ryzyko, że klient porzuci koszyk tuż przed zapłatą.

Ta instrukcja jest przeznaczona dla właścicieli sklepów i firm usługowych, które przyjmują zamówienia przez stronę internetową. Opisuję w niej, które oświadczenia wynikają z przepisów, które są tylko nawykiem przeniesionym z cudzych formularzy i jak to uporządkować w panelu sklepu, w tym krok po kroku w WooCommerce.

Po lekturze czytelnik będzie umiał samodzielnie przejrzeć własny formularz, zdecydować o losie każdego okienka, poprawnie sformułować zgodę marketingową, ustawić pole regulaminu i sprawdzić, czy po zmianach zamówienia nadal przechodzą bez przeszkód. Zastrzegam jedno: opisuję zasady ogólne, a nietypowe sytuacje, na przykład sprzedaż leków, alkoholu czy usług finansowych, wymagają oceny prawnika.

Skąd bierze się nadmiar okienek w formularzu zamówienia?

Najczęściej z ostrożności. Właściciel sklepu widzi u innych sprzedawców po kilka pól zgód i zakłada, że im więcej okienek, tym bezpieczniej. Do tego dochodzą wtyczki i szablony, które po instalacji same dokładają własne pola, oraz stare treści przepisywane z formularza do formularza bez sprawdzenia, czemu służą.

Skutek jest odwrotny do zamierzonego. Zgoda zebrana tam, gdzie przepisy jej nie przewidują, nie chroni sprzedawcy, a bywa źródłem kłopotów: klient może ją wycofać, a wtedy trudno wytłumaczyć, na jakiej podstawie sklep nadal przechowuje dane potrzebne do faktury czy reklamacji. Z kolei zgoda wymuszona, bez której nie da się kupić, w świetle przepisów o ochronie danych w ogóle nie jest ważną zgodą.

Uważam, że porządki należy zacząć od zrozumienia, że pod jedną nazwą „zgody” kryją się trzy różne rzeczy. Dopiero po ich rozdzieleniu widać, które okienka mają sens.

Czym różni się zgoda od informacji i od oświadczenia klienta?

Pierwsza grupa to informacje. Sprzedawca ma obowiązek przekazać klientowi określone wiadomości: kto przetwarza dane i w jakim celu, jakie są zasady sprzedaży, ile wynosi łączna cena, jak odstąpić od umowy. Informację się podaje, a nie zbiera na nią zgodę. Klient nie musi niczego zaznaczać, wystarczy, że treść jest łatwo dostępna w chwili składania zamówienia.

Druga grupa to oświadczenia klienta, których wymaga ustawa o prawach konsumenta. Należą do nich potwierdzenie, że zamówienie wiąże się z obowiązkiem zapłaty, zgoda na dodatkową płatność oraz żądanie rozpoczęcia usługi lub dostarczenia treści cyfrowych przed upływem terminu na odstąpienie od umowy. Te oświadczenia mają ściśle określone skutki i nie wolno ich zastępować domyślnie zaznaczonym okienkiem.

Trzecia grupa to zgody w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych i o komunikacji elektronicznej. Dotyczą działań, które nie są potrzebne do zrealizowania zamówienia, przede wszystkim marketingu. RODO stawia im cztery warunki: zgoda ma być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Europejska Rada Ochrony Danych w materiałach dla małych firm wyjaśnia, że jednoznaczność oznacza wyraźne działanie potwierdzające, a więc okienko zaznaczone przez klienta, nie przez sklep.

Z tych samych warunków wynika, że milczenie, okienka zaznaczone z góry i brak działania nie tworzą zgody. Wynika z nich także, że klient ma mieć możliwość wycofania zgody równie łatwo, jak jej udzielił. Jeżeli sklep nie jest w stanie pozwolić na wycofanie zgody, bo dane są mu niezbędne, to znak, że zgoda jest złą podstawą i należy oprzeć się na innej.

Które pola i oświadczenia są rzeczywiście potrzebne?

Lista jest krótsza, niż się zwykle zakłada. W typowym sklepie z towarami fizycznymi wystarczają dwa elementy: udostępniony regulamin i prawidłowo opisany przycisk zamówienia. Pozostałe pojawiają się tylko przy określonych rodzajach sprzedaży.

Regulamin: udostępnić zawsze, okienko jest rozsądnym zabezpieczeniem

Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną wymaga, aby regulamin został udostępniony klientowi przed zawarciem umowy, bez opłat i w sposób pozwalający go pobrać, odtworzyć i zachować. Postanowienia, których sprzedawca w ten sposób nie udostępnił, klienta nie wiążą. Przepis mówi o udostępnieniu, a nie o okienku.

W praktyce pole przy regulaminie pozostawiam, ponieważ ułatwia wykazanie, że klient miał dostęp do dokumentu przed zakupem. Powinno być jedno, wymagane, z odnośnikiem do aktualnej treści. Przykładowe brzmienie: Zapoznałam/zapoznałem się z regulaminem sklepu i akceptuję jego treść. Jakie elementy powinien zawierać sam dokument, opisuję w tekście o tym, co jest wymagane w regulaminie sklepu internetowego.

Przycisk z obowiązkiem zapłaty

To element, o którym zapomina się najczęściej, choć jego brak ma najpoważniejsze skutki. Ustawa o prawach konsumenta wymaga, aby konsument w chwili składania zamówienia wyraźnie potwierdził, że wie o obowiązku zapłaty. Jeżeli zamówienie składa się przyciskiem, ma on być oznaczony w łatwo czytelny sposób słowami „zamówienie z obowiązkiem zapłaty” albo innym równoważnym, jednoznacznym sformułowaniem.

Powszechnie stosuje się napis „Zamawiam i płacę” lub „Kupuję i płacę”. Napisy w rodzaju „Dalej”, „Potwierdzam” czy „Wyślij” tego warunku nie spełniają. Ustawa przewiduje, że przy niespełnieniu tych wymagań umowa nie zostaje zawarta, dlatego ten jeden napis jest ważniejszy niż wszystkie okienka razem.

Treści cyfrowe i usługi rozpoczynane od razu

Konsument kupujący na odległość ma co do zasady 14 dni na odstąpienie od umowy. Jeżeli sklep sprzedaje pliki do pobrania, kursy internetowe albo dostęp do serwisu i udostępnia je natychmiast po zapłacie, potrzebuje wyraźnej i uprzedniej zgody konsumenta na rozpoczęcie świadczenia przed upływem tego terminu. Konsument ma też przyjąć do wiadomości, że w ten sposób traci prawo odstąpienia. Sprzedawca powinien następnie potwierdzić otrzymanie tej zgody, zwykle w wiadomości z potwierdzeniem zamówienia.

Tutaj osobne, niezaznaczone okienko jest w pełni uzasadnione. Przykładowa treść: Proszę o dostarczenie treści cyfrowych przed upływem terminu na odstąpienie od umowy i przyjmuję do wiadomości, że z tą chwilą tracę prawo odstąpienia. Podobne wyraźne żądanie jest potrzebne przy usługach, których wykonywanie na prośbę konsumenta ma się zacząć przed upływem terminu na odstąpienie.

Dodatkowe płatności

Na każdą płatność wykraczającą poza cenę głównego świadczenia, na przykład ubezpieczenie przesyłki, przedłużoną ochronę czy ozdobne pakowanie, sprzedawca ma obowiązek uzyskać wyraźną zgodę konsumenta najpóźniej w chwili składania zamówienia. Jeżeli zgoda została „założona” przez opcję zaznaczoną domyślnie, którą klient musiałby odznaczyć, konsument ma prawo do zwrotu tej płatności.

Wniosek jest prosty: płatne dodatki klient zaznacza sam. W formularzu mają być widoczne z ceną i domyślnie wyłączone.

Które okienka są zbędne albo wręcz szkodliwe?

W tej grupie znajdują się pola, które widuję najczęściej. Każde z nich można usunąć bez straty dla bezpieczeństwa prawnego sklepu, o ile klient otrzymuje w formularzu rzetelną informację o przetwarzaniu danych.

• Zgoda na przetwarzanie danych w celu realizacji zamówienia. Dane potrzebne do wykonania umowy przetwarza się na podstawie samej umowy, a dane na fakturze na podstawie obowiązku prawnego. Zgoda jest tu niepotrzebna i wprowadza klienta w błąd, bo sugeruje, że może ją wycofać i zażądać usunięcia danych z dokumentów księgowych.
• Wymagane okienko „akceptuję politykę prywatności”. Polityka prywatności to informacja, a nie umowa. Wystarcza zdanie z odnośnikiem, umieszczone nad przyciskiem zamówienia. Okienko nie jest błędem samym w sobie, ale niczego nie dodaje.
• Zgoda na pliki cookie w formularzu zamówienia. Od tego jest baner zgód wyświetlany przy pierwszej wizycie. Powtarzanie jej przy zamówieniu nie ma podstaw.
• Jedna zbiorcza zgoda „na wszystko”. Połączenie regulaminu, newslettera i kontaktu telefonicznego w jednym okienku odbiera zgodzie konkretność. Klient nie ma jak przyjąć regulaminu i odmówić reklamy.
• Zgoda marketingowa oznaczona jako wymagana. Uzależnienie zakupu od zgody na reklamę przekreśla jej dobrowolność. Taka zgoda nie daje podstawy do wysyłki.
• Jakiekolwiek okienko zaznaczone z góry. Dotyczy to zarówno zgód marketingowych, jak i płatnych dodatków.

Zamiast okienka o danych osobowych należy umieścić pod polami formularza krótką informację. Przykład: Administratorem danych jest [nazwa firmy i adres]. Dane są przetwarzane w celu realizacji zamówienia, wystawienia dokumentu sprzedaży i obsługi reklamacji. Szczegóły, w tym prawa osoby, której dane dotyczą, znajdują się w polityce prywatności. Nawiasy kwadratowe oznaczają miejsce na własne dane.

Osobną sprawą jest baner plików cookie. Jeżeli wymaga uporządkowania, przydatny będzie tekst o tym, jak poprawnie ustawić baner zgód i tryb uzyskiwania zgody Google.

Kto woli nie zajmować się tym samodzielnie, może zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na info@lukaszwudyka.pl, a przejmę sprawę: przejrzę formularz zamówienia, wskażę okienka do usunięcia, przygotuję treść pozostałych i ustawię je w panelu sklepu.

Jak sformułować zgodę na newsletter i kontakt telefoniczny?

Zgoda marketingowa jest jedynym okienkiem, które sprzedawca dodaje we własnym interesie, a nie z obowiązku. Prawo komunikacji elektronicznej wymaga uprzedniej zgody odbiorcy na przesyłanie informacji handlowych pocztą elektroniczną, wiadomościami SMS i na kontakt telefoniczny w celach marketingowych. Sam fakt złożenia zamówienia takiej zgody nie zastępuje.

Dobre pole zgody marketingowej spełnia kilka warunków jednocześnie:

• jest dobrowolne i niezaznaczone, a zamówienie da się złożyć bez niego,
• wskazuje, kto będzie wysyłał wiadomości, czyli nazwę firmy, a nie ogólne „partnerów”,
• nazywa kanał: adres e-mail, SMS albo telefon, najlepiej każdy w osobnym okienku,
• mówi, czego dotyczą wiadomości, na przykład nowości i promocji sklepu,
• informuje, że zgodę można w każdej chwili wycofać.

Przykładowa treść dla poczty elektronicznej: Chcę otrzymywać od [nazwa firmy] wiadomości e-mail o nowościach i promocjach sklepu. Zgodę mogę wycofać w każdej chwili, klikając odnośnik w wiadomości. Dla telefonu: Zgadzam się na kontakt telefoniczny i wiadomości SMS od [nazwa firmy] z ofertą sklepu. Zgodę mogę wycofać w każdej chwili.

Radzę nie mnożyć tych pól. Jeżeli sklep nie dzwoni do klientów z ofertą, zgoda telefoniczna jest zbędna. Jedno okienko newslettera, uczciwie opisane, przynosi listę osób, które rzeczywiście chcą czytać wiadomości. Jak z takiej listy korzystać, opisuję w tekście o tym, jak zwiększyć sprzedaż dzięki e-mail marketingowi.

Prośba o opinię po zakupie

Wiele sklepów wysyła po dostawie wiadomość z prośbą o ocenę zakupów, często za pośrednictwem zewnętrznego serwisu opinii. Oznacza to przekazanie adresu e-mail klienta innej firmie i wysłanie mu wiadomości, która nie jest częścią realizacji zamówienia. Ostrożnym rozwiązaniem jest osobne, dobrowolne okienko, w którym klient godzi się na taką wiadomość, z nazwą serwisu opinii w treści.

Jak przejrzeć własny formularz zamówienia?

Przegląd najlepiej wykonać tak, jak widzi sklep klient, czyli w oknie prywatnym przeglądarki, bez zalogowania do panelu. Zajmuje to kilkanaście minut, a wynik warto spisać w zwykłym arkuszu.

1. Otwarcie sklepu w oknie prywatnym i włożenie do koszyka dowolnego produktu, a następnie przejście do strony zamówienia.
2. Spisanie każdego okienka i każdego zdania pod formularzem: pełna treść, informacja, czy pole jest wymagane, oraz czy jest zaznaczone po wczytaniu strony.
3. Przypisanie każdej pozycji do jednej z trzech grup: informacja, oświadczenie wymagane przepisami konsumenckimi, zgoda marketingowa.
4. Oznaczenie do usunięcia zgód na przetwarzanie danych w celu realizacji zamówienia, zgód na pliki cookie, zgód zbiorczych i okienek, których celu nie da się nazwać jednym zdaniem.
5. Sprawdzenie, czy żadne okienko marketingowe i żaden płatny dodatek nie są zaznaczone domyślnie ani oznaczone jako wymagane.
6. Odczytanie napisu na przycisku kończącym zamówienie i porównanie go z wymaganiem ustawy o prawach konsumenta.
7. Kliknięcie odnośników do regulaminu i polityki prywatności w celu upewnienia się, że prowadzą do aktualnych dokumentów, a nie do pustej strony lub błędu.
8. Powtórzenie całej czynności na telefonie, ponieważ wtyczki bywają inaczej wyświetlane na małym ekranie i część tekstu potrafi się ukryć.

Po takim przeglądzie w typowym sklepie z towarami fizycznymi zostają: informacja o danych osobowych, jedno okienko regulaminu, jedno dobrowolne okienko newslettera i poprawnie nazwany przycisk. Sklep z treściami cyfrowymi ma dodatkowo okienko dotyczące prawa odstąpienia.

Ten sam sposób myślenia sprawdza się poza sklepem. Formularz zapytania ofertowego również nie potrzebuje zgody na przetwarzanie danych po to, by odpowiedzieć na wiadomość.

Jak ustawić pole regulaminu i informację o prywatności w WooCommerce?

WooCommerce ma wbudowaną obsługę regulaminu i informacji o polityce prywatności, więc do tych dwóch elementów nie jest potrzebna żadna dodatkowa wtyczka. Sposób ustawienia zależy od tego, czy strona zamówienia korzysta z bloku zamówienia, czy ze starszej wersji opartej na krótkim kodzie. Nazwy w panelu mogą się nieznacznie różnić między wersjami i tłumaczeniami, dlatego podaję też nazwy z dokumentacji.

Wskazanie stron z regulaminem i polityką prywatności

Oba rozwiązania pobierają odnośniki z ustawień sklepu, dlatego od nich należy zacząć. Dokumentacja WooCommerce zaleca utworzenie obu stron i wskazanie ich w ustawieniach, tak aby odnośniki w formularzu tworzyły się automatycznie.

1. W panelu WordPressa należy utworzyć i opublikować dwie zwykłe strony: z regulaminem oraz z polityką prywatności.
2. Następnie należy przejść do ustawień WooCommerce, do karty ustawień zaawansowanych, i w części dotyczącej konfiguracji stron (w dokumentacji: „Page setup”) wskazać stronę regulaminu w polu „Terms and conditions”, w polskim panelu nazwanym „Regulamin”.
3. Stronę polityki prywatności wskazuje się w ustawieniach prywatności WordPressa oraz w karcie WooCommerce poświęconej kontom i prywatności, gdzie znajduje się także pole z tekstem wyświetlanym przy zamówieniu.
4. Zmiany zatwierdza się przyciskiem zapisu na dole każdej karty.

Strona zamówienia zbudowana z bloku

W nowszych instalacjach strona zamówienia jest blokiem edytowanym w edytorze witryny. Dokumentacja opisuje w nim osobny blok „Terms and Conditions” z jednym ustawieniem: „Require Checkbox”. Po jego włączeniu klient musi zaznaczyć okienko, zanim złoży zamówienie. Po wyłączeniu w tym miejscu wyświetla się samo zdanie z odnośnikami do regulaminu i polityki prywatności.

1. Otwarcie strony zamówienia w edytorze: według dokumentacji przez „Appearance > Editor”, czyli w polskim panelu przez menu wyglądu i edytor, a dalej szablony WooCommerce i szablon strony zamówienia.
2. Kliknięcie w dolnej części formularza bloku z tekstem o regulaminie, tak aby został zaznaczony.
3. Otwarcie panelu ustawień bloku po prawej stronie i włączenie przełącznika opisanego w dokumentacji jako „Require Checkbox”.
4. Poprawienie treści zdania bezpośrednio w bloku, tak aby odpowiadała rzeczywistej nazwie dokumentu w sklepie.
5. Zapisanie szablonu i sprawdzenie wyniku w oknie prywatnym przeglądarki.

W tym samym edytorze, w ustawieniach bloku z polami adresowymi, dokumentacja pozwala ukryć pola firmy i drugiej linii adresu oraz zdecydować, czy telefon jest wymagany. Radzę z tego skorzystać: im mniej pól, których sklep nie potrzebuje, tym krótsza informacja o danych osobowych i tym mniej pytań od klientów.

Starsza strona zamówienia z krótkim kodem

Jeżeli strona zamówienia działa w starszej wersji, ustawienia znajdują się w narzędziu personalizacji motywu. Dokumentacja podaje ścieżkę „Appearance > Customize > WooCommerce > Checkout”. W tym miejscu wybiera się z list rozwijanych stronę regulaminu i stronę polityki prywatności oraz wpisuje tekst wyświetlany na końcu formularza. Po wskazaniu strony regulaminu w formularzu pojawia się wymagane okienko, a odnośnik rozwija treść regulaminu bezpośrednio na stronie zamówienia.

W tej samej części ustawia się pola nazwy firmy, drugiej linii adresu i telefonu jako opcjonalne, wymagane albo ukryte. Pozostałe podstawowe ustawienia sklepu opisuję w tekście o tym, bez czego nie warto przyjmować zamówień w WooCommerce.

Dobrowolne okienko newslettera i ślad zgody

WooCommerce w podstawowej wersji nie ma gotowego pola zgody na newsletter. Dodaje je zwykle wtyczka systemu do wysyłki wiadomości, z którego korzysta sklep, albo wtyczka do edycji pól zamówienia. Przy stronie zamówienia zbudowanej z bloku należy przed instalacją sprawdzić w opisie wtyczki, czy obsługuje blok zamówienia. Dokumentacja WooCommerce zaznacza, że rozszerzenia dodające własne pola zwykle wymagają osobnego dostosowania do bloków koszyka i zamówienia.

Przy wyborze rozwiązania należy zwrócić uwagę na cztery ustawienia: czy okienko da się pozostawić niezaznaczone, czy da się wyłączyć jego obowiązkowość, czy treść można dowolnie zmienić i czy zaznaczenie zapisuje się przy zamówieniu. Wtyczka, która nie pozwala wyłączyć domyślnego zaznaczenia, nie nadaje się do zbierania zgód.

Ostatni punkt jest ważniejszy, niż się wydaje. RODO nakłada na firmę obowiązek wykazania, że osoba wyraziła zgodę. Sama lista adresów w systemie do wysyłki tego nie dowodzi. Do każdej zgody powinny być zapisane następujące dane:

• kto jej udzielił, czyli adres e-mail lub numer zamówienia,
• kiedy to nastąpiło, z dokładnością do dnia i godziny,
• jaka dokładnie treść była wyświetlona przy okienku,
• w jakim miejscu zgoda została zebrana, na przykład w formularzu zamówienia.

Przy każdej zmianie brzmienia zgody starą treść należy zachować w archiwum, najprościej w dokumencie tekstowym z datą obowiązywania. Dzięki temu po dłuższym czasie da się odtworzyć, na co zgodził się konkretny klient. Równie ważne jest działające wycofanie zgody: odnośnik rezygnacji w każdej wiadomości oraz reagowanie na prośby przesłane zwykłym e-mailem.

Po czym poznać, że po zmianach wszystko działa?

Każda zmiana w formularzu zamówienia wymaga próbnego zakupu. Błąd w tym miejscu oznacza utracone zamówienia, a sklep często dowiaduje się o nim dopiero po kilku dniach ciszy.

1. Złożenie próbnego zamówienia w oknie prywatnym bez zaznaczania żadnego dobrowolnego okienka. Zamówienie powinno przejść, a w panelu przy zamówieniu nie powinno być śladu zgody marketingowej.
2. Próba złożenia zamówienia bez zaznaczenia okienka regulaminu. Formularz powinien zatrzymać zamówienie i wyświetlić zrozumiały komunikat przy właściwym polu.
3. Złożenie zamówienia z zaznaczoną zgodą na newsletter i sprawdzenie, czy adres trafił do systemu wysyłki z informacją o zgodzie oraz czy zapisała się jej data.
4. Odczytanie wiadomości z potwierdzeniem zamówienia: przy treściach cyfrowych powinna zawierać potwierdzenie zgody na dostarczenie ich przed upływem terminu na odstąpienie.
5. Powtórzenie próby na telefonie oraz, jeśli sklep ma kilka metod płatności, przy co najmniej dwóch z nich.
6. Wycofanie zgody odnośnikiem z wiadomości testowej i upewnienie się, że adres został wypisany.

Przez pierwsze dni po zmianach należy obserwować liczbę zamówień i zgłoszenia klientów. Spadek zamówień do zera albo wiadomości w rodzaju „nie mogę kliknąć przycisku” oznaczają, że któreś pole blokuje formularz.

Co zrobić, gdy zamówienia przestały przechodzić albo okienko nie znika?

Kłopoty po porządkach w zgodach mają zwykle jedną z kilku przyczyn. Każdą da się sprawdzić samodzielnie, zanim zostanie wezwany programista.

Okienko zostało ukryte, ale nadal jest wymagane

To najgroźniejszy przypadek. Pole schowane stylem wyglądu, a nie wyłączone w ustawieniach, pozostaje obowiązkowe. Klient nie widzi go, więc nie może go zaznaczyć, a formularz odrzuca zamówienie. Pola zgód należy wyłączać wyłącznie w ustawieniach wtyczki lub sklepu, nigdy przez ukrywanie ich na stronie.

To samo okienko wyświetla się dwa razy

Dzieje się tak, gdy pole regulaminu dodaje jednocześnie WooCommerce i dodatkowa wtyczka albo motyw. Należy ustalić źródło każdego z nich, wyłączając kolejno wtyczki na kopii testowej sklepu, i pozostawić jedno. Wyłączanie wtyczek na działającym sklepie w godzinach sprzedaży jest ryzykowne, dlatego bezpieczniej robić to na kopii lub w porze najmniejszego ruchu, po wykonaniu kopii zapasowej.

Usunięte okienko wraca po aktualizacji

Powodem jest zwykle zmiana wprowadzona bezpośrednio w plikach motywu lub wtyczki, którą aktualizacja nadpisała. Trwałe są tylko zmiany zapisane w ustawieniach panelu, w edytorze witryny albo w motywie potomnym.

Odnośnik do regulaminu prowadzi donikąd

Najczęściej strona regulaminu została usunięta, przeniesiona do szkiców albo w ustawieniach nie wskazano żadnej strony. Wystarczy ponownie wybrać opublikowaną stronę w ustawieniach opisanych wyżej i odświeżyć formularz.

Zgoda zaznacza się sama

Jeżeli dobrowolne okienko jest zaznaczone po wczytaniu strony mimo wyłączenia tej opcji, przyczyną bywa pamięć podręczna strony albo funkcja zapamiętywania danych klienta. Należy wyczyścić pamięć podręczną, wykluczyć stronę zamówienia z buforowania i powtórzyć próbę w oknie prywatnym.

Jakich błędów unikać przy porządkowaniu zgód?

Pierwszy błąd to usunięcie wszystkiego naraz. Okienko dotyczące treści cyfrowych i zgoda na płatny dodatek muszą pozostać, a ich brak ma konkretne skutki finansowe: klient zachowuje prawo odstąpienia albo prawo do zwrotu dopłaty.

Drugi błąd to wysyłanie newslettera do wszystkich, którzy kiedykolwiek coś kupili. Zamówienie nie jest zgodą na reklamę. Do wysyłki nadają się wyłącznie adresy osób, które zaznaczyły odpowiednie okienko, i tylko w zakresie w nim opisanym.

Trzeci błąd to rozbieżność między formularzem a dokumentami. Jeżeli polityka prywatności nadal opisuje zgodę jako podstawę przetwarzania danych zamówienia, a okienko zniknęło, klient dostaje sprzeczne informacje. Po zmianach w formularzu należy przeczytać regulamin i politykę prywatności i doprowadzić je do zgodności.

Czwarty błąd to drobny, szary druk. Treść zgody i informacja o danych mają być czytelne także na telefonie. Zdanie, którego nie da się przeczytać, trudno uznać za podstawę świadomej decyzji.

Piąty błąd to kopiowanie treści z cudzego sklepu. Obce zgody opisują obce cele i obcych odbiorców danych. Każde zdanie przy okienku powinno odpowiadać temu, co sklep rzeczywiście robi z danymi.

Najczęstsze pytania

Czy okienko akceptacji regulaminu jest obowiązkowe?

Przepisy wymagają udostępnienia regulaminu przed zawarciem umowy, a nie konkretnego okienka. Pole akceptacji jest jednak powszechnie stosowanym i rozsądnym sposobem wykazania, że klient miał dostęp do dokumentu, dlatego zalecam pozostawienie jednego, wymaganego okienka z odnośnikiem.

Czy do realizacji zamówienia potrzebna jest zgoda na przetwarzanie danych?

Nie. Dane niezbędne do wykonania umowy przetwarza się na podstawie umowy, a dane do dokumentów księgowych na podstawie obowiązku prawnego. Sprzedawca ma natomiast obowiązek poinformować klienta, kto i po co przetwarza dane, co robi się zdaniem z odnośnikiem do polityki prywatności.

Czy można połączyć regulamin i politykę prywatności w jednym okienku?

Można wskazać oba dokumenty w jednym zdaniu, o ile okienko nie zawiera żadnej zgody marketingowej. Dokładniej jest jednak napisać, że klient akceptuje regulamin i zapoznał się z polityką prywatności, ponieważ politykę się czyta, a nie akceptuje.

Czy zgoda na newsletter może być zaznaczona domyślnie?

Nie. Zgoda wymaga wyraźnego działania klienta, a okienko zaznaczone z góry takiego działania nie dowodzi. Adresy zebrane w ten sposób nie dają podstawy do wysyłania informacji handlowych.

Czy za zgodę na newsletter wolno dać rabat?

Zachęta w postaci niewielkiego rabatu jest spotykana, ale wymaga ostrożności: zgoda ma pozostać dobrowolna, a odmowa nie może pogarszać warunków samego zakupu. Zasady rabatu powinny być jasno opisane, a w razie wątpliwości radzę skonsultować je z prawnikiem.

Czy te zasady dotyczą także sprzedaży firmom?

Wymagania dotyczące przycisku, dodatkowych płatności i prawa odstąpienia wynikają z przepisów konsumenckich, które częściowo obejmują też osoby prowadzące jednoosobową działalność, gdy zakup nie ma dla nich charakteru zawodowego. Zasady dotyczące danych osobowych i zgody na informacje handlowe stosuje się niezależnie od tego, kim jest kupujący, o ile dane dotyczą osoby fizycznej.

Co zrobić ze zgodami zebranymi wcześniej w wadliwy sposób?

Zgody wymuszone lub zaznaczone domyślnie nie są wiarygodną podstawą wysyłki. Bezpieczniej jest zaprzestać wysyłania wiadomości na takie adresy i zbierać zgody od nowa poprawnym okienkiem. Sposób dotarcia do dotychczasowych odbiorców należy uzgodnić z prawnikiem, ponieważ sama prośba o zgodę wysłana e-mailem bywa uznawana za informację handlową.

Jak długo przechowywać informację o udzielonej zgodzie?

Tak długo, jak firma z tej zgody korzysta, a po jej wycofaniu przez czas potrzebny do wykazania, że wysyłka była prowadzona legalnie. Konkretny okres należy wpisać do polityki prywatności po uzgodnieniu z osobą odpowiedzialną w firmie za ochronę danych.

Brak czasu albo ochoty, żeby zająć się tym samodzielnie?

Porządkowanie zgód wymaga połączenia dwóch rzeczy: znajomości zasad i sprawnego poruszania się po panelu sklepu. Chętnie zrobię to od początku do końca. Przejrzę formularz zamówienia na komputerze i telefonie, spiszę wszystkie okienka, wskażę te do usunięcia, przygotuję nowe treści do zatwierdzenia przez prawnika firmy, ustawię je w sklepie i przeprowadzę próbne zamówienia, aby mieć pewność, że sprzedaż działa bez przeszkód.

Wystarczy zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na adres info@lukaszwudyka.pl i podać adres sklepu. Odpowiem, co wymaga poprawy i ile pracy to oznacza.