Notka o firmie na końcu informacji prasowej. Jak napisać ją w 5 zdaniach?

Na końcu prawie każdej informacji prasowej znajduje się krótki akapit o firmie, która ją wysłała. W wielu przedsiębiorstwach powstaje on w ostatniej chwili, jest przepisywany z nieaktualnej oferty albo składa się z przymiotników, z których dziennikarz niczego się nie dowie. Skutek jest przewidywalny: redakcja opisuje firmę własnymi słowami, czasem błędnie, a czasem pomija ją całkowicie.

Ta instrukcja jest przeznaczona dla właścicieli małych i średnich firm oraz osób, które same przygotowują komunikaty dla mediów. Nie wymaga doświadczenia w pracy z redakcjami. Wystarczy komplet podstawowych danych o firmie i pół godziny spokojnej pracy.

Po lekturze czytelnik będzie umiał zebrać potrzebne fakty, ułożyć je w pięć zdań, sprawdzić zgodność notki z innymi opisami firmy w internecie, wstawić ją we właściwe miejsce komunikatu i utrzymywać jedną aktualną wersję. Pokazuję też, po czym poznać, że notka jest słaba, oraz co zrobić, gdy redakcja ją skraca albo zmienia.

Czym jest notka o firmie i komu służy?

Notka o firmie to stały akapit zamykający informację prasową. W branży bywa nazywana z angielska „boilerplate”, czyli tekstem powtarzalnym, dołączanym do każdego komunikatu w niezmienionej postaci. Odpowiada na jedno pytanie: kim jest nadawca tej wiadomości.

Korzysta z niej przede wszystkim dziennikarz. Kiedy pisze tekst pod presją czasu, potrzebuje jednego zdania w rodzaju „producent okien z Podkarpacia zatrudniający kilkadziesiąt osób”. Jeśli znajdzie je w notce, przepisze je bez zmian. Jeśli nie znajdzie, poszuka w sieci i wybierze to, co trafi mu się jako pierwsze.

Notka służy także samej firmie. Jest krótką, sprawdzoną wersją odpowiedzi na pytanie „czym się zajmujecie”, którą można wykorzystać w zakładce dla mediów, w profilach społecznościowych, w zgłoszeniach do konkursów branżowych i w stopce ofert. Raz dobrze napisana porządkuje sposób, w jaki o firmie mówią inni.

Notka nie jest reklamą ani miejscem na nowości. Nowość opisuje sama informacja prasowa, a notka pozostaje taka sama przez wiele miesięcy. O tym, jak zbudować cały komunikat, piszę osobno w tekście o tym, jak napisać informację prasową, którą dziennikarz otworzy.

Po czym rozpoznać, że obecna notka nie spełnia swojej roli?

Słabą notkę najłatwiej rozpoznać po tym, co dzieje się z nią po wysyłce. Wystarczy porównać kilka ostatnich publikacji o firmie z treścią rozsyłanych komunikatów. Poniższe objawy wskazują, że akapit wymaga napisania od nowa.

• Media opisują firmę inaczej niż ona sama, na przykład przypisują jej inną branżę, inne miasto albo mylą nazwę marki z nazwą spółki.
• W publikacjach pojawiają się nieaktualne dane: stara liczba pracowników, dawny adres, nazwa sprzed zmiany.
• Notka zajmuje więcej miejsca niż pierwszy akapit komunikatu albo zawiera kilka akapitów.
• Po usunięciu nazwy firmy tekst pasowałby do dowolnego konkurenta, ponieważ składa się z ogólników typu „lider”, „innowacyjne rozwiązania”, „najwyższa jakość”.
• W obiegu funkcjonuje kilka wersji notki i nikt nie potrafi wskazać, która jest obowiązująca.
• Żadnej z podanych informacji nie da się szybko sprawdzić w rejestrze, na stronie firmy ani w innym niezależnym źródle.

Każdy z tych objawów ma inną przyczynę. Pomyłki w opisach biorą się zwykle z braku jasnego pierwszego zdania. Nieaktualne dane wynikają z braku osoby odpowiedzialnej za notkę. Ogólniki pojawiają się wtedy, gdy przed pisaniem nikt nie zebrał faktów.

Przyczynę ustala się prostym sprawdzianem. Notkę daje się do przeczytania osobie spoza firmy i prosi o powtórzenie jednym zdaniem, czym firma się zajmuje i gdzie działa. Jeśli odpowiedź jest mglista, problem leży w treści. Jeśli jest trafna, ale media nadal piszą inaczej, problem leży w niespójności z innymi opisami w sieci, o czym mowa w dalszej części.

Jakie informacje zebrać, zanim powstanie pierwsze zdanie?

Dobra notka składa się z faktów, a fakty trzeba mieć pod ręką. Pisanie z pamięci kończy się przybliżeniami, które po pierwszej publikacji trudno odwołać. Radzę najpierw przygotować jedną kartkę z danymi, a dopiero potem układać zdania.

1. Ustalenie pełnej nazwy firmy w brzmieniu z rejestru (CEIDG albo KRS) oraz nazwy marki, pod którą znają ją klienci. Jeśli się różnią, w notce powinny pojawić się obie.
2. Zapisanie jednym zdaniem, czym firma się zajmuje, słowami, jakich użyłby klient, a nie słowami z wewnętrznych prezentacji.
3. Określenie, dla kogo firma pracuje: dla klientów indywidualnych, dla innych przedsiębiorstw, dla samorządów, w jednym mieście, w regionie czy w całym kraju.
4. Sprawdzenie, od kiedy firma działa i gdzie ma siedzibę. Rok założenia podaje się wtedy, gdy rzeczywiście wynika z dokumentów rejestrowych.
5. Wybranie dwóch albo trzech liczb, które da się udokumentować: liczba pracowników, liczba punktów lub oddziałów, liczba zrealizowanych zleceń, liczba obsługiwanych miejscowości.
6. Wskazanie jednej cechy, która faktycznie odróżnia firmę od podobnych: własny zakład produkcyjny, wąska specjalizacja, uprawnienia, certyfikat, rodzinny charakter.
7. Spisanie danych kontaktowych: adres strony internetowej oraz imię, nazwisko, telefon i e-mail osoby odpowiedzialnej za kontakt z mediami.

Przy każdej liczbie i każdym wyróżniku należy zanotować źródło. Może to być wewnętrzna ewidencja, wpis w rejestrze, dokument potwierdzający certyfikat albo regulamin konkursu, w którym firma zdobyła nagrodę. Dziennikarz ma prawo o to zapytać, a brak odpowiedzi podważa wiarygodność całego komunikatu.

Jeśli firma jest młoda i nie ma jeszcze czym się pochwalić, to nie przeszkoda. Wystarczą wtedy cztery rzetelne informacje: co robi, dla kogo, gdzie i kto ją prowadzi. Krótka, prawdziwa notka jest lepsza od rozbudowanej i naciąganej.

Jak ułożyć notkę w pięciu zdaniach?

Pięć zdań to praktyczna granica: tyle mieści się w jednym akapicie, który dziennikarz ogarnia jednym spojrzeniem. Każde zdanie ma własne zadanie i odpowiada na inne pytanie. Kolejność nie jest przypadkowa, ponieważ redakcje skracają tekst od końca.

Kim jest firma i czym się zajmuje?

Pierwsze zdanie jest najważniejsze, bo często tylko ono trafia do publikacji. Zawiera nazwę, rodzaj działalności i miejsce. Powinno dać się je przepisać do artykułu bez żadnej poprawki, dlatego nie zawiera ocen ani przymiotników wartościujących.

Sprawdzony układ wygląda tak: [Nazwa firmy] to [rodzaj działalności] z [miejscowość], która [co konkretnie robi] dla [grupa klientów]. Nazwa stoi na początku, a czasownik opisuje czynność, którą klient rozpoznaje od razu.

Dla kogo pracuje i na jakim obszarze?

Drugie zdanie doprecyzowuje zakres. Wymienia główne usługi albo grupy produktów, najwyżej trzy, oraz obszar działania. Dzięki temu redaktor lokalnego portalu od razu wie, czy temat dotyczy jego czytelników.

Od kiedy działa i jaką ma skalę?

Trzecie zdanie podaje fakty liczbowe: jak długo firma działa, ile osób zatrudnia, ile ma punktów lub ile zleceń wykonała. Liczby powinny być zaokrąglone uczciwie, czyli w dół, i opatrzone określeniem „ponad” tylko wtedy, gdy jest to prawda. Jedna albo dwie liczby wystarczą.

Co ją wyróżnia i czym można to potwierdzić?

Czwarte zdanie to miejsce na jeden wyróżnik poparty dowodem. Zamiast „najwyższej jakości” lepiej napisać, że firma ma własną pracownię, konkretny certyfikat albo nagrodę z podaną nazwą konkursu. Jeśli wyróżnika nie da się udokumentować, zdanie należy pominąć i zostawić cztery.

Gdzie szukać dalszych informacji?

Piąte zdanie odsyła do strony internetowej, najlepiej do zakładki z materiałami dla dziennikarzy. Podaje się w nim jeden adres zapisany zwykłym tekstem, bez skracaczy linków i bez parametrów śledzących. Dane osoby do kontaktu umieszcza się osobno, pod notką.

Całość powinna mieścić się w przedziale od około 400 do 700 znaków ze spacjami. To nie jest sztywna norma, lecz granica, przy której akapit pozostaje czytelny. Przydaje się ona także z innego powodu, opisanego w części o zgodności z Profilem Firmy w Google.

Kto woli nie zajmować się tym samodzielnie, może zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na adres info@lukaszwudyka.pl. Zbiorę dane o firmie, przygotuję notkę w pięciu zdaniach razem z krótszą wersją do mediów społecznościowych i sprawdzę, czy zgadza się z tym, co o firmie widać w sieci.

Jak wygląda gotowy wzór do przepisania?

Poniższy wzór zawiera wszystkie pięć zdań. Wystarczy zastąpić pola w nawiasach kwadratowych własnymi danymi, a następnie przeczytać całość na głos i wygładzić miejsca, w których zdania brzmią sztucznie.

[Nazwa firmy] to [rodzaj działalności] z [miejscowość], która [co robi] dla [grupa klientów]. Firma specjalizuje się w [usługa lub produkt 1], [usługa lub produkt 2] oraz [usługa lub produkt 3] i działa na terenie [obszar]. Na rynku jest obecna od [liczba] lat, zatrudnia [liczba] osób i prowadzi [liczba] [punktów, oddziałów, zakładów]. [Wyróżnik poparty faktem, na przykład własny zakład, certyfikat, nagroda z nazwą konkursu]. Więcej informacji: [adres strony].

Wzór trzeba dopasować do rodzaju działalności. Poniżej trzy warianty pierwszego zdania, które pokazują różnice w rozłożeniu akcentów.

• Firma usługowa: [Nazwa] to [rodzaj usług] z [miejscowość], obsługująca [kogo] w [region].
• Firma produkcyjna: [Nazwa] jest producentem [czego] z siedzibą i zakładem w [miejscowość], dostarczającym wyroby do [kogo].
• Sklep internetowy: [Nazwa] to sklep internetowy z [asortyment], prowadzony przez [pełna nazwa przedsiębiorcy] z [miejscowość].

Jeśli marka różni się od nazwy rejestrowej, obie powinny znaleźć się w pierwszym zdaniu: [Marka] (prowadzona przez [pełna nazwa z rejestru]) to …. Dziennikarz ekonomiczny sprawdzi firmę w rejestrze i musi wiedzieć, pod jaką nazwą jej szukać.

Rok założenia można podać wprost albo jako liczbę lat działalności. Liczba lat wymaga corocznej poprawki, rok założenia nie wymaga żadnej. Z tego powodu w notce, która ma służyć długo, wygodniej wpisać rok.

Notka powinna być napisana w trzeciej osobie. Forma „jesteśmy”, „oferujemy”, „nasz zespół” zmusza redaktora do przeróbki każdego zdania, a wtedy rośnie ryzyko pomyłki. Trzecia osoba pozwala wkleić tekst bez zmian.

Jakich sformułowań unikać w notce?

Najczęstszy błąd to zastępowanie faktów ocenami. Słowa „lider”, „wiodący”, „innowacyjny”, „kompleksowy” i „najwyższa jakość” nie niosą informacji, a dziennikarz usuwa je odruchowo. Razem z nimi często znika całe zdanie.

Określenia typu „największy”, „numer jeden” czy „jedyny w regionie” są dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy stoi za nimi niezależne i możliwe do wskazania źródło. Bez niego takie stwierdzenie może zostać uznane za wprowadzające w błąd, także przez konkurenta, który zechce je zakwestionować. Bezpieczniej opisać fakt, z którego czytelnik sam wyciągnie wniosek.

Drugi błąd to żargon. Skróty branżowe, nazwy wewnętrznych programów i angielskie określenia stanowisk są zrozumiałe w firmie, ale nie w redakcji lokalnej gazety. Każde słowo, którego nie użyłby klient w rozmowie telefonicznej, warto zamienić na prostsze.

Trzeci błąd to nadmiar. Lista wszystkich usług, pełna historia firmy, wykaz nagród z wielu lat, misja i wizja nie należą do notki. Na te treści jest miejsce na stronie internetowej, do której prowadzi ostatnie zdanie.

Czwarty błąd dotyczy informacji, które szybko się starzeją. Aktualna promocja, nazwa trwającej kampanii, nazwisko rzecznika albo liczba obserwujących w mediach społecznościowych zmieniają się zbyt często. Notka ma pozostać prawdziwa także za pół roku.

Odradzam również umieszczanie w notce wezwań do działania w rodzaju „zapraszamy do zakupów”. Informacja prasowa jest materiałem dla redakcji, a nie ogłoszeniem. Zdanie o charakterze reklamowym obniża zaufanie do całego tekstu.

Jak sprawdzić, czy notka zgadza się z innymi opisami firmy w sieci?

Dziennikarz, który ma wątpliwości, wpisuje nazwę firmy w wyszukiwarkę. Widzi wtedy stronę internetową, Profil Firmy w Google, profile społecznościowe i wpisy w katalogach. Jeśli w każdym z tych miejsc firma przedstawia się inaczej, notka traci wiarygodność, choćby była napisana poprawnie.

Najważniejszym punktem odniesienia jest opis w Profilu Firmy w Google, ponieważ wyświetla się obok wyników wyszukiwania nazwy. Według pomocy Google opis ten jest widoczny w sekcji „Podane przez firmę”, a pole opisu ma limit 750 znaków. Notka w pięciu zdaniach mieści się w tym limicie, więc po niewielkiej przeróbce ten sam tekst może służyć w obu miejscach.

Pomoc Google wskazuje, co opis powinien zawierać: co firma oferuje, co ją wyróżnia i od jak dawna działa. To niemal dokładnie zawartość pierwszych czterech zdań notki. Google zastrzega też, że w opisie nie podaje się adresów URL ani kodu HTML oraz że należy skupić się na informacjach o firmie, a nie na promocjach, cenach czy sprzedaży.

W praktyce oznacza to jedną zmianę. Piąte zdanie notki, czyli odesłanie do strony, w opisie profilu trzeba pominąć. Adres witryny ma w profilu własne, osobne pole.

Porównanie notki z opisami w sieci przebiega następująco.

1. W oknie przeglądarki w trybie prywatnym wpisuje się w Google pełną nazwę firmy i zapisuje, jak firma jest przedstawiona w panelu po prawej stronie wyników oraz w pierwszych kilku wynikach.
2. Osoba zarządzająca Profilem Firmy loguje się na konto Google, wyszukuje nazwę firmy, wybiera edycję profilu i odnajduje pole z opisem. Treść tego pola porównuje się z notką zdanie po zdaniu.
3. Na stronie internetowej firmy porównuje się z notką zakładkę z informacjami o firmie, stopkę oraz zakładkę dla mediów, jeśli istnieje.
4. W profilach na Facebooku, Instagramie i LinkedIn sprawdza się pola z krótkim opisem oraz dane kontaktowe.
5. Wszystkie różnice w nazwie, adresie, numerze telefonu, zakresie działalności i liczbach zapisuje się na jednej liście, a następnie poprawia w każdym miejscu tak, aby odpowiadały notce.

Zmiany w opisie Profilu Firmy mogą zostać przez Google sprawdzone przed publikacją, dlatego nie zawsze widać je natychmiast. Jeśli po kilku dniach opis nadal się nie zmienił, należy ponownie otworzyć edycję profilu i sprawdzić, czy zmiana nie została odrzucona, na przykład z powodu adresu strony wpisanego w treść.

Na stronie internetowej te same dane warto zapisać również w postaci zrozumiałej dla wyszukiwarek. Dokumentacja Google dla danych uporządkowanych typu Organization przewiduje między innymi właściwości name (nazwa organizacji), legalName (zarejestrowana nazwa prawna, jeśli jest inna), description (opis) i sameAs (adresy profili firmy w innych serwisach). Sposób ich dodania opisuję w tekście o tym, jak dodać dane strukturalne firmy bez programisty.

Szersze porządki w tym, co pojawia się po wpisaniu nazwy przedsiębiorstwa, omawiam w osobnej instrukcji o wynikach Google na nazwę firmy. Notka jest dobrym punktem wyjścia do takich porządków, bo wyznacza wzorcową wersję opisu.

Gdzie i jak wstawić notkę w informacji prasowej?

Notka ma stałe miejsce: po treści komunikatu, a przed danymi osoby do kontaktu albo tuż po nich. Dziennikarze szukają jej właśnie tam i nie należy tego układu zmieniać. Poniższe kroki dotyczą zarówno pliku tekstowego, jak i treści wiadomości e-mail.

1. Pod ostatnim akapitem komunikatu zostawia się pusty wiersz albo cienką linię oddzielającą, tak aby było widać, że właściwa informacja się skończyła.
2. Nad notką wpisuje się krótki nagłówek, na przykład O firmie [Nazwa] albo Informacje o firmie. Nagłówek powinien być taki sam w każdym komunikacie.
3. Pod nagłówkiem wstawia się notkę jako jeden akapit, bez wypunktowań, pogrubień i kolorów. Rozmiar pisma może być nieco mniejszy niż w treści komunikatu, ale tekst musi pozostać czytelny.
4. Adres strony w ostatnim zdaniu zapisuje się w pełnej, czytelnej postaci. Jeśli program pocztowy zamienia go na odnośnik, trzeba sprawdzić, czy prowadzi we właściwe miejsce.
5. Pod notką umieszcza się osobny blok Kontakt dla mediów z imieniem, nazwiskiem, funkcją, numerem telefonu i adresem e-mail osoby, która rzeczywiście odbiera połączenia.
6. Jeśli komunikat jest wysyłany w treści e-maila i dodatkowo w załączniku, notka w obu miejscach musi być identyczna co do znaku.

Gdy komunikat dotyczy dwóch podmiotów, na przykład wspólnego przedsięwzięcia z partnerem, każdy z nich dostaje własną notkę z własnym nagłówkiem. Pierwsza jest notka nadawcy komunikatu. Przy dwóch notkach każdą z nich dobrze skrócić do trzech lub czterech zdań, aby zakończenie nie było dłuższe od samej informacji.

Notka powinna być dostępna także poza komunikatami. Najlepszym miejscem jest zakładka dla mediów na stronie firmy, w której dziennikarz znajdzie ją razem z logo i zdjęciami. Szczegółowy opis takiej zakładki zawiera tekst o tym, co umieścić w biurze prasowym na stronie firmy.

Wygodnym ułatwieniem jest zapisanie notki jako gotowego fragmentu w programie pocztowym lub edytorze tekstu, na przykład w postaci szablonu wiadomości albo autotekstu. Dzięki temu nikt nie przepisuje jej ręcznie i nie powstają przypadkowe odmiany.

Jak sprawdzić notkę przed pierwszą wysyłką?

Gotowy akapit warto poddać kilku prostym próbom. Zajmują kwadrans, a pozwalają wychwycić błędy, których autor sam nie widzi, ponieważ zna firmę zbyt dobrze.

1. Próba pierwszego zdania: zasłania się wszystko poza pierwszym zdaniem i ocenia, czy samo wystarczy, aby zrozumieć, czym firma się zajmuje i gdzie działa.
2. Próba zamiany nazwy: w miejsce nazwy firmy wstawia się nazwę konkurenta. Jeśli tekst nadal jest prawdziwy, brakuje w nim konkretów i trzeba wrócić do listy faktów.
3. Próba źródła: przy każdej liczbie i każdym wyróżniku zapisuje się, skąd pochodzi i kto w firmie potwierdzi tę informację, gdy zapyta o nią dziennikarz.
4. Próba obcego czytelnika: notkę czyta osoba spoza branży i własnymi słowami mówi, co zapamiętała. Słowa, o które dopytuje, należy uprościć.
5. Próba długości: licznik znaków w edytorze tekstu powinien pokazać wynik w okolicach 400-700 znaków ze spacjami, a liczba zdań nie powinna przekraczać pięciu.
6. Próba poprawności: sprawdza się pisownię nazwy, miejscowości, nazw certyfikatów i nagród oraz działanie adresu strony po przepisaniu go do przeglądarki.

Po tych próbach notkę powinna zatwierdzić osoba uprawniona do reprezentowania firmy. To drobna formalność, ale usuwa późniejsze spory o to, kto zgodził się na dane sformułowanie. Zatwierdzoną wersję zapisuje się w jednym, znanym wszystkim miejscu, razem z dniem zatwierdzenia w nazwie pliku.

O tym, że notka działa, świadczą publikacje. Jeśli redakcje powtarzają pierwsze zdanie niemal dosłownie, poprawnie zapisują nazwę i branżę, a pytania dziennikarzy dotyczą już tematu komunikatu, a nie tego, czym firma się zajmuje, akapit spełnia swoje zadanie.

Kiedy aktualizować notkę i co robić, gdy redakcja ją zmienia?

Notka wymaga przeglądu przy każdej istotnej zmianie w firmie: zmianie nazwy, formy prawnej, siedziby, zakresu działalności, liczby oddziałów albo wyraźnej zmianie zatrudnienia. Niezależnie od tego radzę czytać ją kontrolnie przed każdą wysyłką komunikatu. Trwa to minutę.

Po każdej zmianie trzeba poprawić wszystkie miejsca, w których notka występuje: szablon komunikatu, zakładkę dla mediów, opis w Profilu Firmy, profile społecznościowe i materiały ofertowe. Stare pliki z poprzednią wersją należy przenieść do archiwum, aby nikt nie sięgnął po nie przez pomyłkę.

Redakcja ma swobodę w opracowaniu nadesłanego materiału. Może notkę skrócić, opisać firmę własnymi słowami albo pominąć ją całkowicie i nie jest to powód do interwencji. Wysłanie informacji prasowej nie daje nadawcy prawa do decydowania o kształcie publikacji.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy w publikacji znalazł się błąd rzeczowy, na przykład przekręcona nazwa, inna miejscowość albo działalność, której firma nie prowadzi. Wtedy należy uprzejmie napisać do autora tekstu lub redakcji, wskazać konkretne zdanie, podać poprawne brzmienie i źródło, w którym można je sprawdzić. Przykładowa treść takiej wiadomości: Dzień dobry, dziękuję za publikację o [temat]. W tekście podano, że [błędna informacja]. Prawidłowa informacja to: [poprawne brzmienie], co potwierdza [źródło]. Będę wdzięczny za poprawkę.

Jeżeli uprzejma prośba nie przynosi skutku, a nieścisłość jest poważna, prawo prasowe przewiduje instytucję sprostowania. Ma ona określone wymogi formalne i terminy, dlatego przed jej użyciem dobrze jest skonsultować treść pisma z prawnikiem. W zdecydowanej większości przypadków wystarcza jednak zwykła wiadomość do redaktora.

Jeśli media stale pomijają notkę albo opisują firmę inaczej, przyczyna zwykle leży po stronie nadawcy. Należy wtedy wrócić do pierwszego zdania i sprawdzić, czy da się je wkleić do artykułu bez zmian, a następnie ponownie porównać notkę z opisami firmy w sieci.

Najczęstsze pytania

Ile znaków powinna mieć notka o firmie?

Nie ma jednej obowiązującej normy. W praktyce dobrze sprawdza się jeden akapit o długości od około 400 do 700 znaków ze spacjami, czyli cztery albo pięć zdań. Taka długość pozwala przeczytać notkę jednym spojrzeniem i mieści się w limicie 750 znaków, który Google stosuje dla opisu w Profilu Firmy.

Czy notka musi mieć dokładnie pięć zdań?

Nie. Pięć zdań to wygodny układ, w którym każde zdanie ma jedno zadanie, ale młoda firma może poprzestać na trzech albo czterech. Ważniejsze od liczby zdań jest to, aby każde zawierało sprawdzalny fakt i aby pierwsze dało się przepisać do artykułu bez poprawek.

Czy do każdej informacji prasowej dołącza się tę samą notkę?

Tak, na tym polega jej rola. Stały tekst sprawia, że media z czasem opisują firmę w ten sam sposób. Wyjątkiem są komunikaty kierowane do bardzo różnych odbiorców, na przykład do prasy branżowej i lokalnej, dla których można przygotować dwie zatwierdzone wersje różniące się jednym zdaniem.

Czy w notce można podać przychody firmy?

Można, jeśli firma chce je ujawniać i potrafi je udokumentować, co dotyczy głównie większych spółek. Mała firma nie ma takiego obowiązku i zwykle lepiej opisuje skalę działalności liczbą pracowników, punktów albo zrealizowanych zleceń. Każda podana liczba powinna mieć źródło, które da się wskazać na prośbę redakcji.

Czy notka powinna zawierać słowa ważne dla wyszukiwarki?

Notka powinna naturalnie nazywać to, czym firma się zajmuje i gdzie działa, i to w zupełności wystarcza. Sztuczne powtarzanie fraz utrudnia lekturę i wygląda nieprofesjonalnie. Jeśli redakcja opublikuje komunikat w internecie, zrozumiałe pierwsze zdanie zrobi więcej niż lista słów.

Czy potrzebna jest angielska wersja notki?

Jest potrzebna, gdy firma wysyła komunikaty do zagranicznych mediów albo ma zagranicznych partnerów. Wersję angielską przygotowuje się jako wierne tłumaczenie zatwierdzonego tekstu polskiego, z tymi samymi liczbami i tą samą kolejnością zdań. Obie wersje aktualizuje się jednocześnie.

Kto w firmie powinien odpowiadać za notkę?

Jedna wskazana osoba, najczęściej właściciel albo pracownik odpowiedzialny za komunikację. Jej zadaniem jest przechowywanie zatwierdzonej wersji, kontrolny przegląd przed każdą wysyłką i poprawianie wszystkich miejsc, w których notka występuje. Bez takiej osoby po kilku miesiącach w obiegu pojawia się kilka różnych wersji.

Czy notka o osobie pisze się tak samo jak notka o firmie?

Zasada jest ta sama: fakty zamiast ocen, trzecia osoba i jeden akapit. W notce o ekspercie pierwsze zdanie podaje imię, nazwisko, funkcję i obszar specjalizacji, a kolejne doświadczenie i dorobek, które można potwierdzić. Taką notkę dołącza się do komentarzy eksperckich i wypowiedzi cytowanych w komunikacie.

Brak czasu albo ochoty, żeby zająć się tym samodzielnie?

Napisanie pięciu zdań wydaje się drobiazgiem, a jednak właśnie o własnej firmie pisze się najtrudniej. Chętnie zajmę się tym od początku do końca: zbiorę i uporządkuję fakty, przygotuję notkę w wersji podstawowej i skróconej, sprawdzę jej zgodność z opisami firmy w Google i w mediach społecznościowych, a na koniec wstawię ją do szablonu informacji prasowej, gotowego do kolejnych wysyłek.

Wystarczy zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na adres info@lukaszwudyka.pl i w kilku słowach opisać, czym firma się zajmuje. Resztę ustalę w krótkiej rozmowie, bez formalności i bez zobowiązań.