Ktoś zmienił dane w wizytówce Google? Jak odzyskać kontrolę nad informacjami o firmie

Właściciel firmy otwiera swoją wizytówkę w Google i widzi inne godziny otwarcia, obcy numer telefonu, zmienioną kategorię albo adres strony, którego sam nigdy nie podawał. Nikt w firmie nie przyznaje się do zmiany. To częsta sytuacja i w większości przypadków nie oznacza włamania: Profil Firmy w Google jest zbudowany tak, że dane mogą w nim zmieniać także użytkownicy Map i sam Google.

Ta instrukcja jest przeznaczona dla osób, które prowadzą firmę i same opiekują się jej wizytówką albo zleciły to komuś dawno temu i nie mają pewności, kto obecnie ma do niej dostęp. Opisuję w niej wszystkie drogi, którymi zmiana może trafić do profilu, oraz sposób sprawdzenia, która z nich zadziałała w danym przypadku.

Po lekturze czytelnik będzie umiał znaleźć oczekujące i wprowadzone aktualizacje, przywrócić poprawne dane, uporządkować listę osób z dostępem, zabezpieczyć konto Google, włączyć powiadomienia oraz przeprowadzić procedurę odzyskania profilu, którym zarządza ktoś obcy. Nazwy przycisków i ścieżki podaję według polskiej wersji pomocy Google.

Po czym poznać, że dane w profilu zmienił ktoś inny?

Najczęściej problem zgłasza klient: dzwoni pod numer, który nie działa, przyjeżdża w godzinach, w których lokal jest zamknięty, albo trafia na inną stronę internetową. Drugim sygnałem jest wiadomość e-mail od Google z informacją o sugerowanej zmianie lub o zaktualizowaniu profilu. Trzecim jest powiadomienie widoczne na górze strony po otwarciu profilu na koncie, które nim zarządza.

Warto odróżnić trzy sytuacje, bo każda wymaga innego działania. W pierwszej zmieniło się jedno lub dwa pola, a dostęp do profilu działa normalnie. W drugiej na liście osób zarządzających pojawił się ktoś nieznany albo zniknął ktoś, kto powinien na niej być. W trzeciej właściciel w ogóle nie może zarządzać wizytówką, bo profil jest przypisany do cudzego konta.

Pierwsza to zwykle sugestia użytkownika lub aktualizacja Google. Druga wymaga natychmiastowego przeglądu dostępów i zabezpieczenia konta. Trzecia oznacza formalną prośbę o przyznanie uprawnień właściciela.

Skąd biorą się zmiany, których właściciel nie wprowadzał?

Pomoc Google wymienia kilka źródeł. Google zbiera informacje o firmach z różnych miejsc, między innymi ze zgłoszeń użytkowników i z treści licencjonowanych, a gdy z tych źródeł wynika, że dane w profilu są nieprawidłowe lub nieaktualne, może profil zaktualizować. Do tego dochodzą osoby, które mają do profilu dostęp jako właściciele lub menedżerowie.

Sugestie użytkowników Map i wyszukiwarki

Każda zalogowana osoba może w Mapach Google otworzyć wizytówkę dowolnej firmy i kliknąć „Zaproponuj zmianę”. Według pomocy Map w ten sposób da się zgłosić nazwę miejsca, kategorię, adres lub położenie pinezki, godziny otwarcia, numer telefonu i adres witryny, a także oznaczyć miejsce jako zamknięte. Google sprawdza takie propozycje, ale część z nich trafia do profilu.

Google zapowiada, że o niektórych sugerowanych zmianach powiadomi właściciela, zanim zostaną opublikowane. Gdy sugestia wymaga sprawdzenia, przychodzi wiadomość e-mail lub powiadomienie w usłudze, a na zaakceptowanie albo odrzucenie sugestii są 4 dni od otrzymania powiadomienia. Po tym terminie Google może opublikować zmianę samodzielnie, jeśli potwierdzają ją inne publicznie dostępne informacje, na przykład strona internetowa firmy.

Jest też wyjątek, o którym mało kto wie. Google zastrzega, że może wprowadzić zmianę zasugerowaną przez użytkownika bez wcześniejszego sprawdzenia jej przez właściciela, gdy jest to potrzebne do spełnienia wytycznych dotyczących zasad. W praktyce dotyczy to na przykład nazwy z dopisanymi słowami, których nie ma na szyldzie.

Aktualizacje Google z innych źródeł

Drugim źródłem są dane, które Google sam znajduje: w Mapach, w wyszukiwarce, w innych swoich usługach oraz w treściach licencjonowanych. Jeżeli na stronie firmy, w katalogach branżowych i w mediach społecznościowych widnieją różne godziny otwarcia albo dwa różne numery telefonu, rośnie ryzyko, że do profilu trafi wersja nieaktualna. Pomoc Google zaznacza przy tym, że nie wszystkimi aktualizacjami da się zarządzać z poziomu profilu.

W wybranych regionach, językach i kategoriach Google kontaktuje się też z firmą automatycznym połączeniem telefonicznym, SMS-em lub wiadomością w aplikacji WhatsApp, kierowaną na zweryfikowany numer telefonu z profilu. Odpowiedzi udzielone w takiej rozmowie mogą posłużyć do zaktualizowania wizytówki.

Inne osoby z dostępem do profilu

Trzecie źródło to ludzie: wspólnik, pracownik, były pracownik, agencja, z którą współpraca dawno się skończyła, albo wykonawca strony internetowej. Menedżer może edytować nazwę, kategorię, witrynę, godziny pracy, adres, numer telefonu, usługi i zdjęcia, a także akceptować aktualizacje Google. Jedna osoba, która w dobrej wierze zatwierdzi błędną sugestię, wystarczy, żeby dane się zmieniły.

Osobną grupą są przypadki, w których ktoś uzyskał dostęp do konta Google właściciela, na przykład przez wyłudzone hasło. Wtedy właściwym problemem jest niezabezpieczone konto.

Jak ustalić, która przyczyna zachodzi w danym profilu?

Zamiast zgadywać, lepiej przejść trzy sprawdzenia w stałej kolejności. Pierwsze dotyczy edytora profilu. Pomoc Google podaje, że informacje zmienione przez Google są w nim oznaczone niebieskim kolorem tekstu, a pola, których Google nie aktualizował, mają tekst czarny lub biały. Niebieskie pole oznacza więc sugestię użytkownika albo aktualizację z innych źródeł, a nie działanie osoby z dostępem.

Drugie sprawdzenie to skrzynka e-mail konta, które zarządza profilem. Należy poszukać w niej wiadomości od Google o sugerowanej zmianie, o zaktualizowaniu profilu, o dodaniu nowego użytkownika lub o zaakceptowaniu zaproszenia. Warto zajrzeć także do folderu ze spamem i do zakładek, do których poczta odkłada powiadomienia.

Trzecie sprawdzenie to lista osób z dostępem oraz lista urządzeń zalogowanych na konto Google. Jeśli pole zostało zmienione, nie jest oznaczone na niebiesko, a w poczcie nie ma żadnego powiadomienia o sugestii, najbardziej prawdopodobna jest zmiana wprowadzona przez osobę z dostępem albo z konta właściciela, do którego dostał się ktoś inny. Pomoc Google nie opisuje dziennika, który pokazywałby, kto dokładnie zmienił dane pole, dlatego ustalenie sprawcy opiera się na tych trzech źródłach i na rozmowie z osobami z listy.

Gdzie zobaczyć oczekujące i wprowadzone aktualizacje?

Aktualizacje widać w tym samym miejscu, w którym edytuje się profil. Trzeba być zalogowanym na konto Google połączone z profilem firmy, inaczej Google pokaże wizytówkę tak, jak widzi ją klient.

1. W wyszukiwarce Google należy wpisać nazwę swojej firmy albo otworzyć adres business.google.com, będąc zalogowanym na właściwe konto.
2. W panelu zarządzania profilem trzeba kliknąć „Edytuj profil”.
3. Jeśli Google wprowadził lub proponuje zmiany, na górze strony widoczne jest powiadomienie o aktualizacjach. Należy je otworzyć i przejrzeć wszystkie pozycje.
4. W edytorze trzeba przejść kolejno przez wszystkie sekcje i zanotować pola z niebieskim tekstem: to informacje zmienione przez Google.
5. Każdą aktualizację należy porównać ze stanem faktycznym. Poprawną wystarczy zaakceptować, błędną trzeba odrzucić albo zastąpić własną wartością i zatwierdzić przyciskiem „Zapisz”.

Pomoc Google nie podaje jednej stałej nazwy przycisku do odrzucania aktualizacji, a wygląd tego okna zmienia się w zależności od urządzenia, dlatego nie przytaczam jej dosłownie. Zasada pozostaje ta sama: właściciel w każdej chwili może wpisać w polu poprawną wartość i ją zapisać, a wtedy jego wersja zastępuje wersję Google.

W aplikacji Mapy Google droga jest podobna: w prawym dolnym rogu należy kliknąć „Firma”, a potem „Edytuj profil”.

Tam, gdzie funkcja jest dostępna, w edytorze widać jeszcze pozycję „Zebrane informacje”. To dane, które Google zebrał podczas automatycznych rozmów i wiadomości. Można w niej sprawdzić źródło i datę pozyskania każdej informacji, a niepoprawną usunąć poleceniem „Usuń”. Usunięcie zebranej informacji nie zmienia pozostałych danych w profilu.

Kto na tym etapie woli nie zajmować się tym samodzielnie, może po prostu zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na adres info@lukaszwudyka.pl. Chętnie przejmę sprawę: przywrócę poprawne dane w wizytówce, uporządkuję dostępy i zabezpieczę konto.

Jak przywrócić poprawne dane krok po kroku?

Przed rozpoczęciem poprawek radzę spisać na kartce lub w pliku wzorcowy zestaw danych firmy: dokładną nazwę z szyldu, adres, numer telefonu, adres strony, godziny otwarcia w każdym dniu tygodnia i kategorię podstawową.

1. Należy otworzyć profil firmy i kliknąć „Edytuj profil”.
2. W sekcji z nazwą i kategorią trzeba porównać oba pola z zestawem wzorcowym. Nazwa ma brzmieć dokładnie tak, jak na szyldzie i w materiałach firmowych, bez dopisanych słów kluczowych i nazw miejscowości.
3. Następnie sprawdza się adres i położenie pinezki na mapie, a w firmach dojeżdżających do klienta także obsługiwany obszar.
4. W danych kontaktowych należy sprawdzić numer podstawowy oraz numery dodatkowe. Google pozwala podać oprócz numeru podstawowego najwyżej 2 kolejne, więc obcy numer może być ukryty właśnie tam.
5. Adres witryny trzeba przepisać w pełnej postaci, z początkiem „https://”, i po zapisaniu kliknąć go w wizytówce, żeby potwierdzić, dokąd prowadzi. Tak samo sprawdza się linki do rezerwacji, zamówień i mediów społecznościowych.
6. Godziny otwarcia sprawdza się dzień po dniu, razem z godzinami niestandardowymi na święta oraz oznaczeniem, czy firma nie jest opisana jako zamknięta tymczasowo lub na stałe.
7. Na końcu przegląda się opis, atrybuty, usługi i produkty, a każdą poprawioną sekcję zatwierdza przyciskiem „Zapisz”.

Zmiany nie zawsze widać od razu. Google informuje, że sprawdza edycje przed ich wprowadzeniem do profilu, więc przez pewien czas pole może mieć status oczekujący. Stan wprowadzonych zmian pokazuje narzędzie „Sprawdź stan wprowadzonych zmian”, do którego prowadzi odnośnik na stronie pomocy o edytowaniu profilu firmy.

Trzeba też znać dwa skutki uboczne. Zmiana nazwy firmy po weryfikacji oznacza konieczność ponownej weryfikacji profilu, podobnie jak przeniesienie firmy pod nowy adres. Jeżeli więc nazwa lub adres zostały zmienione przez kogoś innego, a właściciel przywraca poprawną wersję, powinien liczyć się z prośbą Google o ponowne potwierdzenie firmy.

Po czym poznać, że naprawa się powiodła?

Po zatwierdzeniu zmian należy otworzyć wizytówkę w oknie prywatnym przeglądarki albo na telefonie bez zalogowanego konta firmowego i sprawdzić, co widzi klient. Wszystkie pola powinny zgadzać się z zestawem wzorcowym, a w edytorze nie powinno być już niebieskiego tekstu ani powiadomienia o aktualizacjach.

Co zrobić, gdy błędna zmiana wraca?

Jeżeli ta sama błędna wartość pojawia się ponownie po kilku dniach lub tygodniach, źródło leży poza profilem. Najczęściej Google znajduje starą informację na stronie firmy, w katalogu branżowym, w profilu w mediach społecznościowych albo w starej wizytówce w innym serwisie map. Trzeba wtedy ujednolicić dane we wszystkich tych miejscach, zaczynając od własnej strony, bo to ją pomoc Google wymienia jako przykład publicznej informacji potwierdzającej sugestię.

Dobrym punktem wyjścia jest wpisanie w wyszukiwarkę starego numeru telefonu lub starego adresu w cudzysłowie. Lista wyników pokaże serwisy, w których nieaktualne dane nadal są widoczne. O porządkowaniu tego, co Google pokazuje po wpisaniu nazwy przedsiębiorstwa, piszę szerzej w tekście o tym, jak wyglądają wyniki Google na nazwę firmy.

Kto ma dostęp do profilu i jak usunąć zbędne osoby?

Profil Firmy ma trzy role. Główny właściciel jest tylko jeden. Właścicieli może być wielu i każdy z nich może dodawać oraz usuwać użytkowników, a także usunąć profil. Menedżer może prawie wszystko, co dotyczy treści wizytówki, ale nie doda ani nie usunie innych osób i nie usunie profilu.

Z tego podziału wynika prosta zasada bezpieczeństwa: rola właściciela powinna należeć wyłącznie do osób z firmy, a agencje, wykonawcy stron i pracownicy powinni otrzymywać rolę menedżera. Każda osoba musi mieć własne konto Google. Wspólne hasło do jednego konta uniemożliwia ustalenie, kto wprowadził zmianę.

1. Należy otworzyć profil firmy i kliknąć „Więcej”, następnie „Ustawienia profilu firmy”, a potem „Użytkownicy i dostęp”.
2. Na stronie widać wszystkich obecnych użytkowników oraz zaproszenia w sekcji „OCZEKUJĄCE”. Każdą pozycję trzeba porównać z listą osób, które rzeczywiście powinny zarządzać wizytówką.
3. Nierozpoznane zaproszenie usuwa się poleceniem „Anuluj zaproszenie”.
4. Aby odebrać dostęp, należy kliknąć daną osobę i wybrać „Usuń użytkownika”.
5. Aby obniżyć uprawnienia, należy kliknąć osobę, obok pozycji „Dostęp” wybrać „Edytuj”, wskazać rolę „Menedżer” i zatwierdzić przyciskiem „Zapisz”.
6. Na końcu trzeba sprawdzić, kto jest głównym właścicielem. Jeśli nie jest to osoba z firmy, obecny główny właściciel powinien przenieść tę rolę: po kliknięciu właściwej osoby wybiera „Edytuj”, potem „Główny właściciel” i „Zapisz”.

Jeżeli nie da się kliknąć żadnej osoby na liście, konto ma prawdopodobnie tylko rolę menedżera. Innych właścicieli i menedżerów mogą usuwać wyłącznie właściciele, a uprawnienia głównego właściciela może przenieść tylko on sam.

Usunięta osoba dostaje wiadomość e-mail i traci możliwość zmiany danych, ale jej wcześniejsze odpowiedzi na opinie, wpisy i komentarze zostają w profilu. Trzeba je przejrzeć osobno.

Ważne jest też ograniczenie dotyczące nowych osób. Nowy właściciel lub menedżer przez 7 dni od uzyskania roli nie może usunąć ani przywrócić profilu, usuwać innych właścicieli i menedżerów ani przenosić uprawnień głównego właściciela. Działa to w obie strony: osoba dodana bez wiedzy firmy nie usunie od razu prawowitego właściciela, ale też ktoś, kto dopiero odzyskał dostęp, musi odczekać tydzień, zanim uporządkuje listę. Dlatego nierozpoznaną osobę należy usunąć od razu po jej zauważeniu.

Jak zabezpieczyć konto Google, z którego zarządza się profilem?

Profil jest tak bezpieczny, jak najsłabiej chronione konto z rolą właściciela. Samo hasło nie wystarcza, bo można je wyłudzić fałszywą wiadomością podszywającą się pod Google. Weryfikacja dwuetapowa sprawia, że do zalogowania potrzebny jest jeszcze drugi element, na przykład potwierdzenie na telefonie.

1. Należy otworzyć swoje konto Google i kliknąć „Zabezpieczenia i logowanie”.
2. W sekcji „Sposób logowania się w Google” trzeba kliknąć „Włącz weryfikację dwuetapową” i postępować zgodnie z instrukcjami na ekranie.
3. Jako drugi etap Google zaleca potwierdzenia wysyłane na telefon zamiast kodów, ponieważ lepiej chronią przed przejęciem numeru. Jeszcze mocniejszą ochronę przed wyłudzeniem daje klucz dostępu lub fizyczny klucz bezpieczeństwa.
4. W tej samej zakładce, w panelu „Twoje urządzenia”, należy kliknąć „Zarządzaj wszystkimi urządzeniami” i przejrzeć listę. Przy każdym nierozpoznanym urządzeniu wybiera się „Wyloguj się”.
5. Po wylogowaniu obcych urządzeń trzeba zmienić hasło na nowe, nieużywane w żadnym innym serwisie.

Te same czynności powinna wykonać każda osoba z rolą właściciela lub menedżera. Jeśli do weryfikacji dodaje się nowy numer telefonu, Google może potrzebować do 7 dni, aby uznać go za zaufany.

Jedna przestroga: kodów weryfikacyjnych nie podaje się nikomu, także osobie, która dzwoni i przedstawia się jako pracownik Google. Google wprost informuje, że nie dzwoni w celu zweryfikowania kodu. Prośba o podanie kodu przez telefon to próba przejęcia konta lub wizytówki.

Jak ustawić powiadomienia, żeby zmiana nie przeszła niezauważona?

Termin 4 dni na reakcję na sugestię ma sens tylko wtedy, gdy powiadomienie rzeczywiście dociera do kogoś, kto je czyta. W wielu firmach profil jest przypisany do starego konta, na które nikt nie zagląda, i to jest główny powód, dla którego błędne dane pozostają w wizytówce przez wiele miesięcy.

1. Należy otworzyć profil firmy i kliknąć „Więcej”, a następnie „Powiadomienia”.
2. Na liście trzeba odszukać pozycje „Aktualizacje konta”, „Alerty dotyczące informacji o firmie” oraz „Aktywność klientów” i włączyć przełącznik przy każdej z nich.
3. W poczcie konta zarządzającego warto ustawić przekazywanie wiadomości od Google na adres, który jest czytany codziennie, oraz oznaczyć je jako ważne, żeby nie trafiały do spamu.
4. Na telefonie osoby odpowiedzialnej za wizytówkę należy zainstalować aplikację Mapy Google, zalogować się na konto zarządzające i zezwolić aplikacji na wyświetlanie powiadomień.

Co zrobić, gdy profil przejął ktoś obcy?

Trzeba najpierw rozróżnić dwie sytuacje. Jeżeli właściciel stracił dostęp do własnego konta Google, bo ktoś zmienił hasło, zaczyna się od odzyskania konta w narzędziu Google do rozwiązywania problemów z kontami. Po odzyskaniu konta należy wykonać wszystkie czynności z sekcji o zabezpieczeniach i dopiero potem przejrzeć profil oraz listę użytkowników.

Druga sytuacja jest częstsza: zweryfikowany profil firmy należy do kogoś innego. Bywa to agencja, która założyła wizytówkę na własnym koncie, były pracownik, poprzedni właściciel lokalu albo osoba zupełnie nieznana. Wtedy właściwą drogą jest prośba o przyznanie uprawnień właściciela.

1. Należy otworzyć stronę business.google.com/add, będąc zalogowanym na konto, które ma zarządzać profilem.
2. W formularzu wpisuje się nazwę i adres firmy, a następnie wskazuje ją na liście podpowiedzi.
3. Pojawi się komunikat „Ktoś inny może zarządzać profilem tej firmy”. Należy kliknąć „Poproś o dostęp”.
4. Trzeba wypełnić formularz zgodnie z prawdą i kliknąć „Prześlij”.
5. Google wysyła wiadomość z potwierdzeniem, a obecny właściciel profilu dostaje powiadomienie i ma 3 dni na odpowiedź. Stan prośby widać po zalogowaniu w Profilu Firmy lub po kliknięciu linku z wiadomości.

Dalszy przebieg zależy od odpowiedzi. Po zatwierdzeniu prośby przychodzi wiadomość z potwierdzeniem i można zarządzać profilem, z zastrzeżeniem siedmiodniowych ograniczeń dla nowych osób. Po odrzuceniu przychodzi wiadomość z informacją o odmowie: Google podaje, że można się od tej decyzji odwołać, a niezależnie od tego nadal wolno zaproponować zmianę w profilu jak każdy użytkownik.

Jeżeli przez 3 dni nikt nie odpowie, pomoc Google przewiduje samodzielne zgłoszenie własności. Należy otworzyć wiadomość z potwierdzeniem prośby, kliknąć „Wyświetl prośbę”, a potem „Zweryfikuj” i przejść weryfikację firmy według wskazówek na ekranie. W Profilu Firmy może to być przycisk „Zgłoś prawa” albo „Zweryfikuj”. Google uprzedza, że ta możliwość nie zawsze jest dostępna.

Firmy, które świadczą usługi u klienta i nie mają sklepu ani biura, składają prośbę inaczej: przez kontakt z pomocą Profilu Firmy. Według instrukcji Google w polu „Powiedz nam, jak możemy Ci pomóc” wpisuje się zdanie Przenieś prawa własności do tej wizytówki, a jako opis problemu wskazuje „Przeniesienie własności wizytówki”.

Gdy profil trzyma agencja lub inny wykonawca i odmawia przekazania go firmie, Google udostępnia osobny formularz o nazwie „Zgłaszanie naruszenia zasad dotyczących firm zewnętrznych w usłudze Profil Firmy”. Odnośnik do niego znajduje się na końcu stron pomocy o własności profilu. Warto wcześniej zebrać umowę i korespondencję z prośbą o przekazanie dostępu.

Odradzam w tej sytuacji jedno rozwiązanie, które wydaje się najszybsze: założenie drugiej wizytówki tej samej firmy. Każda firma może mieć tylko jeden profil, a profil uznany za duplikat nie jest widoczny w wyszukiwarce ani w Mapach. Odradzam też płacenie komukolwiek za „odblokowanie” profilu po telefonie z nieznanego numeru. Jeżeli przejęciu towarzyszy żądanie pieniędzy albo podszywanie się pod firmę, sprawa wykracza poza regulamin serwisu i wymaga zabezpieczenia dowodów oraz rozważenia zawiadomienia organów ścigania, najlepiej po rozmowie z prawnikiem.

Jak zgłosić zdjęcia i informacje dodane przez użytkowników?

Część treści w wizytówce nigdy nie należała do właściciela: zdjęcia i filmy klientów, aktualizacje zdjęć z opisem, opinie oraz atrybuty zależne od ocen użytkowników. Google informuje wprost, że nie da się zablokować klientom możliwości publikowania zdjęć. Można natomiast zgłosić te, które naruszają zasady, na przykład nie przedstawiają danego miejsca albo pokazują czyjeś dane osobowe.

1. Należy otworzyć profil firmy, kliknąć „Zdjęcia”, a potem „Wyświetl wszystkie zdjęcia”.
2. Trzeba otworzyć zdjęcie lub film, którego dotyczy zgłoszenie.
3. W prawym dolnym rogu należy kliknąć „Zgłoś problem”.
4. Z listy wybiera się powód, na przykład „Zdjęcie lub film nie przedstawia tego miejsca” albo „Kwestie dotyczące prywatności”.
5. Zgłoszenie wysyła się przyciskiem „Prześlij”.

Sprawdzenie zgłoszenia może potrwać kilka dni roboczych. Google ostrzega, że wysłanie wielu próśb o usunięcie tej samej treści może opóźnić weryfikację, więc każde zdjęcie zgłasza się raz.

Aktualizacje zdjęć z opisem dodane przez klientów są widoczne tylko w aplikacji Mapy Google, w zakładce „Aktualizacje”, w części „Od użytkowników”. Tam też się je zgłasza: przy wybranej aktualizacji należy kliknąć „Więcej”, potem „Zgłoś”, wskazać typ naruszenia i kliknąć „Prześlij”.

Nieprawdziwe informacje dotyczące nazwy, numeru telefonu lub strony internetowej, których nie da się poprawić w edytorze, Google przyjmuje przez formularz skargi dotyczącej korekty informacji o firmie, wskazany w pomocy Profilu Firmy. Opinie mają własną procedurę, którą opisałem w instrukcji o tym, jak zgłosić fałszywą opinię w Google.

Jak prowadzić stały przegląd profilu?

Jednorazowe uporządkowanie wizytówki nie wystarcza, bo sugestie i aktualizacje napływają stale. Radzę wyznaczyć w firmie jedną osobę odpowiedzialną za profil i wpisać przegląd do kalendarza jako stałe zadanie, na przykład raz w miesiącu oraz po każdej zmianie w firmie: nowym numerze, nowych godzinach, przeprowadzce.

• Otwarcie edytora profilu i sprawdzenie, czy nie ma powiadomienia o aktualizacjach ani pól z niebieskim tekstem.
• Porównanie nazwy, adresu, telefonu, witryny i godzin z zestawem wzorcowym.
• Przejrzenie strony „Użytkownicy i dostęp” razem z oczekującymi zaproszeniami.
• Obejrzenie nowych zdjęć dodanych przez klientów i zgłoszenie tych, które naruszają zasady.
• Sprawdzenie, czy te same dane widnieją na stronie firmy i w najważniejszych serwisach zewnętrznych.

Przed każdym świętem warto dodatkowo ustawić niestandardowe godziny otwarcia. Puste pole zachęca użytkowników do zgłaszania własnych wersji, a przy zarządzaniu wieloma lokalizacjami z arkusza Google wprost podaje, że puste pole może zostać zaktualizowane automatycznie. Im pełniej i dokładniej wypełniony profil, tym mniej miejsca na cudze poprawki.

Uporządkowane dane to także warunek dobrej pozycji wizytówki w wynikach lokalnych. Kolejnym krokiem po zabezpieczeniu profilu może być praca nad tym, jak poprawić widoczność wizytówki w Mapach Google.

Jakich błędów unikać?

Najczęstszy błąd to akceptowanie wszystkich aktualizacji jednym ruchem, bez czytania. Drugi to nadawanie roli właściciela każdemu wykonawcy. Trzeci to dopisywanie do nazwy firmy słów opisujących usługi lub miasto: taka nazwa łamie wytyczne i sama prowokuje poprawki, które Google wprowadza bez pytania właściciela. Czwarty to pozostawienie profilu na koncie osoby, która już w firmie nie pracuje.

Najczęstsze pytania

Ile czasu jest na reakcję po otrzymaniu powiadomienia o sugerowanej zmianie?

Według pomocy Google są to 4 dni od otrzymania powiadomienia. Po tym czasie Google może opublikować zmianę automatycznie, jeśli jest poparta innymi publicznie dostępnymi informacjami. Nawet po publikacji właściciel może w każdej chwili wpisać poprawną wartość w edytorze profilu.

Czy można wyłączyć sugestie użytkowników i aktualizacje Google?

Pomoc Google nie opisuje takiego ustawienia dla zwykłych profili. Wyjątkiem wymienionym w dokumentacji są godziny zameldowania i wymeldowania w hotelach, przy których właściciel decyduje, czy aktualizacje mają być akceptowane automatycznie. W pozostałych przypadkach pozostaje szybka reakcja na powiadomienia i dbanie o zgodność danych we wszystkich miejscach w sieci.

Czy da się sprawdzić, kto konkretnie zmienił dane?

Pomoc Google nie opisuje dziennika zmian z nazwiskami. Można ustalić, czy zmiana pochodzi od Google lub użytkowników, bo takie pola są oznaczone na niebiesko, oraz sprawdzić powiadomienia e-mail, listę osób z dostępem i urządzenia zalogowane na konto. Przy zmianie wprowadzonej przez osobę z dostępem pozostaje rozmowa z osobami z listy.

Dlaczego nie da się usunąć użytkownika z profilu?

Możliwe są dwie przyczyny. Konto ma rolę menedżera, a usuwać inne osoby mogą tylko właściciele. Albo rola właściciela została nadana niedawno i trwa siedmiodniowy okres, w którym nie można usuwać innych właścicieli i menedżerów ani przenosić uprawnień głównego właściciela.

Co się stanie z opiniami po odzyskaniu profilu od poprzedniego właściciela?

Opinie są przypisane do profilu firmy, a nie do konta osoby zarządzającej. Google zaleca, aby przy zmianie właściciela firmy przekazać nowemu właścicielowi uprawnienia głównego właściciela profilu, bo dzięki temu wszystkie informacje o firmie, w tym opinie, zostają zachowane. To kolejny powód, żeby nie zakładać drugiej wizytówki.

Co zrobić, gdy ktoś oznaczył firmę jako zamkniętą na stałe?

Należy otworzyć edytor profilu, przywrócić w nim status firmy otwartej i zapisać zmianę. Potem trzeba sprawdzić, czy na stronie internetowej i w innych serwisach nie ma informacji sugerującej zamknięcie, bo to one zwykle uwiarygodniają taką sugestię. Jeśli oznaczenie wraca, pozostaje kontakt z pomocą Profilu Firmy.

Brak czasu albo ochoty, żeby zająć się tym samodzielnie?

To zupełnie zrozumiałe. Opisane czynności wymagają spokoju i kilku wolnych godzin, a w firmie zwykle brakuje jednego i drugiego. Chętnie zrobię to od początku do końca: przywrócę poprawne dane w wizytówce, uporządkuję dostępy i zabezpieczę konto.

Wystarczy zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na adres info@lukaszwudyka.pl i w kilku zdaniach opisać sprawę. Odpowiadam osobiście i od razu mówię, co da się zrobić.