Większość nieudanych zamówień na stronę internetową zaczyna się od jednego zdania wysłanego do kilku wykonawców: „proszę o wycenę strony dla firmy”. Każdy z nich rozumie to zdanie inaczej, więc każdy wycenia coś innego. Firma dostaje kilka kwot, których nie da się ze sobą zestawić, i wybiera najniższą, nie wiedząc, co właściwie kupuje.
Brief porządkuje tę sytuację, zanim powstanie pierwszy projekt. To krótki opis potrzeb firmy przekazywany wykonawcy: czym firma się zajmuje, po co jej strona, co ma się na niej znaleźć, ile może kosztować i na kiedy ma być gotowa. Przygotowanie go zajmuje zwykle kilka godzin, a oszczędza tygodnie poprawek i rozmów o tym, co było w cenie.
W tym tekście opisuję po kolei, co powinno się znaleźć w takim dokumencie, w jakiej formie go przekazać i jak potem porównać odpowiedzi wykonawców. Osobno omawiam sprawy, które firmy pomijają najczęściej, a które po roku okazują się najdroższe: prawa do strony, dostęp do domeny i widoczność w Google.
Czym jest brief na stronę internetową i komu służy?
Brief to pisemne zamówienie w roboczej postaci. Nie jest umową ani specyfikacją techniczną, tylko zbiorem informacji, na podstawie których wykonawca może zaproponować rozwiązanie, policzyć nakład pracy i podać termin. Słowo przyszło z branży reklamowej i przyjęło się na tyle, że używają go zarówno agencje, jak i samodzielni projektanci.
Dokument służy obu stronom. Wykonawca dowiaduje się z niego, czy ma zaprojektować pięć podstron z formularzem, czy rozbudowany serwis ze sklepem, kalendarzem rezerwacji i trzema wersjami językowymi. Zamawiający przy pisaniu sam odkrywa, czego naprawdę potrzebuje, i często po raz pierwszy zapisuje, po co firmie strona.
Od briefu zależą trzy rzeczy. Pierwsza to trafność wyceny: im mniej domysłów, tym mniejszy zapas „na wszelki wypadek” doliczany do ceny i tym mniej dopłat w trakcie prac. Druga to termin, bo plan da się ułożyć tylko wtedy, gdy wiadomo, kto dostarcza teksty i zdjęcia. Trzecia jest najważniejsza: to, czy strona będzie zarabiać, czyli przynosić zapytania, zamówienia albo zgłoszenia kandydatów do pracy.
Co się dzieje, gdy firma zamawia stronę bez briefu?
Pierwszy skutek widać już na etapie ofert. Jeden wykonawca zakłada gotowy szablon i teksty dostarczone przez klienta, drugi projekt od podstaw i własnego redaktora, trzeci dolicza sesję zdjęciową. Różnica w cenie bywa kilkukrotna i nie wynika z tego, że ktoś jest drogi lub tani, lecz z tego, że każdy wycenił inną stronę.
Drugi skutek pojawia się po pokazaniu projektu. Skoro nikt nie zapisał, co ma zostać osiągnięte, jedyną miarą staje się gust. Padają uwagi w rodzaju „to nie to” albo „proszę spróbować inaczej”, a projektant zgaduje dalej. Kolejne wersje nie przybliżają do celu, ponieważ celu nie nazwano.
Trzeci skutek to spory o zakres. Zamawiający jest przekonany, że blog, wersja angielska i połączenie z programem do faktur mieściły się w cenie, bo „przecież to oczywiste”. Wykonawca uważa je za prace dodatkowe. Bez dokumentu, do którego można wrócić, obie strony mają swoją rację i żadna nie potrafi jej wykazać.
Jest też koszt, którego nie widać od razu. Strona zbudowana bez planu treści i bez myśli o wyszukiwarce wymaga przebudowy po kilku miesiącach, gdy okazuje się, że nikt na nią nie trafia. Firma płaci wtedy drugi raz za coś, co dało się ustalić na początku.
Od czego zacząć pisanie: firma, cel strony i klienci
Najlepiej zacząć od tego, co firma wie najlepiej, czyli od siebie. Ta część briefu nie wymaga żadnej wiedzy o stronach internetowych, a ma największy wpływ na efekt. Radzę pisać ją tak, jakby tłumaczyło się działalność firmy znajomemu spoza branży.
Opis firmy i oferty prostymi słowami
Wystarczy kilka akapitów: czym firma się zajmuje, od jak dawna, na jakim obszarze działa i komu sprzedaje. Do tego lista usług lub grup produktów z jednym zdaniem wyjaśnienia przy każdej. Warto zaznaczyć, które pozycje przynoszą najwięcej przychodu, a które firma chce dopiero rozwinąć, ponieważ od tego zależy, co trafi na pierwszy plan.
Przydaje się również uczciwa odpowiedź na pytanie, czym firma różni się od innych. Nie chodzi o hasła typu „wysoka jakość i indywidualne podejście”, które może napisać każdy. Chodzi o fakty: krótszy termin realizacji, własny serwis, uprawnienia, wąska specjalizacja, obsługa w określonych godzinach.
Cel strony i sposób jego mierzenia
Strona może służyć zdobywaniu zapytań, sprzedaży w sklepie, rekrutacji pracowników albo budowaniu wizerunku wobec partnerów i mediów. Każdy z tych celów prowadzi do innego układu, innych treści i innych funkcji. Jeżeli celów jest kilka, należy wskazać jeden główny, bo strona, która ma robić wszystko naraz, zwykle nie robi dobrze niczego.
Do celu trzeba dopisać sposób mierzenia. Dla zapytań będzie to liczba wysłanych formularzy i połączeń telefonicznych ze strony, dla sklepu liczba i wartość zamówień, dla rekrutacji liczba zgłoszeń na ogłoszenia. Przy celu wizerunkowym miarą może być na przykład liczba pobranych materiałów albo zapytań od dziennikarzy i partnerów.
Kim są klienci i o co pytają
Opis klientów nie musi przypominać opracowania marketingowego. Wystarczą odpowiedzi na kilka pytań: kto kupuje (firmy czy osoby prywatne), kto podejmuje decyzję, ile czasu ona zajmuje i co zwykle ją wstrzymuje. Inaczej buduje się stronę dla osoby, która szuka hydraulika na już, a inaczej dla działu zakupów, który porównuje dostawców przez kwartał.
Najcenniejszym materiałem jest lista pytań, które klienci zadają przez telefon i w wiadomościach. Ile to trwa, co jest potrzebne na start, czy jest gwarancja, co się dzieje w razie reklamacji. Z tych pytań powstają potem sekcje podstron i odpowiedzi, które skracają drogę do kontaktu. Jak ułożyć z nich podstronę oferty, opisuję we wpisie o tym, co powinna zawierać strona usługowa, która sprzedaje.
Konkurencja i strony, które się podobają lub nie
W briefie powinno się znaleźć kilka adresów stron konkurencji oraz kilka stron z dowolnej branży, które zamawiający ocenia dobrze albo źle. Same adresy niewiele dają. Przy każdym potrzebny jest powód: czytelny cennik, łatwe dotarcie do kontaktu, dobre zdjęcia realizacji albo przeciwnie – za dużo animacji, drobny tekst, okna zasłaniające treść.
Powód pozwala projektantowi zrozumieć oczekiwania bez zgadywania. Zdanie „podoba mi się ta strona” może oznaczać kolory, układ, sposób pisania albo szybkość działania. Dopisanie jednego zdania wyjaśnienia usuwa tę niepewność i ogranicza liczbę wersji projektu.
Zakres prac: lista podstron, funkcji i materiałów
Zakres to część, na podstawie której powstaje wycena, dlatego powinna być możliwie dokładna. Nie trzeba znać nazw technologii. Wystarczy opisać, co odwiedzający ma na stronie znaleźć i co ma móc na niej zrobić.
Podstrony i funkcje
Najprościej wypisać podstrony jedna pod drugą: strona główna, osobna podstrona dla każdej usługi, realizacje, o firmie, cennik, blog, kontakt, podstrona z ofertami pracy. Jeżeli firma działa w kilku miejscowościach i chce mieć osobne podstrony dla każdej z nich, również należy to zapisać, ponieważ zmienia to nakład pracy.
Drugą listę tworzą funkcje, czyli wszystko, co wykracza poza wyświetlanie tekstu i zdjęć. Najczęściej chodzi o następujące elementy:
- formularze – kontaktowy, wyceny, rekrutacyjny, z informacją, na jaki adres mają trafiać zgłoszenia;
- kalendarz rezerwacji – z opisem, czy termin ma być potwierdzany od razu, czy przez pracownika;
- sklep – z przybliżoną liczbą produktów, sposobami płatności i dostawy;
- blog lub aktualności – z informacją, kto i jak często będzie publikować;
- wersje językowe – które języki i czy cała strona, czy tylko jej część.
Przy każdej funkcji warto dopisać jedno zdanie o tym, jak ma działać z punktu widzenia klienta i pracownika. „Formularz wyceny z możliwością dołączenia zdjęcia, zgłoszenie trafia do dwóch osób” to informacja, którą da się wycenić. Samo „formularz” już nie.
Treści i zdjęcia – kto je przygotuje?
To pytanie rozstrzyga o terminie częściej niż cokolwiek innego. Z mojej praktyki wynika, że projekty najczęściej stoją nie z powodu programowania, lecz dlatego, że firma obiecała dostarczyć teksty i przez kolejne tygodnie nie znajduje na to czasu. W briefie powinno być napisane wprost, kto pisze teksty: firma, wykonawca czy zewnętrzny redaktor.
To samo dotyczy zdjęć. Firma może mieć własne fotografie realizacji i zespołu, może zamówić sesję albo zgodzić się na zdjęcia z banków zdjęć. Każda z tych dróg oznacza inny koszt i inny wygląd strony. Własne zdjęcia prawdziwych ludzi i prawdziwych prac budzą większe zaufanie niż obrazy, które odwiedzający widział już w kilku innych miejscach.
Identyfikacja wizualna
Wykonawca powinien wiedzieć, czy firma ma logo w plikach nadających się do pracy (najlepiej w zapisie wektorowym), ustalone kolory i kroje pisma oraz księgę znaku. Jeżeli tak, materiały te dołącza się do briefu. Jeżeli nie, trzeba zdecydować, czy opracowanie znaku i kolorystyki wchodzi w zakres zlecenia, czy strona ma powstać na tym, co jest.
Kto na tym etapie woli nie zajmować się tym samodzielnie, może po prostu zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na adres info@lukaszwudyka.pl. Chętnie przejmę sprawę: pomogę spisać brief i porównać oferty wykonawców.
Wymagania techniczne, o których warto napisać od razu
Właściciel firmy nie musi rozumieć technologii, ale powinien nazwać oczekiwania, które z niej wynikają. Dopisanie ich po podpisaniu umowy prawie zawsze oznacza dopłatę albo spór. W briefie wystarczy opisać je zwykłymi słowami.
System do samodzielnej edycji
Należy określić, co pracownicy firmy mają zmieniać sami, bez udziału wykonawcy: teksty, zdjęcia, ceny, wpisy na blogu, ogłoszenia o pracy, produkty w sklepie. Od tego zależy wybór systemu zarządzania treścią i sposób zbudowania podstron. Dobrze jest też zapisać, że w cenie ma się znaleźć krótkie szkolenie z obsługi panelu.
Radzę dopytać, czy strona powstanie na systemie powszechnie używanym, który w razie potrzeby przejmie inny wykonawca, czy na rozwiązaniu własnym jednej firmy. To drugie nie musi być złe, lecz wiąże zamawiającego z jednym dostawcą na długo.
Szybkość działania
Wolna strona traci odwiedzających, zanim cokolwiek przeczytają, szczególnie na telefonach. W briefie można wskazać, że strona ma osiągać dobre wyniki podstawowych wskaźników internetowych Google, czyli Core Web Vitals, zarówno na komputerach, jak i na urządzeniach przenośnych. Jest to wymóg, który da się sprawdzić po wdrożeniu, a nie ogólne życzenie.
Warto wiedzieć, co te wskaźniki oznaczają, żeby odbiór prac nie opierał się na samym zapewnieniu wykonawcy. Wyjaśniam to w tekście o tym, jak czytać wyniki Core Web Vitals i co poprawić w pierwszej kolejności.
Dostępność dla osób z niepełnosprawnościami
Dostępna strona to taka, z której skorzysta osoba niewidoma używająca czytnika ekranu, osoba słabowidząca albo ktoś, kto obsługuje komputer samą klawiaturą. W praktyce oznacza to między innymi odpowiedni kontrast, opisy zdjęć, czytelne etykiety pól w formularzach i logiczną kolejność nagłówków. Punktem odniesienia jest międzynarodowy standard WCAG.
Na część firm, zwłaszcza sprzedających przez internet konsumentom, przepisy nakładają w tym zakresie obowiązki. To, czy dotyczą one konkretnej działalności, najlepiej ustalić z prawnikiem. Niezależnie od obowiązku uważam, że wymóg dostępności powinien znaleźć się w każdym briefie, bo znacznie taniej jest zbudować stronę poprawnie niż przerabiać ją później.
Zgody, pliki cookie i polityka prywatności
Strona, która zbiera dane przez formularze, używa narzędzi analitycznych lub reklamowych, potrzebuje polityki prywatności, treści zgód przy formularzach i okna zarządzania plikami cookie. W briefie należy rozstrzygnąć, kto przygotowuje treść tych dokumentów. Wykonawca strony zwykle wdraża je technicznie, natomiast za ich zgodność z przepisami odpowiada firma, dlatego treść powinien przygotować lub sprawdzić prawnik.
Połączenia z innymi systemami
Jeżeli strona ma przekazywać dane dalej, trzeba to wypisać z nazwy: program do obsługi klientów, system magazynowy, program do faktur, narzędzie do wysyłki wiadomości e-mail, operator płatności, firma kurierska, kalendarz. Każde takie połączenie to osobna praca i osobna pozycja w wycenie. Pominięte w briefie wraca później jako zlecenie dodatkowe.
Pozycjonowanie zaplanowane od początku, a nie po wdrożeniu
Częsty błąd polega na tym, że firma najpierw zamawia stronę, a po jej uruchomieniu szuka kogoś, kto „zrobi pozycjonowanie”. Wtedy okazuje się, że układ podstron nie odpowiada temu, czego ludzie szukają, a poprawienie tego wymaga przebudowy. W briefie warto więc od razu napisać, że strona ma być zbudowana pod frazy, na które firma chce być znajdowana.
W praktyce oznacza to kilka ustaleń. Każda ważna usługa i każda ważna miejscowość dostaje własną podstronę z własnym tytułem i treścią. Adresy są krótkie i zrozumiałe. Tytuły i opisy widoczne w wynikach wyszukiwania da się edytować w panelu. Strona ma mapę witryny i nie blokuje robotów wyszukiwarki po uruchomieniu, co po przeniesieniu z wersji roboczej zdarza się zaskakująco często.
Zamawiający nie musi sam dobierać fraz. Wystarczy, że wypisze, jak jego zdaniem klienci szukają usług, i zaznaczy, że oczekuje od wykonawcy propozycji struktury opartej na analizie wyszukiwań. Jeżeli wykonawca nie zajmuje się pozycjonowaniem, lepiej dowiedzieć się tego przed podpisaniem umowy i włączyć specjalistę na etapie planowania.
Co ze starą stroną?
Jeżeli firma ma już stronę, która jest widoczna w Google, nowa nie może jej po prostu zastąpić. Stare adresy mają swoją historię, prowadzą do nich odnośniki z innych serwisów i to one przynoszą ruch. Gdy po zmianie przestają działać, firma traci pozycje wypracowane przez lata.
Dlatego w briefie powinien pojawić się zapis, że wykonawca przygotuje listę dotychczasowych adresów i ustawi stałe przekierowania ze starych podstron na ich nowe odpowiedniki. Dotyczy to również zmiany domeny. Cały przebieg takiej operacji opisuję we wpisie o tym, jak przeprowadzić migrację strony bez utraty pozycji w Google.
Do briefu warto dołączyć dostęp do Google Search Console i Google Analytics obecnej strony albo przynajmniej wykaz podstron, które przynoszą najwięcej wejść. Wykonawca dowie się dzięki temu, czego nie wolno usunąć ani połączyć z innymi treściami.
Budżet, termin i osoba decyzyjna
Te trzy informacje firmy podają najmniej chętnie, a wykonawcy potrzebują ich najbardziej. Bez nich oferta jest strzałem na ślepo, a harmonogram życzeniem.
Dlaczego budżet lepiej podać jako przedział?
Wielu właścicieli firm ukrywa budżet w przekonaniu, że po jego ujawnieniu wykonawca „dobije do górnej granicy”. Rozumiem tę obawę, ale w praktyce ukrywanie kwoty szkodzi przede wszystkim zamawiającemu. Stronę dla tej samej firmy można zbudować w zakresie skromnym, średnim i bardzo rozbudowanym, a każda z tych wersji będzie poprawna.
Wykonawca, który nie zna ram, musi zgadywać. Jedni zaproponują rozwiązanie znacznie za drogie, inni zbyt ubogie, i żadnej z tych ofert nie da się rozsądnie porównać z pozostałymi. Podanie przedziału, czyli kwoty od i do, kieruje wszystkich w tę samą stronę: każdy pokazuje, co potrafi zrobić najlepszego w tych samych granicach.
Przedział pozwala też na uczciwą rozmowę. Dobry wykonawca odpowie wprost, że w tej kwocie zmieści się strona z określonym zakresem, a sklep lub wersje językowe warto zaplanować jako drugi etap. Taka odpowiedź jest warta więcej niż niska wycena, po której zaczynają się dopłaty. W budżecie należy rozdzielić koszt wykonania od kosztów stałych: serwera, domeny, licencji i opieki.
Termin i ważne daty po stronie firmy
Sam termin oddania nie wystarcza. Wykonawca powinien poznać daty, które naprawdę wiążą firmę: targi branżowe, początek sezonu, otwarcie nowego oddziału, start kampanii reklamowej, wygaśnięcie umowy z dotychczasowym dostawcą serwera. Dzięki temu wiadomo, czy termin jest sztywny, czy można go przesunąć bez szkody.
Kto decyduje i jak wygląda akceptacja?
W briefie powinno być nazwisko jednej osoby, która zbiera uwagi wewnątrz firmy i przekazuje wykonawcy jedno wspólne stanowisko. Może konsultować się z kim chce, ale na zewnątrz mówi jednym głosem. Sprzeczne uwagi od trzech wspólników wysyłane w trzech osobnych wiadomościach to pewny sposób na przedłużenie prac.
Warto zapisać także kolejność akceptacji. Najpierw struktura i układ treści, potem projekt graficzny strony głównej i jednej podstrony, następnie pozostałe podstrony, a na końcu wersja działająca. Zatwierdzony etap nie powinien wracać do dyskusji bez dodatkowej wyceny. Do tego liczba rund poprawek w cenie i czas, w jakim firma zobowiązuje się odpowiadać.
Do kogo należy strona? Domena, serwer, prawa autorskie i opieka
Ta część briefu chroni firmę na lata, a mimo to pojawia się w nim najrzadziej. Dopóki współpraca układa się dobrze, nikt o te sprawy nie pyta. Kłopot zaczyna się w chwili, gdy firma chce zmienić wykonawcę, a okazuje się, że nie ma dostępu do własnej strony.
Domena i serwer zarejestrowane na firmę
Domena powinna być zarejestrowana na firmę zamawiającego, na jej dane i jej adres e-mail, do którego właściciel ma stały dostęp. Jeżeli abonentem domeny jest wykonawca, to formalnie on nią dysponuje, a jej odzyskanie w razie konfliktu bywa długie i kosztowne. To samo dotyczy konta na serwerze.
Wykonawca może technicznie obsługiwać domenę i serwer, może nawet pośredniczyć w zakupie, ale konta powinny należeć do firmy. W briefie wystarczy jedno zdanie: domena i serwer są lub będą zarejestrowane na zamawiającego, a wykonawca otrzyma dostęp potrzebny do pracy.
Prawa autorskie i dostęp administratora
Zapłacenie faktury nie oznacza samo z siebie, że firma nabyła prawa autorskie do projektu, tekstów i zdjęć. Przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga umowy na piśmie, w której wymienia się sposoby korzystania z utworu, nazywane polami eksploatacji. Dlatego już w briefie warto zaznaczyć, że firma oczekuje przeniesienia praw do projektu graficznego i treści albo przynajmniej szerokiej licencji, a szczegóły umowy powierzyć prawnikowi.
Należy też zapytać, z jakich gotowych składników wykonawca skorzysta: szablonów, płatnych dodatków, krojów pisma, zdjęć z banków. Licencje na nie powinny być wykupione na firmę lub w sposób, który pozwala jej dalej z nich korzystać po zakończeniu współpracy.
Po wdrożeniu firma powinna dostać konto o pełnych uprawnieniach administratora, dostęp do plików i bazy danych oraz do wszystkich narzędzi założonych przy okazji: Google Analytics, Google Search Console, systemu zgód na pliki cookie. Najbezpieczniej, gdy konta w tych narzędziach zakłada firma, a wykonawcę dopisuje jako użytkownika.
Opieka po wdrożeniu
Strona po uruchomieniu wymaga pracy: aktualizacji systemu i dodatków, kopii zapasowych, reagowania na awarie, drobnych zmian. W briefie warto poprosić o osobną wycenę opieki z opisem, co obejmuje, w jakim czasie wykonawca reaguje na zgłoszenie i jak często wykonywane są kopie. Osobno należy ustalić okres gwarancji, w którym błędy wykonawcy są usuwane w ramach ceny wdrożenia.
Jak porównywać oferty otrzymane na ten sam brief?
Największą korzyścią z briefu jest to, że wszyscy wykonawcy odpowiadają na to samo pytanie. Dopiero wtedy porównanie ma sens. Radzę wysłać dokument do trzech, najwyżej pięciu firm, ponieważ większej liczby ofert nikt rzetelnie nie przeczyta.
Najpierw należy sprawdzić, czy oferta w ogóle odnosi się do briefu. Odpowiedź, która wygląda jak gotowy cennik pakietów z dopisaną nazwą firmy, świadczy o tym, że nikt dokumentu nie przeczytał. Dobrym znakiem są pytania zadane przed wyceną, bo oznaczają, że wykonawca próbował zrozumieć zadanie.
Potem przychodzi kolej na zakres. Oferty warto zestawić pozycja po pozycji według tej samej listy:
- liczba podstron i funkcji objętych ceną oraz to, co wymieniono jako prace dodatkowe;
- kto przygotowuje teksty i zdjęcia i czy jest to wliczone;
- liczba rund poprawek na każdym etapie;
- przekierowania ze starej strony i przygotowanie pod pozycjonowanie;
- przeniesienie praw autorskich, dostęp administratora, gwarancja i koszt opieki.
Dopiero po takim zestawieniu cena coś mówi. Najtańsza oferta często okazuje się najtańsza dlatego, że nie obejmuje treści, przekierowań albo szkolenia. Najdroższa bywa droga z powodu elementów, o które firma nie prosiła. Uważam, że lepiej wybrać ofertę, w której rozumie się każdą pozycję, niż taką, w której najniższa jest suma.
Jak długi ma być brief i w jakiej formie go przekazać?
Dla większości firm usługowych wystarczą dwie do czterech stron tekstu. Krótszy dokument zwykle pomija zakres albo cel, dłuższy rzadko jest czytany w całości. Przy sklepie internetowym lub serwisie z wieloma połączeniami brief może być obszerniejszy, ale wtedy warto przenieść szczegóły do załączników.
Forma powinna być zwyczajna: dokument tekstowy z nagłówkami odpowiadającymi częściom opisanym wyżej. Nie potrzeba prezentacji ani ozdobnego układu. Liczy się to, żeby każdą informację dało się szybko odnaleźć i żeby ten sam plik trafił do wszystkich wykonawców.
Jeżeli w rozmowie z jednym wykonawcą zakres się zmienił, pozostali powinni dostać tę samą informację. Ostateczna wersja briefu wraz z ustaleniami powinna stać się załącznikiem do umowy, bo wtedy przestaje być luźnym opisem, a staje się miarą wykonania.
Jakie błędy w briefach zdarzają się najczęściej?
Większość słabych briefów ma te same wady. Wynikają one nie z braku wiedzy o stronach internetowych, lecz z pośpiechu i z przekonania, że wykonawca „sam będzie wiedział”.
Same ogólniki
Zdania w rodzaju „strona ma być nowoczesna, przejrzysta i przyjazna” nie niosą żadnej informacji, ponieważ nikt nie zamawia strony przestarzałej i nieczytelnej. Słowo „nowocześnie” dla jednej osoby oznacza dużo wolnej przestrzeni, dla innej ciemne tło i ruchome elementy. Każde takie określenie należy zastąpić przykładem albo skutkiem: „klient ma znaleźć numer telefonu bez przewijania”.
Kopiowanie konkurencji
Prośba o stronę „taką jak u konkurenta, tylko w naszych kolorach” wydaje się bezpieczna, a prowadzi donikąd. Nie wiadomo, czy tamta strona przynosi klientów, a nawet jeśli tak, to powstała pod inną ofertę i inną firmę. Przejmowanie cudzego układu, tekstów lub zdjęć może ponadto naruszać cudze prawa. Z konkurencji warto wyciągać wnioski, a nie wzór do przerysowania.
Brak treści
Brief, w którym nie ma słowa o tym, kto napisze teksty, zapowiada opóźnienie. Projekt graficzny wypełniony przykładowym tekstem wygląda dobrze do chwili, gdy trzeba wstawić prawdziwe opisy, które okazują się trzy razy dłuższe albo nie istnieją. Lepiej zacząć od treści i do nich dopasować układ niż postąpić odwrotnie.
Zbyt wielu decydujących
Gdy każdy wspólnik, kierownik i członek rodziny ma prawo do własnych poprawek, projekt staje się zbiorem ustępstw. Znika pierwotny zamysł, a terminy przesuwają się z każdą kolejną opinią. Rozwiązaniem jest wspomniana wcześniej jedna osoba decyzyjna i zasada, że uwagi zbiera się wewnątrz firmy przed wysłaniem.
Najczęstsze pytania
Czy mała firma też potrzebuje briefu na stronę internetową?
Tak, choć może on być krótki. Nawet przy prostej stronie z kilkoma podstronami trzeba ustalić cel, zakres, autora treści, budżet i termin. Jedna lub dwie strony tekstu wystarczą, żeby wykonawcy wycenili to samo. Im mniejszy budżet, tym większe znaczenie ma to, by nie wydać go na elementy, które firmie nie są potrzebne.
Kto powinien napisać brief: firma czy wykonawca?
Brief pisze firma, ponieważ tylko ona zna swoją ofertę, klientów i plany. Wykonawca może pomóc pytaniami albo własnym formularzem, ale nie zastąpi wiedzy zamawiającego. Jeżeli firma wysyła zapytanie do kilku wykonawców, powinna oprzeć się na jednym własnym dokumencie. Dzięki temu wszyscy odpowiadają na identyczne zadanie.
Czy podanie budżetu nie sprawi, że wykonawca zawyży cenę?
Podanie przedziału nie podnosi ceny, tylko określa skalę rozwiązania. Wykonawca, który zna ramy, proponuje zakres dopasowany do możliwości firmy i pokazuje, co da się w nich osiągnąć. Przy kilku ofertach na ten sam brief łatwo zauważyć, kto za podobną kwotę daje więcej. Bez przedziału oferty różnią się zakresem tak bardzo, że ich porównanie traci sens.
Co zrobić, gdy firma nie wie jeszcze, czego potrzebuje?
Wtedy brief powinien uczciwie to pokazać: opisać firmę, klientów i cel, a w części o zakresie zaznaczyć, co jest pewne, a co pozostaje do ustalenia. Część wykonawców oferuje osobny, płatny etap analizy lub warsztatu, po którym powstaje dokładny plan strony. Uważam to za rozsądne wyjście przy większych serwisach. Gorszym rozwiązaniem jest udawanie pewności i zmienianie założeń w trakcie prac.
Czy brief jest wiążący dla wykonawcy?
Sam brief jest zaproszeniem do złożenia oferty i zwykle nie rodzi zobowiązań. Znaczenie prawne zyskuje wtedy, gdy wraz z przyjętą ofertą zostaje dołączony do umowy jako opis zakresu prac. Dlatego warto zadbać, aby umowa wprost odwoływała się do ostatecznej wersji dokumentu. Treść samej umowy najlepiej skonsultować z prawnikiem.
Ile czasu zajmuje przygotowanie briefu?
Przy niewielkiej stronie firmowej zwykle wystarcza kilka godzin pracy rozłożonych na dwa lub trzy dni. Najwięcej czasu zajmuje nie pisanie, lecz ustalenie wewnątrz firmy celu, zakresu i budżetu. Dobrze jest odłożyć gotowy tekst na dzień i przeczytać go ponownie oczami osoby spoza firmy. Jeżeli coś wymaga dodatkowego tłumaczenia, należy to dopisać.
Brak czasu albo ochoty, żeby zająć się tym samodzielnie?
To zupełnie zrozumiałe. Opisane czynności wymagają spokoju i kilku wolnych godzin, a w firmie zwykle brakuje jednego i drugiego. Chętnie zrobię to od początku do końca: pomogę spisać brief i porównać oferty wykonawców.
Wystarczy zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na adres info@lukaszwudyka.pl i w kilku zdaniach opisać sprawę. Odpowiadam osobiście i od razu mówię, co da się zrobić.
