Lista mediów dla małej firmy. Jak zbudować ją w arkuszu w jedno popołudnie?

Mała firma zwykle przypomina sobie o mediach w dwóch sytuacjach: gdy ma coś ważnego do ogłoszenia albo gdy ktoś napisał o niej coś nieprzyjemnego. W obu przypadkach zaczyna się nerwowe szukanie adresów redakcji, a wiadomość trafia w końcu na ogólną skrzynkę, której nikt nie czyta. Lista mediów rozwiązuje ten problem, zanim się pojawi: to uporządkowany spis redakcji i dziennikarzy, którzy piszą o sprawach bliskich firmie, razem z informacją, jak i kiedy się z nimi kontaktować.

Ten tekst jest przeznaczony dla właścicieli małych firm i osób, które zajmują się w nich promocją obok innych obowiązków. Nie wymaga znajomości branży PR ani płatnych baz danych. Wystarczy przeglądarka, konto Google i arkusz kalkulacyjny. Opisuję pracę w Arkuszach Google, a nazwy menu podaję zgodnie z polską pomocą tego programu, ale ten sam układ da się odtworzyć w każdym innym arkuszu.

Po lekturze czytelnik będzie umiał zaplanować zakres listy, założyć arkusz z właściwymi kolumnami i listami wyboru, znaleźć kontakty w jawnych źródłach, ocenić ich przydatność, oczyścić dane, przygotować zapisane widoki na różne okazje oraz zadbać o to, by lista była zgodna z przepisami o ochronie danych osobowych. Całość mieści się w jednym popołudniu, o ile nie próbuje się objąć wszystkich redakcji w kraju.

Czym jest lista mediów i po czym poznać, że firma jej potrzebuje?

Lista mediów to tabela, w której jeden wiersz odpowiada jednej osobie w jednej redakcji. Nie jest to spis wszystkich gazet i portali, tylko wybór tych, których odbiorcy pokrywają się z klientami firmy. Dobra lista małej firmy liczy zwykle od dwudziestu do czterdziestu wierszy. Radzę zacząć od takiej skali, bo większej nikt w małej firmie nie utrzyma w porządku.

Brak listy rozpoznaje się po kilku powtarzalnych objawach. Informacje o firmie są wysyłane na adresy typu „redakcja” lub „kontakt” i pozostają bez odpowiedzi. Nikt nie pamięta, do kogo i kiedy pisano poprzednim razem. Ten sam dziennikarz dostaje tę samą wiadomość dwa razy, od dwóch osób z firmy. Gdy trzeba zareagować na krytyczną publikację, szukanie właściwego rozmówcy zajmuje godziny, których wtedy nie ma.

Lista przydaje się w trzech sytuacjach. Pierwsza to planowe ogłoszenia: otwarcie nowego punktu, nowa usługa, wyniki własnego badania, wydarzenie. Druga to komentarze eksperckie, czyli sytuacje, w których redakcja szuka kogoś, kto wyjaśni temat z branży firmy. Trzecia to sytuacje trudne. O tym, jak ułożyć pierwsze godziny po nieprzychylnej publikacji, piszę osobno w tekście o tym, co zrobić w pierwszej dobie kryzysu wizerunkowego.

Co ustalić przed otwarciem arkusza, żeby zmieścić się w jednym popołudniu?

Najwięcej czasu traci się na szukanie bez planu. Zanim powstanie pierwsza kolumna, należy odpowiedzieć na trzy pytania i zapisać odpowiedzi na kartce albo w osobnej zakładce arkusza.

Pierwsze pytanie dotyczy tematów. Trzeba wypisać od trzech do pięciu zagadnień, o których firma ma coś konkretnego do powiedzenia. Zakład stolarski może mówić o cenach drewna i o naprawie starych mebli, biuro rachunkowe o zmianach w podatkach dla małych firm. Tematy decydują o tym, których dziennikarzy szukać, ponieważ redakcje dzielą pracę według działów.

Drugie pytanie dotyczy obszaru. Firma działająca w jednym powiecie potrzebuje przede wszystkim mediów lokalnych i regionalnych. Firma sprzedająca w całym kraju wąski produkt potrzebuje mediów branżowych. Media ogólnopolskie o szerokiej tematyce powinny stanowić na liście małej firmy niewielką część, bo szansa na publikację jest tam najmniejsza, a konkurencja o uwagę największa.

Trzecie pytanie dotyczy celu. Inaczej buduje się listę pod stałe komentarze eksperckie, inaczej pod jedno wydarzenie. W pierwszym przypadku ważniejsi są autorzy konkretnych działów, w drugim także redakcje kalendarzy wydarzeń i lokalne rozgłośnie.

Jakie kolumny powinna mieć lista mediów?

Układ kolumn przesądza o tym, czy z listy da się później korzystać. Najczęstszy błąd polega na wpisywaniu wszystkiego do jednej kolumny „Uwagi”. Takiej listy nie można ani posortować, ani przefiltrować. Każda informacja, po której kiedyś będzie się wyszukiwać, powinna mieć własną kolumnę.

Proponuję następujący zestaw, w tej kolejności od lewej:

• Redakcja – nazwa tytułu, portalu, rozgłośni lub programu, zapisana zawsze w ten sam sposób.
• Typ medium – portal, prasa, radio, telewizja, podcast, newsletter.
• Zasięg – lokalny, regionalny, branżowy, ogólnopolski.
• Imię i nazwisko – w jednej kolumnie albo w dwóch, jeżeli lista ma służyć do wiadomości z imiennym powitaniem.
• Funkcja i dział – na przykład reporter działu gospodarczego, redaktor wydania, wydawca serwisu.
• Tematy – zagadnienia, o których dana osoba faktycznie pisze, określone na podstawie jej ostatnich tekstów.
• Adres e-mail i Telefon – wyłącznie dane służbowe podane publicznie przez redakcję lub samego dziennikarza.
• Źródło danych – adres strony, z której pochodzi kontakt. Ta kolumna jest potrzebna z powodów prawnych, o czym dalej.
• Sprawdzono – dzień, w którym ostatnio potwierdzono, że dane są aktualne.
• Priorytet – A, B albo C.
• Status – etap znajomości: brak kontaktu, wysłano wiadomość, odpowiedź, publikacja, prośba o brak kontaktu.
• Ostatni kontakt i Uwagi – dzień ostatniej wiadomości oraz krótkie notatki, na przykład „woli telefon przed południem”.

Dla kolumn „Typ medium”, „Zasięg”, „Priorytet” i „Status” należy z góry ustalić zamknięty zestaw wartości. Jeżeli jedna osoba wpisze „lokalne”, druga „lokalny”, a trzecia „miasto”, filtr pokaże trzy różne grupy i żadna nie będzie pełna. Temu właśnie służą listy wyboru opisane w kolejnej sekcji.

W liście nie powinno być kolumn z informacjami prywatnymi: prywatnego numeru telefonu, adresu domowego, poglądów, sytuacji rodzinnej ani ocen typu „trudny w kontakcie”. Po pierwsze, takie dane nie są potrzebne do wysłania informacji prasowej. Po drugie, osoba opisana na liście ma prawo zażądać wglądu w swoje dane, więc w arkuszu należy zapisywać tylko to, co można jej bez skrępowania pokazać.

Jak założyć arkusz i ustawić w nim listy wyboru?

Przygotowanie arkusza zajmuje kilkanaście minut, a oszczędza wiele godzin późniejszego porządkowania. Poniższe czynności dotyczą Arkuszy Google na komputerze. W innych programach odpowiednie funkcje istnieją, ale noszą inne nazwy.

1. Po otwarciu Arkuszy Google należy utworzyć nowy, pusty arkusz kalkulacyjny i nadać mu jednoznaczną nazwę, na przykład „Lista mediów – nazwa firmy”.
2. W pierwszym wierszu wpisuje się nazwy kolumn z poprzedniej sekcji, każdą w osobnej komórce. Wiersz nagłówka najlepiej pogrubić.
3. Nagłówek trzeba unieruchomić, aby był widoczny podczas przewijania. W tym celu z menu „Widok” wybiera się „Zablokuj”, a następnie opcję z jednym wierszem. W ten sam sposób można zablokować pierwszą kolumnę z nazwą redakcji.
4. Następnie należy zaznaczyć komórki w kolumnie „Typ medium”, od drugiego wiersza w dół, z zapasem na przyszłe wpisy.
5. Z menu „Wstaw” wybiera się pozycję „Menu”. Ten sam panel otwiera ścieżka „Dane”, potem „Sprawdzanie poprawności danych” i „Dodaj regułę”.
6. W panelu „Reguły sprawdzania poprawności danych”, w sekcji „Kryteria”, należy pozostawić opcję „Menu” i wpisać kolejne wartości. Następne pola dodaje przycisk „Dodaj kolejny element”. Każdej wartości można przypisać kolor, co ułatwia czytanie tabeli.
7. Ustawienia zatwierdza przycisk „Gotowe”. Czynności od czwartej do siódmej powtarza się dla kolumn „Zasięg”, „Priorytet” i „Status”.
8. Na końcu warto dodać drugą zakładkę o nazwie „Historia”, z kolumnami: dzień, redakcja, osoba, temat wiadomości, wynik. Trafią do niej wpisy o każdej wysyłce.

Jak zabezpieczyć nagłówek przed przypadkową zmianą?

Gdy z arkusza korzysta więcej niż jedna osoba, wiersz nagłówka i zakładkę z historią warto chronić. Z menu „Dane” wybiera się „Chroń arkusze i zakresy”, w panelu po prawej stronie klika „Dodaj arkusz lub zakres”, wskazuje pierwszy wiersz i przechodzi do „Ustaw uprawnienia”. Do wyboru jest samo ostrzeżenie przy edycji albo ograniczenie edycji do wskazanych osób. Dla małego zespołu ostrzeżenie zwykle wystarcza.

Kto woli nie zajmować się tym samodzielnie, może zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na info@lukaszwudyka.pl. Przygotuję wtedy gotowy arkusz z listami wyboru, wyszukam i sprawdzę kontakty do redakcji pasujących do tematów firmy oraz przekażę listę z krótkim opisem, jak ją prowadzić.

Gdzie szukać redakcji i dziennikarzy, nie łamiąc żadnych zasad?

Wszystkie dane potrzebne do listy małej firmy są jawne. Redakcje same podają, jak się z nimi kontaktować, a dziennikarze podpisują teksty nazwiskiem. Praca polega na zebraniu tych informacji w jednym miejscu i dopasowaniu osób do tematów.

1. Na początek należy spisać tytuły, które czytają, oglądają i których słuchają klienci firmy. Najprostsze źródło to rozmowa z kilkoma klientami oraz własna pamięć: lokalny portal, tygodnik powiatowy, rozgłośnia regionalna, pismo branżowe, newsletter stowarzyszenia.
2. Kolejne tytuły wskazuje wyszukiwarka. W pole wyszukiwania wpisuje się temat firmy razem z nazwą miejscowości lub branży, po czym przechodzi do zakładki z wiadomościami. Powtarzające się w wynikach serwisy trafiają do kolumny „Redakcja”.
3. Na stronie każdej redakcji trzeba odszukać podstronę z danymi kontaktowymi. Najczęściej nosi nazwę „Redakcja”, „Kontakt”, „O nas” albo „Stopka redakcyjna” i znajduje się w dolnej części strony. Tytuły drukowane podają nazwę i adres wydawcy, adres redakcji oraz nazwisko redaktora naczelnego w stopce każdego wydania.
4. Następnie należy przeczytać kilka ostatnich tekstów z tematyki firmy i zapisać, kto je podpisał. To najważniejsza czynność całego popołudnia. Na listę trafia autor, który faktycznie pisze o danym zagadnieniu, a nie osoba z najwyższym stanowiskiem.
5. Po kliknięciu nazwiska autora wiele serwisów pokazuje jego stronę z listą publikacji, a czasem z adresem służbowym. Jeżeli adresu tam nie ma, należy sprawdzić podstronę redakcji oraz publiczny profil zawodowy dziennikarza, na którym część osób sama podaje sposób kontaktu w sprawach służbowych.
6. Dane wpisuje się do arkusza od razu, razem z adresem strony w kolumnie „Źródło danych” i dzisiejszym dniem w kolumnie „Sprawdzono”. Odkładanie tego na później kończy się zwykle tym, że po tygodniu nie wiadomo, skąd pochodzi dany adres.
7. Gdy imiennego adresu nie da się ustalić, do arkusza trafia adres działu lub redakcji z odpowiednią uwagą. Taki wiersz ma niższy priorytet, ale nie jest bezwartościowy, zwłaszcza w mediach lokalnych, gdzie ogólną skrzynkę czyta redaktor naczelny.

Jakich sposobów zdobywania kontaktów należy unikać?

Odradzam kupowanie gotowych baz adresów z niejasnego źródła. Takie zbiory bywają nieaktualne, a kupujący nie potrafi wykazać, skąd pochodzą dane i czy osoby na liście zostały o czymkolwiek poinformowane. Odpowiedzialność za przetwarzanie tych danych ponosi firma, która z nich korzysta, a nie sprzedawca.

Ryzykowne jest także masowe, automatyczne pobieranie adresów ze stron redakcji. Regulaminy wielu serwisów tego zabraniają, a zebrany w ten sposób zbiór nie zawiera najważniejszej informacji, czyli tematów, którymi zajmuje się dana osoba. Nie należy też zgadywać adresów według wzoru imię, kropka, nazwisko i wysyłać wiadomości na próbę. Bezpieczniejsza droga jest jedna: ręczne spisanie danych, które redakcja lub dziennikarz sami podali do kontaktów służbowych.

Jak ocenić, czy dany kontakt nadaje się na listę?

Nie każdy znaleziony dziennikarz powinien pozostać na liście. Po zebraniu danych każdemu wierszowi nadaje się priorytet według trzech prostych kryteriów: zgodności tematów, zgodności odbiorców i aktualności.

Priorytet A otrzymuje osoba, która w ostatnich miesiącach pisała dokładnie o zagadnieniach firmy i której odbiorcy są klientami firmy. Priorytet B otrzymuje osoba z właściwej redakcji, lecz o szerszej tematyce, na przykład reporter działu miejskiego w portalu lokalnym. Priorytet C to adresy ogólne oraz redakcje, w których temat firmy pojawia się rzadko.

Jak oczyścić dane i przygotować widoki na różne okazje?

Po dwóch godzinach wklejania danych z różnych stron arkusz zawiera zbędne spacje, różne zapisy tej samej redakcji i zdublowane wiersze. Porządkowanie zajmuje kilka minut, pod warunkiem że wykona się je w odpowiedniej kolejności.

1. Najpierw należy zaznaczyć cały zakres danych razem z nagłówkiem.
2. Z menu „Dane” wybiera się „Czyszczenie danych”, a następnie „Usuń spacje”. Funkcja usuwa spacje na początku i na końcu komórek oraz spacje nadmiarowe. Według pomocy Google nie usuwa spacji nierozdzielających, które czasem przenoszą się przy kopiowaniu ze stron internetowych, dlatego adresy e-mail z takich miejsc lepiej przepisać ręcznie.
3. Kolumnę „Redakcja” trzeba przejrzeć pod kątem jednolitego zapisu. Ten sam tytuł wpisany raz z końcówką adresu internetowego, a raz bez niej, będzie traktowany jako dwie różne redakcje.
4. Przy wciąż zaznaczonym zakresie z menu „Dane” wybiera się „Czyszczenie danych” i „Usuń duplikaty”.
5. W oknie, które się otworzy, należy zaznaczyć, że dane mają wiersz nagłówka, i wskazać do porównania wyłącznie kolumnę z adresem e-mail. Porównywanie wszystkich kolumn nie wykryje powtórzeń, w których różni się choćby uwaga.
6. Usunięcie zatwierdza przycisk „Usuń duplikaty”. Arkusz poda, ile wierszy usunął.

Polecenie usuwa wiersze bez pytania o każdy z osobna. Jeżeli w kolumnie z adresem e-mail znajdują się puste komórki, program uzna je za jednakowe i pozostawi tylko pierwszy taki wiersz. Przed tą czynnością pustym komórkom należy więc nadać różne wpisy, na przykład „brak – telefon” z nazwą redakcji. Gdyby mimo to zniknęły potrzebne wiersze, pomaga skrót cofania albo historia wersji pliku, w której wcześniejszy stan przywraca przycisk „Przywróć tę wersję”.

Jak zapisać widoki dla różnych grup mediów?

Lista mediów rzadko jest używana w całości. Przy otwarciu punktu w jednym mieście potrzebne są media lokalne, przy komentarzu eksperckim autorzy jednego działu. Zamiast tworzyć osobne pliki, które po miesiącu zaczną się od siebie różnić, należy korzystać z filtrów i zapisanych widoków w jednym arkuszu.

1. Po kliknięciu dowolnej komórki z danymi z menu „Dane” wybiera się „Utwórz filtr”. W komórkach nagłówka pojawią się ikony filtra.
2. Kliknięcie ikony w kolumnie „Zasięg” otwiera opcje. W części „Filtrowanie według wartości” należy pozostawić zaznaczenie tylko przy potrzebnej wartości, na przykład „lokalny”, i zatwierdzić przyciskiem „OK”.
3. W ten sam sposób można zawęzić kolumnę „Priorytet” do wartości A oraz ukryć w kolumnie „Status” osoby, które poprosiły o brak kontaktu.
4. Aby zachować taki układ na przyszłość, z menu „Dane” wybiera się „Utwórz widok przefiltrowany”, ustawia filtry, a następnie klika „Zapisz widok” w prawym górnym rogu i nadaje mu nazwę, na przykład „Lokalne A”.
5. Do zapisanego widoku wraca się przez menu „Dane” i pozycję „Zmień widok”. Zwykły filtr wyłącza polecenie „Usuń filtr” w tym samym menu. Dane pozostają nienaruszone, znika jedynie zawężenie.

Na początek wystarczą trzy widoki: media lokalne z priorytetem A i B, media branżowe oraz lista osób, z którymi już nawiązano kontakt. Sortowanie całej listy według redakcji uruchamia kliknięcie litery kolumny prawym przyciskiem myszy i wybranie „Sortuj arkusz od A do Z”. Dzięki zablokowanemu nagłówkowi pierwszy wiersz pozostaje na miejscu.

Komu i w jaki sposób udostępnić arkusz?

Lista zawiera dane osobowe, dlatego dostęp do niej powinny mieć wyłącznie osoby, które rzeczywiście kontaktują się z mediami. Po kliknięciu przycisku „Udostępnij” wpisuje się adresy konkretnych współpracowników i nadaje każdemu rolę. W części „Dostęp ogólny” powinno pozostać ustawienie „Ograniczony dostęp”. Opcja „Każda osoba mająca link” oznacza, że plik otworzy każdy, do kogo trafi odnośnik, także przypadkiem, więc przy liście z danymi osobowymi jej nie polecam.

Dane dziennikarzy w arkuszu a przepisy o ochronie danych osobowych

Imię, nazwisko i służbowy adres e-mail dziennikarza są danymi osobowymi, nawet jeśli widnieją publicznie na stronie redakcji. Firma, która zapisuje je we własnym arkuszu, staje się administratorem tych danych i podlega przepisom ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, czyli RODO. Nie oznacza to zakazu prowadzenia listy. Oznacza kilka obowiązków, które przy małej liście da się spełnić bez trudu. Poniższe uwagi mają charakter ogólny i nie zastępują porady prawnika.

Po pierwsze, potrzebna jest podstawa przetwarzania. W przypadku listy mediów najczęściej wskazuje się prawnie uzasadniony interes administratora, polegający na informowaniu mediów o własnej działalności. Podstawa ta wymaga wyważenia interesu firmy i oczekiwań osoby, której dane dotyczą. Dziennikarz, który publicznie podaje służbowy adres do kontaktów w sprawach zawodowych, może się spodziewać wiadomości związanych z tematami, o których pisze. Trudniej to uzasadnić, gdy otrzymuje treści zupełnie spoza swojej dziedziny.

Po drugie, istnieje obowiązek informacyjny. Jeżeli dane nie pochodzą od osoby, której dotyczą, należy przekazać jej między innymi: kto jest administratorem, w jakim celu i na jakiej podstawie dane są przetwarzane, skąd pochodzą, jak długo będą przechowywane i jakie prawa jej przysługują. Rozporządzenie wymaga zrobienia tego w rozsądnym terminie, najpóźniej w ciągu miesiąca od pozyskania danych, a gdy dane służą do komunikacji z tą osobą, najpóźniej przy pierwszym kontakcie. W praktyce najprościej dołączyć krótką informację do pierwszej wiadomości albo podać w niej odnośnik do pełnej treści na stronie firmy. Właśnie dlatego arkusz ma kolumnę „Źródło danych”.

Po trzecie, dziennikarz może w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania albo poprosić o usunięcie danych. Prośbę należy spełnić bez dyskusji. W arkuszu oznacza się to wartością „prośba o brak kontaktu” w kolumnie „Status”. Radzę pozostawić w takim wierszu samo nazwisko i nazwę redakcji, a usunąć pozostałe dane. Całkowite usunięcie wiersza grozi tym, że ta sama osoba zostanie po kilku miesiącach dopisana ponownie.

Po czwarte, dane trzeba ograniczyć do niezbędnych i dbać o ich aktualność. Temu służy kolumna „Sprawdzono” oraz zasada niewpisywania informacji prywatnych. Osobną sprawą jest wysyłanie treści o charakterze reklamowym. Przepisy o komunikacji elektronicznej co do zasady wymagają uprzedniej zgody odbiorcy na przesyłanie informacji handlowej pocztą elektroniczną. Informacja prasowa powinna więc być materiałem dla redakcji, a nie ofertą sprzedaży skierowaną do dziennikarza. W razie wątpliwości co do konkretnej treści najlepiej zapytać prawnika.

Jak korzystać z listy podczas wysyłki i jak zapisywać kontakty?

Przed wysyłką należy otworzyć zapisany widok pasujący do tematu i przejrzeć każdy wiersz z pytaniem, czy ta informacja jest dla tej osoby użyteczna. Lepiej napisać do ośmiu właściwych osób niż do czterdziestu przypadkowych. Sama treść materiału to osobne zadanie. Opisuję je w tekście o tym, jak napisać i wysłać informację prasową, a o pierwszym wierszu, który odbiorca widzi w skrzynce, w tekście o temacie wiadomości do dziennikarza.

Osobom z priorytetem A radzę wysyłać wiadomości pojedynczo, z imiennym powitaniem i jednym zdaniem wyjaśniającym, dlaczego temat trafia właśnie do nich. Jeżeli ta sama treść idzie do większej grupy, adresy odbiorców umieszcza się w polu ukrytej kopii, nigdy w polu jawnych adresatów. Ujawnienie całej listy wszystkim odbiorcom jest naruszeniem ochrony danych i jednym z najprostszych sposobów zrażenia do siebie redakcji.

Po wysyłce w kolumnie „Ostatni kontakt” wpisuje się bieżący dzień, a w kolumnie „Status” zmienia wartość na „wysłano wiadomość”. W zakładce „Historia” przybywa jeden wiersz dla każdej osoby. Gdy pojawi się odpowiedź albo publikacja, status zmienia się ponownie, a w uwagach przybywa krótka notatka. Te trzy czynności trwają dwie minuty i decydują o tym, czy lista po roku będzie cokolwiek warta.

Publikacje najłatwiej wychwytywać automatycznie. Powiadomienia o nowych wzmiankach z nazwą firmy opisuję w tekście o tym, jak ustawić Alerty Google dla firmy. Każdą znalezioną w ten sposób publikację warto odnotować w arkuszu, razem z nazwiskiem autora, jeżeli nie było go dotąd na liście.

Po czym poznać, że lista działa, i co zrobić, gdy nie działa?

Dobrze zbudowaną listę rozpoznaje się po czterech oznakach. Wiadomości nie wracają z informacją o nieistniejącym adresie. Część odbiorców odpowiada, choćby krótko. Dziennikarze z priorytetem A z czasem sami zwracają się z prośbą o komentarz. Przygotowanie wysyłki zajmuje kilkanaście minut, a nie pół dnia.

Jeżeli po dwóch lub trzech wysyłkach nie ma żadnej odpowiedzi, przyczyna leży zwykle w jednym z trzech miejsc. Pierwszym jest dobór osób: lista składa się głównie z adresów ogólnych i redakcji ogólnopolskich. Wtedy należy wrócić do czytania tekstów i uzupełnić ją o autorów z mediów lokalnych i branżowych. Drugim jest treść: wysyłane informacje nie mają wartości dla czytelników danej redakcji. Trzecim jest sposób wysyłki, czyli jedna zbiorowa wiadomość bez imiennego zwrotu.

Jak często aktualizować listę?

W redakcjach zmiany następują często, dlatego lista wymaga przeglądu co kilka miesięcy oraz przed każdą ważniejszą wysyłką. Pomaga w tym dodatkowa kolumna z formułą =DZIŚ()-J2, w której zamiast J2 podaje się komórkę z dniem z kolumny „Sprawdzono”. Wynikiem jest liczba dni od ostatniego sprawdzenia. Jeżeli arkusz pokaże wynik w postaci daty, komórce należy nadać zwykły format liczbowy. Sortowanie po tej kolumnie od największej wartości od razu wskazuje wiersze do potwierdzenia.

Jakich błędów unikać przy budowie listy mediów?

Większość nieudanych list psuje się w ten sam sposób. Poniższe błędy widuję najczęściej i każdy z nich można wyeliminować już pierwszego popołudnia.

• Lista zbyt duża. Setki wierszy bez tematów i priorytetów to książka adresowa, z której nikt nie korzysta. Krótka, opisana lista daje lepsze efekty.
• Same adresy ogólne. Skrzynka redakcji bywa jedyną możliwością, ale lista złożona wyłącznie z takich adresów oznacza, że pominięto czytanie tekstów i ustalanie autorów.
• Kilka kopii pliku. Każda osoba w firmie prowadzi własną wersję i żadna nie jest pełna. Powinien istnieć jeden arkusz, a różne potrzeby obsługują zapisane widoki.
• Brak źródła i dnia sprawdzenia. Bez tych dwóch kolumn nie da się ani zaktualizować listy, ani odpowiedzieć dziennikarzowi na pytanie, skąd firma ma jego adres.
• Notatki ocenne i dane prywatne. Są zbędne, a w razie żądania wglądu w dane stawiają firmę w kłopotliwym położeniu.

Najczęstsze pytania

Ile kontaktów powinna liczyć lista mediów małej firmy?

Na początek wystarczy od dwudziestu do czterdziestu wierszy, z czego mniej więcej jedna trzecia powinna mieć priorytet A. Taką listę da się zbudować w jedno popołudnie i utrzymać w porządku przy okazji innych obowiązków. Rozbudowa ma sens dopiero wtedy, gdy obecne kontakty są regularnie wykorzystywane.

Czy do prowadzenia listy potrzebny jest płatny program?

Nie. Arkusz kalkulacyjny w zupełności wystarcza przy kilkudziesięciu kontaktach i jednej lub dwóch osobach, które z nich korzystają. Wyspecjalizowane systemy do pracy z mediami przydają się zespołom prowadzącym wiele wysyłek w tygodniu, czyli w skali, której mała firma zwykle nie osiąga.

Czy wolno zapisać dane dziennikarza bez pytania go o zgodę?

Zgoda nie jest jedyną podstawą przetwarzania danych. Przy liście mediów najczęściej wskazuje się prawnie uzasadniony interes firmy, pod warunkiem że dane są służbowe, pochodzą z jawnego źródła, a wiadomości dotyczą tematów, którymi dana osoba się zajmuje. Pozostają obowiązki: przekazanie informacji o przetwarzaniu oraz uszanowanie sprzeciwu. W nietypowych sytuacjach ocenę należy powierzyć prawnikowi.

Co zrobić, gdy redakcja podaje tylko adres ogólny?

Taki adres należy wpisać z priorytetem C i odpowiednią uwagą, a następnie zadzwonić do redakcji z pytaniem, kto zajmuje się danym tematem. W mediach lokalnych ogólna skrzynka bywa czytana uważnie, więc nie warto jej pomijać. W dużych redakcjach wiadomość bez imiennego adresata ma niewielkie szanse na reakcję.

Czy tę samą listę można prowadzić w programie Excel?

Tak. Układ kolumn, priorytety i zasady prowadzenia historii są takie same w każdym arkuszu kalkulacyjnym. Różnią się nazwy poleceń i sposób udostępniania pliku, dlatego szczegóły należy sprawdzić w pomocy używanego programu. Ważne, by plik istniał w jednym egzemplarzu, dostępnym dla wszystkich uprawnionych osób.

Co odpowiedzieć dziennikarzowi, który pyta, skąd firma ma jego adres?

Należy podać konkretne źródło z kolumny „Źródło danych”, wyjaśnić cel kontaktu i zapytać, czy życzy sobie dalszych wiadomości. Rzeczowa odpowiedź udzielona tego samego dnia zwykle zamyka sprawę. Jeżeli dziennikarz prosi o zaprzestanie kontaktu, zmienia się status wiersza i więcej się do tej osoby nie pisze.

Brak czasu albo ochoty, żeby zająć się tym samodzielnie?

Zbudowanie listy mediów nie jest trudne, ale wymaga kilku spokojnych godzin i cierpliwego czytania cudzych tekstów, a w małej firmie zawsze znajduje się coś pilniejszego. Mogę przejąć tę pracę w całości. Ustalę z właścicielem tematy i obszar, przygotuję arkusz z listami wyboru i widokami, odszukam redakcje i autorów, sprawdzę każdy kontakt w jawnym źródle, nadam priorytety i przekażę gotową listę wraz z krótką informacją o przetwarzaniu danych, którą można dołączać do pierwszych wiadomości.

Jeżeli będzie taka potrzeba, pomogę również przy pierwszej wysyłce i pokażę, jak odnotowywać kontakty, żeby lista z czasem zyskiwała na wartości. Wystarczy zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na adres info@lukaszwudyka.pl i w kilku zdaniach opisać, czym zajmuje się firma. Odpowiem, od czego najlepiej zacząć.