Dziennikarz, który pisze o branży, zwykle ma mało czasu i kilka firm do wyboru. Wchodzi na stronę, szuka nazwiska osoby do rozmowy, krótkiego opisu działalności i zdjęcia, które można od razu wstawić do tekstu. Jeśli tego nie znajduje w ciągu minuty, sięga po materiały innej firmy. Biuro prasowe na stronie, czyli zakładka przygotowana specjalnie dla redakcji, rozwiązuje ten problem raz na długo.
Ta instrukcja jest przeznaczona dla właścicieli małych i średnich firm oraz osób, które w firmie odpowiadają za stronę i kontakty z mediami. Nie wymaga wiedzy programistycznej ani budżetu na osobny system. Wystarczy zwykła podstrona, kilka dobrze opisanych plików i porządek w danych kontaktowych.
Po lekturze będzie wiadomo, co dokładnie umieścić w zakładce dla dziennikarzy, w jakiej kolejności, w jakich formatach przygotować logo i zdjęcia, jak opisać zasady korzystania z materiałów, jak zbudować taką podstronę w WordPressie oraz jak sprawdzić, czy wszystko działa także z perspektywy wyszukiwarki.
Po czym poznać, że firmie brakuje zakładki dla dziennikarzy?
Brak biura prasowego rzadko widać w statystykach strony. Widać go w codziennych drobiazgach, które zabierają czas i psują wizerunek firmy w publikacjach. Poniższe sygnały pojawiają się najczęściej.
- Redakcje publikują stare logo, rozmyte zdjęcie pobrane z mediów społecznościowych albo zrzut ekranu ze strony.
- W artykułach nazwa firmy pojawia się w kilku różnych wersjach, a opis działalności jest nieścisły.
- Pytania od mediów trafiają na ogólny formularz albo do działu obsługi klienta i czekają na odpowiedź kilka dni.
- Każda prośba o zdjęcie prezesa lub logo kończy się szukaniem plików w skrzynkach pocztowych pracowników.
- Firma wysyła informacje prasowe, ale nigdzie na stronie nie da się ich później odnaleźć.
Przyczyna jest zwykle jedna: materiały istnieją, lecz są rozproszone i nikt nie odpowiada za ich aktualność. Zakładka dla mediów nie tworzy nowych treści od zera. Zbiera w jednym miejscu to, o co redakcje i tak proszą, i podaje to w formie gotowej do użycia.
Jest jeszcze jeden powód, o którym rzadko się mówi. Prawo prasowe przewiduje, że przedsiębiorcy udzielają prasie informacji o swojej działalności, o ile informacja nie jest objęta tajemnicą na podstawie odrębnych przepisów i nie narusza prawa do prywatności. Uporządkowana zakładka z podstawowymi faktami i wskazaną osobą do kontaktu ułatwia wywiązanie się z tego obowiązku bez nerwowych poszukiwań.
Gdzie umieścić biuro prasowe i jak je nazwać?
Zakładka powinna być osobną podstroną pod prostym adresem, na przykład /biuro-prasowe/ albo /dla-mediow/. Nazwa w menu ma być oczywista: „Biuro prasowe”, „Dla mediów” albo „Dla dziennikarzy”. Wymyślne nazwy w rodzaju „Strefa wiedzy” utrudniają znalezienie materiałów, bo dziennikarz szuka wzrokiem konkretnych słów.
Odnośnik do zakładki należy umieścić co najmniej w stopce, czyli tam, gdzie redakcje szukają go odruchowo. W firmach, które często występują w mediach, warto dodać go także w menu głównym lub na podstronie „Kontakt” i „O firmie”. Im mniej kliknięć dzieli stronę główną od materiałów, tym lepiej.
Nie polecam przenoszenia biura prasowego wyłącznie na zewnętrzną platformę albo dysk w chmurze. Zewnętrzne narzędzie może być dodatkiem, ale podstawowe informacje powinny znajdować się pod własną domeną. Firma zachowuje wtedy kontrolę nad treścią, a ruch i odnośniki z publikacji trafiają na jej stronę, a nie do obcego serwisu.
Zakładka nie może wymagać logowania, rejestracji ani podania adresu e-mail przed pobraniem pliku. Każda taka bramka oznacza, że część dziennikarzy zrezygnuje i użyje materiału znalezionego gdzie indziej. Informacje, które nie powinny być publiczne, po prostu nie trafiają do biura prasowego.
Jakie dane kontaktowe podać, żeby redakcja dostała odpowiedź na czas?
Kontakt dla mediów to najważniejszy element całej zakładki i powinien znajdować się na samej górze. Dziennikarz chce wiedzieć, do kogo pisze, i mieć pewność, że wiadomość nie utknie w kolejce zgłoszeń od klientów.
Minimalny zestaw danych wygląda następująco: imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za kontakt z mediami, jej funkcja, bezpośredni adres e-mail, numer telefonu oraz godziny, w których można liczyć na odpowiedź. Jeśli firma jest w stanie podać realny czas reakcji, na przykład „odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego”, warto to napisać wprost. Obietnicy, której nie da się dotrzymać, lepiej nie składać.
Dobrym rozwiązaniem jest osobny adres, na przykład media@nazwafirmy.pl, który trafia do dwóch osób jednocześnie. Urlop albo choroba jednej z nich nie blokuje wtedy odpowiedzi. Adres ogólny typu „biuro” lub formularz kontaktowy jako jedyna droga to rozwiązanie zbyt wolne dla redakcji pracujących pod presją terminu.
Warto też wskazać, kto w firmie może wypowiadać się publicznie i na jakie tematy. Wystarczy krótka lista: imię, nazwisko, stanowisko oraz dwa lub trzy obszary, w których dana osoba jest kompetentna. Redakcje często szukają eksperta do komentarza, a nie informacji o samej firmie, i taka lista bywa pierwszym powodem, dla którego dzwonią.
Jeżeli firma działa w kilku miastach lub krajach, przy kontakcie podaje się zakres: kto odpowiada za media lokalne, a kto za ogólnopolskie albo zagraniczne. Osoby, które dopiero budują relacje z redakcjami, mogą skorzystać z osobnego wpisu o tym, jak znaleźć kontakt do właściwego dziennikarza, bo dobra zakładka i dobra lista adresów wzajemnie się uzupełniają.
Jak napisać opis firmy i zestaw faktów, które da się przepisać bez pytań?
Opis firmy w biurze prasowym różni się od tekstu reklamowego. Ma być rzeczowy, napisany w trzeciej osobie i sformułowany tak, żeby redaktor mógł go wkleić do artykułu bez poprawek. Przymiotniki w rodzaju „wiodący” czy „innowacyjny” redakcje i tak usuwają, więc szkoda na nie miejsca.
Trzy długości tego samego opisu
Praktyka pokazuje, że najlepiej sprawdzają się trzy wersje. Pierwsza to jedno zdanie, które odpowiada na pytanie, czym firma się zajmuje i dla kogo. Druga to akapit o długości kilku zdań, przydatny jako notka pod informacją prasową. Trzecia to pełniejszy opis na kilka akapitów, z historią, zakresem działalności i najważniejszymi osobami.
Każdą wersję należy podać jako zwykły tekst na stronie, a nie jako obraz lub plik do pobrania. Tekst ze strony kopiuje się jednym ruchem, tekst z pliku PDF bywa pocięty na wiersze i wymaga poprawiania. Przy opisie warto podać poprawną pisownię nazwy firmy, w tym wielkość liter, oraz formę, w jakiej nazwa się odmienia, jeśli budzi to wątpliwości.
Zestaw faktów w liczbach i datach
Obok opisu przydaje się krótki zestaw sprawdzalnych faktów: forma prawna i pełna nazwa rejestrowa, siedziba, zakres działalności, obszar działania, osoby zarządzające, najważniejsze wydarzenia w historii firmy. Liczby, na przykład wielkość zespołu czy liczba oddziałów, podaje się tylko wtedy, gdy firma jest gotowa je potwierdzić i aktualizować.
Każda informacja w tym zestawie powinna być prawdziwa w dniu, w którym ktoś ją czyta. Dlatego przy zestawie faktów dobrze jest podać, kiedy był ostatnio sprawdzany, i wyznaczyć osobę, która przegląda go co kwartał. Nieaktualna liczba w biurze prasowym trafia do artykułów i krąży w sieci znacznie dłużej niż na stronie firmy.
Notki o osobach, które wypowiadają się w imieniu firmy
Dla każdej osoby występującej publicznie przygotowuje się notkę biograficzną w dwóch długościach: dwa zdania oraz jeden akapit. Notka zawiera funkcję, zakres odpowiedzialności, doświadczenie zawodowe i obszary, w których dana osoba może komentować. Do notki dołącza się zdjęcie portretowe, o którym mowa w dalszej części.
Jeśli porządkowanie opisów, zdjęć i plików brzmi jak zadanie na kilka tygodni odkładania, można zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na adres info@lukaszwudyka.pl, a przejmę sprawę: zbiorę materiały, przygotuję teksty i pliki oraz ułożę z nich gotową zakładkę dla mediów.
Jak przygotować logo i zdjęcia do pobrania?
Pliki graficzne to druga rzecz, po kontakcie, której redakcje szukają najczęściej. Zasada jest prosta: każdy plik ma być dostępny do pobrania jednym kliknięciem, w jakości nadającej się do publikacji i z jasną informacją, co wolno z nim zrobić.
Logo w kilku wersjach
Logo udostępnia się w wersji wektorowej, czyli w formacie SVG, PDF lub EPS, oraz w wersji PNG z przezroczystym tłem. Wersja wektorowa jest potrzebna do druku i dużych formatów, wersja PNG do stron internetowych i prezentacji. Przydają się co najmniej dwa warianty kolorystyczne: na jasne i na ciemne tło, a jeśli znak ma układ poziomy i pionowy, to oba.
Do logo warto dołączyć kilka zdań o zasadach użycia: minimalne pole ochronne wokół znaku, zakaz zmiany proporcji i kolorów, lista dopuszczalnych wariantów. Firmy, które mają księgę znaku, mogą udostępnić jej skróconą wersję w pliku PDF. Dziennikarz nie będzie jej czytał w całości, ale grafik w redakcji chętnie zajrzy.
Zdjęcia, których redakcja naprawdę użyje
Podstawowy zestaw to portrety osób wypowiadających się w imieniu firmy, zdjęcia siedziby lub miejsca pracy, zdjęcia produktów albo usług w trakcie realizacji oraz kilka ujęć zespołu. Każde zdjęcie powinno być dostępne w wersji o wysokiej rozdzielczości do druku i w lżejszej wersji do internetu. Dobrze, jeśli część ujęć jest pozioma, a część pionowa, bo różne redakcje mają różne układy stron.
Szczegółowe wymagania techniczne, czyli rozdzielczość, kadry i sposób opisywania plików, omawiam w osobnym wpisie o tym, jakie zdjęcia dla mediów przygotować. W biurze prasowym najważniejsze jest, żeby przy każdym zdjęciu znalazł się podpis: kto lub co jest na zdjęciu, gdzie zostało wykonane i kto jest autorem.
Nazwy plików i opisy, które ułatwiają pracę
Plik o nazwie IMG_4582.jpg nic nie mówi ani redakcji, ani wyszukiwarce. Znacznie lepsza jest nazwa opisowa, na przykład nazwafirmy-jan-kowalski-prezes-portret.jpg albo nazwafirmy-logo-poziome-ciemne-tlo.png. Dokumentacja Google dla właścicieli stron zaleca krótkie, opisowe nazwy plików oraz tekst alternatywny, który rzeczywiście opisuje obraz i nie jest zbiorem słów kluczowych.
W nazwach plików stosuje się małe litery, dywizy zamiast spacji i litery bez polskich znaków. Taki zapis jest bezpieczny na każdym serwerze i w każdym programie pocztowym. Wyszukiwarka Google obsługuje obrazy w formatach BMP, GIF, JPEG, PNG, WebP, SVG i AVIF, więc zdjęcia w formacie JPEG oraz logo w formacie PNG lub SVG nie sprawią kłopotu.
Zasady korzystania z materiałów
Zdjęcia i grafiki są chronione prawem autorskim, a firma może udostępniać je mediom tylko wtedy, gdy sama ma do nich odpowiednie prawa. Przed publikacją należy więc sprawdzić umowę z fotografem lub agencją: czy obejmuje przekazywanie zdjęć redakcjom i czy wymaga podpisywania autora. W razie wątpliwości lepiej dopytać autora na piśmie niż zakładać, że zgoda istnieje.
Przy materiałach umieszcza się krótką, zrozumiałą informację o warunkach. Przykładowe brzmienie: „Materiały z tej strony można wykorzystywać bez opłat w publikacjach redakcyjnych dotyczących firmy, pod warunkiem podania autora zdjęcia wskazanego w podpisie. Wykorzystanie w reklamie lub w innym celu wymaga wcześniejszej zgody.” Treść warto skonsultować z prawnikiem, zwłaszcza gdy na zdjęciach widać pracowników lub klientów, bo dochodzi wtedy kwestia zgody na rozpowszechnianie wizerunku.
Jak publikować informacje prasowe i prowadzić ich archiwum?
Informacje prasowe publikuje się na stronie jako zwykłe wpisy lub podstrony z własnym adresem, a nie wyłącznie jako załączniki PDF. Tekst na stronie da się skopiować, podlinkować i znaleźć w wyszukiwarce. Plik PDF może być dodatkiem dla osób, które wolą wersję do druku.
Każda informacja powinna mieć tę samą budowę: tytuł, datę publikacji, krótki wstęp z najważniejszym faktem, rozwinięcie, cytat osoby z firmy, notkę o firmie i kontakt dla mediów. Pod tekstem umieszcza się odnośniki do zdjęć związanych z tematem. Jak zbudować sam tekst, opisuję we wpisie o tym, jak napisać informację prasową, którą redakcja otworzy i wykorzysta.
Archiwum układa się od najnowszych informacji do najstarszych. Gdy materiałów przybywa, pomaga podział na kilka kategorii, na przykład produkty, wydarzenia, sprawy firmowe. Starych informacji nie należy usuwać ani zmieniać ich adresów, bo prowadzą do nich odnośniki z artykułów. Jeśli dane w dawnej informacji przestały być aktualne, wystarczy dopisek na górze z odesłaniem do nowszego materiału.
Obok informacji prasowych w biurze prasowym może znaleźć się lista publikacji o firmie: tytuł redakcji, tytuł materiału i odnośnik. Nie wolno kopiować na stronę całych artykułów ani skanów gazet bez zgody wydawcy, ponieważ są one chronione prawem autorskim. Krótka wzmianka z odnośnikiem do źródła jest rozwiązaniem bezpiecznym i uczciwym wobec redakcji.
Firmy, które chcą informować media na bieżąco, mogą dodać możliwość zapisania się na wiadomości dla dziennikarzy. Formularz zapisu powinien jasno mówić, co i jak często będzie wysyłane, a zgoda musi być dobrowolna. Dopisywanie adresów redakcji do listy wysyłkowej bez ich wiedzy szkodzi relacjom i może naruszać przepisy o ochronie danych oraz o komunikacji elektronicznej.
Jak zbudować zakładkę dla mediów w WordPressie?
W WordPressie biuro prasowe da się przygotować bez dodatkowych wtyczek, korzystając ze zwykłej strony, biblioteki mediów i wbudowanych bloków. Poniższa kolejność pozwala uniknąć poprawiania tych samych rzeczy dwa razy. Nazwy pozycji w menu mogą się nieznacznie różnić w zależności od wersji systemu i motywu.
- Przygotowanie plików na dysku komputera: logo w kilku wersjach, zdjęcia w dwóch rozmiarach, opisy firmy i notki o osobach w dokumencie tekstowym. Pliki otrzymują opisowe nazwy jeszcze przed wysłaniem na serwer.
- Spakowanie kompletu logo oraz kompletu zdjęć do dwóch archiwów ZIP. Dzięki temu redakcja może pobrać cały zestaw jednym kliknięciem, a pojedyncze pliki pozostają dostępne osobno.
- Przesłanie plików do biblioteki w menu „Media”. Przy każdym obrazie uzupełnia się pole z tekstem alternatywnym i podpisem, w którym podaje się autora zdjęcia.
- Utworzenie nowej strony w menu „Strony” z tytułem „Biuro prasowe” lub „Dla mediów” oraz krótkim, czytelnym adresem.
- Ułożenie treści w kolejności potrzeb dziennikarza: kontakt dla mediów, opis firmy w trzech długościach, zestaw faktów, osoby do wypowiedzi, logo, zdjęcia, zasady korzystania z materiałów, informacje prasowe.
- Wstawienie plików do pobrania. Służy do tego blok „Plik”, który wyświetla nazwę materiału i przycisk pobierania. Zdjęcia można pokazać w bloku „Galeria”, a pod nią umieścić odnośnik do archiwum ZIP z pełną rozdzielczością.
- Dodanie listy informacji prasowych. Najprościej założyć dla nich osobną kategorię wpisów i wstawić na stronie blok, który wyświetla najnowsze wpisy z tej kategorii.
- Opublikowanie strony i dodanie odnośnika do niej w stopce oraz, jeśli to uzasadnione, w menu głównym. Menu edytuje się w ustawieniach wyglądu albo w edytorze witryny, zależnie od motywu.
Trzeba mieć na uwadze, że WordPress domyślnie nie pozwala przesyłać plików SVG do biblioteki mediów. Wynika to ze względów bezpieczeństwa, bo plik SVG może zawierać kod. Najbezpieczniej umieścić wektorowe wersje logo w archiwum ZIP albo w pliku PDF. Instalowanie przypadkowej wtyczki tylko po to, żeby odblokować SVG, jest ryzykowne i niepotrzebne.
Duże zdjęcia do druku potrafią ważyć po kilkanaście megabajtów. Na stronie wyświetla się więc ich pomniejszone wersje, a pełny rozmiar udostępnia się jako plik do pobrania. Wstawienie ciężkich zdjęć bezpośrednio w treść spowolni wczytywanie zakładki, szczególnie na telefonach. Przed większymi zmianami na stronie zawsze radzę wykonać kopię zapasową.
Jak pomóc Google rozpoznać firmę i jej logo?
Biuro prasowe porządkuje informacje dla ludzi. Te same dane warto przekazać wyszukiwarce w formie, którą odczyta bez zgadywania. Służą do tego uporządkowane dane typu Organization, czyli krótki fragment kodu z nazwą firmy, adresem strony, logo, danymi kontaktowymi i odnośnikami do oficjalnych profili.
Według dokumentacji Google dodanie właściwości logo pomaga wyszukiwarce lepiej określić, które logo ma wyświetlać, na przykład w wynikach wyszukiwania i panelach wiedzy. Dokumentacja podaje też wymagania wobec obrazu: wymiary co najmniej 112 x 112 pikseli, adres dostępny do pobrania i zindeksowania oraz format obsługiwany przez Grafikę Google. Zaleca się również sprawdzić, jak logo wygląda na czystym, białym tle.
Google nie wskazuje właściwości bezwzględnie wymaganych dla tego typu danych, lecz zaleca dodanie tylu, ile ma zastosowanie do firmy. Dokumentacja radzi umieścić te dane na stronie głównej albo na jednej stronie opisującej organizację i nie wymaga powielania ich na każdej podstronie. Poniżej znajduje się wzór do uzupełnienia własnymi danymi.
<script type="application/ld+json">
{
"@context": "https://schema.org",
"@type": "Organization",
"name": "Nazwa Firmy",
"legalName": "Nazwa Firmy sp. z o.o.",
"url": "https://www.nazwafirmy.pl",
"logo": "https://www.nazwafirmy.pl/pliki/nazwafirmy-logo.png",
"description": "Jedno lub dwa zdania opisu firmy.",
"email": "media@nazwafirmy.pl",
"telephone": "+48-00-000-00-00",
"sameAs": [
"https://www.linkedin.com/company/nazwafirmy",
"https://www.facebook.com/nazwafirmy"
]
}
</script>Wiele wtyczek SEO do WordPressa dodaje takie dane samodzielnie po uzupełnieniu nazwy firmy i logo w ustawieniach. Przed wklejeniem własnego kodu trzeba więc sprawdzić, czy strona już ich nie zawiera, bo dwa sprzeczne zestawy danych wprowadzają zamieszanie. Firmy z lokalem przyjmującym klientów mogą zamiast tego zastosować bardziej szczegółowy typ, który omawiam we wpisie o tym, jak dodać dane strukturalne firmy lokalnej.
Poprawność kodu sprawdza się w oficjalnym narzędziu Google. Kolejność czynności jest następująca.
- Otwarcie narzędzia „Test wyników z elementami rozszerzonymi”.
- Wklejenie adresu strony, na której umieszczono dane, albo samego fragmentu kodu, i uruchomienie testu.
- Odczytanie wyniku: narzędzie pokazuje wykryte elementy oraz listę błędów i ostrzeżeń.
- Poprawienie błędów krytycznych, a w miarę możliwości także ostrzeżeń, i ponowne wykonanie testu.
- Po wdrożeniu na stronie sprawdzenie adresu w narzędziu do sprawdzania adresów URL w Google Search Console, które pokazuje, jak Google widzi stronę.
Uporządkowane dane nie dają gwarancji, że logo lub panel z informacjami o firmie pojawią się w wynikach. O tym decyduje wyszukiwarka. Dane muszą też zgadzać się z tym, co widać na stronie: inna nazwa w kodzie, a inna w treści zakładki to błąd, który podważa wiarygodność obu źródeł.
Jak sprawdzić, czy biuro prasowe spełnia swoje zadanie?
Najlepszym sprawdzianem jest próba wykonana przez osobę, która nie brała udziału w przygotowaniach. Prosi się ją, żeby w ciągu dwóch minut znalazła na stronie kontakt dla mediów, skopiowała krótki opis firmy i pobrała logo oraz portret prezesa. Jeśli gdzieś się zatrzyma, w tym miejscu zakładka wymaga poprawy.
Poza taką próbą warto przejść krótką listę kontrolną.
- Otwarcie zakładki w oknie prywatnym przeglądarki, bez zalogowania do WordPressa, i sprawdzenie, czy wszystkie treści są widoczne.
- Kliknięcie każdego odnośnika do pliku i sprawdzenie, czy plik się pobiera, otwiera i ma właściwą nazwę.
- Wysłanie testowej wiadomości na adres dla mediów z zewnętrznej skrzynki i zmierzenie, po jakim czasie ktoś ją zauważy.
- Otwarcie zakładki na telefonie i sprawdzenie, czy numer telefonu da się wybrać dotknięciem, a adres e-mail skopiować.
- Porównanie nazwy firmy, adresu i danych kontaktowych w zakładce, w stopce strony, w uporządkowanych danych i w profilach firmy w sieci.
- Sprawdzenie w Google Search Console, czy adres zakładki został zindeksowany.
Po kilku tygodniach skuteczność widać w praktyce. Redakcje używają aktualnego logo i właściwych zdjęć, nazwa firmy pojawia się w jednej wersji, a pytania od mediów trafiają do właściwej osoby. Spada też liczba próśb o przesłanie plików, bo dziennikarze pobierają je sami.
Co zrobić, gdy mimo zakładki nic się nie zmienia?
Jeżeli redakcje nadal korzystają ze starych materiałów, najczęściej nie wiedzą o istnieniu zakładki. Odnośnik do niej powinien znaleźć się w stopce każdej wysyłanej informacji prasowej i w podpisie e-mail osób kontaktujących się z mediami. Redakcji, która opublikowała nieaktualne logo, można uprzejmie przesłać adres biura prasowego z prośbą o podmianę.
Jeżeli zakładki nie widać w wyszukiwarce, trzeba sprawdzić, czy prowadzą do niej odnośniki z innych podstron i czy nie została przypadkowo wyłączona z indeksowania. Gdy na pytania mediów nadal nikt nie odpowiada na czas, problem leży w organizacji, a nie w stronie: adres musi trafiać do konkretnej osoby, która ma to zadanie w zakresie obowiązków.
Jakich błędów unikać przy prowadzeniu biura prasowego?
Większość nieudanych zakładek dla mediów ma te same wady. Żadna z nich nie wynika z braku budżetu, wszystkie z braku opieki nad stroną po jej uruchomieniu.
- Ostatnia informacja prasowa sprzed bardzo dawna. Pusta lub zaniedbana lista wygląda gorzej niż jej brak, więc lepiej pokazać mniej, ale aktualnie.
- Kontakt do osoby, która już nie pracuje w firmie, albo wyłącznie formularz bez nazwiska i telefonu.
- Logo dostępne tylko jako mały obrazek wycięty ze strony, bez wersji wektorowej i bez przezroczystego tła.
- Zdjęcia z banków zdjęć zamiast prawdziwych ludzi i miejsc. Redakcje rozpoznają je od razu i ich nie używają.
- Materiały chronione hasłem lub wysyłane dopiero po wypełnieniu formularza.
- Brak informacji o autorze zdjęć i o tym, na jakich warunkach można z nich korzystać.
- Opis firmy pełen haseł reklamowych, którego nie da się przepisać do artykułu.
Osobną kategorią są zdjęcia i dane osób. Publikowanie wizerunku pracowników wymaga ich zgody, a prywatnych numerów telefonów i adresów nie umieszcza się w biurze prasowym w ogóle. Gdy pracownik widoczny na zdjęciach odchodzi z firmy, należy przejrzeć galerię i usunąć materiały, na których rozpowszechnianie nie ma już zgody.
Biuro prasowe jest też częścią przygotowania na trudne sytuacje. Gdy wokół firmy robi się głośno, dziennikarze szukają oficjalnego stanowiska właśnie tam. Dobrze mieć z góry przygotowane miejsce na oświadczenia i ustaloną osobę, która je publikuje. Jeżeli w mediach ukazała się wiadomość nieścisła lub nieprawdziwa, prawo prasowe daje możliwość skierowania sprostowania do redaktora naczelnego, a jego treść i termin warto omówić z prawnikiem.
Ostatnia rada dotyczy rytmu pracy. Wystarczy raz na kwartał poświęcić pół godziny na przegląd: czy kontakt jest aktualny, czy zestaw faktów się zgadza, czy doszły nowe zdjęcia i czy wszystkie pliki nadal się pobierają. Taki przegląd warto wpisać do kalendarza konkretnej osoby, bo zadania bez właściciela nie są wykonywane.
Najczęstsze pytania
Czy mała firma potrzebuje biura prasowego na stronie?
Tak, jeśli zależy jej na obecności w mediach lokalnych lub branżowych albo jeśli jej przedstawiciele występują jako eksperci. W małej firmie zakładka może być bardzo skromna: kontakt, opis w trzech długościach, logo i dwa lub trzy zdjęcia. Taki zestaw da się przygotować w jeden dzień, a oszczędza czas przy każdym kolejnym kontakcie z redakcją.
Czy materiały dla mediów powinny być zabezpieczone hasłem?
Nie. Hasło, rejestracja lub formularz przed pobraniem pliku zniechęcają dziennikarzy i sprawiają, że sięgają po materiały z innych źródeł. Jeżeli firma nie chce, żeby dany plik był publiczny, nie powinien on trafiać do biura prasowego. Materiały przekazywane wybranym redakcjom przed oficjalną publikacją wysyła się bezpośrednio, a nie przez stronę.
W jakim formacie udostępnić logo?
W dwóch: wektorowym, czyli SVG, PDF lub EPS, oraz PNG z przezroczystym tłem. Wersja wektorowa służy do druku i dużych formatów, wersja PNG do publikacji internetowych. Warto przygotować warianty na jasne i ciemne tło oraz spakować cały komplet do jednego archiwum ZIP, zostawiając najczęściej używane pliki także osobno.
Czy informacje prasowe lepiej publikować jako tekst na stronie, czy jako PDF?
Jako tekst na stronie, z własnym adresem dla każdej informacji. Taki tekst łatwo skopiować, podlinkować i znaleźć w wyszukiwarce, a na telefonie czyta się go wygodniej niż dokument. Plik PDF może być dodatkiem dla osób, które chcą materiał wydrukować lub zachować.
Czy zakładka dla mediów powinna być widoczna w Google?
Tak. Dziennikarze często wpisują w wyszukiwarkę nazwę firmy z dopiskiem „biuro prasowe” albo „dla mediów” i oczekują, że trafią we właściwe miejsce. Zakładka nie powinna więc być wyłączona z indeksowania, a prowadzić do niej powinien odnośnik co najmniej ze stopki. Po publikacji warto sprawdzić jej adres w Google Search Console.
Jak często aktualizować biuro prasowe?
Dane kontaktowe i zestaw faktów należy poprawiać od razu po każdej zmianie w firmie, na przykład po zmianie osoby odpowiedzialnej za media lub adresu siedziby. Pozostałe elementy wystarczy przeglądać raz na kwartał. Nowe informacje prasowe i zdjęcia dodaje się na bieżąco, w dniu ich przekazania redakcjom.
Czy wolno umieszczać na stronie artykuły, które ukazały się o firmie?
Wolno podać tytuł redakcji, tytuł materiału i odnośnik do niego. Przepisywanie całych tekstów, wklejanie skanów lub zrzutów ekranu z artykułów wymaga zgody wydawcy, ponieważ są to utwory chronione prawem autorskim. Krótki cytat z podaniem źródła jest dopuszczalny w granicach prawa cytatu, ale przy wątpliwościach bezpieczniej poprzestać na odnośniku.
Czy uporządkowane dane sprawią, że logo firmy pojawi się w wynikach wyszukiwania?
Nie ma takiej gwarancji. Uporządkowane dane typu Organization pomagają wyszukiwarce zrozumieć, jak nazywa się firma i które logo jest oficjalne, ale o sposobie prezentacji wyników decyduje Google. Poprawnie dodany kod zwiększa szansę, że wyszukiwarka użyje właściwych informacji, i nie wiąże się z żadnym ryzykiem, o ile dane są zgodne z treścią strony.
Brak czasu albo ochoty, żeby zająć się tym samodzielnie?
Przygotowanie biura prasowego to w dużej mierze praca porządkowa: zebranie plików z różnych miejsc, napisanie rzeczowych opisów, ustalenie praw do zdjęć i ułożenie wszystkiego w czytelną całość. W wielu firmach brakuje na to spokojnego dnia, i jest to zupełnie zrozumiałe. Chętnie wezmę to na siebie od początku do końca: przejrzę obecne materiały, napiszę opisy firmy i notki o osobach, przygotuję logo i zdjęcia w odpowiednich formatach, zbuduję zakładkę na stronie, dodam uporządkowane dane i sprawdzę, czy wszystko działa tak, jak powinno.
Wystarczy krótka rozmowa, żebym wiedział, czym firma dysponuje i czego jej brakuje. Można zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na adres info@lukaszwudyka.pl. Odpowiem, od czego najlepiej zacząć i ile pracy to oznacza w danym przypadku.
