Telefon z redakcji z prośbą o rozmowę cieszy tylko przez chwilę. Zaraz potem pojawia się obawa: co powiedzieć, jak uniknąć niefortunnego zdania i co zrobić, gdy dziennikarz zapyta o coś niewygodnego. Właściciel firmy, który zna swoją branżę na wylot, w pierwszym wywiadzie najczęściej mówi za dużo, o wszystkim naraz, a w gotowym materiale zostaje z tego jedno przypadkowe zdanie.
Rozwiązaniem są trzy komunikaty, czyli trzy zdania, które mają zostać w głowie odbiorcy po rozmowie. Dziennikarz i tak wybierze z wywiadu niewiele. Przygotowanie polega na tym, aby wybrał to, na czym firmie zależy.
Ta instrukcja prowadzi przez całość: od ustaleń z redakcją, przez wybór i zapisanie trzech komunikatów, ćwiczenie odpowiedzi na trudne pytania, aż po autoryzację wypowiedzi i reakcję na błąd w publikacji. Po lekturze właściciel firmy będzie w stanie przygotować się do rozmowy w jedno popołudnie i wejść na nią z jedną kartką notatek.
Dlaczego do wywiadu trzeba przygotować się inaczej niż do rozmowy z klientem?
Rozmowa z klientem trwa tyle, ile trzeba, i można w niej wrócić do każdego wątku. W wywiadzie rozmówca nie decyduje o tym, co zostanie opublikowane. Z dwudziestu minut rozmowy w artykule zostają zwykle dwa lub trzy cytaty, a w materiale radiowym albo telewizyjnym kilkanaście sekund.
Oznacza to, że każde zdanie wypowiedziane przy dziennikarzu może być tym jedynym, które trafi do odbiorców. Dygresja, żart o konkurencji albo luźna uwaga o klientach mają takie same szanse na publikację jak najważniejsza myśl. Dlatego przygotowanie nie polega na nauczeniu się wszystkiego, co firma ma do powiedzenia, tylko na wybraniu tego, co powiedzieć trzeba.
Brak przygotowania łatwo rozpoznać po fakcie. Wypowiedź w materiale jest poprawna, ale nijaka. Nazwa firmy pada bez wyjaśnienia, czym firma się zajmuje. Cytat dotyczy wątku pobocznego, a sprawa, dla której właściciel zgodził się na rozmowę, w ogóle się nie pojawia. Każdy z tych skutków ma tę samą przyczynę: rozmówca nie wiedział, które trzy zdania są dla niego najważniejsze.
Co ustalić z dziennikarzem, zanim padnie pierwsze pytanie?
Na prośbę o wywiad nie trzeba odpowiadać od razu pełną rozmową. Uprzejma prośba o kwadrans na sprawdzenie kalendarza jest w redakcjach czymś zwyczajnym. Ten czas należy wykorzystać na zebranie informacji, bez których nie da się dobrać komunikatów.
- Ustalenie tematu i powodu rozmowy. Trzeba zapytać, czego dotyczy materiał, skąd pomysł na rozmowę właśnie z tą firmą i czy tekst powstaje w związku z jakimś wydarzeniem.
- Ustalenie formy. Rozmowa do artykułu, krótka wypowiedź do materiału radiowego, nagranie przed kamerą i wejście na żywo wymagają zupełnie innego przygotowania. Należy też zapytać, czy rozmowa będzie nagrywana.
- Ustalenie długości. Inaczej układa się odpowiedzi do godzinnej rozmowy, a inaczej do trzech pytań przez telefon.
- Pytanie o innych rozmówców. Jeżeli w materiale wypowiada się także konkurent, urzędnik albo niezadowolony klient, komunikaty muszą to uwzględniać.
- Pytanie o termin. Dziennikarz pracuje pod presją czasu, więc informacja, do kiedy potrzebuje wypowiedzi, pozwala zaplanować przygotowanie i autoryzację.
- Prośba o zakres pytań. Redakcja nie ma obowiązku wysyłać listy pytań, ale o główne wątki wolno zapytać i zwykle udaje się je poznać.
- Zgłoszenie chęci autoryzacji. Jeżeli wypowiedź ma być cytowana, najlepiej od razu uzgodnić, na jaki adres i w jakiej formie dziennikarz prześle cytaty do zatwierdzenia.
Uważam, że już na tym etapie należy sprawdzić, kim jest dziennikarz i jak pisze. Wystarczy przeczytać trzy jego ostatnie teksty albo obejrzeć dwa materiały. Widać wtedy, czy zadaje pytania szczegółowe, czy ogólne, czy cytuje długo, czy jednym zdaniem, oraz jaki ton ma całe medium.
Przepisy stoją tu częściowo po stronie rozmówcy. Zgodnie z Prawem prasowym osoba udzielająca informacji może z ważnych powodów społecznych lub osobistych zastrzec termin i zakres jej opublikowania. Ta sama ustawa mówi jednak wyraźnie, że udzielenia informacji nie można uzależniać od sposobu jej skomentowania ani od uzgodnienia całego tekstu dziennikarza. Żądanie wglądu w cały artykuł przed publikacją nie ma więc podstaw i psuje relację z redakcją.
Czym jest komunikat i dlaczego mają być właśnie trzy?
Komunikat to jedno zdanie, które odbiorca ma zapamiętać i umieć powtórzyć komuś innemu. Nie jest hasłem reklamowym ani opisem oferty. Jest twierdzeniem, które da się uzasadnić i które ma znaczenie dla czytelnika, słuchacza albo widza, a nie tylko dla firmy.
Trzy to liczba praktyczna. Jeden komunikat powtarzany przez całą rozmowę brzmi sztucznie i szybko męczy dziennikarza. Pięć lub sześć oznacza, że rozmówca ich nie zapamięta, a odbiorca tym bardziej. Trzy zdania mieszczą się na jednej kartce, dają się powiedzieć w każdej kolejności i pozwalają odpowiedzieć na większość pytań bez odchodzenia od tematu.
Dobrze dobrany zestaw odpowiada na trzy różne potrzeby odbiorcy. Pierwsze zdanie mówi, co się dzieje albo co firma robi. Drugie wyjaśnia, co z tego wynika dla ludzi. Trzecie wskazuje, co będzie dalej albo co odbiorca może z tą wiedzą zrobić. Taki podział nie jest obowiązkowy, ale chroni przed trzema zdaniami o tym samym.
Jak wybrać trzy komunikaty z wszystkiego, co firma ma do powiedzenia?
Wybór jest trudniejszy niż samo pisanie, bo wymaga rezygnacji z rzeczy prawdziwych i ważnych dla właściciela. Poniższa kolejność czynności pozwala przejść przez to bez zgadywania.
- Spisanie wszystkiego. Na kartce albo w dokumencie należy zapisać każdą myśl, która wydaje się warta powiedzenia w tej rozmowie. Bez oceniania i bez poprawiania stylu. Zwykle powstaje od dziesięciu do dwudziestu punktów.
- Określenie odbiorcy. Trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, kto czyta, słucha albo ogląda to medium. Mieszkańcy miasta, przedsiębiorcy z branży i rodzice uczniów potrzebują innych zdań o tej samej firmie.
- Określenie celu. Należy zapisać jednym zdaniem, co ma się zmienić po publikacji: odbiorca ma wiedzieć, że firma istnieje, zrozumieć jej stanowisko w sporze albo zapamiętać właściciela jako znawcę tematu.
- Skreślanie. Z listy wypada wszystko, co nie służy celowi z poprzedniego punktu, co interesuje wyłącznie firmę oraz czego nie da się poprzeć faktem.
- Łączenie. Punkty, które mówią o tym samym innymi słowami, należy połączyć w jeden. Po tym kroku zostaje zwykle od czterech do sześciu myśli.
- Wybór trzech. Z pozostałych zostają te, które razem dają pełny obraz. Pomocne pytanie brzmi: gdyby w materiale miało zostać tylko jedno zdanie, które powinno to być? To zdanie staje się komunikatem pierwszym.
- Sprawdzenie zgodności z tematem redakcji. Komunikaty muszą odpowiadać na to, o co pyta dziennikarz. Zdania oderwane od tematu rozmowy nie trafią do materiału, choćby były świetnie napisane.
Częsty kłopot na tym etapie to pokusa, aby każdy komunikat mówił o zaletach firmy. Dziennikarz nie przygotowuje reklamy. Zdanie o tym, że firma jest solidna i ma doświadczenie, nie zostanie zacytowane. Zdanie, które tłumaczy odbiorcy coś, czego nie wiedział, ma na to dużą szansę, a przy okazji buduje pozycję rozmówcy lepiej niż jakakolwiek pochwała własnej oferty.
Jeżeli firma rozsyła równolegle materiał do mediów, komunikaty z wywiadu powinny zgadzać się z jego treścią. Zasady budowy takiego materiału opisałem we wpisie o tym, jak napisać i wysłać informację prasową. Rozbieżność między tekstem wysłanym do redakcji a słowami właściciela dziennikarz zauważy od razu.
Kto woli nie zajmować się tym samodzielnie, może zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na info@lukaszwudyka.pl, a przejmę sprawę: na podstawie krótkiej rozmowy o firmie i temacie wywiadu przygotuję trzy komunikaty z dowodami, listę trudnych pytań z odpowiedziami oraz przeprowadzę próbną rozmowę.
Jak zbudować każdy komunikat, żeby dało się go zacytować?
Samo twierdzenie nie wystarczy. Każdy z trzech komunikatów potrzebuje trzech warstw: tezy, dowodu i przykładu. W rozmowie nie zawsze padną wszystkie, ale rozmówca powinien mieć je gotowe.
Teza: jedno zdanie bez żargonu
Teza ma mieścić się w jednym oddechu. Sprawdzianem jest przeczytanie jej na głos: jeżeli w połowie brakuje powietrza, zdanie jest za długie. Należy usunąć z niej słowa branżowe, skróty i nazwy wewnętrzne, których odbiorca nie zna. Zdanie ma zrozumieć osoba, która o firmie słyszy pierwszy raz.
Przykład dla właściciela piekarni rzemieślniczej, który rozmawia z lokalnym portalem o cenach pieczywa: „Chleb na zakwasie dojrzewa u nas kilkanaście godzin i to czas, a nie mąka, jest dziś najdroższym składnikiem bochenka”. To zdanie coś wyjaśnia, jest konkretne i nikogo nie atakuje.
Dowód: fakt, który można sprawdzić
Dowodem jest liczba z własnej dokumentacji, opis procesu, obowiązujący przepis albo dane z publicznego źródła, które da się wskazać z nazwy. Liczby podaje się tylko wtedy, gdy są pewne i gdy właściciel potrafi powiedzieć, skąd pochodzą. Dziennikarz może o to zapytać, a nieścisłość w jednej liczbie podważa całą wypowiedź.
W rozmowie na żywo jedna liczba na komunikat to rozsądna granica. Słuchacz nie zapamięta trzech wartości wypowiedzianych jedna po drugiej. Dużą liczbę warto zamienić na porównanie zrozumiałe bez kalkulatora, na przykład „co czwarty klient” zamiast długiego ułamka.
Przykład: obraz zamiast ogólnika
Przykład to krótka scena z codziennej pracy, która pokazuje tezę w działaniu. Nie może ujawniać danych klientów ani tajemnic firmy i nie może być wymyślony. Jedno zdanie o tym, jak wygląda noc w piekarni albo pierwszy dzień wdrożenia u klienta, pamięta się dłużej niż pięć zdań ogólnych.
Jak zapisać całość na jednej kartce?
Kartka z komunikatami ma trzy bloki. W każdym u góry stoi teza, pod nią dowód, niżej przykład. Na dole strony zostaje miejsce na dwa elementy stałe: pełną nazwę firmy z jednym zdaniem o tym, czym się zajmuje, oraz poprawne brzmienie imienia, nazwiska i funkcji rozmówcy. Te dane dziennikarz powinien dostać także na piśmie, aby nie pomylił ich w podpisie.
Do rozmowy telefonicznej i do wywiadu prasowego kartkę można mieć przed sobą. Przed kamerą już nie, dlatego tezy trzeba umieć powiedzieć z pamięci, własnymi słowami. Nie chodzi o recytowanie, tylko o to, aby sens pozostał ten sam bez względu na to, jak ułoży się zdanie.
Sposób formułowania wypowiedzi, które redakcja chętnie przytacza, opisałem szerzej we wpisie o tym, jak napisać cytat, który coś wnosi. Te same zasady działają w rozmowie: konkret, własne zdanie i brak pustych przymiotników.
Jak przygotować się na trudne pytania i wrócić do komunikatu?
Największy stres budzą pytania, których rozmówca się nie spodziewa. Większość z nich da się jednak przewidzieć. Wystarczy spojrzeć na firmę oczami osoby nieprzychylnej i zapisać wszystko, o co mogłaby zapytać.
Lista trudnych pytań powinna liczyć około dziesięciu pozycji. Znajdą się na niej ceny i podwyżki, skargi klientów, negatywne opinie w internecie, spory z kontrahentami, zwolnienia, dawne błędy firmy oraz sprawy, o których właściciel wolałby nie mówić. Do każdego pytania trzeba przygotować krótką, prawdziwą odpowiedź.
Odpowiedź, a potem pomost
Technika polega na dwóch ruchach. Najpierw pada krótka i uczciwa odpowiedź na zadane pytanie. Potem następuje zdanie łączące, które prowadzi do jednego z trzech komunikatów. Pominięcie pierwszego ruchu jest błędem: rozmówca, który nie odpowiada, tylko od razu zmienia temat, wygląda na kogoś, kto coś ukrywa, a dziennikarz powtórzy pytanie ostrzej.
Zdania łączące warto mieć zapisane, bo w stresie trudno je wymyślić. Sprawdzają się na przykład: „To prawda i właśnie dlatego zmieniliśmy sposób obsługi reklamacji”, „Rozumiem to pytanie, a dla klientów najważniejsze jest to, że…”, „Tak było, natomiast obecnie…”. Po takim zdaniu pada teza jednego z komunikatów.
Czego nie mówić nigdy?
Nie należy kłamać ani podawać informacji, których nie jest się pewnym. Jeżeli rozmówca czegoś nie wie, uczciwa odpowiedź brzmi: „Nie znam w tej chwili dokładnej liczby, sprawdzę i prześlę ją po rozmowie”. Obietnicę trzeba potem spełnić w terminie, który odpowiada dziennikarzowi.
Zwrot „bez komentarza” brzmi jak przyznanie się do winy. Lepiej powiedzieć, dlaczego odpowiedź nie padnie: sprawa jest w toku, dotyczy danych klienta albo objęta jest tajemnicą umowy. Nie należy też powtarzać negatywnych sformułowań z pytania. Zdanie „nie oszukujemy klientów” zostanie w pamięci razem ze słowem, którego firma chciała uniknąć. Lepiej opisać, jak jest: „Każdy klient dostaje wycenę na piśmie przed rozpoczęciem pracy”.
Ostatnia zasada dotyczy uwag „poza zapisem”. Prośba, aby czegoś nie publikować, wypowiedziana po fakcie nie daje żadnej gwarancji. Bezpieczniej przyjąć, że wszystko, co usłyszy dziennikarz, także przed włączeniem mikrofonu i po jego wyłączeniu, może trafić do materiału. Jeżeli wywiad odbywa się w trudnym dla firmy momencie, pomocny będzie też plan opisany we wpisie o tym, co zrobić w pierwszej dobie kryzysu wizerunkowego.
Jak przećwiczyć wywiad dzień wcześniej?
Komunikaty zapisane na kartce to dopiero połowa pracy. Zdanie, które dobrze wygląda w dokumencie, bywa niemożliwe do wypowiedzenia. Próba na głos pokazuje to w kilka minut.
- Przygotowanie listy pytań. Do dziesięciu trudnych pytań należy dopisać pięć oczywistych, w tym dwa, które padają prawie zawsze: prośbę o przedstawienie firmy oraz pytanie, czy rozmówca chciałby coś dodać na koniec.
- Znalezienie osoby do roli dziennikarza. Może to być wspólnik, pracownik albo ktoś z rodziny. Osoba ta dostaje listę pytań i zadaje je w dowolnej kolejności, dopytując o szczegóły.
- Nagranie próby telefonem. Wystarczy dyktafon, a przed wystąpieniem w telewizji także obraz.
- Odsłuchanie nagrania z kartką w ręku. Przy każdej odpowiedzi trzeba zaznaczyć, czy padł w niej któryś z trzech komunikatów. Jeżeli w całej rozmowie każdy z nich pojawił się co najmniej raz, próba jest udana.
- Skracanie. Odpowiedzi do radia i telewizji powinny zamykać się w około dwudziestu sekundach, do prasy mogą być dłuższe. Należy zmierzyć czas i usunąć wstępy w rodzaju „to jest bardzo dobre pytanie”.
- Poprawienie słabych miejsc. Zdania, na których rozmówca się zacina, trzeba przebudować tak, aby dało się je wypowiedzieć bez wysiłku, i powtórzyć próbę jeszcze raz.
Radzę nie uczyć się odpowiedzi na pamięć słowo w słowo. Wyuczony tekst słychać, a jedno zapomniane słowo potrafi zatrzymać całą wypowiedź. Na pamięć zna się sens trzech tez i jeden dowód do każdej. Reszta ma brzmieć jak zwykła rozmowa.
Na odpowiedź kończącą warto przygotować się szczególnie. Pytanie, czy rozmówca chciałby coś dodać, jest zaproszeniem do powtórzenia najważniejszego komunikatu jednym zdaniem. Odpowiedź „nie, chyba wszystko powiedziałem” to stracona okazja.
Jak zachować się w trakcie rozmowy z prasą, radiem i telewizją?
Trzy komunikaty są te same w każdym medium, ale sposób ich podania się różni. Kilka zasad jest wspólnych: mówi się wolniej niż zwykle, pełnymi zdaniami, a po zakończeniu myśli milknie. Cisza po odpowiedzi nie jest powodem, żeby mówić dalej. Właśnie w takich dopowiedzeniach padają zdania, których rozmówca później żałuje.
Rozmowa do artykułu
W wywiadzie prasowym jest czas na dowody i przykłady. Odpowiedź może zaczynać się od tezy, a potem ją rozwijać. Dziennikarz wybierze cytaty sam, więc każde zdanie powinno bronić się także bez sąsiednich. Liczby i nazwy własne warto po rozmowie przesłać mailem, żeby nie zostały zapisane z błędem.
Rozmowa telefoniczna
Przez telefon nie widać reakcji rozmówcy, dlatego łatwo mówić za długo. Kartka z komunikatami powinna leżeć na biurku, a rozmowę najlepiej prowadzić w cichym pomieszczeniu, na stojąco, bo głos brzmi wtedy pewniej. Jeżeli dziennikarz dzwoni bez zapowiedzi, można poprosić o oddzwonienie za kilkanaście minut i wykorzystać je na przejrzenie notatek.
Radio
W radiu liczy się pierwsze zdanie odpowiedzi. Teza pada od razu, bez wstępu, a dowód w drugim zdaniu. Należy unikać wyliczeń, zdań wielokrotnie złożonych i skrótów. Nazwę firmy wypowiada się wyraźnie, w pełnym brzmieniu, najlepiej raz na początku i raz pod koniec rozmowy.
Telewizja i nagranie wideo
Przed kamerą patrzy się na dziennikarza, a nie w obiektyw, chyba że realizator poprosi inaczej. Ubranie powinno być jednolite, bez drobnych wzorów, które źle wyglądają na ekranie. Przed nagraniem należy zapytać, czy materiał będzie montowany. Jeżeli tak, nieudaną odpowiedź można poprosić o powtórzenie. Na żywo takiej możliwości nie ma, dlatego próba dzień wcześniej jest tu szczególnie ważna.
Jeżeli redakcja prosi o fotografie rozmówcy albo siedziby, lepiej mieć je gotowe wcześniej, w dobrej jakości i z opisem, kto jest na zdjęciu.
Autoryzacja wypowiedzi: co wolno poprawić i w jakim terminie?
Autoryzacja to prawo osoby udzielającej informacji do zatwierdzenia własnej wypowiedzi cytowanej dosłownie. Wynika z art. 14a Prawa prasowego. Dziennikarz nie może jej odmówić, o ile wypowiedź nie była wcześniej publikowana ani wygłoszona publicznie. Ma też obowiązek poinformować rozmówcę o tym prawie przed rozmową, a rozmówca powinien zgłosić żądanie autoryzacji niezwłocznie po uzyskaniu tej informacji.
Terminy są krótkie. Ustawa wymaga dokonania autoryzacji niezwłocznie, nie później niż w ciągu 6 godzin w przypadku dzienników i 24 godzin w przypadku czasopism, chyba że strony umówią się inaczej. Termin biegnie od chwili przekazania tekstu cytowanej wypowiedzi w sposób wzajemnie uzgodniony, tak aby rozmówca mógł się z nim zapoznać.
Dwie rzeczy z tego przepisu zaskakują początkujących rozmówców. Po pierwsze, brak odpowiedzi w terminie albo odmowa autoryzacji oznacza, że wypowiedź uznaje się za autoryzowaną bez zastrzeżeń. Milczenie działa więc na niekorzyść rozmówcy. Po drugie, autoryzacją nie jest zaproponowanie nowych pytań, przekazanie nowych informacji lub odpowiedzi ani zmiana kolejności wypowiedzi w tekście.
Warto też rozumieć zakres tego prawa. Autoryzacja obejmuje wypowiedzi cytowane dosłownie. Nie obejmuje tytułu, śródtytułów, komentarza dziennikarza ani fragmentów, w których słowa rozmówcy zostały omówione, a nie przytoczone.
- Zgłoszenie żądania autoryzacji przed rozmową, najlepiej na piśmie. Wystarczy zdanie w wiadomości potwierdzającej termin: „Proszę o przesłanie do autoryzacji moich wypowiedzi cytowanych dosłownie na adres [adres e-mail]. Odpowiem w uzgodnionym terminie”.
- Uzgodnienie sposobu przekazania tekstu i terminu odpowiedzi. Jeżeli ustawowe godziny są zbyt krótkie albo niepotrzebnie długie, strony mogą umówić się inaczej.
- Pilnowanie skrzynki po rozmowie. Skoro termin biegnie od przekazania tekstu, w dniu wywiadu trzeba sprawdzać pocztę regularnie, także folder ze spamem.
- Przeczytanie cytatów pod kątem faktów. Sprawdza się liczby, nazwy własne, nazwiska, funkcje i sens zdań. Poprawia się to, co zostało zapisane błędnie albo niejasno.
- Powstrzymanie się od pisania wywiadu na nowo. Dopisywanie pochwał firmy, wygładzanie każdego zdania i usuwanie odpowiedzi na trudne pytania wykracza poza autoryzację i kończy się zwykle tym, że redakcja więcej nie zadzwoni.
- Odesłanie tekstu przed upływem terminu z wyraźnym potwierdzeniem, na przykład: „Autoryzuję wypowiedzi w załączonym brzmieniu. Poprawki zaznaczyłem w trzech miejscach”.
Za opublikowanie dosłownie cytowanej wypowiedzi bez umożliwienia autoryzacji ustawa przewiduje odpowiedzialność dziennikarza. W praktyce spór na tym tle rzadko komukolwiek służy. Znacznie skuteczniejsze jest jasne umówienie zasad przed rozmową i dotrzymanie terminu.
Po czym poznać, że przygotowanie zadziałało, i co zrobić po publikacji?
Sprawdzian jest prosty. Po ukazaniu się materiału należy położyć obok siebie kartkę z komunikatami i opublikowany tekst albo nagranie. Jeżeli w materiale pojawił się co najmniej jeden z trzech komunikatów w brzmieniu bliskim przygotowanemu, a nazwa firmy i funkcja rozmówcy są podane poprawnie, cel został osiągnięty. Dwa komunikaty to bardzo dobry wynik.
Drugim sygnałem jest zachowanie redakcji. Dziennikarz, który dostał konkretne odpowiedzi w terminie, wraca z kolejnymi pytaniami. Podziękowanie za rozmowę i informacja, w jakich tematach właściciel może wypowiadać się w przyszłości, to dobry sposób na utrwalenie kontaktu. Więcej na ten temat zawiera wpis o tym, jak zgłosić się do redakcji jako rozmówca.
Gdy żaden komunikat nie trafił do materiału
Przyczyny są zwykle trzy i każdą da się sprawdzić na nagraniu z próby albo we własnych notatkach. Komunikaty nie pasowały do tematu redakcji. Były zbyt ogólne lub zbyt reklamowe, aby je zacytować. Albo rozmówca w ogóle ich nie wypowiedział, bo odpowiadał na pytania i nie użył zdań łączących. Przed kolejną rozmową poprawia się ten jeden element, a nie cały sposób przygotowania.
Gdy w publikacji jest błąd
Drobną pomyłkę, taką jak literówka w nazwisku albo błędna nazwa firmy, najszybciej usuwa uprzejma wiadomość do autora z prośbą o poprawkę w wydaniu internetowym. Redakcje zwykle reagują na takie prośby bez zwłoki.
Przy poważniejszej nieścisłości Prawo prasowe daje możliwość żądania sprostowania wiadomości nieścisłej lub nieprawdziwej. Sprostowanie kieruje się do redaktora naczelnego na piśmie, w terminie 21 dni od dnia opublikowania materiału. Musi być rzeczowe, odnosić się do faktów i zawierać podpis oraz adres korespondencyjny wnioskodawcy. Ponieważ ustawa stawia sprostowaniu wymogi formalne, a redakcja może odmówić publikacji pisma, które ich nie spełnia, przy poważnej sprawie rozsądnie jest skonsultować treść z prawnikiem.
Niekorzystny, ale prawdziwy materiał nie jest podstawą sprostowania. W takiej sytuacji pozostaje spokojna ocena, co w wypowiedzi poszło nie tak, oraz przygotowanie się lepiej do następnej rozmowy.
Jakich błędów unikać przy pierwszym wywiadzie?
Większość potknięć powtarza się u kolejnych rozmówców, dlatego łatwo im zapobiec. Poniższa lista przydaje się jako ostatnie sprawdzenie w dniu rozmowy.
- Zgoda na rozmowę bez znajomości tematu i formy materiału.
- Więcej niż trzy komunikaty albo trzy zdania mówiące o tym samym.
- Tezy pełne żargonu, skrótów i nazw znanych tylko w firmie.
- Liczby podawane z pamięci, bez pewności co do ich źródła.
- Krytyka konkurencji, klientów lub urzędów wypowiedziana w emocjach.
- Odpowiadanie na pytania hipotetyczne i spekulowanie o cudzych zamiarach.
- Uwagi rzucane przed nagraniem i po nim w przekonaniu, że nikt ich nie wykorzysta.
- Spóźniona autoryzacja albo przerabianie całej rozmowy pod pozorem poprawek.
Osobnym błędem jest traktowanie dziennikarza jak przeciwnika albo jak sprzymierzeńca. Nie jest ani jednym, ani drugim. Wykonuje swoją pracę dla odbiorców, a rozmówca, który mu ją ułatwia rzetelną i zwięzłą wypowiedzią, zyskuje na tym najwięcej.
Najczęstsze pytania
Czy można poprosić dziennikarza o pytania przed wywiadem?
Można, choć redakcja nie ma obowiązku ich przesyłać. Najczęściej dziennikarz podaje temat i główne wątki, a szczegółowe pytania zadaje w trakcie rozmowy. Taka informacja w zupełności wystarcza, aby dobrać trzy komunikaty i przewidzieć większość trudnych pytań.
Czy wolno czytać odpowiedzi z kartki?
W rozmowie telefonicznej i w wywiadzie do artykułu notatki są w pełni dopuszczalne, pod warunkiem że służą jako podpowiedź, a nie tekst do odczytania. Czytane zdania brzmią sztucznie i dziennikarz od razu to słyszy. Przed kamerą kartka powinna zostać poza kadrem, dlatego tezy trzeba znać na pamięć co do sensu.
Co zrobić, gdy dziennikarz w ogóle nie pyta o to, co firma chce powiedzieć?
Należy odpowiedzieć na zadane pytanie, a następnie zdaniem łączącym przejść do własnego komunikatu. Drugą okazją jest pytanie zamykające rozmowę. Jeżeli i ono nie padnie, wolno powiedzieć wprost, że jest jeszcze jedna rzecz ważna dla odbiorców, i wypowiedzieć ją w jednym zdaniu.
Czy można odmówić odpowiedzi na pytanie?
Tak, właściciel firmy nie ma obowiązku odpowiadać na każde pytanie. Odmowę należy jednak uzasadnić, na przykład trwającym postępowaniem, tajemnicą umowy albo ochroną danych klienta. Sama odmowa bez wyjaśnienia bywa w materiale opisana jako uchylanie się od odpowiedzi.
Ile czasu jest na autoryzację wypowiedzi?
Prawo prasowe wymaga dokonania autoryzacji niezwłocznie, nie później niż w ciągu 6 godzin w przypadku dzienników i 24 godzin w przypadku czasopism, chyba że strony umówią się inaczej. Termin liczy się od przekazania tekstu cytowanej wypowiedzi w uzgodniony sposób. Po jego upływie wypowiedź uznaje się za autoryzowaną bez zastrzeżeń.
Czy w ramach autoryzacji można zmienić całą odpowiedź?
Autoryzacja służy potwierdzeniu, że cytat oddaje to, co zostało powiedziane, oraz poprawieniu błędów i niejasności. Ustawa wprost wskazuje, że nie jest nią proponowanie nowych pytań, przekazywanie nowych informacji lub odpowiedzi ani zmiana kolejności wypowiedzi. Daleko idące przeróbki redakcja ma prawo odrzucić.
Czy do pierwszego wywiadu potrzebne jest szkolenie medialne?
Do rozmowy z lokalnym portalem albo pismem branżowym zwykle wystarcza przygotowanie opisane w tej instrukcji: trzy komunikaty, lista trudnych pytań i nagrana próba. Szkolenie z kamerą ma sens przed wystąpieniem na żywo w telewizji albo wtedy, gdy rozmowa dotyczy sprawy spornej. Decyduje waga tematu, a nie wielkość firmy.
Czy za udzielenie wywiadu należy się wynagrodzenie albo czy trzeba za niego zapłacić?
Wywiad redakcyjny nie wiąże się z opłatą w żadną stronę. Jeżeli rozmowa jest proponowana odpłatnie, jest to materiał reklamowy, który powinien być wyraźnie oznaczony jako taki. Przed zgodą na rozmowę warto więc zapytać wprost, czy chodzi o materiał redakcyjny, czy o publikację sponsorowaną.
Brak czasu albo ochoty, żeby zająć się tym samodzielnie?
Pierwszy wywiad często wypada w najgorszym możliwym tygodniu, a na przygotowanie zostaje jeden wieczór. Mogę przejąć tę pracę w całości. Po krótkiej rozmowie o firmie i o temacie materiału ustalam z redakcją formę wywiadu i zasady autoryzacji, wybieram i zapisuję trzy komunikaty z dowodami oraz przykładami, układam listę trudnych pytań z gotowymi odpowiedziami i prowadzę próbną rozmowę z nagraniem. Po wywiadzie pomagam sprawdzić cytaty przesłane do autoryzacji i dopilnować terminu.
Wystarczy zadzwonić pod numer 533 525 168 albo napisać na adres info@lukaszwudyka.pl i podać nazwę redakcji oraz termin rozmowy. Resztą zajmę się od początku do końca, tak aby na wywiad wejść spokojnie i z jedną kartką w ręku.
